Поменять фамилию в трудовой книжке. Все, что нужно знать об изменении фамилии в трудовой книжке после замужества

Любой человек принимает решение о смене фамилии, исходя из личных интересов и потребностей. Но в любой ситуации необходимо внести соответствующие поправки в основные документы, включая трудовую книжку.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Правила ее заполнения, внесения изменений предусмотрены актом «Инструкция о ведении и хранении трудовых книжек».

Общие положения

Она представлена в виде анкеты, содержащей информацию относительно личных характеристик, включая дату и место рождения, постоянное местожительство.

Изменение фамилии в трудовой книжке

В ней приведены основания, позволяющие осуществить процедуру, оформления сопутствующих документов, которые позволяют осуществлять жизнедеятельность.

Например, трудовой книжки, которая подтверждает причастность гражданина к категории трудоспособного населения страны.

Обязательно ли

По своей сути трудовая книжка есть один из видов документов, имеющих особую значимость для человека. К ее заполнению нужно отнестись внимательно, чтобы не допустить ошибок.

Они могут повлиять на размер пенсионного обеспечения, которое назначается на основании сведений, приведенных в трудовой книжке.

Зачастую ошибки происходят из-за неправильного внесения информации об изменении фамилии работника кадровой службой.

Соответственно положениям трудового права в ней фиксируются:

предприятия, где человек осуществлял ;
дата с предыдущего места работы;
даты на новое рабочее место;
основание каждой записи с указанием регистрационного номера, даты ее внесения;
дисциплинарные взыскания за нарушение внутреннего распорядка предприятия;
награды, благодарности, почетные грамоты, и вознаграждения.

Норма о правилах заполнения первичных документов кадровой службы предусмотрена постановлением Госкомстата .

В трудовую книжку вносит изменения нужно только на основании паспортных данных либо записей, которые зафиксированы в связи с изменением правового положения.

Необходимые условия

Изменения в кадровую документацию документ вносятся по правилам, утвержденным в постановлении правительства РФ . Акт опубликован 16 апреля 2003 года за номером 225.

Новая фамилия вписывается на титульной странице трудовой книги, а старая — зачеркивается. В вышеуказанном акте предусмотрены правила заполнения трудовой книжки при смене фамилии образец, которого приводится в приложении акта.

Ее размер составляет за оформление и выдачу свидетельства о рождении 1 000 рублей со времени вступления в законную силу Федерального закона . Акт испущен 27 декабря 2009 года.

Его указаниями были введены поправки и изменения в , а именно в части 1 и части 2 относительно размера госпошлины.

За выдачу нового паспорта подразделением ФМС изымается пошлина в размере 350 рублей.

Госпошлина оплачивается по специальным банковским реквизитам, которые установлены законодателем в каждом регионе индивидуально.

Граждане не должны допустить ошибку и правильно их указать при совершении платы. Уточнить информацию о банковских реквизитах можно в любом подразделении ФМС.

Чем регулируется

Вопрос о смене фамилии по поводу вступления в законный брачный союз, при его официальном расторжении, то регулируется указаниями Семейного кодекса.

При перемене фамилии гражданин имеет право истребовать внесения записи в документы, которые были оформлены на его прежнее имя.

Вопросы, касающиеся смены фамилии регламентируются рядом законодательных актов. Регламентация процедуры смены фамилии и сопутствующих ей юридически значимых действий производится рядом нормативно-правовых актов.

Кроме того они предусмотрены нормативно-правовыми актами, которые испускают исполняющие функции государства органы.

Гражданский кодекс, часть первая. Его положениями закреплена норма о приобретении гражданином прав и выполнения обязанностей под собственным именем.

Под ним понимается фамилия, личное имя и отчество, наделяемое по имени отца. Подлинность собственного имени, личность гражданина заверяется паспортом, являющимся основным документом.

Федеральный закон:

Номер	Описание
Акт испущен 15 ноября 1997 года под номером 143-ФЗ	«Об актах гражданского состояния». В нем отмечено, что гражданам необходимо получить новое свидетельство о рождении с указанием приобретенной фамилии. В нем определен порядок осуществления смены фамилии органом ЗАГС оформления документа. Он уполномочен на осуществление юридически значимых для гражданина действий, связанных с выдачей свидетельства о рождении
Он издан 27 июля 2010 года под номером 210-ФЗ	«Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг». Законодатель его положениями закрепил нормы предоставления услуг по замене документов вследствие смены собственного имени российских граждан. Также установлен порядок оплаты оказываемых населению страны услуг государственными органами и муниципальными образованиями

Постановление:

Постановление пленума Верховного суда:

В качестве основного трудового права регламентирует трудовые отношения, возникающие между работодателем и работником, иные виды отношений, связанных с ними.

В нем предусмотрены основания для возникновения, установления и прекращения трудовых отношений, основные права и обязанности работодателя, работника.

Работодатель обязан обеспечить нормальные условия труда, чтобы работник мог исполнить свои обязанности.

Изменение фамилии в трудовой книжке после замужества (образец)

Работодатель или кадровая служба работодателя может столкнуться с необходимостью изменения фамилии в трудовой книжке после замужества сотрудницы. Этот процесс с большой долей вероятности не доставит вам больших проблем. Однако, внося соответствующие изменения, надлежит следовать установленным правилам. Рассмотрим их.

Изменение фамилии в трудовой книжке

Смена фамилии при заключении брака подтверждается свидетельством о регистрации брака. Это следует из статьи 30 Федерального закона от 15 ноября 1997 года N 143-ФЗ .

В паспорте гражданина содержится, в т.ч., информация о его фамилии. Изменение фамилии влечет за собой обязательную замену паспорта (см. пункты 4 , , 15 Положения о паспорте , утвержденного Правительством РФ 08 июля 1997 года).

Общеустановленной для всех работодателей (за исключением физических лиц, не являющихся предпринимателями) является обязанность по заполнению трудовых книжек (далее также - ТК) на своих сотрудников.

Указанными НПА предусмотрены порядок и основание для подобных изменений.

Заполнение трудовой книжки при смене фамилии (образец)

Основаниями для подобных изменяющих действий является паспорт, а также свидетельство о заключении брака (или, в случае если фамилия изменяется на прежнюю после расторжения брака, свидетельство о его расторжении) и иные документы. При этом в трудовой книжке должна быть сделана ссылка на реквизиты этих документов, а именно номер и дату.

Инструкция требует, чтобы запись в трудовой книжке об изменении фамилии была внесена следующим образом: по старой фамилии проводится черта и вписывается новая фамилия. Ссылки на реквизиты документов осуществляются на внутренней стороне обложки ТК. Затем они подписываются уполномоченным лицом и заверяются печатью организации или кадрового подразделения.

Также обращаем внимание, что трудовую деятельность работника помимо трудовой книжки сопровождают и иные документы, в которых указывается фамилия, соответствующая документу, удостоверяющему личность (например, трудовой договор, должностная инструкция, и т.п.).

Обязанность вносить в них соответствующие изменения трудовым законодательством не установлена. Следовательно, работодатель (организация или индивидуальный предприниматель) вправе самостоятельно определить необходимость внесения либо невнесения изменений в такие документы.

Достаточно часто работники кадровых подразделений сталкиваются с необходимостью изменить какие-либо данные работника. Например, заменить фамилию человека на новую. При смене фамилии работника в трудовой книжке сотрудник кадрового подразделения должен соблюдать определенные правила. Замена персональных данных независимо от ее причины, производится только на основании подтверждающих этот факт бумаг, выданных официальными органами.

Причины замены фамилии

Самая распространенная причина для смены записи о фамилии — заключение либо расторжение брачных отношений.

Однако в законодательстве предусмотрена и возможность изменения фамилии, имени или отчества по желанию человека. С 14 лет для этого необходимо согласие родителей, опекунов или других законных представителей, после совершеннолетия достаточно простого желания человека, который меняет какие-либо персональные данные.

Человек может захотеть изменить неблагозвучную фамилию или написанную в его основных документах с ошибкой.

Например, фамилия матери и ребенка одна — Пировы. Но при оформлении документов, удостоверяющих личность, была допущена ошибка, и мать записали как Перову. Позднее были оформлены и другие документы на фамилию с ошибкой. При оформлении визы для выезда за границу ошибка стала причиной для отказа в выезде ребенка, так как фамилия у родителя получается другая.

Пришлось пойти на замену фамилии матери и, соответственно, замену документов или записей о старой фамилии.

Замену фамилии, имени или отчества производят органы ЗАГС по заявлению гражданина или его законных представителей.

Там же человек получает и документ, который помимо паспорта, будет обосновывать необходимость внесения новых сведений в остальные бумаги, регламентирующие трудовую деятельность сотрудника, например, в .

Порядок изменения записи в трудовой книжке

После изменения Ф.И.О. необходимо поменять запись о персональных данных в трудовой книжке. Для этого нужно предпринять ряд действий, так как книжка является документом строгой отчетности и одного желания сотрудника или нового паспорта для исправления записи на актуальную недостаточно.

В законодательстве не установлены сроки, в которые необходимо известить нанимателя об изменении персональных данных, но лучше сделать это как можно быстрее, так как в дальнейшем могут возникнуть проблемы, например, с получением социальных пособий или оформлением пенсии.

Порядок внесения изменений и дополнений в этот документ регламентируется двумя постановлениями — Правительства РФ от 16.04.03 No225 и Минтруда РФ от 10.10.2003 No69.

Изменить запись о персональных данных может руководитель фирмы или уполномоченное им лицо, которое ведет учет и вносит записи в документ.

Для этого необходимо уведомить нанимателя об изменении данных и предоставить документы, которые подтверждают факт изменения.

Законодательство не предусматривает, в каком виде сотрудник подает просьбу об изменении персональных данных в книжке. Он может сделать это в устной или письменной форме.

Форма заявления может быть любой. Если просьба о замене фамилии оформляется в письменном виде, то в обращении к нанимателю указывают:

Смена фамилии в трудовой книжке производится на основании паспорта с новыми данными и документа, выданного органами ЗАГС, которые подтверждают изменение.

К заявлению прилагают копии этих документов, заверенные работником кадрового подразделения или иным лицом, которое отвечает за кадровый учет в организации.

На основании заявления сотрудника, руководитель издает приказ (распоряжение) о внесении изменений в трудовую. Такую замену необходимо произвести в кратчайшие сроки, после издания приказа. Так как руководитель компании и сотрудники кадровых служб, которым делегированы полномочия на ведение кадрового учета, несут ответственность за правильность и актуальность его ведения.

Несвоевременная замена устаревших сведений может стать основанием для применения мер дисциплинарной, административной, а в некоторых случаях и уголовной ответственности для должностного лица.

Запись в трудовой книжке о смене фамилии

Изменение вносят в два этапа. Во-первых, на титульном листе зачеркивают одной горизонтальной чертой старую запись и рядом пишут новую фамилию.

Старые данные должны быть читабельными, нельзя их заштриховывать или замазывать корректирующей жидкостью и писать поверх предыдущей надписи новую.

Во-вторых, в трудовую книжку заносят данные о документе, который служит основанием для исправления записи. Как правило, это свидетельство, выданное органом ЗАГС.

Сведения о документе-основании изменения данных нужно записывать полностью, без сокращений.

В трудовую книжку вносят:

название документа;
его серию и номер;
орган, который его выдал;
дату выдачи.

При смене фамилии, запись в трудовую книжку можно сделать по следующему образцу:

Фамилия с «Кравилина» изменена на «Сердолицкую» на основании свидетельства о расторжении брака № I-СПБ 456780, выданного Мирненским районным отделом ЗАГС, 12.08.2018 года.

Эту запись проставляют на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Если места не хватает, например, владелица документа меняет персональные данные не первый раз, то запись можно делать на задней стороне обложки трудовой книжки.

Сведения о документе, который послужил основанием для внесения изменений, заверяет своей подписью лицо, вносившее исправление. Указывается должность и Ф. И. О. кадровика, внесшего новую запись, а также ставится и дата изменения. После этого запись о документе-основании дополнительно заверяется печатью организации или кадрового подразделения.

Исправление ошибочной записи о фамилии

При первоначальном оформлении трудовой книжки или внесении данных о новой фамилии и других персональных данных, по невнимательности работника кадрового подразделения, который ее заполняет, может появиться описка.

Например, часто путают буквы «о» и «а», «и» и «е». Или неверно указывают имя человека, если оно предполагает двоякое написание — «Наталья», вместо указанного в удостоверении личности «Наталия».

В таком случае, алгоритм действий зависит от того, когда была замечена ошибка. При оформлении трудовых отношений в первый раз, работник проверяет правильность персональных данных на титульном листе документа и ставит свою подпись. Если ошибка была замечена в этот момент, то можно просто заменить трудовую книжку на новую, а предыдущую утилизировать с оформлением соответствующего акта.

Когда ошибку не заметили сразу, и в книжку внесены записи о трудовой деятельности человека, то действуют по тому же алгоритму, как и при смене персональных данных на новые. Основанием для внесения изменений в таком случае может выступать паспорт или другой документ удостоверяющий личность.

Никаких подчисток, подрисовывания одной буквы вместо другой, использования корректирующей жидкости на титульном листе быть не должно. Такие исправления делают документ недействительным.

Смена фамилии при переходе к другому нанимателю

В законодательстве нет четкого определения ситуаций, когда изменения в трудовую книжку сотрудника должен вносить предыдущий или новый наниматель.

В случае, когда эти изменения произошли во время работы на прежнем рабочем месте, обратиться можно и к предыдущему нанимателю. Исключением становится ситуация, когда организация, в которой работал человек, ликвидирована, и соответственно, вносить новые персональные данные некому.

Если смена фамилии произошла после увольнения работника, то сведения меняют уже при трудоустройстве на новое место работы.

Пример 1: в период увольнения с прежнего места работы, женщина одновременно расторгла брак и решила вернуться к девичьей фамилии. Чтобы не усложнять процесс увольнения, она не уведомила об этом предыдущего работодателя. При приеме на новую работу она поставила в известность о факте изменения персональных данных нового работодателя.

В такой ситуации, можно внести изменения при приеме сотрудника в штат организации.

Для этого работник пишет заявление на прием, а также на изменение персональных данных. При этом можно оформить трудовые отношения и внесение изменений одним приказом.

Пример 2: сотрудник, при увольнении обратил внимание, что фамилия на титульном листе трудовой указана с ошибкой. В такой ситуации он может потребовать внести исправление на старом месте работы, а может попросить изменить написание фамилии уже у нового работодателя.

Пример 3: после увольнения женщина оформляет брачные отношения и, соответственно, меняет свою фамилию на фамилию мужа. В таком случае запись о новых данных на титульном листе трудовой делают работники кадрового подразделения при устройстве на новую работу.

Другие документы, куда вносят изменения

Кроме изменений титульного листа трудовой книжки необходимо заменить устаревшие сведения и в остальных бумагах, которыми регламентируется трудовая деятельность сотрудника.

В первую очередь, это личная карточка сотрудника. Для этого работник кадрового подразделения зачеркивает запись о старой фамилии, а также вносит данные о документе, основании для смены персональных данных. Делается это по аналогии с записью о таком документе в трудовой книжке.

Кроме того, можно оформить личную карточку повторно, с указанием причины замены. В личное дело сотрудника также вносят запись о смене фамилии, и указывают основание для такого изменения.

Помимо этого, необходимо заменить персональные данные:

Вносят изменения и в должностные инструкции работника. Оно может быть оформлено дополнением или такой документ можно подписать заново, с указанием новой фамилии.

Также переоформляют используемые работником ключи ЭЦП, доверенности, выданные нанимателем для выполнения трудовых обязанностей и другие бумаги.

Дополнительно уведомляют ПФР для внесения актуальных сведений в пенсионный учет и выдачи нового СНИЛС.

Замена данных в трудовом и иных видах договоров

Перечень данных, которые должны указываться в трудовом договоре, указан в ст. 57 ТК РФ. При этом законодательство позволяет дополнить этот документ недостающими сведениями, без его перезаключения.

При изменении фамилии необходимо внесение изменений во все личные документы: паспорт, водительское удостоверение, банковский счет, трудовую книжку и т. п. Исправления в большинстве документов (например, в паспорте) не разрешено, поэтому в этом случае нужно обменивать документ. Другое дело – трудовая книжка, она не подлежит замене. Здесь допускается корректировка. Рассмотрим, как при изменении фамилии корректируется запись в трудовой книжке.

Документы, необходимые для исправления

Для того чтобы сотрудник отдела кадров смог исправить фамилию в трудовой, работник должен представить документ, в котором указана причина смены фамилии, и гражданский паспорт с новыми данными.

Перечень исходных документов:

свидетельство о заключении брака;
св-во о расторжении брака;
иные документы, выданные государственными органами РФ.

Сведения об исходнике должны быть занесены в трудовую книжку.

Процедура корректировки личных данных

Дополнительная информация

Изменение данных производится на основании заявления работника. Форма заявления стандартная, с просьбой о внесении изменений. Обязательно под датой и росписью заявителя необходимо в приложении указать перечень копий паспорта и свидетельства, на основании которых нужно произвести смену индивидуальных параметров трудящегося.

Внести изменения в трудовую должен тот работодатель, во время работы у которого произошла перемена фамилии сотрудника. Если же по каким-либо причинам это не было сделано, то исправления вносятся следующим работодателем данного гражданина.

Работник должен уведомить о смене фамилии отдел кадров или, если компания небольшая, непосредственно работодателя. Сотрудник должен письменно или устно известить руководство о смене фамилии, представить все необходимые документы и их ксерокопии. Подача письменного заявления не является обязательной, но может быть регламентирована внутренними актами организации. После этого выпускается приказ, на основании которого в трудовую вносится корректировка (Постановление правительства №225 от 16.04.2003 года).

Делается это следующим образом:

недействительная фамилия вычеркивается одной чертой, а рядом (в этой же строке или над ней) пишется новая;
на первом развороте слева, на внутренней части обложки трудовой книжки, вписываются реквизиты документа-основания (номер, серия, дата выдачи). Заверяется данная информация подписью (с расшифровкой) сотрудника, вносившего изменения, и печатью организации.

Для наглядности можно посмотреть образец корректировки:

Копии документов, представленных для исправления фамилии, заверяются начальником отдела кадров (или руководителем организации) и вкладываются в личное дело работника.

Смена фамилии в прочих рабочих документах

Заполнение трудовой книжки при смене фамилии – это лишь часть необходимых действий, корректировке подлежат и другие индивидуальные рабочие формуляры сотрудника.
Это следующие документы:

личное дело,
карточка формы Т-2,
счет сотрудника формы Т-54,
табель рабочего времени,
график выхода сотрудников в отпуск,
платежные ведомости и прочие бухгалтерские документы.

Подробно о том, как внести изменения в трудовую книжку

Последствия отсутствия корректировки фамилии в трудовых документах

Изменение фамилии в трудовой книжке после замужества или вследствие других причин – обязанность отдела кадров, но инициировать это должен сам сотрудник путем устного или письменного заявления об этом. Если работник не предоставит информацию для изменения своей фамилии в трудовой книжке, то это может иметь негативные последствия. Дело в том, что документы с неактуальными персональными данными перестают быть действительными.

Случается, что после расторжения брака возвращают вновь на ту фамилию, которая была до супружества. В этом случае необходимо указать, что брачная фамилия заменена на добрачную, на основании свидетельства о расторжении брака.

Простой пример: гражданка Иванова после замужества не сочла нужным подать заявление на корректировку фамилии в трудовой книжке. Спустя год она вышла на пенсию. Сотрудники Пенсионного фонда не смогли своевременно оформить ей пенсионное пособие ввиду несоответствия фамилий, указанных в ее гражданском паспорте и трудовой книжке. Ситуация разрешилась лишь спустя несколько месяцев, после долгого разбирательства и приведения документов в порядок.

Если у вас есть вопросы, пишите в комментариях

Среди многочисленных жизненных ситуаций встречается и такая, как изменение фамилии. Это влечёт за собой замену множества личных документов. Ведь это фактически смена персональных данных. Для трудоустроенного человека важнейшим документом, по крайней мере до 2021 года, когда в действие будет введён электронный кадровый учёт всех работников страны, является трудовая книжка. Задача кадровика - правильно внести в неё изменения.

В каких ситуациях меняется фамилия в трудовой книжке

Самые распространённые варианты изменения фамилии в трудовом документе:

работница вышла замуж, реже, но бывает, что муж берёт фамилию жены;
супруги развелись, и жена возвращает свою прежнюю фамилию (что тоже бывает, когда женщина даже таким образом не хочет вспоминать своего бывшего);
человек просто решает изменить имя или фамилию по личным соображениям.

По законодательным актам, предусматривающим идентификацию гражданина, процедура изменения Ф. И. О. в некоторых случаях должна сопровождаться полной заменой документов, содержащих персональную информацию о человеке. К примеру, подлежат замене паспорт, СНИЛС, водительские права. А есть документы, в которых допускается просто внесение корректировок, сюда как раз и относится трудовая книжка.

Следовательно, как только в персональных данных работника произошли изменения и им был получен на руки новый паспорт гражданина РФ, он обязан предупредить своего нанимателя об этом. И кадровый служащий, и работник должны понимать, что этот вопрос важен для обеих сторон:

при обнаружении ошибок и несостыковок во время сдачи налоговой и страховой отчётности (СЗВ-М, справки 2-НДФЛ и пр.) компании грозят штрафы и пени - минимум 500 руб. за сотрудника, и это только в ПФР;
для работника такая безответственность чревата потерей трудового стажа и пенсионных баллов, если трудовая книжка будет признана недействительной. По крайней мере, при выходе на пенсию ему придётся побегать по инстанциям, доказывая свою правоту.

Не всегда работники уделяют внимание кадровому документообороту и задумываются над последствиями такой небрежности. Человек может тянуть до последнего с визитом в кадры. Поэтому совет всем руководителям, ИП и кадровикам: оптимальный вариант стимулирования сотрудников - визировать при приёме на работу ознакомление с внутренним актом, предупреждающим об ответственности за несвоевременное предоставление уточнённых/изменённых личных документов. Для этого в документ (как правило, это положение о персональных данных, но может быть трудовой контракт или должностная инструкция) надо вписать пункт: «Работник должен своевременно, в срок не позднее 5 (пяти) рабочих дней с даты внесения изменений в персональные данные, будь то Ф. И. О., прописка или место проживания, известить об этом работодателя в письменном виде и представить подтверждающие документы». Наниматель имеет право установить любой срок, но лучше рационально подходить к этому вопросу, без фанатизма, но не затягивая. Сотрудник должен поставить свою подпись в листе ознакомления или на самом документе. При возникновении спорных моментов важно, чтобы ответственность была документально закреплена.

Кадровику - инструкция и образец внесения записи о смене фамилии в трудовую

Со слов работника кадровик не имеет права ничего менять в кадровом делопроизводстве по конкретному сотруднику. Это регламентировано Постановлением Правительства РФ № 225 , которое устанавливает общие положения по ведению и учёту трудовой документации по работникам.

Работник должен представить в отдел кадров либо индивидуальному предпринимателю подтверждающие документы:

паспорт с новыми персональными данными;
свидетельство о заключении или расторжении брака, если фамилия менялась на этом основании;
если человек по собственной инициативе изменил имя, отчество или фамилию - свидетельство о смене;
в крайних случаях - замещающий документ, идентифицирующий личность, это может быть загранпаспорт или новое водительское удостоверение.

Ответственный сотрудник кадровой службы должен лично удостовериться, что представленные документы законны и дают возможность внести корректировки. Он сверяет информацию и после этого принимает решение об изменении в трудовой. С новых документов нужно снять ксерокопии и сохранить их в личном деле работника. Законодательство не регулирует точные сроки и очерёдность действий по внесению корректировок в трудовую документацию.

Сотрудник отдела кадров не имеет права требовать от человека написать заявление о внесении исправлений в кадровый документ. Нормативные акты этого не предусматривают. Но эксперты рекомендуют всё-таки пройти эту процедуру, чтобы обезопасить стороны, если возникнет спорная ситуация. В заявлении работник должен кратко дать обоснование причины корректировок и в приложении указать вводные данные.

Зявление работодателю о внесении изменений в трудовую сопровождается подтверждающими документами

Как правило, на предприятии существует стандартная практика внесения всех заявлений в определённый журнал, кадровик должен зарегистрировать это заявление в нём.

В журнал регистрации заявлений работников вносятся все заявления: на отпуск, о корректировке в кадровых документах и другие

После этого остаётся ещё один шаг до внесения корректировок в трудовую - издание приказа о внесении в неё уточнений. Это необходимая процедура, которая страхует работодателя от технических ошибок и несостыковок. Формируется приказ стандартно:

Указываем дату составления распоряжения.
Формулируем цель документа - об изменении фамилии в учётных документах.
Вносим старые и новые данные по работнику.
Уточняем основания для внесения изменений.
Ставим дату, визируем исполнителем распоряжения и руководителем компании.
Знакомим работника с распоряжением (обязательна его виза об ознакомлении).
Заносим реквизиты приказа в соответствующий журнал учёта.

Приказ об изменении фамилии в учётных документах заполняется по стандартной форме

И вот теперь, после всей предварительной подготовки, кадровик может приступить к внесению изменений в личный кадровый регистр работника. Документ, который регламентирует правильность оформления и внесения изменений в трудовые книжки, - Постановление Минтруда РФ № 69 от 10.10.2003.

Алгоритм действий при внесении корректировок в трудовую книжку выглядит следующим образом:

На основании вышеуказанного руководства по оформлению трудовых (смотри пункт 2.3 Инструкции Минтруда) корректировки должны быть внесены на правый титульный лист трудовой книжки (первый разворот). Изменения вносятся путём зачёркивания предыдущих данных одной тонкой чертой, чтобы старые данные оставались читабельными. По возможности следом (а если не входит в одну строку - над зачёркнутой фамилией) аккуратно вписываются новые данные (фамилия, имя или отчество).
В основной части аккуратно меняем фамилию
В левой части титульного разворота необходимо сформулировать причину и основания внесения изменений. Для этого нужно разборчивым почерком проставить дату, серию и номер документа, который подтверждает произошедшие изменения в идентификационных данных. Корректировка в обязательном порядке должна быть завизирована руководителем организации или индивидуальным предпринимателем, начальником службы управления персоналом или другим уполномоченным работником. На пересечении с записью, ближе к краю ставится печать предприятия (если есть).
В левой части обложки указываются основания, по которым внесены исправления в фамилию работника
Что ещё следует учесть при внесении уточнения:
- запись должна быть сделана одним цветом;
- запрещено оформлять трудовую с помощью гелевой ручки;
- фамилия вносится полностью (когда фамилия становится двойной, например, Петрова-Воткина, нужно зачеркнуть устаревшее - «Петрова» и прописать полную новую фамилию).

Корректировки внесены. Отметим, что при оформлении трудовой документации не рекомендуется забирать оригиналы подтверждающих документов у работника (взять нужно, но только копии). Уточнения рекомендуется делать в его присутствии.

Если работник повторно меняет фамилию (например, при разводе) процедура повторяется:

старые данные зачёркиваются;
на свободном месте вписываются обновлённые данные;
указываются реквизиты документа, ставится виза ответственного лица, печать.

Видеоинструкция: как внести изменение фамилии в трудовую

В какие ещё кадровые документы вносятся коррективы

При изменении персональных данных о сотруднике кадровикам придётся исправить информацию и в другой кадровой документации:

В журнале учёта трудовых книжек.
В лицевом счёте сотрудника (форма № Т-54), по которому учитываются все выплаты работнику на предприятии.
В личной карточке служащего (форма № Т-2), здесь помимо изменения фамилии нужно обновить данные паспорта.
Сведения о смене фамилии и паспорта вносятся в личную карточку работника
В трудовом контракте. Для этого составляется дополнительное соглашение, где опять же дублируются основания для внесения корректировок, устанавливается срок ввода в действие новых персональных данных человека.
Дополнительное соглашение к трудому договору фиксирует изменение личных данных работника
В графике отпусков, ведомостях, другой кадровой документации.

Если человек самостоятельно не получил СНИЛС, эта задача возлагается на работодателя. Для получения пенсионного свидетельства кадровику (или бухгалтеру, в зависимости от того, кто на предприятии занимается этим вопросом) нужно оформить и направить в региональное подразделение ПФР пакет документов, куда должны входить:

заявление-анкета по форме АДВ-2, обратите внимание, что в заявлении должна стоять обновлённая подпись человека, поменявшего фамилию;
опись-перечень документации (форма АДВ-6);
предыдущий СНИЛС сотрудника;
ксерокопия нового паспорта работника.

Если изменения были внесены с ошибкой: как исправить

Ошибка даже в одной букве фамилии может привести к признанию трудового документа недействительным. В связи с чем человек может потерять весь свой наработанный к тому времени стаж.

Самые распространённые ошибки в заполнении титульного листа документа:·

неправильно указаны Ф. И. О. работника;·
не стоит печать предприятия, когда она есть;
нет визы ответственного лица, имеющего право заполнения трудовой, и её расшифровки;
дата оформления книжки сознательно показана неточно (это делается, как правило, для увеличения трудового стажа).

Если ошибка всё-таки допущена, исправлять её нужно обязательно, но при этом запрещено:

вносить коррективы с помощью гелевой ручки, так как состав пасты неустойчив к воде и истиранию;
использовать корректор - только зачёркивание тонкой линией.

Что ещё важно:

исправления вносятся разборчивым почерком;
обязательны реквизиты подтверждающих документов;
ставятся расшифровка подписи лица, внёсшего коррективы, и печать организации;
внести коррективы необходимо сразу, как только была замечена ошибка, вне зависимости от того, допущены неточности на предыдущей работе или на нынешней (кто обнаружил, тот и исправляет).

Трудовая книжка - важнейший документ в жизни работающего человека. Поэтому относиться к нему нужно ответственно и грамотно. Кадровым работникам следует помнить, что от этого личного регистра во многом зависит сумма будущей пенсии человека и его спокойствие при её оформлении. Сплошь и рядом случаются ситуации, когда работник, выходя на пенсию, обивает пороги учреждений, чтобы добиться справедливости. И всё «благодаря» некомпетентности кадровика.

Возможно, будет полезно почитать: