Что такое счет-фактура и универсальный передаточный документ? Можно ли использовать их одновременно? Универсальный передаточный документ: полезен ли он налогоплательщику.
Универсальный передаточный акт объединяет сразу несколько документов: первичную учетную бумагу и счет-фактуру, отражающую ту или иную операцию. Но в основе УПД лежит сама форма счета-фактуры, дополненная определенными реквизитами.
Все заключается в том, что налогоплательщики не могут самостоятельно разрабатывать данный тип документа в отличие от других форм документов на выполненные работы. (НК РФ ст. 169 п. 8).
На основании данного документа ведется бухгалтерский учет, списываются затраты по исчисленному налогу на полученные доходы, заявляется налоговая льгота по НДС.
Подобное объединение основных функций достаточно закономерно и вполне логично, ведь правильное оформление первичных учетных бумаг необходимо для своевременного финансового учета на предприятии.
В связи с чем, при реализации продукции с использованием подобной бумаги, предприятие имеет право объединять в ней сведения, отражающиеся в формах ТОРГ-12, М-15, ОС-1, 1-Т.
Можно ли использовать бланк УПД вместо товарной накладной?
Предъявление продавцом универсального передаточного акта вместо счета-фактуры не может служить отказом для предоставления вычета по НДС.
Документ содержит все основные данные счета-фактуры , то есть, по сути, является ее дубликатом, но при этом содержит дополнительные реквизиты остальных первичных бумаг.
В каких случаях может понадобиться вы узнаете, прочитав статью по ссылке.
В свою очередь, НК РФ не запрещено заносить в счет-фактуру другие данные, а, следовательно, УПД можно применять в качестве основания для предоставления вычета по НДС.
Образец заполнения УПД. Преимущества передаточного универсального акта
При составлении налоговой отчетности достаточно удобно использовать подобную бумагу по следующим причинам:
- сокращаются объемы документации;
- уменьшаются трудовые затраты, ведь сокращается время на заполнение, ведение документации;
- снижается объем документов для передачи в ФНС.
Правильно заполненный УПД будет служить основанием для налогового вычета, либо может использоваться для подтверждения произведенных расходов.
- Вступительная часть практически аналогична счету-фактуре, лишь с тем отличием, что в акте имеется «Статус», несколько дополнительных граф «Код работ/продукции, услуг» и «№ п/п» и поле, где указывается количество листов документа. «Статус» предполагает на выбор два варианта: передаточный акт и счет-фактура; передаточный документ. Код «Услуг, работ/продукции» указывается: ОКУН, ОКВЭД в отношении услуг и работ; артикул продукции.
- На основании условий сделки, отражаемых в соглашении, при учете затрат применяется несколько либо одна дата, указываемая в строках 16, 1 и 11. Если согласно договору допустимо использовать все даты, то при учете НДС продавец указывает дату отгрузки (стр. 11), а приобретатель – дату приемки (стр. 16).
Даты необходимо проставить во всех строчках, чтобы не возникло вопросов со стороны налоговой.
- В строках 2 «Продавец» и 6 «Покупатель» отражается информация об участниках правоотношений. К примеру, при передаче прав на владение имуществом – пользователя и правообладателя, а при передаче произведенных работ – заказчика и подрядчика. Остальные данные, соответствующие сведениям, содержащимся в счете, заполняются с учетом требований Приложения № 1 к государственному Постановлению 1137.
- В строчке «Основание передачи» отражаются данные о финансовой деятельности и определенных условиях осуществленной сделки с указанием реквизитов договоренности, соглашения либо поручения.
- В строчке «Сведения об основном грузе и транспортировке» указываются данные транспортных документов, складских списков о перемещениях, информации о грузе (комплектации, весе и количестве).
- В строки 10 и 15 заносятся ФИО, должность и подписи соответствующих лиц. Если продукцию передает один и тот же человек, ответственный за подписание фактура, то подпись можно не проставлять, а только внести должность и инициалы.
- Строчка 12 предназначена для занесения сведений об отгрузке. Соответственно в 17 строке «Другие данные о приемке/получении» указываются данные о наличии претензий либо информация о документации.
- В строчках 18 и 13 отображается информация о должностных лицах, ответственных за правильное оформление факта финансовой деятельности с обязательным указанием ФИО.
Также УПД при необходимости можно дополнить другими строчками, к примеру, если в компании ответственность за оформление документов подобного рода лежит на нескольких лицах, разрешено внести сроки 18а и 13а с указанием подписи, инициалов и должности.
- Строчки 19 и 14 предназначены для указания названия и других реквизитов, определяющих финансовых субъектов сделки, которые составили передаточный документ. Здесь может быть отражена информация о должностном лице, ведущем бухгалтерский учет на основании соглашения либо данные об агенте, передающему другой стороне сделки продукцию, приобретенную у продавца, но уже от своего имени.
Эти два реквизита обязательны, но если в бумаге будут проставлены официальные печати с указанием полного наименования всех заинтересованных сторон сделки, то данные строки можно не заполнять.
Универсальный передаточный документ (УПД) - специально разработанный бланк, объединяющий в себе первичный документ для целей бухучета и счет-фактуру. Зачем разработали бланк УПД? Кто и когда может его применять? Как его заполнить? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в материале далее. Вы также сможете скачать бланк УПД в форматах Excel и Wordи посмотреть образец его заполнения.
Предпосылки для применения УПД
Реализация товаров у плательщиков НДС, как правило, сопровождается оформлением двух документов:
- первичного учетного — в силу законодательства о бухучете (ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ);
- счета-фактуры — по требованию налогового законодательства (пп. 1, 3 ст. 168, п. 1 ст. 169 НК РФ).
Форма счета-фактуры утверждена постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. А в п. 9 Правил заполнения счета-фактуры, содержащихся в том же постановлении, говорится о возможности добавления строк или граф для дополнительной информации. Налоговый кодекс тоже не содержит запретов на дополнение этого документа. Также еще с 2013 года любая организация может разрабатывать собственные первичные документы для целей бухучета (п. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ). В связи с этим налоговики решили упростить процедуру оформления документации для продавцов и предложили единый документ на базе счета-фактуры.
ВАЖНО! Применение этого документа может осуществляться по выбору организации. Он не является обязательным, он только призван облегчить труд бухгалтеров и уменьшить затраты организаций.
Какой документ предложила ФНС?
Свое предложение ФНС оформила в письме «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры» от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@, где рекомендовала налогоплательщикам к использованию форму универсального передаточного документа (приложение № 1).
Этот документ включает все необходимые реквизиты, обязательные как для первичного учетного документа, так и для счета-фактуры. Налогоплательщик вправе применять его как для целей бухгалтерского учета, так и для целей налогообложения по НДС, а также по иным налогам. УПД, оформленный поставщиком, для покупателя является одновременно основанием как для вычета НДС, так и для подтверждения расходов по налогу на прибыль.
Если организация принимает решение об использовании УПД в своем документообороте, то ей необходимо учесть ряд организационных моментов , а также привести в соответствие рекомендуемый бланк с актуальной формой счета-фактуры.
Соответствие УПД и счета-фактуры
Поскольку с 01.07.2017, а затем с 01.10.2017 форма счета-фактуры менялась, бланк УПД также нуждается в корректировке, в том числе, в добавлении:
- строки 8 для указания идентификатора госконтракта. Заполняется эта строка теми, кто работает по госконтрактам, остальные здесь ставят прочерк.
- графы 1а для отражения кода вида товаров, вывозимых в страны ЕАЭС. При отсутствии экспорта в Белоруссию, Казахстан, Армению, Киргизию в графе ставится прочерк;
- указания на то, что УПД может быть подписан не только индивидуальным предпринимателем, но и уполномоченным им лицом.
Также в бланке универсально-передаточного документа в графе 11 нужно изменить наименование на «Регистрационный номер таможенной декларации».
Скорректировать счет-фактурную часть УПД можно самостоятельно. Это подтверждает ФНС.
Обновленный бланк УПД в формате Word вы можете скачать на нашем сайте по ссылке , а бланк в формате Excel — ссылке .
Сроки оформления универсального передаточного документа
УПД должен соответствовать требованиям как главы 21 НК РФ, так и закона № 402-ФЗ. Только при соблюдении этих условий он может применяться в целях бухгалтерского учета и налогообложения (письмо ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@). Так, в соответствии с п. 3 ст. 168 НК РФ, счет-фактура при реализации товаров, работ, услуг (передаче имущественных прав) выставляется в срок не позднее 5 календарных дней с даты отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг (передачи имущественных прав). Первичный учетный документ, на основании п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ, должен быть оформлен при совершении факта хозяйственной жизни либо непосредственно после его окончания.
В силу данных требований УПД следует оформлять при совершении факта хозяйственной жизни либо сразу после него. В этом случае будут выполнены и условия закона № 402-ФЗ, и требования НК РФ. Дата составления документа отражается в строке 1 УПД «Счет-фактура № ____ от __________». Она должна соответствовать дате, которая отражается в строке 11 УПД «Дата отгрузки, передачи (сдачи) «__» __________ 20__ года».
При этом ФНС России допускает незначительную разницу между датой составления документа и датой отгрузки (Приложение № 3 к письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@) в следующих случаях:
- если отгрузка состоялась на следующий день после оформления документа;
- если оформление документа происходит после даты фактической отгрузки, когда это невозможно сделать во время совершения операции.
В любом случае УПД необходимо составить не позднее следующего рабочего дня после отгрузки.
Порядок и образец заполнения УПД
Начинается заполнение универсального передаточного документа с указания его статуса. Статус определяет, в каком качестве будет использоваться УПД: как счет-фактура и первичный документ (статус 1) или только как первичный документ (статус 2), обязательность заполнения ряда его строк.
В УПД со статусом 1 должны быть заполнены все реквизиты и для счета-фактуры, и для документа о передаче. Как счет-фактура УПД должен содержать все обязательные для счетов-фактур реквизиты, предусмотренные ст. 169 НК РФ и постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. Как первичный документ УПД должен содержать все обязательные реквизиты в соответствии с законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
В УПД со статусом 2 заполнение реквизитов для счета-фактуры не требуется. В этом случае данный документ используется только как передаточный и подтверждает лишь факт хозяйственной операции.
После указания статуса заполняется регистрационный номер УПД и дата его составления (строка 1). В УПД, имеющем статус 1, приводится порядковый номер в соответствии с хронологией нумерации счетов-фактур , а УПД со статусом 2 нумеруются в соответствии с хронологией нумерации первичных документов.
В случае исправления ошибок в ранее выставленном УПД по строке 1а отражают номер и дату, когда были внесены исправления. Исправления производят в порядке, аналогичном для исправления счетов-фактур .
Приводятся обязательные данные о продавце (строки 2, 2а, 2б) и покупателе (строки 6, 6а, 6б).
Информация о грузоотправителе (строка 3) и грузополучателе (строка 4) заполняется только при отгрузке товаров. При выполнении работ, оказании услуг в этих строках ставится прочерк .
Строка 5 «К платежно-расчетному документу» может не заполняться, если УПД используется только как передаточный документ.
В строке 7 приводятся указание валюты и ее код, а в строке 8 — идентификатор госконтракта при его наличии.
Заполнение табличной части производится в соответствии с порядком заполнения счетов-фактур с учетом следующих особенностей:
- В графе А «№ п/п» приводится номер записи в таблице, а графе Б «Код товара/работ, услуг» — артикул для товаров или код ОКВЭД для услуг. Заполнение этих граф не является обязательным.
- Необязательны к заполнению поля, предназначенные исключительно для счета-фактуры (если у УПД указан статус 2):
- графа 6 «В том числе сумма акциза»;
- графа 7 «Налоговая ставка»;
- графа 10 «Цифровой код страны происхождения товара»;
- графа 10а « Краткое наименование страны происхождения товара»;
- графа 11 «Регистрационный номер таможенной декларации» .
Затем в УПД проставляется количество листов, на которых он составлен, и под табличной частью документ подписывается ответственными лицами : руководителем и главным бухгалтером / индивидуальным предпринимателем. Полномочия по подписанию УПД могут быть переданы уполномоченным лицам. Если УПД не несет функцию счета-фактуры, а только передаточного акта, то подписи руководителя, главного бухгалтера/ индивидуального предпринимателя необязательны.
Подписи в УПД проставляются следующим образом:
|
Значение |
Особенности заполнения |
|
|
Ф.И.О., должность и подпись человека, отгрузившего товар / передавшего услуги, результаты работ, имущественные права |
Если Ф.И.О. и должность лица, совершившего отгрузку товара (передачу услуг, работ, имущественных прав), совпадают с Ф.И.О. и должностью лица, которое подписало счет-фактуру, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и Ф.И.О. |
|
|
Ф.И.О., должность и подпись человека, ответственного за оформление фактов хозяйственной жизни со стороны продавца |
Заполняется всегда, независимо от статуса документа. Если Ф.И.О. и должность лица, ответственного за оформление, совпадает с Ф.И.О. и должностью лица: · которое поставило свою подпись в строке 15, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и Ф.И.О.; · которое подписало счет-фактуру, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и Ф.И.О. |
|
|
Ф.И.О., должность и подпись человека, получившего товар/ услуги, результаты работ, имущественные права |
Заполняется всегда, независимо от статуса документа |
|
|
Ф.И.О., должность и подпись человека, ответственного за оформление фактов хозяйственной жизни со стороны покупателя |
Заполняется всегда, независимо от статуса документа. Если Ф.И.О. и должность лица, ответственного за оформление совпадают с Ф.И.О. и должностью лица, которое поставило свою подпись в строке 15, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и Ф.И.О. |
В УПД присутствуют три строки для указания даты:
- строка 1 — дата составления документа;
- строка 11 — дата отгрузки, передачи (сдачи);
- строка 16 — дата получения.
Независимо от того, совпадают ли эти даты или нет, в графе 3 «Дата и номер счета-фактуры продавца» в книге продаж в качестве даты отгрузки будет указана дата, приведенная в строке 11 УПД, за исключением случая, когда моментом определения налоговой базы является дата приемки работ (строка 16 УПД).
В графе 8 «Дата принятия на учет товаров (работ, услуг, имущественных прав) в книге покупок будет указана дата, приведенная в строке 16 УПД.
В строках 14 и 19 указываются наименования хозяйствующих субъектов, которые принимают участие в составлении документов со стороны продавца и покупателя. Здесь могут быть приведены данные о компании, ведущей бухгалтерский учет у продавца/покупателя по договору оказания бухгалтерских услуг. По строке 14 могут указываться также данные о комиссионере (агенте) передающем комитенту товар (работы, услуги), приобретенный у продавца от собственного имени. Если на УПД проставляется печать (необязательный реквизит) составителя документа, то строки 14 и 19 могут не заполняться.
Посмотреть и распечатать образец универсального передаточного документа можно здесь.
Итоги
Универсальный передаточный документ был разработан для облегчения оформления транзакций по продаже товаров, работ и услуг: один документ вместо двух. УПД является основанием для начисления или вычета НДС, для подтверждения доходов для продавца или расходов для покупателя. Проверка УПД налоговыми органами происходит по тем же критериям, что и проверка привычной первички и счетов-фактур. Налоговых рисков при применении УПД не возникает при условии его правильного заполнения.
УПД — универсальный передаточный документ , позволяет оформлять сделки по поставкам товаров, оказанию услуг и передаче прав от одного контрагента другому. универсальный передаточный документ может быть как в бумажном виде так и в электронном.
Мы подготовили для скачивания пустой бланк формы и заполненный образец УПД 2017 года. Вместе с новым УПД с 1 октября 2017 законодательство требует заполнять новый бланк .
В новую форму универсального передаточного документа можно самостоятельно добавлять новые строки и графа из новой счет-фактуры с учетом новых правил заполнения счета-фактуры с 1 октября 2017 года.
Скачать форму УПД и образец заполнения
Новая форма УПД 2019-
Образец заполнения УПД 2019 -
Пустой бланк новой формы
УПД с 01.10.2017 содержит ряд изменений по отношению к предыдущей версии документа от 1 июля 2017 года. Рассмотрим, что изменилось в новой форме и как заполнять документ.
Графа 1а «Код вида товаров»
- Если организация составляющая универсальный передаточный документ не отгружает товары в страны ЕАЭС: Беларусь, Армению, Казахстан, Киргизию, то в новой графе ставится прочерк;
- Если организация экспортирует товары в страны ЕАЭС, то в графе 1а «Код вида товара», надо ставить номер из решения Совета ЕЭК от 16.07.2012 № 54.
Строка 8 «Идентификатор государственного контракта»
- Если организация составляющая универсальный передаточный документ не работает в данном, конкретном случае с государственным заказчиком, то в строке 8 ставится прочерк.
- Если организация работает по госконтракту и госзаказчик присвоил номер госконтракта, договора (соглашения), то данный номер проставляется в строку 8. Если контрактам не присвоили государственный идентификатор, то в строке 8 ставится прочерк.
Графа 11 «Регистрационный номер таможенной декларации»
В графе 11 УПД следует указывать регистрационный номер таможенной декларации (ранее в графе 11 указывали номер декларации). Регистрационный номер таможенной декларации — присваивают на таможне, когда принимают от организации декларацию. Если организация на территории РФ занимается перепродажей импортных товаров, то регистрационный номер заимствуют из счета-фактуры поставщика товаров.
Индивидуальный предприниматель или иное уполномоченное лицо
В новой форме универсального передаточного документа появилась новая строка «иное уполномоченное лицо» наделенное правом ставить подпись в строке вместо ИП. Ранее строки «иное уполномоченное лицо» в документе не было и ИП приходилось ставить подпись в форме лично.
УПД 2019 — образец заполнения
Образец заполнения новой формы 2019 содержит заполненные строки и графы, согласно новым правилам заполнения. Новая форма универсального передаточного документа заполняется в соответствии с новым бланком счет-фактуры с 01.10.2017.
Образец заполнения новой формы с 01.10.2017
Образец заполнения формы 2019 -
УПД статус 1 и статус 2 — чем отличаются?
Универсальный передаточный документ бывает двух видов — со статусом 1 и статусом 2 и отличаются лишь в полноте заполняемых реквизитов.
УПД со статусом 1
УПД со статусом 1 — является единым документом заменяющим счет-фактуру и передаточный документ.
В документе со статусом 1 должны быть заполнены все реквизиты, которые заполняются одновременно и в счет-фактуре и в передаточном документе.
УПД со статусом 2
УПД со статусом 2 — является заменой передаточному документу (подтверждает передачу материальных ценностей).
В документе со статусом 2 должны быть заполнены реквизиты для документа о передаче материальных ценностей. Заполнять реквизиты для счет-фактуры не требуется.
Универсальный корректировочный документ УКД
Универсальный корректировочный документ претерпел изменения с 1 октября. УКД выставляют при изменении стоимости ранее отгруженного товара. Скачать новую версию можно по ссылке ниже.
Новая форма УКД с 01.10.2017 -
Консультация юриста по новой форме УПД и УКД
Остались вопросы по новой форме документа? Задайте бесплатный вопрос юристу и получите ответ в течение 15 минут. Либо оставьте комментарий по документу ниже под статьей, пользователи ресурса Я-Юрист.ру помогут с ответом.
Возможно, будет полезно почитать:
- Аббатство - это католический монастырь ;
- Самые распространенные расклады ;
- Быт и обычаи Обычаи и нравы 19 века ;
- К чему снятся жабы и лягушки: мужчине, девушке, женщине, беременной – толкования разных сонников ;
- Основные характеристики марса ;
- Должностная инструкция транспортного экспедитора ;
- Татаро-монгольское иго или история о том, как ложь стала правдой ;
- Журавль толкование сонника ;