Исполнение и контроль исполнения приказа. Кто может подписывать распоряжения? Можно ли регистрировать приказы по основной деятельности и приказы по личному составу в одном журнале? Если нет, то почему

Директором может быть один из учредителей предприятия, или же просто нанятый для управления и обеспечения качественного менеджмента предприятием грамотный специалист. Трудового договор с руководителем подписывался его работодателем, то есть одним из членов наблюдательного совета или учредителей. Логично считать, что приказ об увольнении директора также должен быть подписан тем же лицом.

ФС по труду и занятости РФ разъясняет, что издать приказ и подписать его вправе как работодатель директора, так и сам увольняющийся руководитель . Так как ООО все же частная компания, то чаще всего практикуется такой порядок: меняющий работу руководитель издает документ в отношении самого себя, а подписывает его один из учредителей, то есть собственников фирмы.

Закон «Об обществах…» от 08.02.1998 № 14-ФЗ также удостоверяет право руководителя издавать приказ и даже подписывать его в отношении всех сотрудников, не исключая и руководителя, так что если приказ подготовит инспектор по кадрам, а подпись под ним будет самого главы, это вполне допустимо с точки зрения законодательства.

В какие сроки издается?

Директор, принявший решение сменить место работы, направляет работодателю заявление об увольнении. Если обычный сотрудник обязан делать это за 2 недели до даты прекращения работы, то руководитель – за месяц. Получив заявление, учредители рассматривают бумагу коллегиально, на собрании, о чем составляется протокол. В протоколе фиксируют, кому поручат принять дела у покидающего свой пост руководителя и в какие сроки.

После принятия решения владельцами фирмы и должен быть издан приказ , а его дата – такой, чтобы все дела увольняющийся глава мог до истечения 30-дневного срока с датирования заявления успеть передать указанному работодателем человеку. Если обычно бумагу датируют днем увольнения, то в данном случае, учитывая степень ответственности директора и необходимость сдачи дел всей фирмы, приказ должен быть издан в срок, не более 1 месяца до даты аннулирования трудовых отношений и после заседания общего собрания учредителей.

Особенности составления

Бумага касательно расчета из фирмы может иметь типовую форму Т-8а, утвержденную Госкомстатом, а может быть составлена в произвольной форме, но при условии внесения в нее всех необходимых сведений. В случае с уходом главы фирмы лучше, если будут составлены оба эти документа. Если в типовом бланке информация больше касается кадрового учета, то другой приказ – об ином.

При увольнении с фирмы ее директора, в приказе о его увольнении должны быть данные :

Если для принятия дел назначена комиссия, то ее состав с указанием ФИО и должностей также нужно вписать в эту бумагу.

Как правильно ознакомить сотрудника?

Так как распоряжение об увольнении руководителя содержит указания о необходимости передачи дел по акту, то покидающего фирму ее главу логично ознакомить с приказом сразу же после его издания , а форму Т-8а предъявить в день увольнения.

В ст. 84.1 ТК РФ указано, что ознакомление увольняющегося сотрудника с распоряжением – обязательная мера. В случае с разрывом трудовых отношений самим директором необходимость в ознакомлении с таким приказом, или если их два, то с обоими, не пропадает: формальности должны быть соблюдены. К тому же, если в распоряжении по предприятию говориться о процедуре сдачи-приемки дел с оформлением акта, то подпись на нем увольняющегося руководителя нужна также, чтобы закрепить за ним эту обязанность.

Можно ли отменить и в каких случаях?

Как и любой иной приказ, такой документ отменить можно, соблюдая ряд последовательных действий. Если первое лицо в горячке написало заявление на расчет, а когда треволнения улеглись, и желание уходить пропало, для отмены увольнения необходимо, чтобы были созданы такие бумаги :

заявление от раздумавшего менять место работы директора о признании заявления на увольнение недействительным (адресовать следует работодателю, то есть учредителю фирмы);
приказ по предприятию об отмене ранее изданного приказа на увольнение.

Без особых проблем можно вернуть все на круги своя в течение того месяца, который дается главе до момента увольнения – на сдачу-приемку дел. Если же увольнение фактически и юридически состоялось, то отмена приказа станет невозможной. Ничего не выйдет и в случае, если на место рассчитавшегося уже принят, на ту же должность, новый глава фирмы.

Где и сколько хранится?

Приказ об увольнении директора, как и все иные аналогичные бумаги, относится к бумагам по личному составу, которые должны храниться на протяжении 75 лет. Оригинал подшивают в папку инспектора по кадрам с такими же листками, в хронологическом порядке. Эта папка находится в постоянном пользовании в течение текущего года, потом на протяжении 5-ти лет хранится в шкафу кадровика, после чего подшивается для сдачи в архив, где и будет лежать до истечения 75 – летнего периода.

Такие документы касаются стажа работников, и могут требоваться при пересмотре судами размеров пенсий или уточнений срока стажа работы. По истечению 75-летнего периода хранения бумаги подлежат утилизации .

При увольнении руководителя предприятия должны быть соблюдены все требования законодательства, как и при аннулировании трудовых отношений с любым сотрудником. Поэтому должно от директора поступить заявление на расчет, а потом быть издан приказ на увольнение. Такой документ можно отменить, если обратиться с соответствующим заявлением.

Его действие распространяется только на сотрудников этой организации. Все локально-нормативные акты, принимаемые работодателем, не должны противоречить российскому федеральному законодательству или законодательству субъектов Российской Федерации.
Приказами оформляются решения нормативного характера, решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы предприятия (организации).
Приказ по кадрам - документированное управленческое решение работодателя (его полномочного представителя) по основным вопросам кадровой работы. Полномочиями на издание приказов по кадрам, как правило, наделяется руководитель предприятия (организации, учреждения). К его полномочиям также относится отмена ранее изданных приказов, а в необходимых случаях - и ранее изданных распоряжений по кадрам. Распоряжение по кадрам - документированное управленческое решение работодателя (его полномочного представителя) по второстепенным вопросам кадровой работы. Полномочиями на издание распоряжений по кадрам обычно наделяются заместители руководителя предприятия (организации, учреждения), а также руководители обособленных структурных подразделений.
В каждой организации издаются приказы о приеме и увольнении, предоставлении отпуска, объявление поощрений и взысканий, изменение условий труда, присвоение разрядов, классности, установление размеров оплаты труда, командирование сотрудников и др.
Приказ по кадрам объявляется работнику, упомянутому в нем, под роспись. После ознакомления с документом работник расписывается на подлинном экземпляре приказа рядом с подписями руководителей, визировавших проект приказа, и ставит дату. В случае отказа работника от подписи факт ознакомления удостоверяется подписью начальника отдела кадров и непосредственного начальника работника.
При соблюдении правил работы с документами приказы должны печататься на специальных бланках или на стандартных листах плотной бумаги, пригодной к длительному хранению. По кадровым приказам ведется нумерация, отдельная от приказов по основной деятельности.

Классификация локально нормативных актов

Все приказы (распоряжения) по кадрам можно условно разделить на две функциональные группы:

издаваемые для документирования управленческих решений, непосредственно связанных с трудовой деятельностью работников предприятия;
издаваемые для документирования управленческих решений по другим вопросам кадровой работы, непосредственно не связанных с трудовой деятельностью работников предприятия.

Формы первичных документов, применяемых при ведении кадрового делопроизводства, утверждены Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004г. При этом, позже, после вступления с 01 января 2013 года Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, признаны не обязательными к применению. Исходя из части 1 статьи 7 и статьи 9 Федерального закона N 402-ФЗ руководителем экономического субъекта определяется также состав первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, и перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов.
В отношении документов, применяемых в кадровом делопроизводстве , применение утверждённых Госкомстатом форм более привычно для многих хозяйствующих субъектов. Запрета на использование унифицированных форм в Законе N 402-ФЗ не содержится, поэтому их по-прежнему можно применять, утвердив такое решение в учетной политике или отдельным приказом руководителя.
Кроме того, отказываться от применения всех унифицированных форм довольно рискованно.
В Информации N ПЗ-10/2012 Минфин России отметил, что обязательными к применению остаются формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на их основании (например, формы кассовых документов).
По учету кадров (в соответствии с Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 N 1) приняты следующие формы:

N Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу";
N Т-1а "Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу";
N Т-2 "Личная карточка работника";
N Т-2ГС (МС) "Личная карточка государственного (муниципального) служащего";
N Т-3 "Штатное расписание";
N Т-4 "Учетная карточка научного, научно-педагогического работника";
N Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу";
N Т-5а "Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу";
N Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику";
N Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам";
N Т-7 "График отпусков";
N Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)";
N Т-8а "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)";
N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку";
N Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку";
N Т-10 "Командировочное удостоверение";
N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении";
N Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника";
N Т-11а "Приказ (распоряжение) о поощрении работников".

Классифицировать приказы, при ведении кадрового делопроизводства, по срокам хранения можно руководствуясь «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее - Перечень). В небольших организациях, где кадровых приказов образуется немного, не требуется делить приказы по разновидностям. В то же время нумеровать все приказы по личному составу одинаково и подшивать в одно дело не допускается из-за различий в сроках хранения приказов данного вида. Ниже приведен пример разделения приказов на основании Перечня:

Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады) к ним:	Хранить	За исключением
а) по основной (профильной) деятельности Например: приказы об утверждении нового штатного расписания, о возложении обязанностей и др.	Постоянно	Присланные для сведения – до минования надобности Исключение составляют приказы, посвященные текущим проблемам (например, приказ о перенесении праздничных дней, которые пришлись на выходные дни). Такие документы хранятся три года.
б) по личному составу прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов); изменение фамилии; поощрения, награждения; оплата труда, премирование, различные выплаты; все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания (заработной платы); дежурства по профилю основной деятельности; длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда)		О дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках, в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутри российских и зарубежных командировках - срок хранения 5 лет
в) по административно - хозяйственным вопросам

С соответствии с указанными сроками хранения при разделении приказов, необходимо определить количество видов приказов, которые могут издаваться.
Вполне вероятно, что целесообразно будет раздробить приказы по основной деятельности и по личному составу на более мелкие группы для облегчения дальнейшей справочной работы. Классификация приказов будет индивидуальной для каждой организации. Можно, например, выделить приказы о поощрении и материальной помощи, т.к. они связаны с выделением и расходованием дополнительных финансовых ресурсов и существует необходимость особого контроля руководства за данным направлением работы. И, наконец, логично выделить в качестве отдельных разновидностей приказы об отпусках, дежурствах, взысканиях, а также о направлении работников в командировку, т.к. они имеют срок хранения 5 лет.
Каждой разновидности приказа присваивается свой делопроизводственный индекс (К, ОД, ЛС), каждая разновидность подшивается и хранится отдельно в соответствии с установленными сроками хранения. Индексация может быть: на основании цифр, на основе букв, или смешанной.

Приказ по основной деятельности. Приказы являются одними из наиболее важных документов фирмы.

Приказ – это нормативный документ, издаваемый директором фирмы для решения каких-либо задач (производственных или связанных с персоналом фирмы).

К приказам по основной деятельности относятся приказы по организации работы фирмы, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам.

Подготовка приказа включает:

Изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений
Подготовка проекта приказа
Согласование проекта со специалистами
Подписание приказа руководителем

Подготовку приказа осуществляет специалист фирмы по поручению руководства.

Приказ оформляется на общем бланке или на бланке приказа (если он был спроектирован ранее).

Приказ включает такие реквизиты, как:

Наименование вида документа – ПРИКАЗ
Дата (датой приказа является дата его подписания)
Номер (порядковый номер, например № 1, № 2 и т.д., нумерация производится в пределах года)
Заголовок (отвечает на вопрос «О чем?» , например «О реорганизации фирмы»)
Текст

Текст приказа состоит из двух частей. В первой, констатирующей , указываются основания издания приказа. Основанием являются нормативные документы государственных органов, решения Совета директоров и общих собраний акционеров либо производственная необходимость. Если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении, констатирующую часть приказа опускают.

Во второй части приказа, распорядительной , начинающейся со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», пишут:

«кому» (наименование должности, фамилия, инициалы)
«что сделать» (указывают конкретную работу)
«в какие сроки»

Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. Каждый пункт начинается с красной строки. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа.

Приказ может отменять действие ранее изданных документов, которые в этом случае указываются в тексте.

Визы (приказ согласовывается с главным бухгалтером, юрисконсультом и др. должностными лицами)
Подпись (приказ подписывается директором или его заместителями, которым предоставлено такое право)
Отметка об исполнителе

Приказ вступает в силу с момента подписания. Секретарь-референт организует ознакомление сотрудников с приказом. При необходимости подписанный приказ копируется и раздается исполнителям для работы. Первый экземпляр приказа подшивается в дело с приказами по основной деятельности.

Образец приказа:

«АБСОЛЮТ» П Р И К А З
20.05.2001 № 23 __

Об образовании юридической

В целях улучшения организационно-правового обеспечения деятельности фирмы, защиты ее интересов и оказания специалистам фирмы соответствующей консультационной помощи по юридическим вопросам, возникающим в процессе их основной работы

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Помощнику генерального директора фирмы по коммерческим вопросам Борисову Е.И. образовать юридическую службу к 01.06.2001 в составе:

Главного юрисконсульта – 1 штатная единица
Юрисконсульта по финансово-хозяйственным вопросам –1 штатная единица
Юрисконсульта по работе с персоналом – 0,5 штатной единицы

2. Главному юрисконсульту Степанову А.К. разработать и представить на утверждение директору фирмы проект Положения о юридической службе к 10.07.2001.

Главный бухгалтер

Помощник генерального директора

по коммерческим вопросам

Главный юрисконсульт

Антонова 265 76 88

Указание – распорядительный документ по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, поручений и т.п.

Указание оформляется на общем бланке или бланке указания (если он был спроектирован ранее). Указание подписывает руководитель фирмы или его заместители в пределах компетенции.

Указания оформляются аналогично приказу. Отличия заключаются в следующем.

Наименование вида документа – УКАЗАНИЕ
Распорядительная часть начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ»

Образец указания:

Открытое акционерное общество
«АБСОЛЮТ» УКАЗАНИЕ
_______________№______________

О введении в эксплуатацию

автоматизированной системы

документационного обеспечения

управления

На основании акта приема-сдачи работ от 15.05.2001 № 15 «О завершении экспериментальной проверки комплексов задач автоматизированной системы документационного обеспечения (АСДО)»

ПРЕДЛАГАЮ:

1. Руководителю службы документационного обеспечения фирмы Сергеевой О.Л. обеспечить ввод в эксплуатацию системы в функциональных службах фирмы к 01.06.2001.

2. Руководителям и специалистам служб ознакомиться с Инструкцией пользователям системы.

3. Руководителям отдела информации Фокину И.Н. провести обучение пользователей не позднее 10.06.2001.

Генеральный директор В.С.Семенов

Руководитель службы ДОУ

В.Н.Кораблева

Смирнова 233 45 80

Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый преимущественно по оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности фирмы

Распоряжение оформляется на общем бланке или бланке распоряжения (если он был спроектирован ранее). Подписывается распоряжением директором или его заместителями.

Распоряжение оформляются аналогично приказу. Отличия заключаются в следующем.

Наименование вида документа – РАСПОРЯЖЕНИЕ
Распорядительная часть начинается со слова «ОБЯЗЫВАЮ»

Трудоустройство к ИП. Сколько экземпляров трудового договора требуется? И куда нужно предоставить сведения?

Вам 1 с подписью и печатью ИП. Сведения он сам обязан предоставлять.

Денис Ошовский Ученик (218) 3 года назад

обычно делается 2 экземпляра договора, копию нужно предоставить в ФСС и ПФ, Посмотрите ФЗ 212

Людмила Высший разум (167790) 3 года назад

ИП, как работодатель заключает с вами трудовой договор в 2-х экз, один экземпляр остается у ИП, другой экземпляр передается вам. Издает приказ о приеме вас на работу. Основанием к приказу служит заключенный трудовой договор. В течении 5 дней работодатель обязан произвести запись в вашу трудовую книжку о приеме вас на работу.

Вопрос

Сколько экземпляров приказов должно быть в оригинале?

Ответ

Рассмотрев ваш вопрос можно сказать следующее, приказы по личному составу готовятся на фирменном бланке организации в ОДНОМ экземпляре, и он объявляется работнику под расписку.

Приказы по основной деятельности также готовятся в одном экземпляре. При необходимости с них делается копия и заверяется.

На это указывает и Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в котором говорится, что приказ (в единственном числе) подписывается руководителем.

Т.е. обычно готовится три экземпляра - один (оригинал), подписанный руководителем (руководитель подписывает только ОДИН экземпляр), два других Вы заверяете, в отдел кадров в Приказы по личному составу, другой (заверенная копия) - в бухгалтерию, третий (заверенная копия) - в личное дело.

Целесообразно в инструкции по делопроизводству упорядочить хранение оригиналов - определить, где хранится оригинал, и кому передаются копии. Приказы по личному составу относятся к деятельности отдела кадров, что также подтверждает и перечень хранения документов, поэтому оригинал с подписью работника должен быть в отделе кадров. При этом, ни в одном нормативном документе не написано что в бухгалтерии должны храниться оригиналы документов по личному составу. Поэтому делайте 1 оригинал, а остальным при необходимости копии.

Но если у вас есть документ, определяющий порядок хранения оригиналов приказа, то наличие в бухгалтерии или кадрах копии без росписи работника не может влечь ответственности работодателя, если на оригинале есть подпись работника.

Примечание:

При этом следует обратить внимание, что работник знакомится с документами, относящимся к его деятельности, но при этом также нет указания на то, что при изготовлении нескольких оригиналов приказов работник должен быть ознакомлен с каждым экземпляром оригинала приказа. Т.е. и в этом случае достаточно ознакомить работника с одним экземпляром оригинала приказа и иметь подтверждение факта ознакомления (роспись работника на оригинале).

1.Ответ: Как организовать документооборот в кадровой службе.

Порядок работы с документами

Порядок работы с документами в организации закрепите на локальном уровне. Основы документооборота. как правило, закладываются в положениях об отделах. Более подробно схему документооборота опишите в инструкции по делопроизводству организации.

При этом оборот документов в кадровой службе рассматривается как составляющая общего документооборота организации. Порядок работы с документами установлен в разделе 3 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33 .

Виды кадровых документов

На практике документы, с которыми работает кадровая служба, можно разделить на три группы:

распорядительные (приказы по основной деятельности и личному составу, распоряжения, указания, решения);

ЭКЗЕМПЛЯРЫ ПРИКАЗОВ

Количество копий приказов по личному составу нормативными документами не регламентировано. Оно может определяться на локальном уровне, например, в Инструкции по делопроизводству, действующей в Вашей организации. Если ничего подобного нет, то обычно копии приказов передаются всем заинтересованным подразделениям, практически всегда среди них имеется в подразделение, которое занимается начислением зарплаты (бух. отдел труда и зарплаты), подразделение, где ведутся личные дела и т.п. Если органиация небольшая, то можно по подразделениям копии вообще не раздавать, в своей работе все могут использовать одно дело с оригиналами приказов.

Делопроизводство в кадровой службе. Методические указания к лабораторным работам. Часть 1

Рассматриваются вопросы создания кадровой документации на основе Альбома унифицированных форм документов первичной учетной документации по учету труда при приеме, переводе и предоставлению отпуска сотрудника(м). Методические указания подготовлены на кафедре Информационное обеспечение управления и производства и предназначены для студентов специальностей 032001 очной и заочной форм обучения, изучающих дисциплину Делопроизводство в кадровой службе.

Делаю ЛИЧНЫЕ ДЕЛА сотрудникам, формирую все документы посмотрите, скажите что не так, может будет удобнее по другому.

вообще все, что касается определенного работника - лучше подшивать в его личное дело, пусть даже это будут и копии: приказов по приеме/увольнении, переводе на новую должность, взысканиях, всех заявлений и проч. Лишним точно не будет, и не упустите ничего важного из вида

Поскольку Трудовой кодекс не обязывает работодателя вести личные дела работников, вы вправе сделать это так, как вам удобно. Можно в документах организации оговорить порядок оформления ЛД, например, в Положении о кадровой службе, Положении о персональных данных работников или в Стандарте по управлению персоналом. У нас в ЛД подшиваются ксерокопии документов, которые работник предъявляет при приеме на работу, результаты медосмотра, заявление о приеме на работу, экземпляр трудового договора, экземпляр приказа о приеме на работу, согласие на обработку персональных данных. Далее по ходу работы - самые ключевые документы - экземпляры дополнительных соглашений к ТД, приказов о переводах, документы по аттестации работника, экземпляры приказов об изменении разряда / категории и т. п. Приказы (обязательно экземпляр каждого приказа, не пропуская) подшиваем по порядку в дела (сегрегаторы) по тематическому признаку. Каждому такому делу с приказами соответствует дело, куда подшиваются заявления работников или служебные записки должностных лиц, на основании которых изданы соответствующие приказы. Чтобы не было путаницы, такие заявления и сл. записки подшиваются не хронологически по дате написания, а по номерам приказов, для которых они послужили основанием. Внизу каждого заявления или сл. записки от руки прописываются реквизиты приказа. Очень удобно ориентироваться! Заявления на отпуск в ЛД не подшиваем, ЛД распухнет от таких подробностей. По номеру приказа о предоставлении отпуска работнику (его можно быстро найти, к примеру, в Личной карточке работника). заявление моментально найдется в нужном деле, как и сам приказ. Как-то так.

мне оч интересно, откуда пошло, что заявления и приказы на отпуск, должны храниться в личном деле? если должна быть папка с приказами и папка, куда подшиваются завления, поступающие от работников после их регистрации. Могу дать совет: ИНСТРУКЦИЯ О ПОРЯДКЕ ФОРМИРОВАНИЯ, ВЕДЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ В ГОС. ОРГАНАХ, УЧРЕЖДЕНИЯХ, ОРГАНИЗАЦИЯ ХВСЕХ ФОРМ СОБСТВЕННОСТИ

ПРИКАЗ

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем органа управления, действующим на основе единоначалия, для разрешения и основных, и оперативных задач его деятельности.

Приказ по основной деятельности предприятия или организации является нормативным документом (локальным нормативным актом), обязательным для исполнения всеми работниками.

Приказом по основной деятельности оформляются все решения руководителя, связанные с организацией работы предприятия и структурных подразделений, планированием, отчетностью, финансированием, оперативным управлением и другими направлениями текущей деятельности. Такие приказы называются инициативными.

Приказы издаются также, когда требуется довести до сведения работников предприятия законодательные, нормативные документы и решения, принятые вышестоящими органами власти и управления, организовать их конкретное исполнение или обеспечить соблюдение требований этих документов в текущей деятельности предприятия. Эти приказы относятся к категории изданных "во исполнение".

Приказы должны строго соответствовать действующему законодательству. Процесс их подготовки можно разделить на четыре этапа:

1 - изучение действующих законодательных, нормативных актов и методических документов, в соответствии с которыми строится и реализуется данное направление деятельности предприятия или организации;

2 - выявление ранее изданных по этому или подобным вопросам приказов или других распорядительных документов данного предприятия, анализ причин их неисполнения или особенностей выполнения;

3 - составление проекта документа, точное определение цели его издания, установление конкретных сроков и исполнителей, четкое формулирование распорядительных действий:

4 - оформление проекта приказа, его визирование, согласование и подписание.

Работы на третьем и четвертом этапах подготовки приказа проводятся практически одновременно.

Проект приказа по основной деятельности обычно готовится структурным подразделением, конкретным специалистом или секретарем-референтом по поручению руководителя.

Составители проводят обязательное согласование проекта с указанными в документе исполнителями, лицом, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом, и юрисконсультом. Проекты приказов по вопросам финансовой деятельности предприятия согласовываются с бухгалтерией или финансовой службой.

Согласование проекта приказа с другими предприятиями или организациями проводится в случае необходимости.

Приказ по основной деятельности оформляется на общем бланке или на чистом листе бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка (центрованный или флаговый способ). Если приказы издаются чаще 200 раз в год, то экономически целесообразно отпечатать специальный бланк приказа.

В типовой формуляр приказа по основной деятельности входят следующие реквизиты:

название вида документа (ПРИКАЗ);

дата;

рег. номер;

место составления или издания;

заголовок к тексту;

текст:

подпись;

визы или гриф согласования.

Название вида документа (ПРИКАЗ) оформляется прописными бук вами через 2 межстрочных интервала ниже наименования организации автора от границы левого поля или впечатывается в общий бланк центрованным способом, а на бланке приказа, напечатанного заранее, типографским способом, как правило, центрованно.

Дата оформляется цифровым способом (12.06.96) и располагается.через 2 межстрочных интервала ниже названия вида документа или над специальной ограничительной линией в бланке. Дата составления приказа является одновременно датой его подписания и вступления в силу (если время вступления в силу специально не оговаривается в тексте). Руководитель в момент подписания приказа должен проставить её своей рукой. Допускается буквенно-цифровой способ её оформления (12 июня г.), при котором месяц и год могут быть напечатаны заранее (без кавычек).

Регистрационный номер приказа по основной деятельности оформятся на той же строке, что и дата, над специальной ограничительной линией на бланке или в пределах площади, отведённой для даты и номера в заголовочной части документа. Рег. номер представляет собой валовый порядковый номер приказа в пределах календарного года (№ 25: № 30).

Место составления и издания приказа оформляется через 2 межстрочных интервала ниже даты и номера от границы левого поля при угловом расположении реквизитов, а при продольном - в центре строки. общем бланке приказа этот реквизит изготавливается заранее типографским способом, как правило, центрованно. Этот реквизит содержит название населённого пункта, где предприятие или организация имеет “регистрированный юридический адрес. Сокращения, применяемые при обозначении географических названий, должны соответствовать почтовым правилам Министерства связи Российской Федерации.

Например:

г. Белев Тульской обл.

г. Рязань

с. Вятское Прохоровского р-на Курской обл.

При обозначении Москвы и Санкт-Петербурга сокращение "г." ("город") неупотребляется.

Заголовок к тексту оформляется в левом верхнем углу через 2-3 межстрочных интервала ниже реквизита "место составления или издания" от границы левого поля или печатается на бланке в пределах площади, обозначенной ограничительными уголками. Заголовок должен отражать содержание документа, быть максимально точным и емким. Он начинается с предлога "о", отвечает на вопрос "О чём?", формируется с помощью отглагольного существительного ("О создании...", "Об утверждении...") и может состоять, как правило, из 3-5 строк, напечатанных через один интервал. Необходимо помнить, что заголовок приказа служит не только целям его регистрации и поиска. Он облегчает восприятие текста приказа, может настраивать на его исполнение, влияет на формирование отношения подчинённых к распорядительной деятельности руководителя, поэтому надо всегда следовать правилу: сначала составляется, редактируется, "шлифуется" текст, а лишь затем к нему формулируется заголовок.

Текст приказа по основной деятельности состоит обычно из 2 частей - констатирующей и распорядительной. В констатирующей части держится обоснование причин, целей и задач издания приказа, необходимости совершения распорядительных действий.

В инициативном приказе констатирующая часть текста обычно начинается с предлога "Для..." или со сложных отымённых предлогов "В связи... ", "С цепью...", которые облегчают формулирование текста и являются типовой его частью. Например:

"Для организации подготовки к открытию филиала... ";

"С целью привлечения дополнительных средств... ";

"В связи с перераспределением функциональных обязанностей специалистов коммерческого отдела...".

Следует помнить, что предлог "В целях..." до сих пор считается не соответствующим нормам делового стиля русского литературного языка.

Если распорядительные действия нуждаются в подробном обосновании, то констатирующая часть текста инициативного приказа содержит изложение фактов, оценок, причин и обстоятельств, сформулированных и расположенных по степени их значимости, и завершается конструкция с теми же предлогами "Для... ", "В связи... ", "С целью... "и т.п.

Оборот "На основании вышеизложенного..." является архаичным и также не соответствует нормам современной деловой речи.

В приказе, изданном "во исполнение", констатирующая часть начинается с предлогов "в соответствии...", "На основании...", "В связи...", "Во исполнение...", содержит название вида документа, наименование организации-автора, дату, рег. номер, полный заголовок к тексту документа, во исполнение которого издаётся данный приказ. Для формулирования текста используется стандартная речевая модель. Например:

"В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 30.06.96 № 870 "О повышении тарифной ставки (оклада) первого разряда Единой тарифной сетки по оплате труда работников бюджетной сферы... ";

"Во исполнение Постановления Правительства Москвы от 06.06.96 л/о 838 "О дотации журналу "Моя Москва "... ".

Завершается констатирующая часть словом "ПРИКАЗЫВАЮ:", которое оформляется на отдельной строке от границы левого поля прописными буквами (без разрядки) и заканчивается двоеточием.

Распорядительная часть текста составляется по пунктам, каждый из которых нумеруется арабскими цифрами и начинается с красной строки.

Если в приказе устанавливаются правовые нормы (правила), регулирующие основную деятельность предприятия и рассчитанные на применение в течение длительного времени (нормативные пункты), то они формулируются по примерной речевой модели: что (с) делать - с какого срока (или на какой срок). Например:

"Утвердить штатное расписание коммерческого отдела на III квартал 1993 года",

Если в приказе даются поручения исполнителям (конкретным должностным лицам, структурным подразделениям или их руководителям), то в каждом пункте необходимо указать их фамилии или наименования, четко сформулировать предписываемое действие и указать срок исполнения. Такие поручительские пункты формулируются по примерной речевой модели: кому - что сделать - когда (к какому сроку). Например:

"Коммерческому директору Васильеву С. Ф. разработать положение об отделе маркетинга к 25.06. 96.";

"Управлению кадров организовать повышение квалификации технического персонала предприятия в октябре 1996 г." или

"Управлению кадров (Тюмина И.В.) организовать техническую учёбу специалистов по эксплуатации зданий с 10 по 12 октября 1996 г."

В случае необходимости руководитель предприятия или организации делегирует своё право контроля за исполнением приказа конкретному должностному лицу. Тогда специальный пункт о контроле исполнения оформляется в распорядительной части текста последним и строится по образцу:

"Контроль за исполнением приказа возложить на коммерческого директора Симонова А. К."

Архаичные обороты типа: "Контроль за исполнением приказа оставляю за собой" при формулировании пункта о контроле не допускаются.

Подпись оформляется через 3-4 межстрочных интервала ниже текста от границы левого поля и включает наименование должности лица, подписывающего приказ (сокращённое, т.к. наименование предприятия или организации-автора указано в заголовочной части), личную подпись и её расшифровку. Расшифровка подписи печатается от 6-го положения табулятора без скобок строчными буквами (кроме заглавных) на уровне последней строки наименования должности. Инициалы располагают перед фамилией, пробел между инициалами и фамилией не делается, Личная подпись руководителя проставляется на первом экземпляре приказа.

Визы или грифы согласования оформляются до подписания приказа на первом экземпляре его проекта на лицевой стороне последнего листа через 3-4 межстрочных интервала ниже подписи. Если виз и грифов несколько, то они располагаются двумя рядами от 0-го и 4-го положений табулятора. В состав визы входит личная подпись визирующего, её расшифровка и дата. В случае необходимости указывается наименование должности.

Например:

Юрисконсульт

(личная подпись) И.П.Васильев (личная подпись) И.Г.Зверев

12.06.96 13.06.96

Грифы согласования оформляются по образцу:

Согласовано Согласовано

Заместителю Директора

Пример оформления инициативного приказа по основной деятепьности

Закрытое акционерное общество

"Технопромэкспорт"

ПРИКАЗ

27.06.96 № 131

Москва

О создании договорно-

правового управления

Для улучшения правового обеспечения деятельности

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать договорно-правовое управление акционерного общества "Технопромэкспорт".

2. Утвердить структуру и штатную численность Главного договорно-правового управления на III квартал 1996 г.

3. Начальнику Управления по персоналу Акимову А. Т. организовать подбор и комплектование управления кадрами на контрактной основе.

Председатель правления личная подпись Б.М. Петров

СОГЛАСОВАНО Юрисконсульт

Протокол заседания (личная подпись) Т. С. Шохин

правления 23.06.96

22.06.96 № 3

Заместитель председателя Начальник Управления

правления по персоналу

(личная подпись) О.В. Степанов (личная подпись) В.Т. Акимов

23.06.96 24.06.96

ЗАО "АКРУС"

Об изменении графика работы

В связи с производственной необходимостью и на основании докладной записки нач. отдела Орлова В.И. от 08.01.2000

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Начальнику технического отдела Волкову М.И. организовать работу отдела в субботние дни в период с 10.01.2000 по 10.02.2000.

2. Гл. бухгалтеру Словиму О.Б. подготовить предложения по оплате сверхурочных дней до 15.01.2000.

3. Гл. инженеру Зимину В.И. организовать контроль за исполнением приказа.

Генеральный директор Подпись Г.К. Литвинов

Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. Каждый пункт начинается с красной строки. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа в целом. Если пункт о контроле отсутствует, контроль за выполнением данного приказа осуществляет руководитель предприятия лично.

В случае необходимости в приказе перечисляются ранее изданные документы (приказы, решения), которые этим приказом отменяются.

Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу. В правом верхнем углу таких документов ставится:

"Приложение к приказу директора ЗАО "Эра" от 01.03.98 № 7".

После составления текста приказа необходимо провести его согласование и подписание.

Проекты приказов могут согласовываться с главным бухгалтером, юрисконсультом или другими должностными лицами предприятия. Такое согласование оформляется визой.

Приказы подписываются руководителем или его заместителями, которым предоставлено такое право. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие.

Секретарь-референт или работник службы делопроизводства после издания приказа организует ознакомление сотрудников предприятия с его содержанием. Один экземпляр приказа вывешивается на стенде объявлений, на другом экземпляре, который идет в дело, фиксируется ознакомление с приказом сотрудников, ответственных за его исполнение. На нижнем поле документа или на обороте листа сотрудник пишет "ознакомлен", ставит подпись и дату ознакомления.

При необходимости подписанный приказ копируется секретарем и раздается исполнителям для работы.

Аналогично происходит работа с такими управленческими документами, как решения и распоряжения.

(наименование организации)

00.00.2000 № ______

_______________________________

(тема приказа)

В связи ___________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

(основание, причина составления)

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.________________________________________________________________________

2.________________________________________________________________________

3.________________________________________________________________________

______________________ Подпись ______________________

(должность руководителя организации) (И.О.Фамилия руководителя)

______________________

(Визы согласования документов)

С приказом ознакомлен (а): _________________ /_______________ / _________________

(Личная подпись) (Фамилия И.О.) (Дата)

"АРМ Секретаря", ООО "ИКК "Гарант Интернэшнл", 1999, E-mail: [email protected]

Возможно, будет полезно почитать: