Правила и сроки заполнения отчета о командировке. Как правильно оформить авансовый отчет по командировке Образцы отчетов по командировке посещение семинара

Служебное задание на командировку в 2015 году попало в разряд необязательных бумаг при оформлении служебных поездок. Из нашего материала вы узнаете о порядке оформления задания и возможности применения заменяющих его документов.

Роль служебного задания

Служебное задание с незапамятных времен выступало обязательным звеном цепочки оформления командировочных бумаг: на его основе издавался приказ, вслед за которым появлялось командировочное удостоверение - с ним сотрудник фирмы отправлялся в служебную поездку.

Основная информация, отражаемая в служебном задании, - цель командировки. Ее заполняют перед отправкой сотрудника в поездку. После выполнения служебного поручения оформляется вторая часть документа с названием «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении», из содержания которой делается вывод об эффективности служебного путешествия сотрудника фирмы и обоснованности командировочных расходов.

Такой механизм до 2015 года позволял документально отследить каждый шаг командированного работника и подтвердить расходы, что соответствовало требованиям закона о бухучете от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Для целей налогового учета это было не менее важно - контролеры тоже не обходили вниманием степень полноты «командировочного» пакета документов.

ВАЖНО! Обязанность оформлять служебное задание была закреплена в п. 6 Положения о командировках, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.

Эту налаженную и проверенную годами систему оформления и сбора «командировочного» комплекта бумаг нарушило постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595, внесшее корректировки в Положение о командировках.

В результате с января 2015 года из вышеуказанного «командировочного» комплекта исчезли все звенья (кроме приказа), включая служебное задание.

Альтернативный вариант

Исчезновение служебного задания из текста Положения о командировках совсем не означает, что бумагу с таким названием необходимо исключить из внутрифирменного документооборота.

Для оформления командировки по-прежнему можно использовать всю вышеописанную документальную цепочку. Единственное ограничение: статус «командировочного» пакета документов изменился - он больше не может служить официальным подтверждением ни факта служебной поездки, ни понесенных в связи с этим расходов.

Выйти из положения в этой ситуации поможет простой прием - можно модифицировать приказ о направлении сотрудника в командировку (унифицированной ф. Т-9), включив в него строку «Цель командировки».

С формой основного документа, отправляющего работника в командировку, знакомьтесь на нашем сайте: см. материал .

Но следует соблюсти условие: разработанная собственными силами форма приказа должна быть закреплена локальным актом, например внутрифирменным Положением о командировках (ч. 1 ст. 8 ч. 1 ст. 22 ТК РФ).

Как заполнить служебное задание

Если фирма решила не отказываться от привычного набора командировочных документов и предусмотрела их форму во внутреннем локальном акте, порядок оформления служебного задания будет содержать следующие этапы:

получить решение руководителя о направлении сотрудника в командировку;
заполнить гр. 1-11 табличной части служебного задания;
ознакомить сотрудника, отправляющегося в служебную поездку, с его заданием и целью командировки.

Обычно для оформления служебного поручения применяется унифицированная форма Т-10а, основная часть которой представлена таблицей из 12 граф.

Венчает форму общая информация: наименование фирмы, номер и дата служебного задания. На центральном месте этого одностраничного документа расположена информация о сотруднике, отправляющемся в служебную поездку (Ф. И. О., табельный №, место работы и должность). Графы 3-8 посвящены непосредственно командировке: они включают наименование пункта назначения и срок командировки (даты начала, окончания и ее длительность).

Графа 9 предназначена для указания организации-плательщика. В большинстве случаев таковой является сама фирма, чей сотрудник направляется в командировку. В отдельных ситуациях специалисты фирмы могут выезжать в командировки по просьбе (заявке) сторонних контрагентов (заказчиков), тогда возмещение командировочных расходов может возлагаться на заказчиков (это условие оговаривается в договоре).

Графа 10 «Основание» заполняется реквизитами приказа (распоряжения) руководства о командировке или в ней может присутствовать формулировка «План командировок» (если поездка осуществляется по плану).

Заполненная графа 11 описывает задание (цель) служебной поездки, и на этом оформление служебного задания останавливается до момента возвращения командированного сотрудника к месту постоянной работы.

Впоследствии служебное задание заполняется уже самим сотрудником - в графе 12 ему необходимо кратко отчитаться о проделанной в командировке работе.

Завершает процесс заполнения служебного задания подписание этого документа работником и руководителем, а также заполнение строки «Заключение о выполнении задания». В указанной строке руководитель дает оценку проделанной сотрудником в командировке работе.

Образец служебного задания смотрите на нашем сайте.

Итоги

Служебное задание на командировку состоит из двух частей - поручения руководства и отчета сотрудника о его выполнении. Документ стал носить необязательный характер с 2015 года, но может применяться для внутренней внутрифирменной отчетности.

Оформление и состав расходов по командировке

В связи с изменениями в 2017 году отправить в командировку сотрудника стало еще проще. Достаточно одного письменного приказа руководителя, на основании которого работник получает в кассе компании денежные средства для служебной командировки.

В состав командировочных расходов входит:

Командировочные, начисленные по среднедневной оплате труда на весь период командировки;
Оплата проездных билетов к месту командировки и за обратный путь (билеты на автобус, ж/д транспорт, авиабилеты, кроме такси);
Оплата за использование транспорта сотрудника, которого отправляют в командировку;
Оплата за проживание или аренду жилья;
Дополнительные расходы, документально подтвержденные.

Это нужно знать: размер суточных с 01 января 2017 года составляет 700 рублей на территории РФ, 2500 рублей – для поездок за границу. На эти суммы страховые взносы не начисляются.

Пошаговая инструкция по оформлению авансового отчета

В бланке авансового отчета (АО-1) вписываем наименование компании;
Указываем в поле «подотчетное лицо» ФИО сотрудника;
«Назначение аванса» указываем причину – служебная командировка;
В левой части бланка ставим сумму полученного аванса и использованных расходов;
В правой части расходную часть проводками оформляет бухгалтер;
Второй лист (отрывная часть) является распиской о принятии отчета на проверку;
Третий лист АО-1 (обратная сторона) заполняется по документам, подтверждающим расходы;
Заполнив документ, работник относит в бухгалтерию АО-1 и документы для дальнейшего оформления;
Бухгалтер проверяет, фиксирует проводками суммы по документам;
Руководитель проверяет и подписывает.

Все ответственные лица утверждают своими подписями согласованный АО-1.

Как видим, ничего сложного в этом нет, но если сотрудник затрудняется, то можно отнести в бухгалтерию расходные документы и бухгалтер сам в бухгалтерской программе заполнит отчет. Останется только проверить и подписать работнику, бухгалтеру и руководителю.

Срок сдачи авансового отчета по командировке определяется 3-мя рабочими днями после выхода сотрудника на рабочее место или после окончания срока выдачи подотчетнику денежных средств.

Образец-пример заполнения авансового отчета по командировке

Условия примера: ООО «Петушок» оправило своего сотрудника технолога Таранова В.А. в служебную командировку для переподготовки кадров на 3 дня. Получены командировочные в сумме 10 000 руб., суточные – 2100 руб. После завершения командировки Таранов В.А. предоставил документы по расходам в бухгалтерию:

Билеты к месту назначения и на обратный путь – 2300 руб.;
Чек на проживание в гостинице за 3 дня – 4 500 руб.;
Дополнительные затраты (билеты на проезд в автобусе, трамвае) – 250 руб.

Оформляем авансовый отчет по командировке:

Бухгалтеру нужно знать, что на суммы суточных подтверждать документально не нужно, их относят сразу на производственные расходы проводкой Дт20,26,44 Кт71.

Бухгалтерские записи операции «командировка»

Расходная статья «командировочные» требует проведения затрат такими проводками:

Дт71 Кт50 – выплачены командировочные;
Дт20,26,44 Кт71 – списаны суточные издержки;
Дт20,26,44 Кт71 – расход денежных средств списан на производство (после окончания командировки);
Дт50 Кт71 – возвращена неиспользованная наличность;
Дт71 Кт50 – выплачено перерасходование наличности сотруднику.

Каждый бухгалтер хоть раз в своей практике сталкивался с оформлением АО-1 по командировке и знает, что самое главное заключается в проверке всех расходных документов.

Цель командировки - примеры ее формулирования мы рассмотрим в статье - как правило, отражается в служебном задании, которое может послужить и формой для составления краткого отчета сотрудника о поездке. Изучим, какие именно цели могут отражаться в командировочном отчете и каким образом.

Зачем нужен отчет о командировке

В соответствии с постановлением Правительства России от 13.10.2008 № 749 в редакции от 16.10.2014 работодателям, направлявшим сотрудников в командировки, предписывалось обязывать сотрудников, которые возвращались из командировок, составлять в течение 3 дней отчет о проведенной работе. Отчет составлялся по унифицированной форме № Т-10а.

В текущей редакции постановления 749 отсутствуют нормы, регламентирующие применение командировочного отчета. Таким образом, данный документ перестал быть обязательным для работодателей.

Однако во многих фирмах обязанность по составлению подобных отчетов установлена для работников на уровне локальных нормативов. Это может быть связано, в частности, с тем, что в таких организациях успели сформироваться привычные сотрудникам механизмы документооборота и внутренней отчетности, предусматривающие составление командировочных отчетов как источников исключительно значимых для руководства и бухгалтерии предприятия данных.

В качестве формы, на основе которой может составляться отчет, фирма вправе утвердить и унифицированный документ № Т-10а. Например, как приложение к .

Изучим теперь, какие именно сведения могут отражаться в рассматриваемом отчете.

Сведения в отчете о командировке: цели поездки

Если в качестве формы отчета о командировке применять документ № Т-10а, то нужно знать, что отчетные (отражающие результат выполненной работы) сведения указываются в нем соотносительно с изначально поставленными целями командировки.

Если применяется другая форма отчета, то тем не менее цели командировки указывать в нем желательно, поскольку их содержание может иметь значение при выборе корректных проводок при ведении бухгалтерского учета процедур, которые характеризуют командировку.

Узнать больше об особенностях ведения бухгалтерского учета при командировке вы можете в статье .

Строгих критериев к формулированию целей законодатель не устанавливает (равно как не устанавливал и ранее — в период действия предыдущей редакции постановления 749). Таким образом, цели командировки могут быть как самыми общими, так и достаточно детальными.

Если говорить об определенной детализации целей командировки - примеры их формулирования могут звучать так:

подписание договора поставки крепежа с ООО «Контрагент»;
участие в конференции «Инвестиционные инновации» и выступление на тему «Энергоэффективность в легкой промышленности»;
внеплановая проверка филиала в Нижнем Новгороде на основании аудиторского заключения № 1 от 17.02.2017;
участие в судебном заседании по делу № А111222333 в качестве представителя истца.

Поскольку юрлицо вправе самостоятельно разработать форму отчета, утвердив определенные показатели с учетом специфики своей работы, в данной статье мы будем опираться на данные унифицированной формы № Т-10а.

Изучим подробнее, в каких формулировках могут отражаться результаты (исходя из целей) в отчете по форме № Т-10а.

Отражение результатов командировки в отчете: примеры формулировок

Предположим, что в кратком отчете (отчетах нескольких сотрудников) приведены цели участия работника в командировке, что рассмотрены нами выше. В этом случае в документе могут содержаться формулировки:

1. Если цель поездки — участие в переговорах с контрагентом (инвестором, кредитором):

«По итогам переговоров подписан договор поставки крепежа № 1 от 18.02.2017. Копия договора прилагается к настоящему отчету».

2. Если цель поездки — участие в деловой конференции:

«Командированный выступил с докладом «Энергоэффективность в текстильной промышленности» и стал лауреатом премии «Лучший спикер» от организаторов конференции».

3. Если цель поездки — проверка деятельности филиала:

«Командированным проверена бухгалтерская отчетность филиала в Нижнем Новгороде за 2016 год, а также ряд первичных документов (по перечню, указанному в Приложении № 1 к настоящему отчету). По итогам проверки в адрес руководства филиала вынесен ряд предписаний».

4. Если цель поездки — участие в судебном заседании:

«Командированным даны показания по делу № А111222333, позволившие суду открыть ряд новых существенных обстоятельств спора. По причине обнаружения данных обстоятельств и необходимости их детального изучения сторонами суд назначил новое слушание на 18.04.2017».

В отчете, кроме целей поездки командируемого и их результатов, могут отражаться иные важные сведения. Изучим их.

Отчет о командировке: прочие сведения

В отчете по форме № Т-10а, не считая целей и результатов поездки, предполагается указание следующих сведений:

1. Названия фирмы-работодателя и фирмы, оплатившей командировку (как правило, это один хозяйствующий субъект).

2. Наименования документа (оно может быть тем же, что приведено в унифицированной форме — «Служебное задание для командировки и отчет о его выполнении»);

3. Ф. И. О., табельного номера работника, его должности, структурного подразделения, в котором он работает.

4. Сведений о поездке:

места назначения (государство, город, хозяйствующий субъект);
даты начала и окончания командировки;
длительности командировки в днях (не считая времени в пути);
документа — основания направления работника в командировку.

Документ подписывается:

командированным работником;
его непосредственным руководителем;
директором фирмы-работодателя.

В отчете также может присутствовать заключение непосредственного руководителя сотрудника о выполнении служебного задания. В случае успешного достижения целей здесь можно написать «Задание выполнено в полном объеме». Если составление отчета — одно из условий назначения сотруднику премии, то можно добавить формулировку «По итогам командировки работник заслуживает материального поощрения в виде премии».

Если сотруднику не удалось достичь поставленных целей командировки, то в таком случае его руководитель может отразить в отчете:

факт невыполнения служебного задания;
адресованное командированному сотруднику предписание составить докладную записку с разъяснениями.

Докладная записка при этом обычно направляется директору.

Применение отчета Т-10а: нюансы

Алгоритм применения рассматриваемого отчета устанавливается каждой организацией самостоятельно. Но общераспространенной можно назвать следующую схему применения документа:

1. Руководством (директором или непосредственным руководителем командируемого) принимается решение о командировке (плановой или внеплановой) и документируется в установленном порядке.

2. Сотруднику, которого решено отправить в поездку, направляется служебная записка о необходимости подготовки к отъезду.

Можно отметить, что документального согласия от работника на поездку не требуется, если он не относится к категории граждан, которых запрещено отправлять в командировку в соответствии с ТК РФ.

3. Служебное задание по форме Т-10а заполняется в части целей, сведений о поездке, о работодателе и сотруднике. Заполняют документ в этой части и подписывают директор и непосредственный руководитель сотрудника.

4. На основании формы Т-10а издается приказ директора фирмы о направлении работника в поездку, а также оформляется (опять же если оно предусмотрено локальными нормативами — поскольку, как и отчет, о котором идет речь, не является обязательным документом).

5. По завершении командировки работник заполняет отчет в части сведений о достижении целей. В документе непосредственным руководителем командированного отражается оценка результатов работы подчиненного и заверяется подписью.

Таким образом, рассматриваемый документ в отличие от многих других внутрикорпоративных отчетов может заполняться работником не единолично.

Проверка и организация хранения отчета: нюансы

Как только отчет заполнен работником и заверен руководством, что делать с документом дальше?

Ранее основным назначением отчета о командировке было удостоверение целевого расходования денежных средств, которые бухгалтерия выделила работнику на участие в поездке. Удостоверение целевого расходования средств организации — один из элементов внутреннего контроля, который хозяйствующий субъект обязан осуществлять в соответствии с п. 1 ст. 19 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.11 № 402-ФЗ.

Сейчас по законодательству подтверждение экономической обоснованности расходов осуществляется с применением других документов — прежде всего, авансового отчета (п. 26 постановления 749), а также проездных и гостиничных документов. Основным назначением рассматриваемого документа может быть, как мы отметили выше, документирование результатов выполнения сотрудником задания, которые влияют на назначение премии.

Поэтому основным адресатом при сдаче отчета может быть в общем случае руководство фирмы. На основании формы Т-10а директор издаст приказ о назначении премии сотруднику, который, в свою очередь, передается в бухгалтерию на исполнение.

Вместе с тем, конечным пунктом размещения отчета должен быть архив организации. Дело в том, что такие документы подлежат хранению в фирме в течение 5 лет. А если командировка была зарубежной — 10 лет (приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Отметим, что сроки хранения документов, определенные приказом 558, обязательны не только для государственных и муниципальных структур, но и для частных фирм (решение ВАС РФ от 06.09.2011 № 7889/11).

Где можно скачать образец отчета по командировке

Загрузить заполненный образец отчета по командировке вы можете на нашем сайте — по ссылке ниже.

Данный документ составлен на основе распространенной и привычной многим организациям форме № Т-10а. Он содержит цели поездки и результаты их выполнения.

Отметим, что, исходя из содержания командировки и специфики характеризующих ее целей, отчет может дополняться различными приложениями. Форма № Т-10а по умолчанию не предусматривает ссылок на приложения, но работодатель вправе ее модифицировать так, чтобы такие ссылки можно было указывать. Порядок применения документа, а также составления приложений к нему может быть регламентирован локальным нормативом.

Отчет по форме Т-10а по существу краткий. В нем отражаются лишь общие сведения о проведенной командированным сотрудником работе в поездке. Наряду с кратким отчетом в организации может быть установлен порядок составления и более полных отчетов, по аналогии с нормативами, действующими на уровне государственных ведомств (например, составление полного отчета, дополняющего форму Т-10а, предусмотрено приказом ФТС России от 14.07.2010 № 1333).

Рассматриваемый же отчет может предоставляться в бухгалтерию одновременно с авансовым отчетом, составление которого, в свою очередь, обязательно (п. 26 постановления 749).

Узнать больше о применении авансового отчета по результатам командировки вы можете в статье .

Итоги

Составление отчета о командировке перестало быть обязанностью работника частной организации (в то время как сотрудникам государственных ведомств может предписываться готовить такой документ). Но фирма вправе разработать собственный формуляр и утвердить его в локальном нормативном акте, который обяжет работников составлять отчет о командировках. Его структура может базироваться на унифицированной форме Т-10а (ранее обязательной для работодателей).

Узнать больше о порядке документального оформления командировок сотрудников вы можете в статьях:

;
.

Из этой статьи вы узнаете:

Что такое командировка
Кого можно отправлять в командировку
Что содержит Положение о командировках
Как оформить командировку
Как выглядит приказ на командировку
Как составляется отчет о командировке
Командировка директора - что стоит учесть
Документы, которые подтвердят срок и расходы в командировке
Как отмечается командировка в табеле учета рабочего времени
Как оплачивается командировка
Срок командировки

Если работодатель заключил трудовой договор с сотрудником и требует от него срочно выполнить поручение в рамках установленных договором обязанностей, (не на территории предприятия) - нужно оформлять командировку. Отъезд (по служебным делам) подтверждается приказом на командировку. В документе уточняются сроки пребывания в другом городе, цель посещения конкретного предприятия. Задачи, которые необходимо выполнить работнику. После возвращения на предприятие, сотрудник обязан представить отчет о командировке, проинформировать об использованных средствах. Выходные дни в командировке учитываются как рабочие, если доказано, что в данный период специалист добирался/возвращался или выполнял поручение руководителя.

Что такое командировка

Служебная командировка - отъезд сотрудника в другую страну или город, инициированный работодателем для исполнения поручения не в организации, где с ним заключен трудовой договор, а на другом предприятии. Согласно п. 3 «Положение о служебных командировках» (утверждено Постановлением правительства РФ от 13.10.2008 г №749), местом работы (постоянной, что отражено в договоре) нужно считать фактическое месторасположение предприятия, где с человеком оформлены трудовые отношения.

Помните, что не любой отъезд может признаваться командировкой. Если трудовые обязанности сотрудника связаны с постоянным нахождением в ином регионе, пути и в разъездах - отсутствие специалиста нельзя оформлять, как направление работника в командировку.

Командировка работника должна соответствовать определенным требованиям:

Поездка инициирована руководителем, а не предпринята по собственному желанию.

Служебное поручение нужно выполнить за пределами постоянного места работы.

Пребывание в другом городе ограничено определенным периодом времени (указывается в приказе на командировку, заполненному по образцу).

Специалист не может исполнять должностные обязанности непосредственно в пути, а его работа не может быть охарактеризована как разъездная.

Командировка должна оформляться надлежащим видом. Для этого на предприятии издается приказ, составляется направление в командировку по образцу. Рассчитываются и выдаются суточные затраты сотруднику на все время пребывания в поездке.

Отчет по командировке.

Кого можно отправлять в командировку в 2017 году в соответствии с новыми правилами учета

Руководитель предприятия (любая правовая форма) не имеет полномочий инициировать командировку (по служебным обязанностям) человека, если с гражданином не оформлены никакие трудовые отношения (не заключен контракт). Закон запретил отправлять в поездку граждан, которые оказывают разовые или многократные услуги предприятию по гражданско-правовому контракту.

Если работодатель оформил направление в командировку постороннему гражданину, который не трудится на предприятии - соответствующие расходы фискальный орган не признает расходами на командировку. Запрещено отправлять в служебную поездку такие категории граждан:

Беременных женщин. Работница должна представить медицинские заключения, справки, подтверждающие ее положение.

Сотрудников, с которыми заключен договор (ученический), только если поездка не связана с необходимостью пройти обучение в другом регионе/стране/городе.

Женщин, которые имеют малолетних детей (до 3 лет), отцов и матерей, воспитывающих ребенка самостоятельно без второго родителя (до 5 лет). Работодатель обязуется ознакомить сотрудницу в письменной форме о праве отказаться от поездки.

Невозможно направление работника в командировку, если у такового оформлен статус опекуна. Граждан, на иждивении которых находятся несовершеннолетние дети, инвалиды или люди, за которыми осуществляется постоянный уход. Допускается командировка только по их письменному согласию.

Сотрудники, не достигшие 18 лет. Исключением может стать только творческий персонал, работа которых сопряжена со средствами массовой информации, кинематографом, театром, концертами, цирками и т.д.

В командировки не направляют инвалидов, если поездка нарушит план реабилитации.

Кандидатов (зарегистрированных), которые баллотируются на выборные должности.

Такие действия можно расценить, как нарушение трудовой дисциплины. Следует привлечь специалиста к дисциплинарной ответственности. Основание - нарушена обязательная для исполнения трудовая дисциплина на предприятии (отражено в локальных актах предприятия).

Служебное задание для направления в командировку.

Положение о командировках

Это главный документ («Положение о служебных командировках», утвержденное Постановлением правительства РФ от 13.10.2008 г №749), который регламентирует отношения работодателя и сотрудника во время служебной командировки.

Согласно Положению, работодатель обязуется составить письменное направление в командировку (по образцу). Четко определить цели таковой и материально обеспечить работника, пока он не может исполнять обязанности на своем предприятии.

В документе указанно, что срок командировки рассчитывается исходя из сложности и объема служебного задания. Дан полный перечень документов, которые могут подтвердить расходы во время поездки. Особое внимание уделено гарантиям, предоставляющимся работникам во время исполнения поручения работодателя (командировки). За ним сохраняется средний заработок, занимая должность на предприятии (не может быть уволен в этот период). Компенсируются расходы, связанные с проживанием, питанием, проездом к месту назначения (оплата билетов на все виды транспорта). Также компенсируются и другие расходы, которые связаны с командировкой работника при условии предоставления соответствующих документов (чеков, проездных и т.д).

Постановление об особенностях направления работников в служебные командировки.

Оформление командировки

Перед тем, как будет оформлено направление работника в командировку, руководитель организации должен подготовить документы, которые отразят цель поездки и подтвердят личную инициативу руководителя поручить задание конкретному сотруднику. Для командировки нужно подготовить служебное задание (это требование не обязательное, но его составление позволит точно определить цель поездки). Составлять его можно по форме № Т-10а. Именно этот документ можно считать основанием для издания приказа на командировку в 2017 (по образцу).

Обратите внимание, что теперь нет необходимости оформлять командировочное удостоверение.

В служебном задании на командировку обязательно указывается:

Наименование предприятия, где работает сотрудник (точно также, как указано в учредительных документах). Если в таковых указано и сокращенное наименование организации - дублируется в служебном задании на командировку (сразу после полного названия указать в скобках).

Паспортные данные специалиста - Ф.И.О., занимаемая должность, а также структурное подразделение, к которому он относится.

Начало и окончание командировки - ориентироваться на дату проездных документов.

Основания служебной поездки - может быть распоряжение руководителя предприятия, главы структурного подразделения (служебная записка), договор с предприятием.

Цель командировки сотрудника - кратко изложить суть поручения, обозначить инструменты для его решения (проведение переговоров, подписание контракта, проведение испытаний, изучение специфики производства и т.д.).

После того, как сотрудник вернется из командировки, он обязуется пояснить, какой объем работы выполнен, и подписать служебное задание лично. Руководитель знакомится с пояснениями и пишет заключение, подтверждая или опровергая выполнения задания сотрудником, визирует документ, ставит дату.

Обязательно нужно заполнить графу «отчет». Законодатель требует отчитаться за проведенную работу не позже 3 дней, после возвращения на предприятие из командировки.

Приказ на командировку

После оформления служебного задания, издается приказ на командировку (форма Т-9 или Т-9а, если в командировку направляются несколько сотрудников). Хоть в Положении отсутствует норма, обязывающая составлять приказ (только письменное оформление инициативы работодателя), сделать это нужно, чтобы подтвердить факт отбытия работника именно по инициативе работодателя. Без приказа отъезд сотрудника в командировку (при осуществлении ревизии) может расцениваться как прогул со всеми вытекающими последствиями.

В документе обязательно нужно указать, кто финансирует поездку, какова цель отъезда. Фиксируются сроки пребывания в поездке. Приказ на командировку в 2017 г. заполняется по образцу с обязательным внесением личных данных работника, а также его должности и принадлежности к конкретному структурному подразделению. Нужно отразить и цель поездки, кратко описав необходимые действия работника. Например, посещение конкретного предприятия, привлечение новых клиентов, тестирование оборудования и т.д. Хранить приказ на командировку следует 75 лет.

Приказ о направлении работника в командировку.

Отчет о командировке

В течение 3 дней после возвращения из командировки работник обязуется представить работодателю авансовый отчет, пояснив все расходы. К отчету нужно приложить все имеющиеся финансовые документы, связанные со служебной поездкой. Только после проверки отчета может быть произведен окончательный расчет с сотрудником. Если он затратил дополнительные личные средства помимо выданных ему авансом - разницу нужно выдать, произведя расчеты.

Если командированный потратил меньше денежных средств, выданных ему авансом, он обязуется их вернуть в кассу предприятия.

Также сотрудник обязуется в течение 3 дней написать отчет о командировке (по образцу либо в свободной форме). В документе работник подводит итоги поездки:

Выполнен ли объем работы.

Достигнуты ли главные цели.

Какие дополнительные мероприятия проведены, затрачены необходимые ресурсы и т.д.

В качестве примера написания отчета о командировке можно использовать приказ на командировку либо служебное задание. Именно в этих документах отражены все важные условия поездки, работник может тезисно «ответить» на вопросы, указанные в документах.

Авансовый отчет.

Командировка директора - что стоит учесть

Если в служебную поездку отправляется глава предприятия, необходимо оформить все надлежащие документы, описанные выше. Но как быть с тем, что законодатель определил, что лиши директор (руководитель) имеет право установить цели и сроки командировки? Действительно, у его есть такие полномочия, и он может собственноручно подписать приказ о командировке директора. Есть и другой вариант. В случае отъезда директора нужно издать приказ о передаче полномочий заместителю или другому лицу. В документе можно указать, что полномочия передаются лишь на время отсутствия руководителя, обязательно прописать длительность замещения, действия, которые он должен выполнять в этот период. Например, намечается подписание контракта, получение оборудования от поставщика и т.д.

Приказ о передаче полномочий генерального директора.

Стоит учесть, что пока директор в командировке нужно оформить доверенность заместителю, которая позволит выполнять правовые действия, связанные с деятельностью организации. По прибытии из командировки директор:

Заполняет авансовый отчет по командировке (согласно требованиям законодателя в 2017 г).

Сдает остатки, неиспользованных средств в кассу предприятия.

Представляет все документы, подтверждающие факт проживания, проезда в другом городе.

Отчитывается за перерасход средств в командировке.

Если директор организации относится к категории граждан, которые имеют право работать без командировок - для выполнения его служебных обязанностей может направляться его заместитель или другое уполномоченное лицо.

Документы, которые подтвердят срок и расходы в командировке

Во время командировки сотрудников им должны быть возмещены следующие расходы (при наличии подтверждающих документов):

Проезд в обе стороны. Если возникла необходимость воспользоваться другим видом транспорта, чтобы добраться до места назначения.

Проживание в другом городе во время командировки.

Суточные расходы (дополнительные), которые обеспечат жизнедеятельность в условиях проживания вне места постоянного жительства.

Иные расходы - по согласованию с работодателем.

Суточные не выплачиваются в случае направления в командировку (заполняется по образцу, установленному в 2016 г), если поездка планируется в местность, откуда работник сможет возвращаться каждый день домой.

После прибытия из командировки, каждый сотрудник составляет служебную записку, указывая в ней срок отсутствия на предприятии (фактический, если он не совпадает с указанным в приказе на командировку, заполненному по образцу). Записка составляется в таких случаях:

Если сотрудник использовал транспорт, принадлежащий компании (учтен на балансе).

Ездил на личном авто.

До места командировки добирался на транспорте, которым управлял по доверенности.

Служебная записка может быть составлена в свободной форме или организация имеет право разработать образец документа. Если сотрудник во время служебной поездки передвигался исключительно на общественном транспорте, срок нахождения в командировке подтверждается соответствующими проездными билетами. В случае потери таковых, обосновать сове отсутствие на рабочем месте допускается документами, подтверждающими наем жилья в другом городе.

Обратите внимание, что с 21.10.2015 г. вступили в силу правила (новые) предоставления гостиничных услуг гражданам (Постановление Правительства РФ от 9 октября 2015 г. № 1085). Теперь временное жилье во время командировки может быть предоставлено только при заключении договора, обязательно отражается:

Цена номера.

Длительность проживания (в сутках).

Отчетным документов при заключении договора станет кассовый чек об оплате услуг, он оформляется только на бланке строгой отчетности.

Если между работодателем и командируемым достигнуто соглашение, можно во время командировки снять комнату для проживания непосредственно у собственника (физического лица). В такой ситуации подтвердить длительность поездки и расходы на проживание позволит договор аренды между двумя сторонами. К нему необходимо приложить расписку о получении всей суммы оплаты за проживание (указывается стоимость общая и за сутки).

Если командировка работника предполагает перелет до места исполнения служебного задания самолетом, подтвердить срок пребывания и расходы позволят:

Квитанция билета, в том числе и электронного.

Посадочный талон.

Багажная квитанция.

Если документы потеряны, работник имеет право обратиться к авиаперевозчику и затребовать подтверждающий документ.

Когда сотрудник отправляется в командировку на личном транспорте, он обязуется по возвращении составить служебную записку и предоставить:

Путевой или маршрутный лист.

Счета, кассовые чеки за приобретенное топливо.

Другие документы, которые подтвердят соблюдение маршрута командировки - распечатки тахографа, накладные от поставщиков (с адресами) и т.д.

Как отмечается командировка в табеле учета рабочего времени

Исходя из нормы ч.4 ст. 91 ТК РФ, руководитель предприятия обязан вести табель учета фактически отработанного времени каждым сотрудником. Не исключением является и время командировки работника, ведь он исполняет порученные ему обязанности. Отображать все время пребывания вне предприятия, где заключен трудовой договор, необходимо обозначением «К», если кодируется цифрами - «06». Нет необходимости в соответствующих графах проставлять количество отработанных часов, так как на время командировки за человеком сохраняется его средний заработок.

Если во время командировки сотрудник заболел (подтвердить факт нужно предоставлением больничного листа) - дни в табеле кодируем буквой «Б». В такой ситуации необходимо выплатить компенсацию по временной нетрудоспособности.

Обратите внимание, что теперь нет необходимости вести на предприятии два вида журналов:

Учет сотрудников, которые выбывают в командировку.

Учет работников, которые приезжают на предприятие, на которое они были командированы.

Документы упразднены постановлением Правительства РФ от 29.07.2017г № 771, оно вступило в силу 8.08. 2015г.

Табель учета рабочего времени.

Оплата командировки

Расчет выплат по командировке производится с учетом оплаты среднего заработка сотрудника и суточных выплат за все дни отсутствия на рабочем месте. Обратите внимание, что оплата командировки в выходной день, а также за время в пути, праздничные даты - также предусмотрена законом. В таком случае начисляются и суточные, и средний заработок за каждый день .

Например, работник отбыл в командировку в субботу, вернулся к месту постоянного проживания в воскресенье - оплатить нужно оба выходных дня.

Если поездка планируется всего на один день (только по территории РФ) - суточные выплачивать не нужно. Но руководитель организации имеет право предусмотреть в локальных актах дополнительную компенсацию за однодневную командировку.

Если расчет командировок по среднему заработку регламентируется законодателем (нужно выплатить сумму соответствующую отработанному фактически времени), то размер суточных можно закрепить в локальных актах предприятия. Чтобы суточные на командировку не облагались НДФЛ, рекомендовано установить размер выплат:

700 руб. - каждые сутки по всей территории РФ.

2500 руб. - сутки пребывания за границей России.

Обратите внимание, что суточные могут быть выданы сотруднику перед командировкой из кассы предприятия или перечислены на банковскую карту. А расчет командировок по среднему заработку производится за последние 12 месяцев. Сумма начисляется и выплачивается в ближайший день зарплаты в организации.

Как правильно оплатить дни командировки?

З = Зрп/Дрп х Д ком

С - заработок (средний) за все дни, проведенные в командировке (отработанные).

З рп - все выплаты, которые повлияли на сумму среднего заработка (в расчетный период 12 месяцев).

Д рп - общее количество дней, которые отработал сотрудник за расчетный период.

Д ком - дни, которые соответствуют периоду, проведенному в командировке.

Бухгалтерский учет оплаты командировок и командировочных расходов.

Если ваш работник не успел отработать 12 месяцев, но уже отправлен в служебную поездку - расчетным периодом нужно считать время с первого дня исполнения трудовых обязанностей до последнего дня, перед поездкой.

Выходные в командировке, а также праздничные дни подлежат оплате, если будет доказано, что сотрудник исполнял обязанности или был в пути к месту назначения или возвращался домой.

Выходные дни в командировке нужно оплатить в двойном размере от дневной или часовой нормы, согласно тарифной сетке. Допускается оплата выходных в размере одинарной ставки, но тогда работнику предоставляется отгул за этот день.

Однодневная командировка - особенности оплаты

Законодатель не установил минимальный срок пребывания работника в командировке. Поэтому даже однодневное отсутствие придется оформлять как долгосрочную поездку:

Издать приказ.

Выдать задание.

Выплатить авансовую сумму на расходы во время поездки.

Отметить в табеле рабочего времени командировку.

По возвращении работник должен обязательно отчитаться за проведенную работу, объяснить, куда и сколько потратил выделенных средств (сдать авансовый отчет о командировке, заполнить по образцу).

Что касается суточных, то для однодневной поездки их выплачивать не нужно, если человек перемещается по территории России. Как поступать в таких ситуациях:

Работодатель имеет право по собственной инициативе начислить и выплатить специалисту определенную сумму, которая компенсирует отсутствие суточных расходов на командировку.

При поездке заграницу предприятие обязано компенсировать сотруднику сумму на поездку в размере 50% от установленных на данном предприятии суточных (для выезжающих за рубеж).

Срок командировки

Работодатель самостоятельно устанавливает длительность командировки, оценив объем и специфику служебного задания. Вывод - законодатель не установил предельный срок поездки, поэтому руководитель предприятия вправе сделать это самостоятельно.

Датой отъезда нужно считать (включая выходные в командировке) время и день отправления транспорта, на котором человек следует до пункта назначения. День возвращения - прибытие транспортного средства к месту работы (город постоянного проживания).

Стоит учесть, что если поезд или автобус отправился в путь до 24.00 - днем отъезда стоит считать текущие календарные сутки. Если отъезд запланирован на 00 часов или позже этого времени - последующие сутки.

Если аэропорт, автовокзал, пристань расположены за пределами города, поселения, куда командирован человек - время необходимое, чтобы добраться до объекта также учитывается. Подобным образом обстоит дело и с днем прибытия из поездки.

Рассмотрим пример:

Сотрудник направлен в командировку (самолет) 4 ноября в 0.25. При этом ему необходимо было добраться до аэропорта, время в дороге составило 1,5 часа, еще 3 часа потребовалось для предварительной регистрации на самолет. Тогда днем начала командировки нужно считать 3 ноября, хоть в билете и указано 4 число месяца. Но для подтверждения отбытия, сотрудник должен предоставить билеты, где указана дата и место прибытия (поезд, автобус и т.д).

Гарантии работнику во время пребывания в командировке

Стоит отметить, что законодатель защищает права сотрудника, пока он отсутствует на рабочем месте. При наличии приказа о командировке дни отсутствия на рабочем месте не могут быть засчитаны как прогул, не подлежит такой проступок дисциплинарному взысканию. Нельзя уволить командированного. Согласно Положению о командировках (с образцом можете ознакомиться в статье) работнику гарантируется в его отсутствие:

Начисление среднего заработка за отработанные дни - сюда нужно засчитывать как дни командировки, так и время, потраченное на дорогу, дни вынужденной остановки в пути.

При поездке граждан, которые работают по совместительству - сохраняется средний заработок именно у того работодателя, который выдал направление в командировку (по образцу). Если оба работодателя одновременно направляют человека по единому служебному поручению - средний заработок должен быть сохранен на обеих должностях, при этом затраты на суточные и другие расходы делят пропорционально между предприятиями или по соглашению работодателей.

Допускается привлекать сотрудника, находящегося в командировке, к исполнению служебных обязанностей в праздничные и выходные дни. В таком случае придется выплатить двойной размер ежедневной ставки, а если предоставляется отгул - в одинарном.

Сотрудник может заболеть в период командировки, тогда ему начисляется компенсация по временной нетрудоспособности. В качестве подтверждения факта принимается больничный лист (амбулаторное или стационарное лечение). Обратите внимание! За весь период болезни, работодатель обязан возмещать сотруднику не только средний заработок, но и расходы на наем жилья и суточные.

Если возникла необходимость срочно отозвать специалиста из командировки, нужно составить соответствующий приказ об отзыве. Унифицированной формы не существует, можно разработать самостоятельно, утвердить форму локальным актом на предприятии.

Приказ об отзыве работника из командировки.

Обратите внимание, законодатель четко не регламентирует, как оповестить сотрудника о необходимости прервать поездку. Как правило, руководитель звонит специалисту, или оповещает его письменно, заказным письмом.

Командировка - это (согласно ТК РФ) лишь временная поездка работника, которая была инициирована работодателям. Так как направляет на служебное задание человека руководители, он и должен стать гарантом соблюдения его законных прав. Поэтому следует уделить особое внимание оформлению соответствующих документов, вовремя производить расчеты и выдавать аванс перед предстоящей командировкой. Работодатель не имеет права потребовать от некоторых категорий сотрудников выполнить служебное задание, связанное с поездкой в другой город. В случае несоблюдения требования - работник имеет право подать на предприятие в суд.

В статье:

Скачайте полезные документы:

Для чего нужен отчет о командировке: пример разных видов отчетности

Отправляя сотрудника в командировку, работодатель ставит перед ним определенные задачи и авансом выплачивает командировочные для покрытия всех издержек, связанных с поездкой. По возвращении работник обязан отчитаться о достигнутых результатах и подтвердить расходы. Сведения должны быть точными и достоверными, поэтому используют письменную форму отчета о командировке. Причем речь идет о двух совершенно разных видах отчетности: финансовой и служебной.

Как составить отчет о выполнении служебного задания по командировке

Для отчета о выполнении поручений обычно используется бланк служебного задания. До 8 января 2015 года это документ, как и командировочное удостоверение, считали обязательным, без него не обходилась ни одна деловая поездка.

В настоящее время можно не оформлять служебное задание каждый раз, отправляя сотрудника в деловую поездку. Тем не менее, работодатели не спешат отказываться от удобного бланка, на котором есть специальная графа для краткого отчета о проделанной работе. Речь идет об унифицированной форме №Т-10а, которую можно применять в стандартном виде, или доработать в соответствии с потребностями организации.

Оформляя командировку, работодатель указывает в служебном задании:

наименование организации;
номер и дату составления документа;
табельный номер, подразделение, должность и ФИО командированного работника;
место, сроки и источник финансирования командировки;
основания и цель поездки.

Задания, которые поручают работнику, отражают в графе 11. Расположенная рядом графа 12 на момент отъезда остается незаполненной, поскольку именно здесь будет краткий отчет о выполнении задания (командировка), пример:

Скачать образец

Записи в графу 12 сотрудник вносит по мере выполнения поставленных перед ним задач, кратко перечисляя достигнутые результаты. А поле «Заключение » заполняется только по прибытии из командировки: здесь непосредственный руководитель командированного, например, начальник отдела или рабочей группы, ставит итоговую резолюцию о выполнении задания и заверяет ее личной подписью.

Организации, которые не используют бланки служебных заданий, указывают цель поездки в приказе о направлении в командировку. Поскольку типовая форма приказа не содержит поля для отчета о выполнении задания, работнику придется отчитываться другим способом, например, составить отдельный отчет о командировке в свободной форме, служебную записку или доклад.

Как оформить авансовый отчет о командировке

Авансовый отчет составляют в одном экземпляре. Обычно используется унифицированный бланк отчета по командировке №АО-1, заполняемый от руки или на компьютере. Но это правило касается только коммерческих организаций, поскольку для казенных и бюджетных учреждений предусмотрен бланк другого типа - ОКУД 0504505 .

Бланк авансового отчета о командировке

Скачать образец

Остальные предприятия применяют двухстороннюю форму №АО-1. На лицевой стороне командированный сотрудник указывает свою фамилию, имя и отчество, должность, табельный номер, размер полученного аванса и другие необходимые данные. Затем он заполняет таблицу на оборотной стороне, где перечисляются траты, понесенные за время поездки, в том числе суточные , и указываются реквизиты подтверждающих документов.

Работник должен знать, как написать отчет о командировке и обосновать свои расходы оправдательными документами. Поэтому вместе с авансовым отчетом следует подать в бухгалтерию оригиналы документов, в которых зафиксированы суммы, потраченные во время поездки, и обстоятельства, подтверждающие производственный характер расходов. Например, договоры аренды жилья, счета из гостиниц и хостелов, товарные чеки и квитанции, проездные билеты и талоны.

Часть сведений в авансовый отчет вносит бухгалтер. Документ принимается на проверку бухгалтерией организации, а работник получает на руки отрывной корешок-расписку, подтверждающую, что он отчитался перед работодателем. На расписке обязательно ставится текущая дата и подпись бухгалтера, принявшего отчет.

Внимание! Чтобы приложенные к основному бланку чеки, квитанции и билеты не потерялись, каждый документ следует наклеить на лист формата А4.

Если выданный перед отправкой в командировку аванс не потрачен полностью, сотрудник должен вернуть остаток средств в кассу предприятия или согласиться на удержание соответствующей суммы из своей заработной платы. Если ситуация сложилась с точностью до наоборот и аванса не хватило на оплату всех расходов, и сотруднику пришлось доплачивать из собственного кармана, работодатель обязан выплатить ему разницу после проверки отчета.

Помимо суточных за каждый день командировки, стоимости проездных билетов и других расходов, напрямую связанных с поездкой, работодатель обязан оплатить рабочие дни, проведенные сотрудником на месте назначения, а также в пути туда и обратно, в размере среднего заработка. Даже если работник вынужденно задержался в пути, например, в связи с отсрочкой авиарейса, это время также придется оплатить.

Срок сдачи финансовой отчетности о командировочных расходах - три рабочих дня после возвращения из поездки.

Письменные отчеты о расходах во время командировки и выполнении служебного задания - важные документы, на основании которых работодатель оценивает результаты поездки. Производственный отчет, оформленный на бланке служебного задания или отдельным документом, сдается непосредственному руководителю командированного работника, а авансовый отчет вместе с приложенными чеками и квитанциями - в бухгалтерию предприятия.

Возможно, будет полезно почитать: