Возмещение расходов без подтверждающих документов. Расходы документально не подтверждены

Бывает, что первичные документы по каким-то причинам отсутствуют. Например, они потерялись при переезде фирмы или в результате чрезвычайной ситуации (пожара, ограбления и т. п.). Чем это грозит компании? При очередной проверке налоговики обязательно обратят на это внимание и оштрафуют фирму. Что же делать?

Отсутствие первичных документов считается грубым нарушением правил учета доходов и расходов (ст. 120 НК РФ). Штраф за это нарушение составит 5000 рублей. Если же отсутствие документов привело к занижению налога, то штраф составит 10 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 рублей.

Чтобы избежать ответственности, мы предлагаем поступить следующим образом. Первое, что нужно сделать бухгалтеру в такой ситуации, – доказать свою невиновность в том, что первичные документы отсутствуют.

Совет: составьте акт, в котором перечисляются отсутствующие документы и причина их отсутствия. Этот акт должен быть утвержден руководителем фирмы.

Если документы пропали по причине пожара, кражи или другой чрезвычайной ситуации, вам также понадобится справка, подтверждающая, что такая ситуация действительно имела место. Так, если случился пожар, то необходима справка из пожарной части; если случилось затопление – справка организации, которая эксплуатирует здание, если документы украли – справка из милиции.

Случается так, что новый приходит на фирму и не может разобраться в документации, потому что его предшественник вел бухгалтерию «спустя рукава». Чтобы избежать подобных недоразумений, мы рекомендуем, прежде чем начать работу, провести инвентаризацию.

Если же инвентаризацию провести не удалось, и новый бухгалтер приступил к работе, то советуем связаться с предыдущим бухгалтером и потребовать от него письменных объяснений, почему те или иные первичные документы отсутствуют. Затем составьте акт об отсутствии документов. Таким образом, ответственность за отсутствие документов с вас, как с нового бухгалтера, будет снята.

Еще один неприятный момент, который грозит предприятию в такой ситуации, – доначисление налогов и начисление пеней. Дело в том, что расходы, не подтвержденные документально, нельзя учесть при расчете налога на прибыль. В противном случае налоговики посчитают, что по налогу на прибыль была занижена, и доначислят налог, а также взыщут пени. Чтобы избежать налоговых санкций, мы советуем попытаться восстановить недостающие документы.

Если, например, отсутствуют документы, подтверждающие покупку товаров (работ, услуг), договоритесь с поставщиками, чтобы вам выписали копии всех необходимых документов.

Конечно, восстановить недостающие документы можно, только если вам известно, каких именно документов вам не хватает для подтверждения расходов, а также у каких именно поставщиков были закуплены товары (работы, услуги).

Гораздо сложнее, если, например, затерялись бумаги, подтверждающие выдачу денег под отчет работнику, который в настоящий момент уже на фирме не работает. Самый простой выход из такой ситуации – попытаться связаться с этим работником и договориться с ним заново оформить необходимые документы задним числом. А что делать, если связаться с этим работником невозможно (например, он переехал в другой город)?

Совет: оформите недостающие документы на другого работника, который на дату составления утерянного документа также работал на предприятии.

Фальсификация «первички» по расходам

Если вы покупаете те или иные товары, которые никак экономически не обосновываются (например, продукты к праздничному столу), бухгалтеру можно помудрить с «первичкой», которой будут оформляться покупки.

Как правило, рыночным торговцам все равно, что писать в товарных чеках, накладных и других документах. Что вы их попросите, то они вам и напишут. Поэтому, выдавая деньги сотрудникам под отчет для закупки продуктов, заранее их предупредите, чтобы никаких сервелатов, шампанского и апельсинов в документах не было. Самый оптимальный вариант – получить от продавцов незаполненную «первичку» и оформить ее самостоятельно. Большинство продавцов на это согласятся. В таком случае сервелат превратится в канцпринадлежности, шампанское – в писчую бумагу, апельсины – в картридж для принтера или степлеры.

Чтобы без проблем провести по бухгалтерии покупки, вам нужно получить от подотчетников:

– чеки ККТ;

– товарные чеки или накладные, заверенные печатью продавца.

Следует обратить внимание, чтобы в чеках ККТ не было написано название купленного товара. Иначе в чеке будет указано, что приобретена колбаса, а в других документах – «канцелярка». Именно поэтому продукты лучше не покупать в крупных супермаркетах. Обычно их кассовые машины указывают название товаров в чеках, чего не скажешь о мелкооптовых рынках.

Если повезет, то вы сможете получить от продавцов счета-фактуры и приходные кассовые ордера. В этом случае вы включите стоимость товаров в расходы и сможете возместить НДС по ним. Но эти документы, как правило, большинство торговцев не оформляют.

Как оформить «липу»

Предположим, у вас намечается арбитражный спор с налоговой инспекцией. А документов, подтверждающих вашу правоту, нет. Многие, не задумываясь, оформляют их задним числом. Причем подписи, печати ставят подлинные. Или другая ситуация. Директор дал установку уменьшить налоги. С этой целью бухгалтер самостоятельно (или вместе с директором) составил документы, подтверждающие, что некая несуществующая фирма оказала им услуги или поставила товар. Подделать печать сейчас проще простого. Мастерских по их изготовлению масса. Легко ли доказать подделку документа? Об этом нам расскажут эксперты.

Сначала остановимся на составлении бумаг задним числом. Оказывается, время написания документа можно установить по записям (например, подписи), сделанным шариковой ручкой. О таком исследовании нам рассказал директор Бюро независимой экспертизы «Версия» Станислав Шаповалов: «Паста шариковой ручки – это в принципе та же краска, которой мы красим стены. Помимо пигмента, дающего цвет, в пасте есть связующий элемент – загуститель. Благодаря ему краска хорошо ложится. Ученые обратили внимание, что со временем загуститель твердеет. По-научному этот процесс называется полимеризацией. Чем тверже загуститель, тем старше запись на документе.

Чтобы определить степень полимеризации (загустения), нужно извлечь из пасты легко летучий компонент (например, фенилгликоль или бензиловый спирт) и определить его концентрацию на поверхности и в “глубине” подписи. Чем меньше соотношение этих значений, тем больше загустение, а значит, старше подпись. Степень концентрации эксперты определяют с помощью специального прибора – хроматографа с масс-селективным детектором.

Такое исследование называется физико-химической экспертизой давности выполнения подписи. Других достоверных методик сейчас нет. Есть, конечно, всякие попытки. Например, некоторые эксперты проводят исследования подписи с точки зрения почерковедения. Метод основан на том, что со временем подпись человека приобретает какие-то новые признаки и теряет старые. Если иметь образцы, сделанные в разное время, то можно установить, когда была сделана подпись, представленная на экспертизу. Сейчас этот метод находится в стадии разработок. Фактического материала о том, как же меняется подпись человека, накоплено мало, поэтому пока я оцениваю этот метод достаточно критично».

Пасты старятся примерно за два года. Если документу больше двух лет, обращаться к экспертам уже не имеет смысла: именно такой ответ они и дадут. Точность срока в пределах двух лет зависит от того, сколько времени прошло с момента нанесения подписи на бумагу. Если она сделана, например, неделю назад, то эксперт назовет вам точную дату. Если прошло несколько недель или месяцев, то точность будет считаться соответственно в неделях или месяцах. Ну а если давность записи больше года, то эксперт установит срок с погрешностью в полгода. Тогда в заключении будет написано, что документ был составлен от года до полутора лет (или от полутора до двух лет) назад.

«Точнее не получится, – утверждает Станислав Шаповалов. – Подписи, сделанные одной ручкой и в одно и то же время, часто дают разные результаты. Причем зависит это не от бумаги, она может быть разной: новой, старой, картонной, желтой и т. д., а от того, где и в каких условиях хранился документ. Одно дело, если он лежал в комнате, и другое – в каком-нибудь архиве, в подвале. Там температура, как правило, ниже. Если документ сильно погреть, например положить на батарею или провести по нему утюгом, то он искусственно состарится. Паста быстро высохнет, и эксперт уже не сможет определить давность написания подписи. Зато он точно установит, что документ был состарен искусственно, и отразит это в своем заключении. А значит, для суда будет понятно, что бумаги подделаны».

До сих пор речь шла о шариковых ручках. А как быть с перьевыми? Оказывается, тут все зависит от материала письма. «Если вы перо обмакнете в пасту шариковой ручки, то результат будет тот же самый, – объяснил Станислав Евгеньевич, – а вот если вы используете краситель на водной основе, например чернила, то давность таких записей эксперт уже не определит. Ученые пока не обнаружили, что в чернилах со временем что-то меняется. За исключением того, что в течение минуты после написания из них высыхает вода». Дальше эксперт свою мысль не продолжил, но и так понятно, что, составляя документ задним числом, лучше писать, например, чернилами «Радуга». Не придерешься, не подкопаешься.

То же самое можно сказать и об оттиске печати. Если вы используете чернила, то давность печати установить нельзя, а вот если специальную мастику, в которой есть загуститель, то можно. Но сроки здесь меньше, чем для пасты шариковой ручки. Легко летучий компонент, содержащийся в мастике, испаряется за полгода. Дальше с мастикой уже ничего не происходит. Значит, более или менее точно установить время, когда была поставлена печать, можно только в пределах первых шести месяцев.

Очень похожую мастику используют в гелевых ручках и струйных принтерах. «Чаще всего она на органической, а не на водной основе. Давность здесь также можно установить в течение полугода, – пояснил Станислав Шаповалов, – а вот материалы, используемые в лазерном принтере, со временем не изменяются. Значит, определить по ним, когда был напечатан документ, эксперт не сможет. Правда, есть возможность установить подделку документа, напечатанного на лазерном принтере. Я имею в виду случаи, когда бухгалтер печатает нужный текст на листах, где уже стоят подпись руководителя и печать фирмы. Если текст частично заходит на печать, то эксперт может точно установить, что первично. Если печать была поставлена поверх текста, то все нормально, а если наоборот, то документ поддельный».

Запасные варианты

Некоторые криминалисты считают, что давность документа, изготовленного на принтере (или на ксероксе), можно определить по тому, как распределился на бумаге печатный материал. Чем дольше служит картридж, тем хуже качество печати: появляются полосы или не пропечатываются буквы.

На практике провести такое исследование практически невозможно. Сложность в том, что, во-первых, нужны образцы печати, сделанные в разное время. Во-вторых, нет гарантии, что эти образцы печатались на одном и том же принтере и картридж не менялся. И в-третьих, используя один и тот же картридж, вы можете по-разному напечатать документ. Достаточно картридж вытащить, встряхнуть и поставить обратно. И печать будет уже другой.

Бывают ситуации, когда нужно изготовить документ на печатной машинке. Эксперты считают, что по составу красящего материала, содержащегося на ленте машинки, установить давность документа нельзя. А вот по истиранию печатных элементов – можно. Чем дольше работает машинка, тем больше истираются буквы. По их отпечатку на бумаге можно сказать, когда был сделан текст. Но для этого нужны образцы печати на этой машинке за предыдущие годы.

Ну а теперь поговорим о составлении «липовых» бумаг, позволяющих уменьшить платежи в бюджет. Бухгалтеры, оформляющие документы от имени вымышленных фирм, должны знать, что по записям, сделанным от руки, эксперты могут установить, кто их написал. «Бывает, что достаточно одной подписи, – говорит Станислав Шаповалов. – Конечно, если она сделана в виде какой-то закорючки, я бы не стал делать категоричный вывод. Но некоторые почерковеды делают. Здесь много субъективного. Для почерковедческой экспертизы годятся даже копии документов. Главное, чтобы они были не совсем уж “слепые”. Сначала почерковед определит, нет ли признаков технической подделки документа, а проще говоря, не вмонтирована ли подпись с помощью ксерокса. Если с этим все в порядке, то оснований для отказа от экспертизы нет».

Пример 1

Предприниматель Бабушкин включил в состав затрат расходы на закупку рыбопродуктов. Чтобы подтвердить их оплату, он представил налоговикам счета-фактуры и квитанции к приходным ордерам. Установив, что поставщики рыбопродуктов на налоговом учете не состоят, инспекторы отправили счета-фактуры и квитанции на экспертизу. Эксперты определили, что рукописный текст в документах написан самим предпринимателем.

Арбитражный суд по иску инспекции оштрафовал Бабушкина за умышленную недоплату налогов (ч. 3 ст. 122 НК РФ), а также взыскал с него недоимку и пени (постановление Федерального арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 29 апреля 2003 г. № А74-2210/02-К2-Ф02-1126/ 03-С1).

Этот пример – скорее исключение, чем правило. Как показывает практика, налоговики не часто прибегают к помощи экспертов. «В наше бюро налоговые контролеры обращаются редко (один-два раза в год), как правило, когда действительно есть за что бороться: большие суммы недоимки по налогам и обоснованные подозрения в том, что документы поддельные», – рассказал Станислав Шаповалов.

Чаще всего налоговики, заподозрив неладное, просто не признают расходы фирмы со всеми вытекающими отсюда последствиями: штраф, взыскание недоимки и пеней. Хотя по Гражданскому кодексу они сначала должны обратиться в суд с требованием признать сделку по поддельным документам недействительной.

Если фирма не хочет платить штраф и обращается в суд, инспекторы, как правило, ссылаются на то, что поставщики предприятия на налоговом учете не состоят, по указанному в документах адресу «не проживают» и вообще не зарегистрированы как юридические лица. Однако это не доказывает, что предприятие знало об обмане поставщика или специально подделало документы, чтобы уменьшить налоги. Если вы будете настаивать, что бумаги получены от реального предприятия и вы не знали, что у него нет государственной регистрации, инспекторам будет трудно убедить судей в

обратном.

Большинство арбитров в такой ситуации принимают положительные для фирмы решения (постановления федеральных арбитражных судов Уральского округа от 14 января 2003 г. № Ф09-2842/02АК, Московского округа от 6 марта 2003 г. № КА-А41/974-03, Центрального округа от 16 мая 2003 г. № А14-9037-02/290/24).

Но бывают и исключения.

Пример 2

В ходе проверки МУП «Кондитерский цех» налоговики установили, что поставщики фирмы – ООО «Дилма» и ООО «Торговый Дом „Хлебный”» – не состоят на налоговом учете, имеют вымышленный ИНН и не зарегистрированы как юридические лица.

Контролеры начислили предприятию предъявленный к возмещению НДС, пени и оштрафовали по пункту 1 статьи 122 Налогового кодекса. Не согласившись с этим, фирма обратилась в суд.

Судьи признали сделки с незарегистрированными поставщиками недействительными и на этом основании в иске отказали (постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от 7 мая 2003 г. № Ф09-1227/03-АК).

В этом примере арбитры вообще не стали выяснять, знал «Кондитерский цех», что у его поставщиков отсутствует государственная регистрация, или нет. А значит, не установили вину предприятия. Это противоречит пункту 6 статьи 108 и статье 109 Налогового кодекса. Фирму или предпринимателя нельзя привлечь к налоговой ответственности, если они не виноваты (ст. 109 НК РФ). Убедить судей в обратном обязаны налоговики. Пока вина не доказана, фирма считается невиновной. Не забывайте, что все сомнения в виновности предприятия должны трактоваться в его пользу (п. 6 ст. 108 НК РФ).

Практически каждый человек хоть раз в жизни брал деньги под отчет. И знает, что о полученной сумме потом нужно отчитаться, заполнив авансовый отчет и приложив к нему документы, подтверждающие траты. На основании отчета бухгалтер спишет с работника долг и оприходует купленные им ценности либо спишет на расходы оплаченные работы (услуги). Если сотрудник отчитался о потраченных суммах и приложил к авансовому отчету оправдательные документы, расходы можно учесть при УСН, а зарплатных налогов с подотчетной суммы исчислять не нужно. Однако в жизни бывает всякое, в том числе и потеря подотчетным лицом оправдательных документов. Что делать бухгалтеру когда отсутствуют документы, подтверждающие расходование подотчетных сумм? Нужно ли облагать НДФЛ и взносами долг, прощенный работнику? Можно ли без документов учесть расходы при УСН?

На этот случай не было ясности, как поступать бухгалтеру и нужно ли деньги, о которых сотрудник не смог отчитаться, включать в его доход, облагаемый НДФЛ. Спорное мнение на этот счет было даже у судей. Теперь же благодаря постановлению ВАС РФ от 05.03.2013 № 13510/12 выработана однозначная позиция по данному вопросу. Какая именно - давайте посмотрим.

Какие действия может предпринять работодатель

В рассматриваемом деле судьи пришли к выводу, что если сотрудник не смог предоставить оправдательных документов о трате подотчетных сумм , организация возмещать ему расходы не обязана. А значит, может требовать возврата денег вплоть до копейки.
Поступив таким образом, компания избавит себя от уплаты каких-либо налогов. Отметим, что те деньги, которые сотрудник вернул, в доходы при упрощенной системе не включаются, поскольку не являются для организации экономической выгодой (ст. 41 НК РФ). Ведь по сути компания получает назад авансовые деньги.
Другое решение ситуации - возместить работнику понесенные расходы . Такой подход будет справедлив, когда товары реально куплены либо работы (услуги) подотчетным лицом оплачены и можно проверить их цену. Однако если работодатель пойдет навстречу сотруднику-растеряшке, то компании придется заплатить дополнительные налоги, посчитали судьи Высшего арбитражного суда РФ.

Обратите внимание!
1. Работник должен отчитаться о расходовании подотчетных денег, представив авансовый отчет. К нему сотрудник прикладывает чеки, билеты, квитанции и другие оправдательные документы. Если документы в порядке, обложения НДФЛ и взносами подотчетных денег не возникает.
2. Компания может принять авансовый отчет, даже если подотчетник потерял чеки и квитанции. Но в этом случае с подотчетных сумм придется заплатить НДФЛ (за счет работника) и страховые взносы (за счет работодателя). Помимо этого, неподтвержденные затраты не получится поставить в расходы по УСН (при объекте доходы минус расходы).

Какие налоги придется заплатить, если приняты расходы без документов

В рассматриваемом деле компания как раз таки решила не требовать от сотрудника деньги, уплаченные за товар или услугу. И принять авансовый отчет без подтверждающих расходы документов. Однако, по мнению суда, поскольку эти затраты не были подтверждены документами, у сотрудника с тех денег, которые были выданы под отчет, нужно удержать НДФЛ по ставке 13%. Объясняют служители Фемиды это тем, что в базе по налогу на доходы физических лиц должны учитываться все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло (ст. 210 НК РФ).

Этим решением судьи попросту закрывают еще одну лазейку, при которой можно не платить налоги со скрытых доходов работника, поскольку ранее судебная практика была неоднозначной.

Например, ФАС Восточно-Сибирского округа в постановлении от 05.05.2009 № А33-6849/2008-Ф02-1857/2009 признал, что компания может не облагать НДФЛ подотчетные суммы, даже если работник не принес чеки. В то же время ФАС Уральского округа в постановлении от 02.05.2006 № Ф09-2757/06-С2 занимал противоположную позицию в деле со схожими обстоятельствами.

Что касается обложения подотчетных сумм страховыми взносами, то эта тема в решении суда затронута не была. Но по аналогии можно сделать вывод, что неподтвержденные расходы подотчетного лица также нужно облагать взносами (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).Ведь, по сути, подотчетные деньги необходимо рассматривать как вознаграждение сотруднику, а обратное доказать не получится из-за отсутствия документов.

Кроме того, если документы утеряны, то истраченные сотрудником деньги нельзя включать в расходы по УСН. Ведь согласно пункту 2 статьи 346.16 НК РФ «упрощенцы» учитывают затраты, только если они соответствуют критериям пункта 1 статьи 252 НК РФ. А в этом пункте как раз говорится о том, что если расходы не подтверждены документом, то они не учитываются в налоговой базе.

Пример

Компенсация подотчетному лицу расходов при отсутствии оправдательных документов

Работнику ООО «Сфера» В.С. Петрову было поручено купить канцелярские товары. В бухгалтерии компании он получил на эти цели 1000 руб. Товары работник принес, а вот чек на них потерял.

Руководителем ООО «Сфера» было принято решение не требовать от В.С. Петрова возврата денег. Тем более что канцелярские товары в нужном количестве были приобретены и принесены работником.

В такой ситуации бухгалтер ООО «Сфера» поступил следующим образом. С 1000 руб. подотчетных сумм исчислил НДФЛ по ставке 13% (130 руб.) и страховые взносы по ставке 30% (300 руб.).

НДФЛ компания удержала из ближайшей зарплаты работника. А страховые взносы заплатила за счет собственных средств.

Несмотря на то что расходы на канцтовары согласно подпункту 17 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ учитываются в базе по УСН, бухгалтер ставить их к вычету не стал. Ведь документов, подтверждающих эти расходы, В.С. Петров не принес.

Как хорошо видно из примера, если работник не принесет чеки и работодатель не потребует деньги назад, сотрудник из-за своей беспечности потеряет всего 13% на НДФЛ. Компания же понесет убытки посущественней - страховые взносы в размере 30% от подотчетной суммы. Правда, «упрощенцам», которые применяют отдельные виды деятельности, разрешено платить взносы по ставке 20%. И если это ваш случай, то с неподтвержденных подотчетных сумм нужно удержать взносы именно по этой ставке. Также налицо потеря на «упрощенном» налоге из-за невозможности учесть траты работника при налогообложении (если объект налогообложения - доходы минус расходы).

С отрудник был направлен в командировку по России на один день и получил 700руб. на расходы, подтверждающие документы не предоставил, как правильно оформить такие расходы и обосновать? Уточнение вопроса 365356 средства выдавались под отчет на командировочные расходы, из отчетных документов- командировочное удостоверение с отметкой принимающей стороны, цель

При отсутствии документов, подтверждающих расходование средств командированного сотрудника – за счет текущей прибыли.
Суточные не выплачиваются, если сотрудник командирован в местность, откуда он может ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства. А раз суточные при однодневной командировке не положены, квалифицировать выплаченные сотруднику суммы в качестве командировочных расходов при расчете налога на прибыль нельзя.

В то же время организация обязана возмещать командированному не только суточные, но и расходы на проезд, на наем жилого помещения, а также иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя. Это установлено статьей 168 Трудового кодекса РФ.

То есть указанные выплаты можно рассматривать как возмещение затрат сотрудника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы (жительства). Следовательно, их можно учесть при расчете налога на прибыль на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ – в качестве других расходов, связанных с производством и реализацией. Но при условии что они подтверждены документально (ст. 252 НК РФ). Если документов, подтверждающих необходимость проведения затрат в командировке у командированного лица нет, учитывать такие расходы при расчете налога на прибыль нельзя. Основание – письмо Минфина России от 28 апреля 2010 г. № 03-03-06/4/51.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

Ситуация: Можно ли учесть при расчете налога на прибыль суточные, если сотрудник отправлен в однодневную командировку по России

Да, можно. Но не в составе командировочных, а в составе других расходов, связанных с производством и реализацией.

Перечень расходов на командировки, которые можно учесть при налогообложении прибыли, приведен в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. К ним относятся:*

расходы на проезд сотрудника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
расходы на наем жилого помещения;
суточные или полевое довольствие;
расходы на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
консульские, аэродромные сборы и иные аналогичные платежи и сборы.

Суточные не выплачиваются, если сотрудник командирован в местность, откуда он может ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства (п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 , п. 15 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62). А раз суточные при однодневной командировке не положены, квалифицировать выплаченные сотруднику суммы в качестве командировочных расходов при расчете налога на прибыль нельзя.*

В то же время организация обязана возмещать командированному не только суточные, но и расходы на проезд, на наем жилого помещения, а также иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя.* Это установлено статьей 168 Трудового кодекса РФ.

То есть указанные выплаты можно рассматривать как возмещение затрат сотрудника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы (жительства). Следовательно, их можно учесть при расчете налога на прибыль на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ – в качестве других расходов, связанных с производством и реализацией. Но при условии что они закреплены локальным нормативным актом организации (например, коллективным договором ) и подтверждены документально (ст. 252 НК РФ ).

Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 21 мая 2013 г. № 03-03-06/1/18005 .

Внимание: если у организации не будет первичных документов, подтверждающих понесенные сотрудником расходы, могут возникнуть претензии проверяющих к признанию данных затрат. Соответствующие документы (чеки, квитанции и т. п.) потребуйте от командированного сотрудника.

Суммы, выплаченные сотруднику взамен суточных при однодневной командировке, не получится подтвердить теми же командировочными документами , что и обычные суточные. То есть, в отличие от суточных при командировках в несколько дней, в данном случае понадобятся первичные документы, отражающие фактические расходы командированного.

Объясняется это тем, что специалисты финансового ведомства квалифицируют данные затраты не как суточные, а как другие расходы, связанные с производством и реализацией. А такие расходы должны быть подтверждены соответствующими первичными документами (чеками, квитанциями и т. п.) в общем порядке (ст. 252 НК РФ ).*

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

После командировки без подтверждающих документов оплаты проживания можно встретиться с определенными проблемами, например: неподтвержденные расходы на проживание в командировке и не только.

И без этих бумаг, которые подтверждают или могли бы подтвердить все расходы за проживание, вряд ли можно получить желаемую компенсацию.

Если бумаги все-таки присутствовали, но были утеряны, то возместить расходы можно, но лишь при таких условиях: если договор (коллективный, о командировках и другой) предусматривает возмещение или компенсацию (соответствующую законодательству страны, в этом случае Российская Федерация), когда работник, проживает или проживал без документов, которые подтвердили бы расходы за жилье. В 2019 году нужно дополнительно к этому оплачивать страховые взносы.

Сравнение: с документами и без них

При наличии документов:

Если работник (налогоплательщик) представляет работодателю все необходимые документы за расходы на жилье, то он выплачивает работнику все, кроме суточных. К примеру: за один день работнику, находящемуся в пределах страны, он может выплатить не больше 700 рублей, а за ее пределами не больше 2500 рублей в день в 2019 году. Плюс расходы на дорогу и другие услуги, в том числе и за аренду жилого помещения (платный провоз багажа, услуги связи и подобные, вторичные расходы).

Если подтверждающих бумаг нет:

Если работник (налогоплательщик) не представляет бумаги, которые подтверждают расходы за жилье, так как их нет, то суммы всех представленных выше оплат проживания без подтверждающих документов в командировке незамедлительно освобождаются от какого-либо налогообложения. Остальное остается так же: в пределах страны работодатель может выплатить не больше 700 рублей, а за ее пределами не больше 2500 рублей в день в 2019 году. Но денег за дополнительные расходы вряд ли можно ждать, но иногда – можно.

Читайте также Нюансы по оплате больничного в выходные дни

Здесь прекрасно видно, что меняется лишь оплата за условия нахождения в командировке.

Проживание без подтверждающих документов

Если бумаги, которые могут подтвердить все расходы на найм жилья в месте командировки нет, это не значит, что работника не ждет компенсация, так как сейчас, в 2019 году, очень часто все решается в пользу этого работника.

И так понятно, что уезжая, у физического лица должно быть где-то жилье, и организация, на которую он работал, просто обязана выдать ему хоть какую-то часть средств на покрытие подобных расходов. Бывает так, что эти средства могут списаться из уже выданного аванса. Организация сама выделяет сумму, а ее величина все равно будет меньше настоящей затраты работником.

Важно! Если есть возможность, то можно запросить среднюю цену на найм жилья у агентства недвижимости и отталкиваться от этой, средней цены во всех остальных разбирательствах.

Для чего это нужно? При судебных разбирательствах без документов, руководствуясь лишь словами (если до такого дойдет), судья не будет разбираться, и дело сойдет к нулям.

Командировочные, естественно, будут выплачены, а вот с этими, сторонними затратами на жилье, без документов, ожидать чего-то большего – не получится.

Отсутствие документов на найм жилья у частных лиц

Документация

Аренда квартиры, комнаты у частного лица или же совместное проживание с ним тоже предусматривает за собой письменный договор (документ), в котором должны быть указаны: оплата за найм (стоимость), срок (на который арендуется), обязанности и различные права арендодателя. А для заключения договора потребуются лишь паспорт обоих лиц.

Очень рекомендуется проверить все документы арендодателя и убедиться в том, что это именно его квартира или комната, попросить выписку и документ о правах собственности. Проблем со всем этим возникнуть не должно, если арендодатель окажется добросовестным человеком, да и если он сдает квартиру не в первый раз, то уже привык к таким вопросам и просьбам и для него это нормально.

Бухгалтеры, что представляют организацию, в которой берущий найм человек работает, хотят, чтобы ему обязательно оформили все доверенности на то, чтобы заключить договор на имя той самой организации. Но чаще всего – это необязательно. Если имеется определенный к этой теме приказ от директора этой фирмы, в котором написано, зачем, куда и для чего работник отправился, на какую работу и т.д., и договор об аренде жилья, который дается на определенное время (насколько по времени действует данный приказ), у бухгалтера не возникнет к вам претензий.

Читайте также Особенности и порядок документального оформления оплаты труда

Оплата

Аренду жилья в командировке будет лучше оплатить, используя расписку владельца и наличные. Расписка сможет подтвердить, какие были расходы, все это для облегчения работы бухгалтерии, в плюс к этому, все будет принято налоговой инспекций.

Все расходы на проживание в командировке без подтверждающих документов, которые были возмещены директором или работодателем не смогут облагаться НДФЛ, но и не начисляются страховые взносы.

Все что нужно – собирать все требуемые документы и просить заполнять их, ведь они в дальнейшем смогут подтвердить все оплаты за проживание.

Отсутствие документов на проживание в отеле

Документация

С арендой жилья разобрались, но что будет, если человек, который жил в командировке в гостинице не привезет никаких документов: ни чека, ни какой-нибудь квитанции и прочего?

Конечно, если документы были случайно утеряны, то можно с легкостью запросить справку или любой другой документ, который подтверждает факт проживания, позвонив в отель.

Здесь есть одно но, на которое стоит обратить внимание – в справке от отеля должно быть детально расписано, какие услуги отель предоставлял и прочее, а вот компания, отправившая сотрудника, должна представить документы, которые установят, сколько времени сотрудник был на месте, и в каком именно отеле он находился.

И то, налоговую службу могут не очень удовлетворить некоторые моменты. Для этого компании стоит подготовиться к непредвиденным спорам, ведь спор она может выиграть.

Оплата

Обязательно запросить оплату за все предоставленные услуги в месте проживания, то есть – в отеле. По звонку или другими способами.

Об услугах проживания, предоставленных самой фирмой

Может быть так, что командировки от фирмы всегда назначены на одно и то же место, и для этого фирма снимает целый многоквартирный домик или отдельные, многокомнатные квартиры.

В таком случае, фирма сама оплачивает все проживание, но может возникнуть такой вопрос: учитывает ли организация все налогообложения за затраты и прибыль аренды квартир? Ответ будет – да, но только за определенный период фактического проживания.

Если договор заключен, например, на год, то срок для всех участвующих в командировке сотрудников, по очереди проживающих в этом месте, будет 11 месяцев, а оставшийся двенадцатый месяц будет считаться ничем не обоснованным расходом компании.

Итак, по общему правилу расходы принимаются к вычету только в тех случаях, когда они могут быть подтверждены документально. Однако в отношении индивидуальных предпринимателей ст. 221 НК РФ предусмотрено исключение из этого правила. Им разрешено учесть в составе профессионального вычета и неподтвержденные расходы. Но в размере 20% общей суммы доходов, полученной от предпринимательской деятельности. Это следует из абз. 4 п. 1 ст. 221 НК РФ (см. также Письмо УФНС России по г. Москве от 27.03.2009 N 20-14/2/028404).

Например, индивидуальный предприниматель П.С. Арутюнов в течение года получил доход от предпринимательской деятельности в размере 450 000 руб. Расходы, связанные с осуществлением этой деятельности, составили 185 000 руб. Документы, подтверждающие произведенные расходы, у П.С. Арутюнова отсутствуют. Вместе с тем П.С. Арутюнов вправе уменьшить свои доходы на 90 000 руб. (450 000 руб. x 20%).

Обратите внимание!

Профессиональный налоговый вычет в размере 20% доходов не вправе применить лица, занимающиеся частной практикой, например нотариусы, адвокаты (Письма Минфина России от 27.04.2007 N 03-04-05-01/129, от 06.06.2007 N 03-04-05-01/179, УФНС России по г. Москве от 05.04.2010 N 20-14/4/034950@). Это означает, что указанные лица в принципе не смогут учесть расходы, которые не подтверждены документально.

Примечание

Подробнее о том, какие документы подтверждают произведенные налогоплательщиком расходы, вы можете узнать в разд. 3.4.1.3.1 "Какие документы подтверждают расходы".

Для получения 20%-ного вычета предприниматель не обязан объяснять причину отсутствия у него подтверждающих документов или каким-то образом доказывать, что расходы все же были произведены. Такие выводы содержит Постановление Президиума ВАС РФ от 11.05.2005 N 15761/04. Аналогичного мнения придерживаются и нижестоящие суды (Постановления ФАС Северо-Западного округа от 19.08.2008 N А44-7/2008, ФАС Восточно-Сибирского округа от 05.12.2007 N А78-43/07-С2-20/1-Ф02-9008/07, ФАС Западно-Сибирского округа от 12.03.2007 N Ф04-1228/2007(32168-А75-34)).

Правоприменительную практику по вопросу необходимости подтверждения расходов с целью заявления профессионального вычета в размере 20% от величины полученного дохода см. в Энциклопедии спорных ситуаций по НДФЛ и страховым взносам.

Важно учитывать, что расходы, подтвержденные документально, не могут учитываться одновременно с расходами в пределах установленного норматива в размере 20% (ст. 221 НК РФ). Это означает, что в случае применения вычета по 20%-ному нормативу учесть еще какие-либо расходы, подтвержденные документами, не получится.

Заметим, что Президиум ВАС РФ в Постановлении от 16.02.2010 N 13158/09 пришел к следующему выводу: вычет в размере 20% суммы дохода можно применить в случае, когда документально подтверждена лишь часть понесенных расходов. При этом суд указал, что вычет по нормативу должен применяться, если документально подтвержденные расходы составляют менее 20% общей суммы дохода. Аналогичный вывод следует из Определения ВАС РФ от 28.12.2009 N ВАС-14304/09.

В то же время до принятия указанного Постановления Президиума ВАС РФ арбитражная практика складывалась иначе. Так, судьи отмечали, что вычет по нормативу 20% применяется, только если у предпринимателя полностью отсутствуют документы, подтверждающие расходы. Если же расходы подтверждены частично, вычет в размере 20% применить нельзя (Постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 19.10.2009 N А78-1356/08 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 10.02.2010 N ВАС-844/10), от 09.09.2009 N А33-17615/08, ФАС Уральского округа от 01.09.2009 N Ф09-6434/09-С3 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 28.12.2009 N ВАС-14304/09)).

Правоприменительную практику по вопросу предоставления профессионального вычета в размере 20% от величины полученного дохода, если документально подтверждена лишь часть произведенных расходов, см. в Энциклопедии спорных ситуаций по НДФЛ и страховым взносам.

Например, дополним условия предыдущего примера и предположим, что предприниматель П.С. Арутюнов может документально подтвердить только часть своих расходов в размере 85 000 руб. По иным расходам в размере 100 000 руб. документов нет.

В такой ситуации П.С. Арутюнов не вправе учесть одновременно документально подтвержденные расходы в размере 85 000 руб. и расходы, рассчитанные по нормативу в размере 20% доходов (450 000 руб. x 20%). Однако П.С. Арутюнову целесообразно заявить вычет по нормативу, поскольку сумма документально подтвержденных расходов меньше 20% суммы доходов (85 000 руб. < 90 000 руб. (450 000 руб. x 20%)).

В заключение отметим, что ФАС Восточно-Сибирского округа в Постановлении от 30.06.2009 N А33-17499/08 указал следующее. Налогоплательщик не имеет права на вычет в размере 20%, если представленные им документы, подтверждающие расходы, содержали недостоверные сведения и не были учтены налоговым органом.

Возможно, будет полезно почитать: