Уведомление о начале отпуска и заявление образец. Всегда ли нужно уведомление о начале отпуска: образец

У каждого сотрудника организации ежегодно возникает право на получение оплачиваемого отпуска, длительностью в 28 календарных дней. У вновь трудоустроенного работника такое право возникает после полугода работы. В каждой организации должен быть оформлен график отпусков на будущий года, в соответствии с которым, сотрудники уходят на заслуженный отдых. В определенных случаях сотрудника извещают об отпуске, выслав ему письменное уведомление об отпуске.

Документ применяется для того, чтобы предупредить (известить) сотрудника о предстоящем ежегодном оплачиваем отпуске, который предоставляется согласно ТК РФ ст. 123. При этом необходимо уведомить каждого сотрудника минимум за две недели до запланированного отдыха, в соответствии с составленным . Однако такой документ составлять и направлять сотруднику не требуется в том случае, если работником было написано .

Уведомление отправляется в письменной форме персонально для каждого работника, в соответствии с установленным в организации общим порядком уведомлений (предупреждений). При необходимости сотрудник может быть уведомлен руководителем одного структурного подразделения, при этом делается соответствующая запись в рабочей тетради и ставится подпись уведомляемого.

Если работник был уведомлен несвоевременно, то это дает основание для осуществления переноса отпуска на другие даты, а при отказе ознакомиться следует составить соответствующий с данным приказом или уведомлением.

Порядок составления уведомления об отпуске

Форма уведомления составляется в произвольном виде, так как официального установленного вида такой документ не имеет. К тому же трудовой кодекс не конкретизирует способ уведомления работника о предстоящем отпуске.

Причем такой документ можно сделать в виде трафарета и просто поочередно вносить каждого сотрудника в форму, к тому же в документе можно предложить сотруднику разделить отпуск на части, что предусмотрено ТК РФ ст. 125.

Для придания документу юридической силы он должен содержать следующие данные:

В документе должны быть указаны реквизиты организации.
Присутствовать сведения об уведомляемом сотруднике – его ФИО и должности, в соответствии со .
Документ должен быть зарегистрирован под очередным порядковым номером, на указанную в нем дату.
Иметь содержательную информацию с указанием действий работодателя, обозначенными разрешительными статьями Трудового кодекса РФ.
Документ подписывается руководителем организации или лицом, имеющим право подписи данных документов.

После получения такого уведомления сотрудник должен с ним ознакомиться, о чем будет свидетельствовать его личная подпись, которая также будет выражать его согласие. Если данное уведомление не будет содержать выше описанную информацию, то при возникновении судебных разбирательств документ может не возыметь нужную юридическую силу при решении споров между работником и работодателем.

Бланк уведомления об отпуске сотрудника

Каждый житель РФ при трудоустройстве на постоянную работу имеет право на оплачиваемый ежегодный отпуск. Чтобы правильно оформить его, нужно знать критерии и аспекты составления документов. Это поможет избежать немало проблем. Сотрудники, которые скоро отправятся в отпуск, должны быть проинформированы специальным документом — уведомлением об отдыхе.

Уведомление о начале отпуска по графику

Оповестить работника нужно за 14 календарных дней до наступления отпуска;
Извещение должно быть подписано работником в качестве подтверждения об ознакомлении.

В письме Роструда под номером 1693 говорится о том, что работодатель может самостоятельно определить метод информирования сотрудников.

К примеру, может быть создан специальный журнал, образец которого представлен ниже.

Срок хранения уведомлений о начале отпуска

Как говорилось выше, правила Трудового законодательства гласят о том, что сотрудника о предстоящем отгуле нужно уведомить, как минимум, за две недели. Он должен подписаться, если это письменное уведомление или приказ. Подпись будет подтверждать о том, что он был ознакомлен с этим документом.

В документе не обязательно писать о количестве дней. Достаточно указать период начала отдыха и его окончание. Как и другие уведомления и приказы, срок хранения на предприятии может быть в пределах 5 лет. Хотя об этом ничего в законодательстве не сказано.

На законодательном уровне каждому трудящемуся предоставляется право на ежегодный отпуск. Такое право возникает, как только работник прослужит на данном предприятии от полугода и больше. Компания формирует график, где отмечается очерёдность отдыха сотрудников. Чтобы потом не возникали неприятные ситуации, нужно правильно оформить отпуск. Это касается оповещения работника о предстоящем отдыхе.

В Трудовом законе прописано о нескольких видах отдыха, предоставляемых работникам:

Основной отпуск. Каждый год трудящийся может взять оплачиваемый отдых.
Отпуск, являющийся дополнительным и оплачиваемым. Это ученический, декретный, в результате вредных условий труда.
Иные виды отдыха, прописанные в законе или в распоряжениях по предприятию.

Нормы и правила оповещения прописаны в законе о труде статья 123. В частности, там сказано, что сотруднику нужно выслать уведомление о предстоящем отпуске минимум за 14 календарных дней до планируемого выходного периода. Уведомление об отпуске происходит из составленного графика. Данный документ оформляется в середине декабря. Предварительно подготавливается приказ об утверждении графика отпусков. Бумага с указанием периодов отдыха каждого работающего визируется руководителем и становится официальной бумагой предприятия. Опираясь на даты в графике, ответственное лицо уведомляет очередного сотрудника о том, что через 2 недели у последнего ежегодный оплачиваемый отпуск.

Отсутствие сотрудника на рабочем месте не должно стать препятствием для его уведомления. Для этого предусмотрена почтовая отправка по месту проживания. Письмо отправляется с описью вложения и бланком, где будет указана дата получения бумаги. Прописанные день, месяц и год будут началом двухнедельного отсчёта.

В случае отсутствия оповещения сотрудник имеет полное право написать заявление на перенос регулярного отпуска по соответствующему графику. Для осуществления данного процесса нужно подать новую заявку, где и будет указана другая дата очередного отдыха. Документ визируется руководителем и передаётся в отдел, отвечающий за кадры. Здесь готовится приказ на внесение изменений в график очередных отпусков. Только потом в документе меняются даты.

Отсутствие оповещения работника об отдыхе может привести должностных лиц к административной ответственности. В случае обращения сотрудника в трудовую инспекцию и выявлении данного факта, виновные оплачивают штраф в соответствии с кодексом административных правонарушений (ст. 5.27).

У кадровиков есть возможность заблаговременно оформить приказ, подписать у директора. Таким образом, задержки с использованием длительных выходных не должно быть, поскольку документы подготавливаются заранее. Как правила, оповещение составляется двумя экземплярами. Одно отдаётся сотруднику, а на втором, предупреждённый работник ставит дату и подпись собственной рукой.

Служащий может лично прийти в кадровую службу, получить на руки уведомление о начале отпуска, при этом нужно расписаться в журнале и поставить отметку о дате получения.

Но случается так, что работник, при получении оповещения, категорически отказывается подписывать извещающую бумагу. Тогда приглашаются свидетели, подтверждающие отказ, и составляется внутренний акт, где будут указаны причины отказа, а при отсутствии причин – делается соответствующая запись. В дальнейшем оформленные документы подкалываются под график и сохраняются столько, сколько требует закон.

Документ, информирующий служащего о наступлении ежегодного отпуска, составляется на основании внутренних актов, используемых в жизни компании. Разрешено составление бланка как на простой бумаге, так и на бланке, используемом для написания официальных писем. Также не запрещено оформление в рукописном варианте и в электронном виде с последующей распечаткой на принтере.

На сегодня не существует единого и унифицированного вида оповещения. Потому кадровики могут оформить бумагу произвольно, соблюдая общие правила и требования к составлению. Разъяснения даны в официальном письме от Роструда под номером 1693-6-1.

Письмо оформляется на бланке предприятия, где указаны реквизиты и полное наименование. Обязательные данные в уведомлении:

номер исходящего документа и дата его составления;
ФИО, должность сотрудника, отправляющегося в отпуск;
в основной части оповещения указывается документ, содержащий сведения об отпуске, дата начала предполагаемого отдыха, продолжительность, дата окончания. Прописывается статья закона о труде, являющаяся основанием для предоставления ежегодного отпуска на фирме;
завершает уведомление подпись руководителя и лица, ответственного за составление бумаги.

Работник ознакамливается с содержанием оповещения и, в случае согласия, ставит подпись.

Образец письма-уведомления:

Каждое оформленное и выданное уведомление отмечается в журнале, предназначенном для регистрации подобных документов. Книга регистрации утверждается внутренними приказами по предприятию, где определяется регламент ведения и хранения.

На 2019 год в законодательном порядке формат и содержание журнала, где проставляются отметки об отпускных оповещениях, не установлены. Но в тетради должны быть отражены следующие сведения.

Титульный лист документа:

Полное название предприятия.
Наименование журнала, для чего был оформлен.
Число, месяц и год, когда тетрадь была заведена. Также после того, как сделана последняя запись ставится дата окончания журнала.
Журнал прошивается, ставится отметка о количестве листов, используемых для записей.

Внутренняя часть состоит из таблицы со следующими данными:

документ: уведомление или оповещение;
порядковый номер записи;
число, месяц и год, когда был составлен отмечаемый документ;
причина выдачи уведомления, внутреннее содержание. Указывается информация, содержащаяся в списке отпусков коллектива предприятия;
инициалы и должность работника, для которого оформляется оповещение;
ставится отметка о том, что документ получен: дата и подпись;
примечания. Как правило, здесь отмечается информация об отказе или согласии принять уведомление.

Впоследствии журнал послужит доказательством получения служащим оповещения, в случае судебных споров.

Образец журнала учёта уведомлений:

Приказ об утверждении списка документов, подлежащих обязательному хранению и архивизации, подписанный и вступивший в силу в 2010 году, под номером 558, гласит, что уведомления и оповещения должны храниться не меньше 5 лет на территории предприятия.

Если организация закрылась, а пять лет хранения не истекли, то документы сдаются в городской архив.

Уведомление работника о том, что ему через две недели предстоит отпуск, должно происходить только в письменном виде. В противном случае служащий имеет полное право перенести даты начала и окончания отдыха на другой период или обратиться в трудовую инспекцию по защите нарушенных прав.

Первоначально происходит ознакомление с графиком отпусков. Сотрудник ставит подпись и дату. Затем следует оповещение и уход на плановый отдых. Но это всё касается случаев, когда начало длительных выходных совпадает с установленным планом.

Однако, нередко можно встретить предоставление отпуска по инициативе наёмного рабочего, а не по графику отпусков.

Стоит рассмотреть некоторые случаи, когда оповещение не требуется:

выходные дни за свой счёт. Работник принимает решение самостоятельно, о чём пишет соответствующее заявление. Однако есть другая причина ухода в бесплатный отпуск – это производственная необходимость. Сотрудник должен быть уведомлён заранее;
предоставление авансового отпуска. Такое возможно только при достижении соглашения между нанимателем и подчинённым. Пишется заявка, где указывается просьба предоставить выходные дни авансом;
совместители должны отдыхать одновременно и на основном месте работы и на совмещённой должности. Соответственно подаётся прошение руководителю второй компании о предоставлении дней вместе с документом, подтверждающим отпуск по основному труду. При оформлении отгула на дополнительном месте труда совместителю следует обратить внимание на отработанный срок. В случае нахождения на совмещении меньше 6 месяцев, дни предоставляются в виде аванса;
отпуск, связанный с беременностью сотрудницы, предоставляется по заявлению, написанному за 14 дней. Перед уходом в декрет женщина имеет право отгулять ежегодный отпуск, оформляемый в стандартном порядке;
до недавнего времени при отправлении сотрудника-гражданина другого государства в отпуск без сохранения заработной платы, оповещалась миграционная служба. На сегодня данная процедура отменена. Предоставление иностранцу ежегодного оплачиваемого отпуска проводится стандартно, как и для российских служащих;
когда в отпуск отправляется главбух или гендиректор, то уведомление о начале отпуска осуществляется за 2 недели.

При наличии у индивидуального предпринимателя наёмных рабочих, предоставление отдыха производится на общих основаниях. В законодательстве нет разделения между ИП и юридическим лицом в плане уведомления сотрудников о ежегодном отпуске. Об этом сказано в Трудовом Кодексе, ст. 20.

Программа 1С и оповещение об отдыхе

Современное ведение предприятия не представляется без применения компьютерных технологий. Бухгалтерский, кадровый, управленческий учёт ведётся в электронном виде, что удобно. В частности, существование отдельной конфигурации программы 1С «Зарплата и управление персоналом» (сокращённо ЗУП) значительно облегчило труд кадрового работника. Благодаря ЗУП в электронном режиме создаётся график отпусков, впоследствии формируются уведомления для каждого сотрудника.

В конфигурации существуют настройки, позволяющие отправлять оповещение не только будущему отпускнику, но и его начальнику, руководителю отдела, в кадровую службу и работодателю. Действие осуществляется согласно графику отпусков.

Как выглядит уведомление, созданное в конфигурации 1С:

Рассылка производится путём указания параметров для программы поиска нужных данных. В конфигурацию вводят график отпусков и ставят отбор, для поиска работников, отправляющихся через 2 недели на отдых. В личную карточку служащего заблаговременно внесён личный или рабочий адрес электронной почты. На данный е-мейл и отправляется оповещение. Шаблон документа присутствует в программе, заполняются инициалы, должность работника и период его отпуска.

В графу «дополнительный е-мейл» вносятся электронные адреса ответственных лиц, которые должны знать о предстоящих отгулах служащих.

Трудовой договор, контракт → Уведомление работника о начале отпуска

Ьнику отдела сбыта и.и. иванову уважаемый(ая) . (и.о. работника) в соответствии со статьей 123 трудового кодекса рф уведомляем вас о предстоящем отпуске с «» 20 г. по «» 20 г. сроком на календарных дней...

Образец уведомления об изменении определенных сторонами условий трудового договора

Документы делопроизводства предприятия → Образец уведомления об изменении определенных сторонами условий трудового договора

Ограниченной ответственностью «мир» уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора 15.01.2012 № 9/2012 менеджеру по работе с клиентами юсиповой а.г. уважаемая анна...

Образец. Уведомление о ликвидации предприятия в департамент труда и занятости

Учредительные договоры, уставы → Образец. Уведомление о ликвидации предприятия в департамент труда и занятости

труда и занятости уведомление настоящим уведомляю, что в связи с решением общего собрания протокол no. от "" 20 г. ...

Уведомление в департамент труда и занятости г. Москвы о высвобождении сотрудников

Документы делопроизводства предприятия → Уведомление в департамент труда и занятости г. Москвы о высвобождении сотрудников

Бланк предприятия в департамент труда и занятости г. москвы уведомление настоящим уведомляю, что в связи с решением общего собрания протокол n от "" 20 ...

Срочный трудовой договор на период нахождения Основного работника в отпуске по беременности и родам (работа по совместительству)

Документы делопроизводства предприятия → Срочный трудовой договор на период нахождения Основного работника в отпуске по беременности и родам (работа по совместительству)

Срочный трудовой договор (работа по совместительству) г. «» года ооо «» в лице генерального директора, ...

Уведомление о предстоящем увольнении в связи с сокращением численности или штата работников

Документы делопроизводства предприятия → Уведомление о предстоящем увольнении в связи с сокращением численности или штата работников

Образцы примерных формулировок приказов и записей в трудовых книжках, связанных с вопросами предоставления отпусков работникам предприятий и организаций

Трудовой договор, контракт → Образцы примерных формулировок приказов и записей в трудовых книжках, связанных с вопросами предоставления отпусков работникам предприятий и организаций

образцы примерных формулировок приказов и записей в трудовую книжку, связанных с вопросами предоставления отпусков +-+ в приказе запись в графе 3 трудовой книжки "сведения...

Образец. Приказ руководителя организации о возмещении вреда в связи с увечьем или иным повреждением здоровья, связанным с исполнением трудовых обязанностей (при продлении выплаты возмещения вреда потерпевшему)

Трудовой договор, контракт → Образец. Приказ руководителя организации о возмещении вреда в связи с увечьем или иным повреждением здоровья, связанным с исполнением трудовых обязанностей (при продлении выплаты возмещения вреда потерпевшему)

Потерпевшему приказ о возмещении вреда в связи с увечьем или иным повреждением здоровья, связанным с исполнением трудовых обязанностей (на основании правил, утвержденных постановлением верховного совета рф от 24 декабря 1992 г.) с гр. 2...

Образец. Приказ руководителя организации о возмещении вреда в связи со смертью кормильца в результате увечья или иного повреждения здоровья, связанного с исполнением трудовых обязанностей (при первичном назначении возмещения вреда после смерти

Трудовой договор, контракт → Образец. Приказ руководителя организации о возмещении вреда в связи со смертью кормильца в результате увечья или иного повреждения здоровья, связанного с исполнением трудовых обязанностей (при первичном назначении возмещения вреда после смерти

Возмещении вреда в связи со смертью кормильца в результате увечья или иного повреждения здоровья, связанного с исполнением трудовых обязанностей (на основании правил, утвержденных постановлением верховного совета рф от 24 декабря 1992 г.) гр. ...

Образец. Основные должностные обязанности инженера по охране труда и технике безопасности

Трудовой договор, контракт → Образец. Основные должностные обязанности инженера по охране труда и технике безопасности

основные должностные обязанности инженера по охране труда и технике безопасности осуществляет контроль за соблюдением в организации (ее подразделениях) действующего законодатель...

Договор на поставку непродовольственных товаров между производственным объединением (предприятием) и торговым посредническим предприятием. (разработан на осн. рекомендаций Минторга СССР, письмо от 01.09.89 г. За № 1-87-303)

Договор поставки товаров, продукции → Договор на поставку непродовольственных товаров между производственным объединением (предприятием) и торговым посредническим предприятием. (разработан на осн. рекомендаций Минторга СССР, письмо от 01.09.89 г. За № 1-87-303)

В лице. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (должность, фамилия, имя, отчество) действующего на основании. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . с одной стороны, и. . . . . . . ...

Образец от 15 июня 1995 г. Исковое заявление о возмещении ущерба, причиненного работником при исполнении трудовых обязанностей

Исковые заявления, жалобы, ходатайства, претензии → Образец от 15 июня 1995 г. Исковое заявление о возмещении ущерба, причиненного работником при исполнении трудовых обязанностей

Адрес) цена иска и с к о в о е з а я в л е н и е о возмещении ущерба, причиненного работником при исполнении трудовых обязанностей работает. (ф.и.о. ответчика) (указать место работы и должность) с ним заключен договор о полной м...

Договор на поставку продукции по прямым длительным хозяйственным связям. Разработан на основе рекомендаций Минюста СССР и Госарбитража СССР для использования при заключении договоров непосредственно между изготовителем (поставщиком) и потребите

Договор поставки товаров, продукции → Договор на поставку продукции по прямым длительным хозяйственным связям. Разработан на основе рекомендаций Минюста СССР и Госарбитража СССР для использования при заключении договоров непосредственно между изготовителем (поставщиком) и потребите

Для пере- возки продукции оплачиваются заказчиком, исходя из себестоимости, опреде- ляемой калькуляцией поставщика. 5. сотрудничество сторон по обеспечению длительных хозяйственных связей 5.1. поставщик обязуется. . . . . . . . . . . . . . . . . ....

Записка-расчёт о предоставлении отпуска работнику. Форма N Т-60

Документы делопроизводства предприятия → Записка-расчёт о предоставлении отпуска работнику. Форма N Т-60

Личество календарных дней отпуска сумма за отпуск , руб. другие начисления из фонда оплаты труда из фонда оплаты труда 7 8 9 10 11 ...

Отчет о состоянии условий труда , льготах и компенсациях за работу в неблагоприятных условиях труда . Форма № 1-т (условия труда ) (постановление Госкомстата РФ от 12.07.94 № 104)

Статистическая отчётность → Отчет о состоянии условий труда, льготах и компенсациях за работу в неблагоприятных условиях труда. Форма № 1-т (условия труда) (постановление Госкомстата РФ от 12.07.94 № 104)

О окпо окдп копф +- коды проставляет организация - составитель отчета +-+ кому представляется форма n 1-т (условия труда ) наименование, утверждена адрес получателя постановлением госкомстата россии от 12.07.94 n 104 министерство (ведомст...

Информирование о начале отпуска - это важная составляющая часть всего процесса. Узнайте о том, в каких случаях необходимо отправлять уведомление работникам, как его правильно оформить, скачайте образец документа

Из этой статьи вы узнаете:

Обязательно ли уведомление работника о начале отпуска

Порой у руководителей возникает вопрос – всегда ли нужно письменно уведомлять служащего о том, что ему пора уходить в отпуск. Ведь существует график отпусков, а ответственный кадровик всегда вовремя напомнит директору о необходимости издать соответствующий приказ. В этом вопросе следует ориентироваться на ст. 123 ТК РФ, которая предписывает обязательное уведомление работника о начале его отпуска под роспись.

Другой вопрос – в каком виде руководитель это сделает, ведь законодательство не предусматривает унифицированных форм уведомления. Письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1 предлагает несколько вариантов оповещений, и неважно, какой из них выберет компания, важно лишь одновременное соблюдение двух условий:

уведомление не менее, чем за две недели до начала отпуска;
обязательная роспись служащего об ознакомлении.

Далеко не на каждом предприятии соблюдается порядок заблаговременных извещений об отпусках, возможно, руководство не до конца осознаёт серьёзность этого документа. А между тем, при проверке документации компании инспектор потребует предоставить уведомления, и их отсутствие или нарушение сроков оповещения повлечёт за собой административную ответственность в соответствии со ст. 5.27 КоАП, даже если отпуск фактически был предоставлен в срок.

Шаг 5. В основной части напоминаем о датах начала и окончания отпуска. Здесь же дается ссылка на ст.123 ТК РФ.

Шаг 6. Указываем основание отдыха: график отпусков, утвержденный приказом (с указанием реквизитов приказа).

Шаг 7. Берем автограф директора.

Шаг 8. Берем подпись отпускника об ознакомлении с уведомлением, указываем дату.

Даты издания извещения и ознакомления могут совпадать или разниться. Главное, чтобы первая была не позднее второй, а вторая – не менее двух недель до указанного начала отпуска.

Помарки, исправления и ошибки не допускаются, если избежать их не удалось, документ нужно переделать.

Составляется уведомление работника о начале отпуска в двух, а возможно, и более, экземплярах, один из которых остается у работника, второй у руководства. При необходимости дополнительный экземпляр передается в отдел кадров.

Как ознакомить сотрудника

Ознакомить работника с уведомлением об отпуске по графику отпусков в 2019 можно двумя способами:

Лично: вручить ему бумаги, получить подпись, один экземпляр оставить у него.
Удаленно: заказным письмом с уведомлением (если человек находится в командировке или на больничном). Составлением удаленного оповещения нужно озаботиться заблаговременно, поскольку датой ознакомления считается не дата отправки письма, а дата его получения – здесь важно не упустить установленный срок в две недели.

Если по каким-то причинам служащий отказывается ознакомиться с извещением, придется составлять акт об отказе – он послужит доказательством того, что директор всё сделал по закону. Если не был соблюден порядок уведомления об отпуске, работник может совершенно справедливо создать проблемы своему работодателю: перенести отпуск на другое время (ст. 124 ТК РФ); пожаловаться в ГИТ.

Курс повышения квалификации "Документационное обеспечение работы с персоналом". Соответствует требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом», за прохождение - удостоверение о повышении квалификации. Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов, сопровождаются готовыми шаблонами документов, которые можно скачать и оставить себе для работы.

Журнал регистрации уведомлений и срок их хранения

Обязательность ведения журнала регистрации уведомлений в 2019 законодательно не предусмотрена. Тем не менее, для систематизации и облегчения возможного поиска удобно заносить каждое уведомление в специальный реестр. Можно купить готовый журнал или самостоятельно разработать собственную форму. Во втором случае следует придерживаться общих правил оформления журналов. Титульный лист должен содержать название компании, наименование реестра, даты начала и завершения ведения. Внутри обозначаются лица, ответственные за заполнение. Основная часть составляется в виде таблицы с графами:

номер п/п;
дата составления;
регномер документа;
название уведомления, поясняющее его суть;
ФИО и должность адресата;
дата ознакомления.

Срок хранения уведомлений о начале отпуска определяется приказом Минкультуры России «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов…» от 25.08.2010 № 558 и составляет 5 лет.

Возможно, будет полезно почитать: