Организационно-правовые документы. Какие документы относятся к организационным Что относится к организационным договорам

Введение

«Документационное обеспечение управления, делопроизводство: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами».

Любое дело заканчивается таким решением, которое необходимо закрепить в виде документа. Надлежащее оформление, правильная организация работы с документами в учреждениях, организациях, на предприятиях, фирмах, обеспечение хранения архивных документов – непременные условия, которые обеспечивают законность и правопорядок в обществе, стабильность и защиту общественных интересов, прав и свобод граждан, наконец, нормальную деятельность государства. От организации делопроизводства зависят оперативность, надежность, экономичность управленческого труда, культура работы, возможность использования в будущем информации, зафиксированной в документах. Вот почему государство регулирует данную отрасль деятельности, издавая соответствующие нормативно-правовые акты и методические документы (указания, рекомендации).

Нормативно-методическую базу делопроизводства составляет совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов, в текущей деятельности учреждения, а также работу службы делопроизводства, ее структуру, функции.

Дисциплина «Документационное обеспечение управления» входит в цикл общепрофессиональных дисциплин учебного плана.

1. Организационные документы

Организационные документы (иногда их называют организационно-правовыми документами) необходимы для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность и состав работников по должностям, определить функции структурных подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы, осуществить организацию труда и распределение обязанностей между работниками, определить порядок реорганизации и ликвидации организации.

К организационным документам относятся: учредительный договор; устав организации; положение об организации; положения о структурных подразделениях организации, коллегиальных и совещательных органах; регламенты работы, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале; структура и штатная численность; штатное расписание; инструкции по определенным направлениям деятельности; должностные инструкции работников; памятки.

Любой организационный документ содержит положения, которые обязательны для исполнения. Фактически организационные документы реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации.

Организационный документ оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида. Датой подписания организационных документов является дата, проставляемая в бланке на месте реквизита 08. Подписывает организационный документ, как правило, руководитель организации (например, устав) или структурного подразделения (например, должностную инструкцию). Особенностью организационных документов является то, что они вступают в силу только после их утверждения.

Организационные документы имеют, как правило, сложную структуру текста, состоящую из разделов (иногда и подразделов), имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты (подпункты), нумеруемые арабскими цифрами. Наименования разделов у каждого вида организационных документов разные. Например, в инструкции наименования разделов зависят от того, какое направление деятельности освещается в данной инструкции. Содержание текста организационных документов должно соответствовать действующему законодательству, поэтому в этой группе организационно-распорядительных документов наиболее часто применяются типовые и примерные организационные документы (например, Типовое положение о среднем специальном учебном заведении), которые служат основой для разработки конкретных документов.

Для разработки конкретных документов в организации привлекаются наиболее квалифицированные специалисты и руководители структурных подразделений. Организационные документы проходят установленный в организации порядок согласования и проверку на соответствие действующему законодательству.

Согласование осуществляется со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, с юридической службой (юрисконсультом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим определенное направление деятельности организации.

Организационные документы действуют до их отмены или замены новыми. Особенностью организационных документов является то, что в них можно вносить изменения и дополнения в том случае, когда нет необходимости перерабатывать весь документ. Частота внесения изменений и дополнений обусловлена как изменением условий деятельности организации, так и изменением действующего законодательства. В случае реорганизации организации разрабатываются новые организационные документы, которые проходят установленный порядок согласования и утверждения.

Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра обусловлен видом организационного документа. Например, изменения и Дополнения в организационный документ, который утвержден руководителем организации, - положение о структурном подразделении - вносятся приказом этого руководителя. Если организационный документ, например, устав, был утвержден вышестоящей организацией или решением высшего органа управления организацией (общего собрания акционеров или участников и др.), то изменения в него вносятся путем их утверждения этими органами и с обязательным информированием органа, осуществляющего государственную регистрацию.

К основным организационным документам относятся учредительные документы - учредительный договор, устав или положение. Общие положения, определяющие наименование вида учредительного документа, порядок составления и содержание текста, приведены в Гражданском кодексе (ч. I, гл. 4). Так, организация, являющаяся юридическим лицом, «действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. В случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях данного вида» (ст. 52 ГК РФ).

В тексте учредительных документов должно содержаться:

Место нахождения юридического лица, которое определяется местом его государственной регистрации, если в соответствии с законом в учредительных документах юридического лица не установлено иное; предмет и цели деятельности юридического лица (для некоммерческих и унитарных предприятий);

Порядок управления деятельностью юридического лица; другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида.

Юридическое лицо, созданное в соответствии с ГК РФ одним учредителем, действует на основании устава, утвержденного этим учредителем.

В учредительном договоре учредители обязуются создать юридическое лицо, определяют порядок совместной деятельности по его созданию условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. Договором определяются условия, и порядок распределения между участниками прибыли, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.

Устав - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию, структуру, функции, задачи, права предприятия, организации, учреждения. Устав регулирует деятельность организаций, предприятий, учреждений независимо от формы собственности и сферы.

Устав может также регулировать определенную сферу государственной деятельности, внутреннего водного транспорта, воинскую службу и др.

Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию деятельности государственных органов, организаций, учреждений, структурных подразделений.

Положение об организации - это правовой акт, на основании которого действуют государственные бюджетные организации (прежде всего органы государственной власти и управления всех уровней и некоторые другие).

Положение об организации оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа, подписывается руководителем организации с проставлением гербовой печати организации и утверждается, как правило, распорядительным документом вышестоящей организации. Изменения в положение об организации могут вноситься только приказом руководителя вышестоящей организации.

Положение о структурных подразделениях можно классифицировать следующим образом:

Положение о структурных подразделениях;

Положения о коллегиальных органах (совет директоров, правление, ученый совет, научно-технический совет, педсовет);

Положения о временных органах (совещания, комиссии, советы).

Положения о коллегиальных и совещательных органах (совет директоров, правление, ученый совет, научно-технический совет, педсовет) также носят нормативный характер и определяют состав, порядок формирования, компетенцию, порядок работы, права и ответственность того или иного органа управления. Структура текста такого рода положений также нормативно не установлена. Однако, исходя из практики работы и назначения данного вида документа, требований закона к организации деятельности коллегиальных органов управления, вырабатывается устойчивая структура текста положений о коллегиальных и совещательных органах управления.

Положение о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах). Данный документ создается в случае необходимости на период действия такого органа. Структура текста нормативно не закреплена. Утверждается органом, в компетенцию которого входит создание временного органа, и действует до прекращения деятельности этого органа.

Регламент работы - правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа (если порядок работы недостаточно четко описан в положении об этом органе). Регламенты работы определяют порядок планирования работы, порядок подготовки и внесения документов на рассмотрение, порядок принятия и оформления решений заседаний коллегиального органа, доведения их до исполнителей.

Регламенты оформляются на общем бланке организации с указанием вида документа, утверждаются руководителем организации или руководителем коллегиального органа.

Правила внутреннего трудового распорядка - правовой акт, регламентирующий организацию работы организации, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутриобъектный режим и другие вопросы. Правила оформляются на общем бланке организации с указанием вида документа, подписываются руководителем кадровой службы, согласовываются на собрании трудового коллектива и утверждаются руководителем организации.

В негосударственных организациях наряду с Правилами внутреннего трудового распорядка разрабатывается Положение о персонале , в котором отражаются вопросы профессионального и социального развития трудового коллектива, взаимоотношения с администрацией, права и ответственность администрации и персонала, правила делового поведения (деловой этики) и др.

Оформляется Положение о персонале на общем бланке организации с указанием вида документа, подписывается руководителем службы управления персоналом, согласовывается на общем собрании персонала, но утверждать Положение о персонале рекомендуется на совете директоров организации.

Структура и штатная численность - правовой акт, устанавливающий структуру организации, наименование структурных подразделений и должностей, штатную численность по каждой должности в соответствии с группой по оплате труда. Документ входит в состав УСОРД и имеет унифицированную форму.

Документ оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа, подписывается руководителем кадровой службы, визируется главным бухгалтером, заместителями руководителя организации и утверждается руководителем организации с проставлением гербовой печати (или ее заменяющей). Текст документа составляется в форме таблицы, в которой приводятся наименования структурных подразделений организации, наименования должностей, включенных в эти подразделения, а также их количество в соответствии с уровнем оплаты по соответствующим группам.

Штатное расписание - правовой акт, закрепляющий должностной состав работников организаций с указанием должностных окладов (в государственных учреждениях - указанием разряда по Единой тарифной сетке - ЕТС), регулирующий соотношение разных категорий специалистов, устанавливающий фонд заработной платы организации в целом за месяц.

Документ оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа, в заголовке к тексту указывается год, на который составляется штатное расписание, визируется главным бухгалтером, юрисконсультом, руководителями структурных подразделений, заместителем руководителя организации, курирующим данные вопросы, подписывается руководителем отдела кадров (службы персонала) и утверждается руководителем с проставлением гербовой печати (или ее заменяющей). В негосударственных организациях документ может утверждаться советом директоров.

Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц и граждан.

Инструкции оформляются на общем бланке организации с указанием вида документа. Заголовок должен четко определять вопросы (область деятельности), на которые распространяются требования инструкции.

Инструкция - документ длительного пользования. Все изменения в инструкцию вводятся приказом руководителя, и действует она до ее отмены или утверждения новой инструкции.

Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности.

Должностная инструкция бывает типовая (примерная) и конкретная. Типовая должностная инструкция разрабатывается на должности, имеющие одинаковый набор обязанностей, прав, ответственности вне зависимости от того, в какой отрасли функционирует данная организация. Однако наличие типовой должностной инструкции не означает, что нет необходимости разрабатывать конкретную должностную инструкцию. Такие должностные инструкции должны быть разработаны на все должности, предусмотренные штатным расписанием организации, а типовые инструкции могут служить основой для их разработки.

Должностная инструкция как любой официальный документ должна быть оформлена на общем бланке организации с указанием вида документа.

Текст должностной инструкции состоит из следующих типовых разделов:

1. Общие положения.

2. Функции.

3. Должностные обязанности.

5. Ответственность.

6. Взаимоотношения (связи по должности).

Памятка - документ, регламентирующий порядок работы по выделенному направлению деятельности организации.

Памятка не входит в состав УСОРД, не имеет унифицированной формы, составляется по произвольной форме, подписывается заместителем руководителя организации, курирующим данное направление, утверждается руководителем организации. Информацию, включенную в памятку, можно представить и в разделе инструкции, освещающей правила работы по выделенному направлению.

2. Распорядительные документы

Распорядительные документы необходимы для того, чтобы регулировать деятельность, с помощью которой осуществляется реализация функций и задач, поставленных перед организацией, независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формы и других факторов.

С помощью распорядительных документов совершенствуются организационная структура организации, содержание, способы и средства осуществления основной деятельности, обеспечение организации всеми видами ресурсов, т. е. разрешаются все возникающие проблемы и ситуации.

К распорядительным документам относятся: постановление; решение; приказ; распоряжение; указание.

Правовой акт - документ, содержащий официальное подзаконное решение, принятое органом исполнительной власти или должностным лицом в односторонне-властном порядке и с соблюдением установленной процедуры по тому или иному вопросу, отнесенному к его компетенции, облеченное в предусмотренную законом форму и порождающее, юридические последствия. С точки зрения принятия решений распорядительные документы делятся на две группы.

К первой группе относятся документы, создаваемые в условиях коллегиальности (коллегией, собранием, советом, правлением или; другим коллегиальным органом управления). К ним относятся постановления, решения.

Ко второй группе относятся документы, создаваемые в условиях единоличного принятия решений (на основе единоначалия) должностным лицом, как правило, руководителем организации, а в отдельных случаях руководителями других уровней - заместителями руководителя, руководителями структурных подразделений организации в пределах их компетенции. К таким документам относятся приказ, распоряжение, указание. В условиях единоначалия право принятия решений по любому вопросу управления принадлежит руководителю организации, что увеличивает оперативность управления и персональную ответственность за принятые решения.

Распорядительные документы, издаваемые органами федеральной исполнительной власти, относятся к категории ведомственных нормативных актов. Их можно разделить на три группы:

1) акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан Российской Федерации;

2) акты межведомственного характера;

3) акты, регулирующие отношения органов федеральной исполнительной власти с подведомственными учреждениями, организациями, предприятиями.

Оформление данных правовых актов регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003, а подготовка их осуществляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и государственной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997г. № 1009.

Распорядительные документы могут быть документами длительного действия и действовать до их отмены новым распорядительным документом. Иногда нет необходимости отменять документ полностью, и тогда в него могут быть внесены изменения и дополнения в отдельные пункты текста в установленном порядке. Действие распорядительного документа может быть приостановлено органами суда и прокуратуры.

Любой распорядительный документ, за исключением совместного, оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида (постановление, приказ и т.д.). Особенностью оформления распорядительных документов является структура текста. Текст, как правило, состоит из двух частей - вводной (констатирующей) и распорядительной.

Вводная часть оканчивается определенным глаголом (в зависимости от вида распорядительного документа), который печатается от нулевого положения табулятора прописными буквами, без кавычек, затем проставляется двоеточие и через двойной интервал" с красной строки оформляется распорядительная часть.

Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Каждый пункт распорядительного документа должен содержать информацию: предписываемое действие, сроки исполнения, исполнители

Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм и правил.

Постановления оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, а юридическими основаниями для их издания могут быть законы Российской Федерации, постановления Совета Федерации, Государственной Думы, Правительства Российской Федерации и другие нормативные правовые акты для постановлений федеральных органов исполнительной власти (в том случае, если постановления издаются «во исполнение») или необходимость осуществления собственной исполнительной или распорядительной деятельности, а также необходимость правового регулирования работы собственного аппарата управления (в том случае, если постановления издаются по инициативе организации).

Постановления оформляются на общем бланке с указанием вида документа - «постановление». Дата постановления - это дата заседания коллегиального органа.

Постановления Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти вступают в силу после их регистрации и официального опубликования.

Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решения издают муниципальные органы управления, советы директоров, правления кооперативов, общие собрания акционеров, ученые, методические, педагогические советы и др.

Решениями также называются совместные распорядительные документы, принимаемые двумя и более органами, имеющими право издавать различные по форме распорядительные документы, т. е. действующие на основе коллегиальности и единоличного принятия решения.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначального принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и лиц, например приказ вышестоящей организации, доводимый до сведения подведомственных организаций, учреждений, предприятий.

По основной деятельности;

По личному составу.

Порядок финансирования, материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационную и документационную деятельность, социальные вопросы, а также порядок осуществления специальных для каждой организации видов деятельности (для вузов, например, учебной деятельности.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначального принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и лиц, например, приказ вышестоящей организации, доводимый до сведения подведомственных организаций, учреждений, предприятий.

Приказы по содержанию и способам оформления бывают двух видов:

По основной деятельности;

По личному составу.

Приказы по основной деятельности регулируют:

Деятельность самой организации по вопросам ее создания, реорганизации, ликвидации, ее структурных подразделений, коллегиальных органов и порядок их работы;

Организационно-правовое положение сотрудников;

Порядок финансирования, материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационную и документационную деятельность, социальные вопросы.

Приказы по личному составу (так называемые кадровые приказы) регулируют прием, перевод, перемещение, увольнение работников, предоставление всех видов отпусков, присвоение или утверждение разрядов, вынесение и снятие взысканий, поощрение (награждение) и т.д.

Требования к оформлению документов, в том числе и приказов по личному составу, входящих в УСОРД, изложены в ГОСТ Р 6-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В рамках данной системы возможно составление приказа по личному составу как по одному основанию (например, о приеме на работу одного или нескольких работников, так и по нескольким основаниям, когда в одном приказе имеются пункты о приеме на работу, переводе, увольнении и т.д. - так называемый сводный приказ по личному составу).

Приказ подписывает руководитель, а ниже его подписи - на лицевой стороне приказа проставляется отметка об ознакомлении лиц, указанных в тексте, с приказом. Сотрудники проставляют личную подпись и дату, расшифровка подписи необязательна. Работник кадровой службы должен проконтролировать правильность и своевременность проставления сотрудниками данной отметки. Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 68), например, приказ о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, оно имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.

Распоряжения издают: Президент Российской Федерации, Председатель Правительства Российской Федерации, председатели правительств субъектов Российской Федерации, другие руководители органов управления по оперативным вопросам, не требующим коллегиального обсуждения. Распоряжения по сложившейся практике также издают руководители предприятий, их заместители или главные специалисты, или руководители структурных подразделений в пределах своих полномочий.

Распоряжение оформляется с соблюдением требований к оформлению распорядительных документов. Особенностью оформления данного вида распорядительного документа является наличие реквизита 15 «Адресат», который отсутствует на приказах, постановлениях и решениях. Данный реквизит, как правило, приводится в обобщенном виде:

Распоряжение имеет одну подпись - руководителя или заместителя (главного специалиста), или руководителя структурного подразделения.

Указание - правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией использования приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

Указание как вид документа было введено в практику с 1970 г. вместо применявшегося циркулярного письма, которое издавалось по тем же вопросам. И распоряжение, и указание, как уже было отмечено, имеют ограниченный срок действия, касаются узкого круга организаций, должностных лиц и в силу этого в эти документы не вносятся изменения и дополнения по отдельным пунктам, как в другие виды распорядительных документов.

распорядительный документ оформление приказ

3. Справочно-информационные документы

Справочно-информационные документы содержат, как правило, текущую или справочно-аналитическую информацию о состоянии дел. Они не содержат властных предписаний, как распорядительные документы, выступая только в качестве основания для принятия управленческих решений, которые затем фиксируются в определенных видах распорядительных, а иногда и организационных документов. Сбор, обработка и обмен информацией в любой системе управления между всеми звеньями управленческого процесса необходимое условие функционирования этой системы. Существуют различные источники информации, необходимой для принятия управленческих решений, но группа справочно-информационных документов играет здесь важнейшую роль. К данной группе можно отнести такие документы, как:

Служебное письмо, телеграмму, телекс, телефонограмму - документы, обеспечивающие деловую переписку;

Протокол;

Докладную записку;

Справку;

Заявление, предложение, жалобу;

Сводку, заключение, отзыв и др.

Часть из перечисленных документов, относящихся к справочно-информационной группе, не входят пока в УСОРД, не имеют унифицированной формы (сводка, заключение, отзыв, представление, характеристика) и оформляются согласно сложившейся управленческой практике.

Остальные виды этой группы документов оформляются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. При оформлении документов этой группы используются разные виды бланков. Так, служебное письмо оформляется на бланке письма, протокол, докладная записка, справка, акт на общем бланке с указанием конкретного вида документа. Такие документы, как заявление, объяснительная записка, представление, характеристика, предложение, жалоба, оформляются автором на чистом листе бумаги. Документы этой группы отличаются друг от друга структурой изложения и объемом текста. В большинстве своем документы этой группы состоят из одного-двух листов (служебные письма, телеграммы, телефонограммы, заявления, акты, характеристики и др.).

Исключение составляют такие документы, как протоколы, заключения, справки служебного характера, отзывы, которые могут быть многостраничными. Как правило, справочно-информационные документы имеют одну подпись, за исключением протокола (две подписи) и акта (подписывается комиссией).

Служебное письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями в процессе осуществления их деятельности.

Письмо - самый распространенный вид документа, используемый в управлении, поэтому для данного вида сконструирован специальный бланк. Письмо может оформляться на бланке формата А4 или формата А5. В том случае, если текст письма не превышает семи строк, напечатанных через один межстрочный интервал, письмо оформляется на бланке формата А5. Текст служебного письма должен быть ясным и логичным, кратким.

Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: по телеграфу. Телеграммы применяют в тех случаях, когда необходима более быстрая (по сравнению с почтой) доставка документа получателю, когда нет возможности воспользоваться аппаратом факсимильной связи или электронной почтой.

Правила оформления телеграммы установлены Минсвязи РФ.

Телеграмму оформляют на чистых листах бумаги или на специальных бланках.

Скорость прохождения телеграммы зависит от указания ее категории: вне категории, внеочередная, правительственная, международная, срочная, обыкновенная и др.

Телекс - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи - по абонентской телексной сети. Иначе говоря, телекс - это телеграмма, посланная по телетайпу (телепринту) - аппарату, применяемому для непосредственной телеграфной связи.

Телексная связь является абонентской, поэтому в ней отсутствуют категории и виды телексов, как в телеграммах. Телексы отличаются от телеграмм использованием пунктуации - точек (.) и запятых (,) - и различных шрифтов.

Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций, по которым телефонограмма должна быть передана.

Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана. Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением подписи.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

От таких протоколов следует отличать протоколы, составляемые работником административных органов, органов охраны общественного порядка, органов ГИБДД, протокол инспектора пожарной охраны, санитарного инспектора, а также протоколы договорного типа - протоколы разногласий, протоколы согласования цены и др., - все эти виды протоколов не входят в УСОРД и оформляются не по требованиям ГОСТ 6.30-2003.

Протоколы могут быть трех видов:

краткие - записываются обсуждаемые вопросы, фамилии докладчиков и выступающих, принятые решения;

стенографические - весь ход заседания записывается подробно.

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события (акты аварий, приема-передачи дел, инвентаризации и т.д.).

Акт оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида документа. Акт имеет унифицированную форму. Реквизиты оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Место и дата составления должны соответствовать месту и дате актируемого события.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, руководителю структурного подразделения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка создается как по инициативе составителя, так и на основе устного или письменного указания руководителя. С точки зрения содержания докладная записка может носить инициативный, информационный и отчетный характер.

Инициативная докладная записка - составляется с целью побудить адресат принять определенное решение.

Информационная докладная записка - информирует руководителя о ходе развития процесса, общий характер которого руководителю известен. Информационные докладные записки отличаются регулярностью их представления.

Отчетная докладная записка - должна информировать руководителя о завершении работы или о ходе выполнения указаний, планов и т.д.

Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий.

Справки бывают личного и служебного характера. В справках личного характера описываются или подтверждаются факты или события, касающиеся конкретного лица. В справках служебного характера приводится информация по тем или иным направлениям деятельности организации.

Справка может быть внутренняя и внешняя. Если справка выходит за пределы учреждения, то оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида документа.

Заявление - это просьба о разрешении того или иного вопроса, касающегося осуществления представленных работнику или гражданину прав: на труд, отдых и т.д.

Чаще всего заявления содержат просьбу личного характера, например заявления о приеме на работу, увольнении, предоставлении жилья и т.д.

Заявление оформляется на чистом листе бумаги и подписывается составителем. Оформление реквизитов должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные формы заявления приведены в Альбоме унифицированных форм.

Сводка - это документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо вопросу.

В сводке содержится информация из различных источников по заранее установленным показателям (параметрам), связанным одной темой (сводка предложений, сводка замечаний и т. п.).

Сводка не имеет унифицированной формы, но при ее оформлении придерживаются требований к оформлению реквизитов по ГОСТ Р 6.30-2003. Текст сводки, как правило, приводится в табличной форме. Сводка подписывается составителем, а при ее направлении в другую организацию - руководителем или заместителями руководителя.

Заключение, отзыв - документы, содержащие мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Заключение или отзыв составляют на проекты документов, научные работы и т.п. Заключение не имеет унифицированной формы.

Перечень, список, номенклатура - документы, содержащие систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или других одноименных понятий, составленных в целях распространения на них определенных норм и требований.

Они могут оформляться на общем бланке с указанием конкретного вида документа (например, номенклатура). Заголовок согласуется с наименованием вида документа, например, «Перечень документов, подлежащих передаче на государственное хранение», «Номенклатура дел на 2000 год».

Документы подписываются руководителем организации, их составителями, утверждаются вышестоящей организацией или головной организацией в той отрасли (области деятельности), к которой относится содержание документа.

Текст этих документов, как правило, приводится в табличной форме.

Порядок и форма составления перечней, номенклатур дел регламентируются ведомственными нормативными документами, методическими рекомендациями, инструкциями. Так, порядок и форма номенклатуры дел - «систематизированного перечня заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения и оформленный в установленном порядке» - регламентируются Основными правилами работы архивов организаций.

Отправь заявку с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.

Организационно правовые документы на предприятии являются основными - без них невозможно нормальное и законное функционирование организации. Более подробно об этом расскажем в материале статьи.

Из статьи вы узнаете:

Организационно-правовые документы: что к ним относится

Организационная деятельность фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих нормы, положения, правила, определяющие статус компании, ее компетенцию, структуру, должностной состав и штатную численность. Организационно правовые документы содержат права, обязанности работников, ответственность и другие аспекты.

Для чего предназначены организационно правовые документы:

создания организации и выбора организационно-правовой формы;
определения штатной численности и номенклатуры должностей;
установления структуры;
регламентации деятельности имеющихся структурных подразделений и сотрудников;
формирования совещательных управляющих органов;
регламентации деятельности управленческого аппарата;
лицензирования деятельности;
установления режима работы, а также системы охраны;
организации труда сотрудников и оценки труда;
реорганизации или же ликвидации организации.

Организационная деятельность учреждения связана с разработкой и утверждением комплекса организационно правовых документов предприятия, которые в последующем утверждаются уполномоченным на это лицом или органом. Это может быть вышестоящая организация, руководитель, коллегиальный орган, начальник структурного подразделения - зависит от разновидности и вида документа. Датой считается число утверждения бумаги, а не ее составления.

Особенности оформления документации:

состоят из разделов, которые имеют заголовки. Для удобства восприятия информации текст может разделяться на пункты, подпункты, нумероваться арабскими цифрами.
документы оформляются на стандартном листе бумаги формата А-4 или на общем бланке, при этом следует указывать обязательные реквизиты: наименование организации или подразделения, вид документа, дату, номер, заголовки к тексту, подпись уполномоченного лица, гриф утверждения.

Несмотря на то, какие документы входят в систему организационно-правовой документации, они все относятся к числу бессрочных, поэтому действуют вплоть до даты их официальной отмены. Исключением является только штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно.

По мере внесения изменений в характер деятельности и организации труда в документацию могут вноситься корректировки, при этом руководитель обязан издавать соответствующий приказ или распоряжение. Если этого не происходит, организационно правовые документы действуют до тех пор, пока не произойдет реорганизация деятельности или иные изменения.

Организационно правовые документы: виды

Документы закрепляют статус компании как юридического лица, фиксируют порядок оформления организационно-правовой формы, определяют организационную структуру, а также формы и методы управления, обязанности и права должностных лиц и работников. Они реализуют нормы административного и гражданского права.

устав;
положение об организации;
положения обо всех подразделениях, входящих в структуру;
положения о совещательных, а также коллегиальных органах учреждения;
регламенты работы совещательных, коллегиальных органов;
регламенты работы управленческого аппарата;
инструкции по видам деятельности работников;
должностные инструкции специалистов;
штатное расписание;
правила предприятия.

Несмотря на то, какие организационно-правовые документы используются, что к ним относится и какая информация содержится, они являются обязательными для исполнения, так как реализуют нормы административного права. При этом главная цель их составления - кооперация и рациональное разделение труда между работниками и подразделениями.

Организационно-правовые документы учреждения подразделяются на:

учредительные юридического лица: учредительный договор и устав;

организационные: положения о подразделениях, коллегиальных органах, штатное расписание, инструкции по вопросам деятельности, регламент организации и т.д.

Юридическим лицом является организация , имеющая в собственности, оперативном управлении или хозяйственном ведении обособленное имущество. Лицо может приобретать и осуществлять неимущественные и имущественные права, исполнять обязанности в соответствии с уставом, быть ответчиком или истцом в суде. Поэтому организационно правовые документы в организации действуют на все сферы деятельности, распространяются на права и обязанности.

Организационно правовые документы: что содержат

Учредительный договор

Если рассматривать организационно правовые документы, к ним относятся учредительные бумаги, в которых указано наименование юридического лица, место нахождения, порядок управления, предмет и цели деятельности, иные сведения, предусмотренные законом. Учредительные договоры приобретают силу после государственной регистрации.

Учредительный договор, относящийся к организационно правовым документам, включает список данных:

наименование, а также нахождение организации;
правовой статус;
уставной капитал, вклады в него;
порядок и сроки вкладов в уставной капитал;
ответственность учредителей за нарушения обязанностей вносить вклад;
порядок и объемы распределения прибыли;
состав органов управления;
порядок ликвидации или реорганизации.

Учредительные организационно правовые документы относят к документам первой важности. Договор подписывается всеми учредителями, выдается каждому участнику, а один экземпляр хранится в архивах юридического лица. Порядок составления и оформления, его заключения, вступления в законную силу, а также прекращения действия регламентируется ГК РФ.

Устав

Устав - учредительный документ, представляющий свод установленных правил, регулирующих правовое отношение и внутренние распорядки. Кроме того, он определяет правовой статус. Требования к содержанию регулируются законом. Для оформления устава используется эмблема и наименование организации, справочные данные, наименование документа , отметка о регистрации, гриф. Структура и содержание определяется разработчиком. Заполнять организационно правовые документы, перечень пунктов в них, нумерацию следует по установленному порядку, но текст может отличаться в ряде организаций.

Обычно устав содержит:

общие положения;
правовой статус;
цели и задачи;
уставной капитал организации;
резервный и иные фонды;
права и обязанности участников;
органы общества;
распределение прибыли;
выход участников из общества;
порядок реорганизации и ликвидации общества;
правила регистрации устава.

Устав может включать и иные пункты, отражающие специфику деятельности. Он оформляется на стандартном листе с внесением необходимых реквизитов бланка организации, грифа, отметки о регистрации в органе государственного управления. После этого он подписывается руководителем и заверяется печатью.

Положение

Положение определяет статус организации, задачи, функции, права, ответственность, а также порядок деятельности. Положение утверждается государственным органом или уполномоченным лицом организации. Оно оформляется аналогично уставу, включает пункты, подпункты, нумерацию арабскими цифрами.

Организационно правовые документы этого вида содержат:

общие положения;
руководство;
основные задачи;
права и обязанности;
взаимоотношения;
функции;
сведения о том, как проходит контроль, проверка и ревизия деятельности;
данные о реорганизации и ликвидации.

Все сведения должны излагаться четко, понятно, быть актуальными на данный момент. Рассматривая организационно-правовые документы, их виды, можно отметить, что положение является одним из основных документов. Оно обязано быть в каждой организации.

Регламент

Регламент, он же правовой акт, устанавливает порядок деятельности руководящих лиц, совещательных или коллегиальных органов. Текст оформляется по аналогии с другими документами. В нем необходимо перечислить статус органа, порядок планирования, подготовки материалов для рассмотрения, порядок их рассмотрения и принятия решения, ведения протокола, оформления решений, доведения решений до исполнителей, а также материальное обеспечение. Регламент можно оформлять на общем бланке, после чего его следует заверить.

Штатное расписание

Этот документ входит в систему организационно-правовой документации. Он определяет структуру организации, перечень должностей в структурных подразделениях и в целом, оплату труда. Штатное расписание нужно составлять и утверждать 1 января календарного года. Оно оформляется на листах А3, включает общие реквизиты, утверждается руководителем. Текст всегда оформляется в табличной унифицированной форме с указанием: кодов подразделений и должностей, штатных единиц, надбавок , должностных окладов, фонда зарплаты.

Инструкция

Инструкция - это документ, который входит в систему организационно-правовой документации. Он издается с целью установления правил, регулирующих научно-технические, организационные, финансовые и иные стороны деятельности. Требуется указывать общие положения, категории специалистов, квалификационные требования и прочую информацию. Нужно полностью раскрывать обязанности специалистов, прописывать права, ответственность. Для удобства можно использовать типовые инструкции, дополнять их при необходимости.

Справка

Выводы

В организациях, в которых систематизирован документооборот, а все организационно правые бумаги заполняются в едином стиле и в полном соответствии с требованиями законов, в результате проверок не возникает проблем. Так как требования могут изменяться, важно отслеживать поправки к законам, пересматривать бумаги и своевременно выявлять недочеты.

Возможно, вам будет интересно узнать:

При подписании документов членами комиссий указываются не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в комиссии:

Председатель комиссии (подпись) С.С.Сорокин

Члены комиссии (подпись) В.В.Воробьев

(подпись) В.В.Медведев

Если документ подписывают несколько лиц, занимающих одинаковые должности, их подписи печатаются на одном уровне. Указывается дата каждой подписи:

Директор ОАО "ВАРЯГ" Директор ТОО "ПРИМУЛА"

(подпись) В.Г.Кораблев (подпись) П.П. Цветков

04.03.2007 04.03.2007

10. Заголовок составляется к тексту документа и формулируется составителем документа. Заголовок включает краткое содержание документа, согласуется с наименованием вида документа. В сложных документах большого объема составляются подзаголовки. Рекомендуется избегать переноса слов. Точка в конце заголовка не ставится.

11. Виза состоит из личной подписи визирующего и даты.

Юрисконсульт (подпись) П.П.Песков

12. Печать ставится на документах, требующих особого удостоверения и подлинности. Как правило, печати ставятся на документах, связанных с финансовыми и материальными ценностями. Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

13. Указание фамилии исполнителя и номера его телефона облегчает непосредственный обмен информацией между исполнителями документа. Инициалы и фамилию исполнителя, номер его служебного телефона располагают на последнем листе в левом нижнем углу. Например:

В.А. Скворцов

14. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

15. Отметка о контроле – это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

16. Допускается документы изготавливать на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники. Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

1.Организационная документация.

2. Основные требования к составлению организационных документов.

3.Структура и штатная численность. Штатное расписание.

4. Инструкция. Должностная инструкция.

Комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия, называется организационными документами.

К организационным документам относятся:

Учредительные документы (Устав и договор), составляемые при создании предприятия;

Структура и штатная численность;

штатное расписание;

правила внутреннего трудового распорядка;

Положение о структурных подразделениях;

Должностные инструкции.

В соответствии с Уставом предприятия разрабатывается его структура и определяется штатная численность. Изменения в структуру и штатную численность вносятся приказом директора предприятия. Должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы закрепляется в штатном расписании.

Штатное расписание содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Примеры составления структуры и штатной численности организации (4, 5, 6). Примеры составления штатного расписания и должностных инструкций (4, 5, 6).

Если в структуру предприятия входят несколько подразделений, то для каждого из них разрабатывается положение о структурном подразделении, в котором определяются правовой статус, задачи, функции, права и обязанности, ответственность подразделений.

РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

1.Распорядительные документы. Распоряжение. Приказ. Указание.

2.Подготовка, составление и оформление распорядительного документа.

3. Срок исполнения документа.

Распорядительная деятельность предприятия документируется, в основном, посредством издания приказов директором предприятия.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, делается ссылка на документ, послуживший основанием для издания приказа.

Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за исполнение, сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словами "ПРИКАЗЫВАЮ".

Приказ вступает в силу с момента его подписания (некоторые пункты могут иметь свои сроки вступления в силу).

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года: приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно.

Заголовок приказа должен точно и кратко отражать содержание текста. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.

Текст является основной содержательной частью распорядительного документа и его важнейшим реквизитом. Он должен быть логичным, ясным, информационно емким, убедительным и аргументированным.

Предельно сократить время на подготовку документов позволяет унификация текстов, представляющая собой установление единой формы языкового выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно повторяющихся управленческих ситуаций или действий.

Унификация структуры текстов документов заключается в установлении типового набора составных частей документа и единого порядка их расположения.

Текст документа должен быть ясным, точным и кратким, а тон и стиль изложения - нейтральными. Этому способствуют правильное использование слов и терминов, рациональное построение словосочетаний и предложений.

По текущим оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности руководители предприятия могут издавать распоряжения и указания. Эти разновидности распорядительных документов составляются аналогично приказам. Констатирующая часть текста в распоряжениях и указаниях отделяется от распорядительной словами "ПРЕДЛАГАЮ", "ОБЯЗЫВАЮ", "РЕКОМЕНДУЮ", "СЧИТАЮ НЕОБХОДИМЫМ".

Процессы принятия управленческих решений и сами управленческие решения документируются с помощью протоколов. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов.

Приказ (распоряжение) печатаются на бланке установленной формы шрифтом размером N 13.

Приказ (распоряжение) имеют следующие реквизиты:

Наименование организации, предприятия.

Наименование вида документа - приказ.

Дата и номер - указанные реквизиты печатаются центрованным способом.

Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом; номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа, например:

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.

Например:

О командировании работников в...

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.

Согласование документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник юридической службы

Личная подпись А.Г.Грязнова

Текст приказа отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 13 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом «приказываю», которое печатается вразрядку.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛНОСТИ КОЛЛЕГИАЛЬНЫХ ОРГАНОВ

1.Организационно-технические мероприятия по подготовке и проведению совещаний.

2. Структура доклада и отчета на совещании, заседании, конференции.

3.Требования к составлению и оформлению протокола.

На основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений составляется протокол. Справки для подготовки вопросов на совещании подписываются руководителями подразделений-исполнителей.

Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагается на секретаря коллегиального органа и сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее, чем через 3 дня со дня заседания. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в подразделение-исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

Председатель или председательствующий.

Секретарь.

Присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших.

Повестка дня.

Докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

слушали - выступили - постановили (решили).

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью службы по работе с документами.

Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола или на общем бланке формата А4 и имеют следующие реквизиты:

Наименование документа - слово Протокол печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру.

Место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило не на обычном месте. Печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру.

Дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается центрованно другим размером шрифта и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по этому вопросу решение.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННО - СПРАВОЧНЫХ МАТЕРИАЛОВ

2. Докладные и объяснительные записки.

3. Справки.

К информационно-справочным документам относятся письма и их разновидности, связанные со способом передачи информации по каналам связи (телефаксы, телеграммы, телефонограммы), акты, справки, докладные и объяснительные записки, заявления и др.

Акт - официальный документ, составленный группой лиц для подтверждения установленных ими фактов. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части указываются: наименование документа, его номер и дата, состав комиссии. В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной комиссией работы, указываются документы, на основании которых работа проводилась, фиксируются установленные факты.

Акт утверждается директором предприятия. Утверждение документа свидетельствует о распространении его действия на определенный круг учреждений, должностных лиц и граждан. Документ утверждается оформлением реквизита "гриф утверждения" или, если его введение в действие требует дополнительных действий и предписаний, изданием распорядительного документа.

Гриф утверждения содержит следующие элементы:

УТВЕРЖДАЮ

Директор предприятия

А. П. Соколов

Докладная записка информирует руководителя учреждения или структурного подразделения об имевших место явлениях и фактах, о выполненной работе, сложившейся ситуации и т.д. Докладная записка может носить информационный, инициативный или отчетный характер.

Справки составляются для отражения производственной деятельности или подтверждения сведений о работниках. Справки по вопросам производственной деятельности подписываются исполнителем и содержат факты, послужившие основанием для их написания. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами, печатается через 1,5 интервала.

Объяснительная записка составляется для объяснения сложившейся ситуации, фактов, действий или поступков работника по требованию руководителя. Пример докладной записки, акта, справки представлен в литературе (4, 5, 6).

СОСТАВЛЕНИЕ И РЕДАКТИРОВАНИЕ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

1.Современное деловое письмо.

2.Правила оформления делового письма.

3.Составление некоторых видов писем.

Письмо - одно из основных средств связи между гражданами, учреждениями, организациями и предприятиями.

Реквизиты - это обязательные признаки, установленные для отдельных видов документов.

Совокупность реквизитов официального письма называется формуляром.

Обязательными реквизитами официального письма являются:

наименование организации - адресата письма, ее почтовый адрес, номер телефона, факса, номер счета в банке, дата, заголовок, текст, подпись, отметка об исполнении письма. Если предприятие имеет эмблему, то она помещается на бланке писем. Наименование организации сокращается только в том случае, если сокращенное название указано в официальном документе.

Адресатом документа могут быть организация, структурное подразделение, должностное или частное лицо. При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата. В состав реквизита "адресат" может входить почтовый адрес.

Например:

Директору

АО "Петрозаводскмаш"

г-ну В.В. Копылевичу

Генеральному директору

АООТ "Спасский домостроительный

комбинат"

А.В. Назарову

ул. Мира, д.4

г.Спасск, Рязанская область,

Ссылка на индекс и дату входящего документа включает индекс и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже индекса и даты входящего документа. Этот реквизит бывает только на бланке для писем и располагается ниже индекса и даты исходящего документа:

На № ______________ от ______________

Не следует помещать эти данные в самом тексте письма.

Если к письму приложены какие-либо документы, то в левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово "Приложение".

Например:

Приложение: 1.Копия договора № 17 от 15.11.2006 на 2 л. в 1 экз.

2. Заключение специалистов ЗАО "РИЭЛ" на 6 л. в 1 экз.

Указание на наличие приложения, упоминаемого в тексте письма, возможно в виде:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Различают два вида приложений к письму: направляемые с сопроводительным письмом и являющиеся самостоятельным документом.

Практика двух подписей имеет место в том случае, когда необходимо подтвердить действительность первой подписи, а также в документах по расходованию финансовых средств и материальных ценностей.

Пример подписания письма несколькими должностными лицами:

Директор предприятия (подпись) А.А.Фомин

Главный бухгалтер (подпись) Б.Б.Петров

При подписании письма несколькими лицами одинаковых должностей их подписи располагают на одном уровне.

Официальное письмо без подписи не имеет юридической силы.

КУЛЬТУРА ОФИЦИАЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

1.Деловое письмо в условиях унификации.

2.Правила оформления унифицированного делового письма.

3.Требования к языку и стилю деловой корреспонденции.

4.Наиболее типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции.

Типовые тексты и трафаретные письма широко используются при составлении официальных писем с однотипной информацией и дают большую экономию времени, упрощая процесс составления и печатания письма.

Типовой текст - это стереотипный текст, на основе которого или с использованием которого может быть построен текст нового письма. Структура фразы в типизированном письме представляет собой устойчивый оборот.

Трафаретизация - способ фиксации информации в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации.

Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту, имеющих установленный комплекс обязательных элементов (реквизитов) и определенный порядок их расположения. Рекомендуется использовать два вида бланков: общий и бланк для писем. Отличаются они тем, что бланк для писем содержит реквизит "Адрес, номер банковского счета, номер телефона, факса", а также реквизит "Ссылка на индекс и дату входящего документа".

Наименование организации, являющейся автором письма, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Дата - один из реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа. Датой письма является дата подписания и отправления.

Ссылка на индекс и дату входящего документа используется в бланках для писем и стоит в постоянной части, в рамках которой располагаются номер и дата входящего документа, на который дается ответ. Если исходящее письмо является ответом на ряд писем одной организации, необходимо ссылаться на все их номера и даты.

Одно и то же письмо может содержать и гарантию, и просьбу, и напоминание, т.е. быть многоаспектным. Каждый вид официального письма имеет свою языковую формулу. Языковая формула - это устойчивый оборот, словосочетание, выражающее вид, характер той или иной управленческой, производственной информации. По языковым формулам "прошу", "высылаем", "подтверждаем" можно судить о разновидности письма, что позволяет определить цель его использования и приемы работы с ним.

Наиболее типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции подробно изложены в литературе (4, 5, 6, 7).

ОРГАНИЗАЦИОННОЕ ПОСТРОЕНИЕ СЛУЖБЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

1.Организация документооборота.

2.Порядок исполнения входящих, исходящих и внутренних документов.

3.Регистрация документов. Индексация документов.

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) может быть представлена на предприятии как самостоятельным структурным подразделением, так и отдельным сотрудником.

Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документов путем проставления индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы. Документы специальных (функциональных) систем документации (бухгалтерские, финансовые и др.) регистрируются в соответствующих подразделениях. При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий, протоколы заседаний, отчеты, докладные записки и т.д.

Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрационной группы. Например: 215/08-12;

215 - порядковый регистрационный номер,

08-12 - номер дела, в который будет подшит документ или его копия.

В качестве регистрационных форм, в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов, используют регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно, как правило, не регистрируется.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания.

Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается руководителем федерального органа исполнительной власти.

При постановке документа на контроль на левом поле документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".

Контроль исполнения обеспечивает специалист службы контроля или служба ДОУ, которая осуществляет учет контролируемых документов, а также хода и состояния их исполнения.

Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют руководители структурных подразделений.

Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных.

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль исполнения включает: постановку документов на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты поступления.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем предприятия. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или резолюции руководителя.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, поручений, вопросов, сообщения результатов заинтересованным лицам или другого документированного подтверждения исполнения.

Формы регистрации документов представлены в литературе (6).

Организационно-распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий и организаций, их подразделений и должностных лиц (ГОСТ Р 51141-98).

Организационные документы- документы, определяющие статус (организационно- правовую форму) предприятия и порядок её работы.

Организационные документы - это комплекс документов, содержащих правила создания организации, в том числе: выбор ее организационно-правовой формы; компетенцию, структуру, штатную численность, состав должностей (руководителей, специалистов, технических исполнителей); формирование совещательных органов управления; установление режима работы и системы охраны; организацию и оценку труда; порядок реорганизации и ликвидации.

Организационно-правовые документы реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации.

Организационные документы содержат положения, обязательные для исполнения.

К организационно-правовым документам относятся:

Устав организации;

Положение об организации;

Учредительный договор;

Положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах;

Регламент;

Структура и штатная численность;

Штатное расписание;

Инструкции по определенным направлениям деятельности;

Должностные инструкции работников;

Правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале) и др.

Организационные документы оформляются на общем бланке организации или на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.

Датой организационных документов является дата утверждения.

Организационные документы утверждаются руководителем организации или ее структурного подразделения либо вышестоящей организацией. Утверждение осуществляется либо проставлением грифа утверждения (реквизит 16) на самом документе, либо изданием другого документа.

Заголовок к тексту в организационных документах должен согласовываться с наименованием вида документа, например:

Положение (о чем?) об отделе кадров;

Структура и штатная численность (чего?) аппарата Министерства;

Инструкция (о чем?) о ведении бухгалтерского учета;

Должностная инструкция (кого?) референта.

Организационные документы имеют сложную структуру текста.

Констатирующей частью текста организационных документов является раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение организационного документа, сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст организационных документов делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Организационные документы проходят установленный в организации порядок согласования. Согласование осуществляется со всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами, с юридической службой, проверяющей соответствие данного организационного документа действующему законодательству.

С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до замены новыми.

Особенностью организационно-правовых документов является возможность вносить в них изменения и дополнения в тех случаях, когда нет необходимости перерабатывать весь документ.

К первым и основным организационно-правовым документам относятся учредительные документы: устав или положение об организации, учредительный договор.

Общие положения, определяющие наименования видов организационных документов и порядок их оформления, приведены в Гражданском кодексе РФ (гл. 4, ч. I).

Организация, являющаяся юридическим лицом, «действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. В случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях данного вида» (ст. 52 ГК РФ).

Устав - правовой акт, определяющий статус созданного юридического лица (учреждения, организации, предприятия, порядок его функционирования, реорганизации, ликвидации.

Типовая структура текста устава государственного учреждения закреплена в «Унифицированной системе организационно-распорядительной документации».

Структура текста устава негосударственной организации отличается от структуры текста устава государственного учреждения. Устав негосударственного предприятия содержит дополнительные разделы, в которых отражается специфика его организации и деятельности.

В Гражданском кодексе РФ дан перечень обязательных сведений, которые должны быть отражены в уставе организаций с различной организационно-правовой формой.

Для примера- возможные разделы устава.

1) Общие положения. В разделе указываются полное и сокращенное официальные наименования организации; ее статус, почтовый адрес; основания, на которых создана организация; чем она руководствуется в своей деятельности; наличие филиалов, дочерних фирм, представительств; предмет и цели деятельности; наличие зарегистрированного товарного знака, фирменного бланка, печати.

2)Акционерный капитал (уставный капитал). В разделе определяются размеры вкладов каждого учредителя (участника), оговариваются условия увеличения (уменьшения) уставного фонда, регламентируются права участников на отдельные объекты, входящие в состав имущества организации.

3)Порядок деятельности. Раздел устанавливает цели, виды деятельности, механизм отношений организации с другими организациями в вопросах финансово-хозяйственной деятельности, а также определяет права, которыми наделяются участники в процессе финансово-хозяйственной деятельности.

4)Управление. Раздел регламентирует состав органов управления и их полномочия. Например, в акционерном обществе с большим числом акционеров это могут быть:

общее собрание акционеров - высший орган управления обществом (в разделе устанавливается порядок созыва, проведения общих собраний, правомочность принятых решений);

совет директоров - высший орган управления обществом в промежутках между собраниями акционеров, избираемый общим собранием (в разделе устанавливается количество директоров, срок, на который они избираются, компетенция, порядок выбора председателя и на какой срок);

исполнительные органы - генеральный директор, исполнительный директор, правление (в разделе устанавливается, какие именно исполнительные органы действуют, их компетенция, права и порядок деятельности);

ревизионная комиссия - орган, осуществляющий проверки финансово-хозяйственной деятельности (устанавливается порядок формирования комиссии, сроки и частота проведения проверок, порядок представления отчетности).

5)Учет и отчетность; распределение прибыли. В разделе устанавливается порядок ведения бухгалтерской и статистической отчетности, порядок представления сведений о деятельности общества в налоговые и иные органы, порядок подведения итогов о финансовой деятельности общества, порядок распределения прибыли.

6)Прочие накопления. В разделе устанавливаются дополнительные фонды общества, кроме уставного (страховой, резервный), если таковые имеются.

7)Прекращение деятельности. Раздел устанавливает порядок ликвидации общества, его реорганизации, а также порядок рассмотрения споров общества с физическими и юридическими лицами.

Отметка о регистрации проставляется на титульном листе устава. Она состоит из:

Наименования органа, осуществляющего государственную регистрацию создаваемых организаций;

Даты регистрации;

Государственного регистрационного номера;

Подписи;

Печати регистрирующего органа.

Гриф утверждения также выносится на титульный лист и заверяется печатью.

Устав государственной организации утверждается вышестоящим учреждением, а негосударственной - его учредителями, общим собранием акционеров.

Положение об организации (структурном подразделении)

Положение - правовой акт, устанавливающий системно связанные между собой правила регламентирующего характера по отдельным вопросам деятельности организации, подразделений, должностных лиц.

Положения могут быть типовыми (примерными) и конкретными (индивидуальными). При наличии типового положения конкретные положения разрабатываются на его основе. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений.

Различают положения об организациях и положения о структурных подразделениях (службах).

Положение об организации - это документ, на основании которого действуют государственные бюджетные организации (органы государственной власти и управления всех уровней).

Схема положения о государственном учреждении аналогична схеме устава государственного учреждения.

Положение об организации оформляется на общем бланке. Обязательными реквизитами положения об организации являются: заголовок к тексту, текст, подпись, гриф утверждения, печать.

Структура текста положения так же, как и текста устава, регламентирована УСОРД.

Положения о структурных подразделениях (службах) можно классифицировать на:

Положения о структурных подразделениях;

Положения о коллегиальных и совещательных органах, как руководящих (совет директоров, правление), так и специализированных (ученый совет, педсовет, научно-технический совет и др.);

Положения о временных органах (совещания, комиссии, советы).

Положение о структурном подразделении оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами данного вида документов являются:

Наименование организации;

Наименование структурного подразделения;

Номер документа;

Место составления;

Заголовок к тексту;

Подпись;

Гриф утверждения.

Положения о подразделениях подписываются руководителем подразделения и утверждаются руководителем организации.

Текст положений о структурных подразделениях включает следующие разделы.

1)Общие положения. В разделе «Общие положения» указываются: полное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати.

2)Цели и задачи. В разделе «Цели и задачи» перечисляются основные проблемы, решаемые подразделением и определяющие характер и направления деятельности подразделения.

3)Функции. В разделе «Функции» указываются действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения.

4)Права и обязанности. В разделе «Права и обязанности» перечисляются права, которыми наделяется подразделение в лице его руководителя. В этом же разделе устанавливаются виды дисциплинарной, административной, а при необходимости - и уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.

5)Взаимоотношения. В разделе «Взаимоотношения» регламентируются информационные и документационные потоки подразделения, основные документы, создаваемые им, указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.

Изменения в положение о структурном подразделении вносятся приказом руководителя организации.

Положения о коллегиальных и совещательных органах, как руководящих (совет директоров, правление), так и специализированных (ученый совет, педсовет, научно-технический совет и др.), также носят нормативный характер и определяют состав, порядок формирования, компетенцию, порядок работы, права и ответственность коллегиальных и совещательных органов.

В качестве примера можно привести структуру текста положения о Совете директоров акционерного общества.

Общие положения.

Компетенция Совета директоров.

Состав Совета директоров.

Выдвижение кандидатов в Совет директоров.

Избрание членов Совета директоров.

Регламент заседаний Совета директоров.

Взаимоотношения с другими подразделениями общества.

Ответственность членов Совета директоров.

Порядок утверждения положения о Совете директоров и порядок внесения в него изменений.

В государственной организации внесение изменений и дополнений в положения о коллегиальных и совещательных органах и в положения о структурных подразделениях осуществляется распорядительным документом руководителя организации.

В негосударственной организации изменения и дополнения в положения о коллегиальных и совещательных органах принимаются на общем собрании акционеров.

Положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах) создаются на период действия такого органа. Структура текста нормативно не закреплена. Утверждается органом, в компетенцию которого входит создание временного органа.

Учредительный договор

Договор- соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав или обязанностей.

Договор - юридическое понятие, с которым связано возникновение различных обязательств и отношения, регулирующие их.

В учредительном договоре учредители берут обязательство создать юридическое лицо (дается наименование юридического лица), определяется порядок совместной деятельности по его созданию, условия образования имущества и уставного капитала.

Договором определяется предмет и цели деятельности юридического лица, а также условия и порядок управления деятельностью юридического лица и условия распределения между учредителями прибыли.

Местонахождение юридического лица определяется местом его государственной регистрации, если в соответствии с законом в договоре не установлено иное.

В заключительной части договора указывается количество экземпляров договора, юридические адреса и банковские реквизиты сторон.

На договоре подписи заверяются печатями. Если одна из сторон (или обе договаривающиеся стороны) являются гражданами, то указываются их фамилии, имена и отчества, паспортные данные и место жительства.

Учредительный договор подлежит государственной регистрации в установленном порядке.

Учредительный договор юридического лица заключается, а устав утверждается его учредителями (участниками).

Инструкция - правовой акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности организаций, их подразделений, должностных лиц и граждан.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Инструкции оформляются на общем бланке организации с указанием вида документа. В заголовке к инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования, например: «Инструкция (о чем?) о ведении бухгалтерского учета на предприятии».

Инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения, разработавшего ее.

Инструкция подлежит утверждению. Утверждаются инструкции руководителем организации и заверяются печатью.

Инструкции визируются руководителями всех заинтересованных подразделений, юридической службой, заместителем руководителя, курирующим то направление деятельности, на которое распространяется содержание инструкции.

Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и разбиваемые на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

Текст инструкции должен начинаться с раздела «Общие положения», в котором излагаются цели ее издания, область распространения и другие сведения общего характера.

Текст инструкции излагается от третьего лица единственного или множественного числа.

В тексте часто используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «не допускается», «запрещается» и т. п.

Разновидностью инструкции является должностная инструкция.

Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

С помощью должностной инструкции в любой организации реализуется функция управления персоналом.

Должностные инструкции бывают типовые (примерные) и конкретные (индивидуальные).

Типовая должностная инструкция разрабатывается на должности, имеющие одинаковые обязанности, права, ответственность, независимо от того, к какой отрасли относится организация. Например: «Должностная инструкция секретаря».

При большом объеме работы функциональные обязанности по определенной должности выполняют, как правило, несколько человек.

Если эти обязанности одинаковы, то разрабатывается одна должностная инструкция, которая в этом случае будет типовой, например: «Должностная инструкция бухгалтера».

Если обязанности работников с одинаковым названием должности различаются, то для каждого из них разрабатывают конкретную должностную инструкцию с уточнением обязанностей работника в заголовке к тексту. Например: «Должностная инструкция бухгалтера по налогам».

Должностные инструкции разрабатываются почти на все должности, предусмотренные штатным расписанием. Должностные инструкции не составляются на категорию служащих «руководители», так как их функции и задачи, права, обязанности и ответственность фиксируются в уставе организации или в положении о структурном подразделении в разделе «Руководство».

Должностная инструкция входит в УСОРД и имеет унифицированную форму.

Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

Должностная инструкция подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается заместителем руководителя организации - куратором данного подразделения или руководителем структурного подразделения, если ему предоставлено это право. Визируются должностные инструкции руководителями заинтересованных подразделений и юридической службой (юристом), а также другими должностными лицами, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения. Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов.

1. Общие положения. В этом разделе указывают полное наименование должности с обозначением структурного подразделения в соответствии со штатным расписанием; кому непосредственно подчиняется работник (дополнительно - кому подчиняется на период отсутствия вышестоящего лица); порядок назначения на должность и освобождения от должности; порядок замещения в случае временного отсутствия работника; особенности организации работы, если они есть (ненормированный рабочий день, гибкий график и др.), перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник на данной должности; квалификационные требования (уровень образования, стаж работы, требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний).

2. Функции. В разделе приводится перечень основных направлений деятельности работника в соответствии с направлениями деятельности структурного подразделения.

3. Должностные обязанности. В этом разделе перечисляются: виды работ, выполняемые работником на данной должности; характер выполняемых действий: «руководит», «подготавливает», «утверждает», «рассматривает», «выполняет», «обеспечивает» и т. п. Должностные обязанности целесообразно также объединять в однородные группы в соответствии с функциями работника. Для удобства представления должностных обязанностей текст данного раздела может быть разделен на две части: в первой части перечисляются те виды работ, которые сотрудник выполняет самостоятельно, а во второй те, которые выполняются совместно с другими.

4. Права. В разделе устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие выполнение возложенных на него обязанностей:

Право принимать определенные решения (перечисление вопросов, которые он может решать самостоятельно); » право давать указания по конкретным вопросам;

Право самостоятельно подписывать документы в рамках предоставленной ему компетенции;

Право обращаться с предложениями к руководителю;

Право представительствовать от имени подразделения или организации в других организациях и пределы такого представительства;

Право участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к его ведению;

Право на получение необходимой для работы информации (статистической, экономической и др., в том числе и конфиденциальной);

Право требовать выполнения определенных действий от других работников.

В тексте данного раздела необходимо закрепить также:

Право работника вносить предложения по совершенствованию деятельности, связанной с выполнением его непосредственных должностных обязанностей;

Право входить в состав рабочих групп по подготовке и реализации конкретных проектов и участвовать в разработке коллегиальных решений, направленных на достижение главной задачи структурного подразделения или всей организации.

В необходимых случаях в текст раздела можно внести универсальные права, общие для всех работников (а не только права по должности):

Право на все виды установленной компенсации за свой трудовой вклад;

Право на комфортные условия труда;

Право на повышение квалификации;

Право на максимальную реализацию своих профессиональных потребностей.

5. Ответственность. В разделе определяются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы. Устанавливается ответственность работника за нарушение действующего законодательства и требований организационно-правовых и распорядительных документов. В необходимых случаях фиксируется полная материальная ответственность работника по должности, которая должна быть оформлена соответствующим дополнительно заключаемым договором. Предусматриваются и конкретные формулировки об ответственности за несоблюдение технологий, закрепленных в нормативно-технических документах, за нарушение сроков выполнения работ, предусмотренных нормативами, за отказ от применения передовых приемов работы и имеющихся технических средств, за отказ выполнять письменные и устные распоряжения руководителя и др. При формулировании пунктов об ответственности не следует злоупотреблять словами с отрицанием «не», так как они придают негативный смысловой оттенок соответствующему пункту текста в целом. Количество пунктов этого раздела не должно превышать количества пунктов в предыдущем разделе «Права».

6. Взаимоотношения. В данном разделе указывается: от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник; кому, какую и в какие сроки предоставляет; с кем осуществляет совместную подготовку документов и прочие вопросы информационных взаимосвязей работника с другими подразделениями, лицами, организациями. Если взаимоотношения и связи сотрудника хорошо отлажены на уровне документов, то текст раздела можно представить в форме одной или нескольких таблиц с заголовками: «Работник передает»; «Работник получает».

В графах таблицы указывают: наименование структурного подразделения, вид документа, срок, периодичность. В текст раздела целесообразно также включать названия и формы журналов или картотек, которые ведутся с целью учета, контроля и лучшей организации работы, а также названия баз данных, которые сотрудник ведет на рабочем месте для упорядочивания и систематизации справочно-информационного фонда. В текст должностной инструкции могут быть включены дополнительные разделы.

Функции. В этом разделе перечисляют основные направления деятельности работника в соответствии с направлениями деятельности структурного подразделения. В формулировках функций необходимо четко отразить вклад сотрудника в достижение главной задачи, перспективных и текущих задач структурного подразделения; указать, какие функции работник выполняет самостоятельно, а в выполнении каких участвует.

Условия оплаты труда. В разделе указывается, какой работнику устанавливается должностной оклад в соответствии с контрактом или штатным расписанием; какие он может получать премии (в зависимости от конкретных условий работы можно оговорить виды премий и условия их получения); какие он может получать надбавки и как ему можно повышать зарплату (при каких условиях и с какой периодичностью); может ли работник совмещать профессии (должности) и др.

Показатели оценки работы. Раздел, в котором могут быть закреплены как общие показатели оценки деятельности, так и конкретные, установленные непосредственным и вышестоящими руководителями, а также закрепленные во внутренних нормативных и технологических документах организации. К числу общих показателей могут быть отнесены:

Полнота реализации закрепленных за работником задач, должностных обязанностей и предоставленных прав;

Качество составления и оформления документов;

Отсутствие ошибок и служебных нарушений;

Отсутствие жалоб, претензий и нареканий со стороны руководителей;

Квалифицированное применение требований инструкций и других нормативных документов;

Своевременность выполнения должностных обязанностей, соблюдение сроков исполнения поручений и указаний руководства. К документам инструктивного характера также относятся «Правила» и «Регламент».

Правила внутреннего трудового распорядка

Правила внутреннего трудового распорядка - правовой акт, регламентирующий организацию работы предприятия, взаимные обязательства работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутриобъектный режим и другие вопросы.

Правила оформляются на общем бланке организации с указанием вида документа, подписываются руководителем кадровой службы, принимаются с учетом представительного органа работников (ст. 190 Трудового кодекса РФ).

Правила внутреннего трудового распорядка являются, как правило, приложением к трудовому договору.

Текст Правил составляется в соответствии с Типовыми правилами внутреннего распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденными Постановлением Госкомтруда СССР от 20 июля 1984 г. № 213 (в той части, которая не противоречит действующему в настоящее время трудовому законодательству).

В некоторых организациях наряду с Правилами внутреннего трудового распорядка разрабатывается Положение о персонале, которое отражает вопросы профессионального и социального развития трудового коллектива, взаимоотношения с администрацией, права и ответственность администрации и персонала, правила деловой этики и др. Положение о персонале разрабатывается в некоторых организациях наряду с Правилами внутреннего распорядка.

Оформляется Положение о персонале на общем бланке организации с указанием вида документа, подписывается руководителем службы управления персоналом, согласовывается на общем собрании персонала, но утверждать Положение о персонале рекомендуется на Совете директоров организации.

Регламент - правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.

Регламент работы коллегиального или совещательного органа определяет:

Статус коллегиального или совещательного органа;

Порядок планирования работы;

Порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании;

Внесение материалов на рассмотрение;

Порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании;

Ведение протокола заседания;

Оформление решений коллегиального или совещательного органа;

Порядок доведения решений до исполнителей;

Материально-техническое обеспечение заседаний.

Регламент оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами регламента являются: наименование организации, наименование коллегиального или совещательного органа, вид документа, дата документа, номер документа, место составления, гриф утверждения, текст, подпись.

Регламенты утверждаются руководителем организации или руководителем коллегиального или совещательного органа.

В процессе подготовки регламенты проходят стадию обсуждения на заседании членами коллегиального или совещательного органа.

Регламенты согласовываются с заинтересованными подразделениями и юридической службой.

Структура и штатная численность - правовой акт, устанавливающий структуру организации, наименование структурных подразделений и должностей, штатную численность по каждой должности в соответствии с группой по оплате труда. Оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа, подписывается руководителем кадровой службы, визируется главным бухгалтером, заместителями руководителя организации и утверждается руководителем организации с проставлением печати. Текст документа составляется в форме таблицы, в которой приводятся наименования структурных подразделений организации, наименования должностей, включенных в эти подразделения, а также их количество в соответствии с уровнем оплаты по соответствующим группам. Указанный документ входит в состав УСОРД и имеет унифицированную форму.

Штатное расписание - правовой акт, закрепляющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов (в государственных учреждениях - с указанием разряда по Единой тарифной сетке).

Штатное расписание имеет унифицированную форму и оформляется на общем бланке либо на стандартных листах бумаги формата А-4 альбомной ориентации с нанесением реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

В заголовке к тексту указывается год, на который составлено штатное расписание.

Текст штатного расписания составляется в табличной форме. Указываются коды и наименования структурных подразделений и должностей, количество единиц по штату, должностной оклад, надбавки по видам и месячный фонд зарплаты.

Ответственность за подготовку штатного расписания лежит на отделе кадров (службе персонала).

Проект штатного расписания визируется руководителями подразделений, главным бухгалтером, юридической службой, заместителями руководителя организации.

Штатное расписание подписывается руководителем отдела кадров и утверждается руководителем организации с проставлением гербовой печати (или печати организации) на грифе утверждения. В негосударственных организациях документ утверждает Совет директоров.

Деятельность учреждений фиксируется в разных видах документов. Согласно действующему законодательству организации, учреждения и частные предприятия издают уставы, положения, инструкции, штатное расписание. Все эти виды составляют группу организационных документов.

Организационные документы - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности. Устав - сложный документ, структура и содержание которого определяются самими разработчиками. Сам текст устава предприятия можно с известной долей условности разделить на шесть разделов.

Основные разделы текста устава:

1. общие положения;
2. организационное единство;
3. регламент деятельности;
4. финансово - материальная база;
5. отчетная и ревизионная деятельность;
6. порядок ликвидации и ответственность по делам организации.

Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти. Уставы общественных организаций принимают и утверждают съезды этих организаций. Уставы государственных предприятий утверждаются вышестоящими органами.

Ниже предлагаем основные реквизиты, входящие в формуляр устава:

2. название организации;
3. название вида документа;
4. дата, номер;
5. место издания;
6. гриф утверждения;
7. текст;
8. подпись руководителя.

В комплексе организационных документов коммерческих предприятий особое место занимают должностные инструкции. Должностная инструкция - организационный документ длительного или постоянного срока действия, в котором определены научно - технические, финансовые стороны деятельности должностных лиц.

На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником. Должностная инструкция разрабатывается начальником структурного подразделения, согласовывается с юристом и утверждается директором предприятия.

1. общие положения;
2. должностные обязанности;
3. права;
4. ответственность.

В первом разделе указываются область деятельности специалиста; порядок его назначения на должность и освобождения от должности; квалификационные требования; подчиненность специалиста; нормативные документы. Во втором разделе перечисляются конкретные виды работ, выполняемые специалистом. В третьем разделе устанавливаются права, необходимые специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей. В четвертом разделе указывается, за что конкретно несет ответственность специалист.

Реквизиты формуляра должностной инструкции:

1. наименование министерства или ведомства;
2. наименование организации;
3. наименование вида документа;
4. дата, номер;
5. место издания;
6. заголовок в именительном падеже;
7. гриф утверждения;
8. текст;
9. подпись автора;
10. визы.

Деятельность каждого учреждения, организации или предприятия определяется положением о нем. Положение – это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. Положения бывают индивидуальные и типовые. Индивидуальные – это положения о всех отделах, цехах, управленческих подразделениях, включенных в схему организационной структуры управления предприятием. Типовые – это положения о цехах основного производства, структурных подразделениях.

Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений. Исполнитель составляет проект положения. Положение подписывают руководитель структурного подразделения (деятельность которого регламентируется), вышестоящий руководитель, которому подчиняется данное подразделение, и разработчик.

Проект положения согласовывается с юридическим отделом. Если проект вызывает возражения, замечания, они излагаются на втором экземпляре или на отдельном листе, приложенном ко второму экземпляру проекта. Проект положения представляется на утверждение руководителю предприятия. Положение об организации утверждается распорядительным документом вышестоящей организации. Датой положения является дата утверждения документа, если в тексте не указана другая дата.

Положение является сложным документом. Структура и содержание положения, как правило, определяются учреждением - разработчиком. Основные разделы текста положения:

1. общие положения;
2. основные задачи;
3. функции;
4. права;
5. организация работы.

Формуляр - образец положения состоит из реквизитов:

Наименование ведомства,
- название организации,
- наименование структурного подразделения,
- гриф утверждения,
- наименование вида документа - положение,
- дата, номер,
- место издания (город),
- заголовок,
- текст,
- подписи,
- гриф согласования,
- визы.

Штатное расписание - один из основных видов организационных документов. Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы. Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, указываются перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Подписывается штатное расписание заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.

В соответствии с уставом предприятия разрабатывается его структура и определяется штатная численность, что закрепляется в соответствующем документе. Структура и штатная численность - организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Данный документ составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Изменения в "структуру и штатную численность" вносятся приказом руководителя предприятия.

Правила внутреннего трудового распорядка - организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы:

1. организация работы предприятия;
2. взаимные обязанности работников и администрации;
3. предоставление отпусков;
4. командирование сотрудников;
5. внутриобъектный режим.

Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании работников предприятия, визируются юристом и утверждаются руководителем предприятия.

Организационно-правовые документы

Организационно-правовые документы закрепляют статус организации как юридического лица, порядок оформления организационно-правовой формы, закрепляют ее организационную структуру, формы и методы управления, права и обязанности должностных лиц и персонала. Организационно-правовые документы содержат положения, строго обязательные для исполнения и реализуют нормы гражданского и административного права, являясь правовой основой деятельности организации. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения вышестоящей организацией, руководителем организации или ее коллегиальным органом управления и обязательно содержат в составе обязательных реквизитов гриф утверждения.

Организационно-правовые документы подразделяют на учредительные документы юридического лица (учредительный договор и устав) и организационные документы (положение о структурных подразделениях, коллегиальных совещательных органах, штатное расписание, регламент организации, инструкции по вопросам деятельности, нуждающимся в регламентации и другие регламентирующие документы).

Юридическим лицом считается организация, которая имеет в собственности, хозяйственном ведении или оперативном управлении обособленное имущество и отвечает по своим обязательствам этим имуществом, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и неимущественные права, нести взятые на себя обязанности в соответствии со своим уставом, быть истцом и ответчиком в суде.

Юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. В отдельных случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организации данного вида.

Юридическое лицо, созданное в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации (далее – ГК РФ) (части первая, вторая и третья) одним учредителем, действует на основании устава, утвержденным этим учредителем, а несколькими – на основании устава и учредительного договора.

В учредительных документах юридического лица определяется наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, предмет и цели деятельности, а также содержатся другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида.

Учредительные документы приобретают юридическую силу с момента их государственной регистрации, а в случаях, установленных законом, – с момента уведомления органа, осуществляющего государственную регистрацию.

В учредительном договоре учредители обязуются создать юридическое лицо, определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. Договором определяются также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.

В учредительном договоре обязательно указывается:

1) наименование и нахождение юридического лица;
2) правовой статус юридического лица;
3) уставной капитал и вклады в него;
4) порядок и сроки внесения вкладов в уставной капитал, ответственность учредителей (участников) за нарушение обязанностей внести вклад;
5) распределение прибыли между учредителями (участниками) юридического лица; 6) состав органов управления юридическим лицом;
7) порядок ликвидации, реорганизации юридического лица и выход из его состава учредителей (участников).

Учредительный договор подписывается учредителями (участниками), выдается каждому учредителю (участнику), и один экземпляр хранится в документах созданного юридического лица.

Учредительный договор по способу совершения является консенсуальным, поскольку вступает в силу после достижения соглашения между сторонами, а по своему назначению в управленческой деятельности - организационным документом.

Порядок заключения, составления и оформления, вступления в силу, прекращения действия и другие юридические аспекты учредительного договора регламентируются ГК РФ.

Как правило, учредительный договор состоит из следующих разделов:

1) вводная часть;
2) цель заключения договора;
3) наименование и правовая форма организации;
4) предмет деятельности;
5) место нахождения организации;
6) обязанности участников (учредителей) по созданию юридического лица;
7) порядок образования имущества;
8) условия и ответственность конкретных участников (учредителей) по обязательствам созданного юридического лица;
9) порядок распределения прибыли и погашения убытков;
10) порядок управления делами юридического лица;
11) права и обязанности участников (учредителей);
12) ответственность за нарушение договора;
13) условия и порядок выхода участников (учредителей) из состава организации и принятия новых членов;
14) порядок рассмотрения споров;
15) порядок расторжения договора, реорганизации и ликвидации юридического лица.

При необходимости учредительный договор утверждает устав организации, который дополняет договор и закрепляет организационно-правовой статус организации.

Учредительный договор вступает в силу с момента его подписания, если в самом договоре не оговорен другой срок.

Если в качестве учредителя выступает юридическое лицо, то договор от его имени подписывают руководитель организации или лицо, наделенное полномочиями, подтвержденными доверенностью.

Устав, как учредительный документ организации, представляет собой свод правил, установленных учредителями юридического лица и регулирующих ее правовое положение, отношения, связанные с внутренним управлением, а также определяющий ее правовой статус. Общие требования к содержанию устава определяет ГК РФ.

Для оформления устава используется следующий состав реквизитов: эмблема организации; наименование организации; справочные данные об организации; наименование документа; отметка о регистрации; гриф утверждения. Структура текста устава и его содержание определяется разработчиком Устава.

В уставе созданного юридического лица (организации) должны определяться: наименование организации, место его нахождения, предмет и цели деятельности, порядок вступления в организацию и выхода из нее, условия о размерах и порядке внесения вкладов уставной капитал, наименование и назначение создаваемых фондов организации, права и обязанности учредителей (участников) созданной организации, состав и компетенция органов управления и контроля организацией, порядок принятия ими решений, порядок реорганизации и ликвидации организации, сведения о филиалах и представительствах организации и иные сведения.

Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами и, как правило, содержит следующие разделы:

1) общие положения;
2) правовой статус Общества;
3) цели и задачи Общества;
4) уставной капитал Общества;
5) резервный и иные фонды общества;
6) права и обязанности Участников Общества;
7) органы Общества;
8) распределение прибыли Общества между Учредителями;
9) выход Участника из Общества;
10) реорганизация и ликвидация Общества;
11) регистрация Устава Общества.

В устав могут включаться и другие разделы, отражающие специфику деятельности хозяйственного общества.

Устав оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов общего бланка организации, грифа утверждения, отметки о регистрации в органе государственного управления, подписывается руководителем организации и заверяется печатью организации и органа государственной регистрации.

Положение – документ, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности государственных и муниципальных бюджетных некоммерческих организаций или регламентирующий организацию работы отдельных структурных подразделений других организаций, коллегиальных и совещательных органов управления, отделов и служб и т. д.

Положение утверждается государственным органом или руководителем организации и оформляется аналогично уставу.

Текст положения об организации содержит следующие разделы:

1) общие положения;
2) основные задачи;
3) функции;
4) права и обязанности;
5) руководство;
6) взаимоотношения;
7) контроль, проверка и ревизия деятельности;
8) реорганизация и ликвидация.

Раздел «Общие положения» приводит официальное полное и сокращенное наименование организации (структурного подразделения), цели и основания ее создания с указанием наименования, даты и номера соответствующего правового акта. В нем указывается, чем руководствуется организация (структурное подразделение) в своей деятельности, и которые определяют характер и основные направления ее деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, какие имеет печати.

В разделе «Основные задачи» формулируются основные проблемы, которые призвана решать организация (структурное подразделение) в своей деятельности и которые определяют характер и основные направления ее деятельности.

В разделе «Функции» перечисляются действия или виды работ, которые должна выполнять организация (структурное подразделение) для решения поставленных перед ней задач.

Раздел «Права и обязанности» содержит перечисление прав и обязанностей, которыми наделяется организация (структурное подразделение» в лице ее руководителя. Право – это юридически узаконенная возможность запрещать или требовать выполнения каких-либо действий. Права устанавливаются в объеме, необходимом для реализации возложенных на организацию (структурное подразделение) функций (право на издание распорядительных и нормативных документов, на ведение официальной переписки, отдавать распоряжения и указания подчиненным подразделениям, запрашивать информацию и др.).

К обязанностям относятся действия, которые организация (структурное подразделение) должна выполнять для реализации своих функций.

В разделе «Руководство» устанавливается, кем осуществляется руководство организацией (структурным подразделением), на каких принципах, кем назначается и освобождается от должности руководитель, а также определяется сфера его компетенции.

В разделе «Взаимоотношения» устанавливается круг организаций (структурных подразделений) и должностных лиц, с которыми осуществляется взаимодействие на информационном и документационном уровнях управления.

Раздел «Контроль, проверка и ревизия деятельности» устанавливает, кем осуществляется контроль, проверки и ревизии финансово-хозяйственной деятельности, определяет их периодичность или сроки, порядок представления итоговых и отчетных документов.

В разделе «Реорганизация и ликвидация» устанавливается, в каком порядке и кем осуществляются реорганизация и ликвидация организации (структурного подразделения).

Положение об организации (структурном подразделении (коллегиальных и совещательных органах управления)) могут быть типовыми или индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций (структурных подразделений), и на их основе для конкретных организаций и ее подразделений. Положение оформляется аналогично уставу.

Регламент – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиальных или совещательных органов управления.

Текст регламента состоит из разделов, имеющих самостоятельные заголовки и разбитых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Регламент коллегиального или совещательного органа определяет статус этого органа, порядок планирования работы, порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании, внесение материалов на рассмотрение, порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании, ведение протокола заседания, оформление решений, порядок доведения решений до исполнителей, материально-техническое обеспечение заседаний.

Регламент оформляется на общем бланке организации.

Обязательными реквизитами регламента являются:

Наименование организации;
- наименование коллегиального или совещательного органа управления;
- вид документа;
- дата, номер документа;
- место составления;
- гриф утверждения;
- текст;
- подпись.

Регламент утверждается руководителем организации или руководителем коллегиального органа управления.

В процессе разработки регламент проходит стадию обсуждения на заседании членами коллегиального или совещательного органа управления и согласовывается с заинтересованными подразделениями и юридической службой организации.

Штатное расписание – документ, который определяет структуру организации, численность должностей в конкретных структурных подразделениях и в целом по организации и оплату труда работников организации.

Штатное расписание составляется и утверждается руководителем организации по состоянию на 1 января каждого календарного года, оформляется на стандартных листах бумаги формата А3, имеет реквизиты общего бланка организации и утверждается руководителем организации.

Текст штатного расписания составляется в табличной унифицированной форме, с указанием кодов и наименований структурных подразделений и должностей, количества штатных единиц по штату, должностных окладов, надбавок и месячного фонда заработной платы по должностным окладам.

Инструкция – документ, имеющий правовой статус, и издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные стороны деятельности организации или ее сотрудников. Инструкции оформляются на общем бланке организации и утверждаются руководителем организации или приказом по организации.

Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и подразделяемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами и начинается с раздела «Общие положения», в котором излагаются цели и причины издания документа, область распространения, и другие сведения общего характера.

В последующих разделах инструкции указывается, к какой категории специалистов относится данная должность, какую задачу выполняет специалист, кому он подчиняется и чем руководствуется в своей деятельности. Приводятся квалификационные требования к специалисту и требования к его образовательному уровню, здоровью и т. д., раскрываются основные функции, которые выполняет специалист по своей должности, конкретизируются должностные обязанности, обеспечивающие выполнение возложенных на специалиста функций. Указываются права работника на информацию, материальные и другие ресурсы для качественного выполнения возложенных на него обязанностей и какую ответственность несет специалист за некачественное выполнение возложенных на него обязанностей.

Оформление организационных документов

В состав ОРД входит организационная документация. К числу организационных документов относятся учредительные документы организации, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции.

В зависимости от организационно-правовой формы организации к учредительным документам относится устав организации; в ряде случаев некоммерческие организации могут действовать на основании общего положения об организациях соответствующего вида.

Обязанности администрации по организации труда работников обычно оговариваются в правилах внутреннего распорядка или положение о персонале. Документы определяют правовые правоотношения работника с работодателем, взаимоотношения персонала с руководством организации и другие вопросы.

При наличии в организации нескольких структурных подразделений разрабатываются положения о конкретных структурных подразделениях, в которых определяется их правовой статус, задачи функции, права, обязанности и ответственность.

Должностные инструкции определяют функции, права и обязанности сотрудников организации.

Система организационных документов

Эффективность рациональной системы организационной документации

Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятия решений и построен на оперативной работе с организационными документами, в которых она фиксируется. Поэтому организационно-документационное обеспечение управления любой фирмы, учреждения, организации, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления. От её рациональной организации зависит быстрота и оптимальность выбора решения, доведение его до исполнителя, своевременный контроль за исполнением и, в конечном счёте, достижение экономического эффекта в деятельности фирмы, организации, предприятия.

Поскольку организационно-документальное обслуживание имеет свои специфические задачи, оно должно выполняться самостоятельной, организационно-обособленной службой, а именно: структурным подразделением. Им может быть управление, департамент, отдел, сектор, группа и т.д. В небольших учреждениях, фирмах, где объём обрабатываемых документов невелик и создание специального структурного подразделения нецелесообразно, всю работу, выполняемую службой делопроизводства, возлагают на секретаря-референта.

Служба делопроизводства, как самостоятельное структурное подразделение, занимающееся организационной документацией, возглавляется руководителем, который в свою очередь подчиняется непосредственно руководителю организации. Объединение делопроизводственной службы с другими подразделениями, например, вхождение этой службы в административно-хозяйственный отдел, является грубой ошибкой.

Основными задачами такой службы является постановка и ведение организационно-документационного обеспечения управленческой деятельности организации на уровне современных требований. На службу делопроизводства обычно возлагается организация единой комплексной системы делопроизводства (организационно-документационного обеспечения управления) в организации, единого порядка работы с документами, начиная с их создания (или получения) и кончая сдачей в архив (или уничтожением).

Это достигается разработкой соответствующего пакета организационных и нормативно-методических документов.

Рациональная организация постановки делопроизводства начинается с определения организационно-правового положения службы, её структуры, функций, прав и обязанностей всех, кто занимается документационным обеспечением. Для этого следует разработать организационно-правовые документы: положение о службе делопроизводства и должностные инструкции на каждого работника, занимающегося делопроизводственным обслуживанием, инструкцию по организации делопроизводства.

Без грамотной постановки делопроизводства на предприятии, эффективная деятельность становится невозможной. Подразделения погрязают в бумагах. Отсутствует возможность грамотно планировать работу, т.к. нет четкости в доведении организационной документации до сотрудников компании. Незнание норм времени на выполняемые виды работ не позволяет правильно распределять работу и планировать рабочий день.

Таким образом, организуя делопроизводство у себя в фирме, учреждении, на предприятии необходимо помнить, что качественная постановка делопроизводства требует профессиональных знаний.

Требования организационных документов

В соответствии с Постановлением Госстандарта России N 65-ст «О принятии и введении в действие Государственного стандарта Российской Федерации» принят ГОСТ Р 6.30 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Данный ГОСТ, как указано в его п. 1, распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к УСОРД, - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в класс 0200000 ОКУД.

ГОСТ Р 6.30 устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ. Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении А; образцы бланков документов - в приложении Б.

В пункте 2 ГОСТ Р 6.30 определено, что при подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - ОГРН юридического лица;
06 - ИНН/КПП;
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.

Следует обратить внимание на то, что требования ГОСТ Р 6.30 являются рекомендуемыми.

Соответственно многие юридические лица не используют такие реквизиты как герб. Соответственно, несоблюдение при оформлении организационно-распорядительного документа требований данного ГОСТ при отсутствии нарушений иных правовых актов не влечет признание такого документа недействительным.

Государственным стандартом 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации (УСД).

Требование к построению формуляра - образца» установлены общие для любых управленческих документов соответствующие международным:

Форматы бумаги А3 (297х420мм), А4 (210х420мм), А5 (148х210мм), А6 (105х148мм) с горизонтальным (альбомным) и вертикальным (книжным) расположением текста;
- минимально допустимые размеры служебных полей: поле подшивки - не менее 20мм, остальные поля - не менее 10мм;
- размер шрифта, годного для оформления документов - что соответствует размеру 13,5 - 14 шрифта Times New Roman Cyr (наиболее близкий к шрифту канцелярской пишущей машины: 2,6х4,25мм).

Стандартом определено, что основными зонами документа являются сверху вниз по листу бумаги: заголовочная, содержательная и оформляющая, хотя это деление достаточно условно.

Установлен состав реквизитов, совокупность которых придаёт управленческим документам юридическую силу и правила их оформления; в самом общем виде - их расположение на листе бумаги. К этим реквизитам относится: наименование организации - составителя (автора) документа и код организации, наименование формы документа и её код, дата, номер документа и подпись (лица, несущего ответственность за содержание документа).

Некоторые формы документов установлены законодательно, так к документам, связанным с созданием предприятия можно отнести свидетельство о государственной регистрации юридического лица и свидетельство о постановке юридического лица на учет в налоговой инспекции. Значительное число документов, регулирующих кадровые вопросы, также установлены законодательно. Так как штатное расписание является не только организационным, но и первичным учетным документом, его форма унифицирована (Форма N Т-3) и входит в Альбом унифицированных форм первичных учетных документов по учету труда и его оплаты, утвержденный Постановлением Госкомстата России N 1. В штатном расписании устанавливаются: структурные подразделения (наименования и код), профессии (должности), количество штатных единиц, оклад (тарифная ставка), надбавки, месячный фонд заработной платы. Установлены и другие формы кадрового учета: N Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу», N Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу», N Т-2 «Личная карточка работника», N Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего», N Т-3 «Штатное расписание», N Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника», N Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу», N Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу», N Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику», N Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам», N Т-7 «График отпусков», N Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», N Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)», N Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», N Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку», N Т-10 «Командировочное удостоверение», N Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении», N Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника», N Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».

Структура текста устава меняется в зависимости от его разновидности. Например, устав организации включает: общие положения, цели и задачи, права, деятельность, имущество, управление, реорганизацию и ликвидацию. Устав акционерного общества содержит разделы: общие положения, акционерный капитал, порядок деятельности, права, управление, учет и отчетность, распределение прибыли, прочие накопления, прекращение деятельности. Общие требования к порядку составления, оформления и содержания устава юридического лица даны в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации. Положения - нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы органов государства (например, Общее положение о министерствах), одного органа (например, Положение о государственной автомобильной инспекции), структурного подразделения (комиссии, группы). Положения могут регламентировать деятельность филиалов, представительств.

Унифицированная система организационных документов

Под унификацией в широком теоретическом смысле понимают оптимальное сокращение числа элементов в объектах, составляющих какой-либо комплекс или систему. Основная цель унификации и стандартизации управленческой документации – создание системы документов, которая может дать экономический эффект. Экономическая эффективность унификации и стандартизации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение и уничтожение. Таким образом, унификация документов - это комплекс задач по совершенствованию их форм и содержания.

Унифицированные системы документации (УСД) определяют совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в определенной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке.

В настоящее время на территории России действуют следующие УСД:

1) унифицированная система организационно-распорядительной документации;
2) унифицированная система банковской документации;
3) унифицированная система учетной и отчетной документации;
4) унифицированная система отчетно-статистической документации;
5) унифицированная система документации по труду;
6) унифицированная система документации пенсионного фонда РФ;
7) унифицированная система внешнеторговой документации.

Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами, которым поручена эта работа.

Основой построения всех перечисленных систем является унифицированная система организационно-распорядительной документации. Основным нормативным документом, регламентирующим функционирование данной системы является Государственный стандарт РФ «ГОСТ Р 6.30. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ определяет состав реквизитов документов и требования к их оформлению, требования к бланкам документов, языку и стилю деловой документации и является обязательным для любой организации при ведении делопроизводства.

Одновременно с формированием УСД разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД.

Организационные документы виды

1. Устав – свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Устав утверждает высший орган управления учреждения (предприятия).

Так в соответствии со ст. 9 Федерального закона «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» устав унитарного предприятия должен содержать:

1. полное и сокращенное фирменные наименования унитарного предприятия;
2. указание на место нахождения унитарного предприятия;
3. цели, предмет, виды деятельности унитарного предприятия;
4. сведения об органе или органах, осуществляющих полномочия собственника имущества унитарного предприятия;
5. наименование органа унитарного предприятия (руководитель, директор, генеральный директор и др.);
6. порядок назначения на должность руководителя унитарного предприятия, а также порядок заключения с ним, изменения и прекращения трудового договора в соответствии с трудовым законодательством и иными содержащими нормы трудового права нормативными правовыми актами;
7. перечень фондов, создаваемых унитарным предприятием, размеры, порядок формирования и использования этих фондов;
8. иные предусмотренные законодательством сведения этих фондов, в том числе:
– сведения о размере уставного фонда государственного или муниципального унитарного предприятия, порядке источниках его формирования, а также о направлениях использования прибыли;
- сведения о порядке распределения и использования доходов казенного предприятия.

Устав унитарного предприятия утверждается уполномоченными государственными органами РФ, государственными органами субъекта РФ или органами местного самоуправления.

Устав оформляют на стандартном листе с внесение необходимых реквизитов общего бланка:

11 дата документа;

20 текст устава;
22 подпись.

2. Положение–это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. (Например, Общее положение о министерствах, Положение о бухгалтерском учете и т. д.) Положения также входят в состав унифицированной системы и имеют установленную структуру текста.

Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений.

Подписывает положение руководитель структурного подразделения, согласовывается с юридическим отделом, утверждается руководителем предприятия.

Положение оформляется на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты:

08 наименование организации;
10 наименование вида документа;
11 дата документа;
16 гриф утверждения документа;
18 заголовок к тексту;
20 текст документа;
22 подпись;
24 визы согласования.

Положение является сложным документом. Структура и содержание Положения определяются, как правило, организацией–разработчиком.

Структура текста Положения о подразделении (службы) обычно включает следующие разделы:

Общие положения (полное официальное наименование подразделения, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделений, наличие печатей);
Основные задачи;
Функции;
Права.

Ответственность (устанавливается виды дисциплинарной, административной, а при необходимости и уголовной ответственности).

Взаимоотношения (взаимодействия с другими подразделениями и организациями).

3. Инструкция–правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, должностных лиц. Заголовок инструкции должен содержать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования.

Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены новой).

Текст инструкции носит указующий характер и содержит распорядительные слова: ДОЛЖЕН, СЛЕДУЕТ, НЕОБХОДИМО, и т. д.

Инструкция содержит следующие реквизиты:

08 наименование организации;
10 наименование вида документа;
11 дата документа;
12 регистрационный номер документа;
14 место составления или издания документа;
16 гриф утверждения документа;
18 заголовок к тексту;
20 текст документа;
21 отметка о наличии приложения;
22 подпись;
27 отметка об исполнителе;
30 идентификатор электронной копии документа.

На каждого работника предприятия составляется должностная инструкция - документ, в котором определяются задачи, функции, права и обязанности сотрудника предприятия. На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником.

Должностная инструкция разрабатывается кадровой службой, согласовывается с юристом и утверждается директором предприятия.

Основные разделы текста должностной инструкции:

1) общие положения (область деятельности специалиста; порядок его назначения на должность и освобождения от должности; квалификационные требования; подчиненность специалиста; нормативные документы;
2) должностные обязанности (виды работ, выполняемые специалистом);
3) права (права, необходимые специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей);
4) ответственность (указывается, за что конкретно несет ответственность специалист).

4. Штатное расписание–документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы.

Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, с указанием перечня должностей, сведений о количестве штатных единиц, должностных окладов, и месячном фонде заработной платы.

Форма документа определена постановлением Госкомстатат РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Штатное расписание содержит следующие реквизиты:

08 наименование организации;
10 наименование вида документа;
11 дата документа;
14 место составления или издания документа;
16 гриф утверждения документа;
20 текст документа;
22 подпись;
24 визы согласования документа.

Подписывается штатное расписание заместителем руководителя, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Гриф утверждения заверяется печатью организации. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя предприятия.

5. Структура и штатная численность–организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Составляется и подписывается также как и штатное расписание.

6. Правила внутреннего трудового распорядка – локальный нормативный акт, в котором отражаются следующие вопросы:

Организация работы предприятия;
- взаимные обязанности работников и администрации;
- предоставление отпусков;
- командирование сотрудников;
- внутриобъектный режим.

Конкретные требования к порядку оформления проекта документа не определены. В этой связи учреждение вправе самостоятельно определить соответствующие требования, в частности к составу и оформлению реквизитов.

Структура организационных документов

Учредительный договор;
- устав организации;
- положение об организации;
- положения о структурных подразделениях организации, коллегиальных и совещательных органах;
- регламенты работы, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале;
- структура и штатная численность;
- штатное расписание;

- памятки.

Устав (чей?) Московского политехникума;

- положение (о чем?) о Министерстве труда и социального развития РФ;

- структура и штатная численность (чего?) центрального аппарата Министерства на........год.

Датой подписания организационных документов является дата, проставляемая в бланке на месте реквизита 08. Подписывает организационный документ, как правило, руководитель организации (например, устав) или структурного подразделения (например, должностную инструкцию). Особенностью организационных документов является то, что они вступают в силу только после их утверждения.

Организационные документы могут утверждаться руководителем организации или структурного подразделения путем проставления грифа утверждения на самом документе или распорядительным документом (или иным документом, например протоколом собрания).

Утверждение организационных документов другим документом может проводиться и вышестоящей организацией.

Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра обусловлен видом организационного документа. Например, изменения и дополнения в организационный документ, который утвержден руководителем организации, положение о структурном подразделении вносятся приказом этого руководителя. Если организационный документ, например, устав, был утвержден вышестоящей организацией или решением высшего органа управления организацией (общего собрания акционеров или участников и др.), то изменения в него вносятся путем их утверждения этими органами и с обязательным информированием органа, осуществляющего государственную регистрацию.

К основным организационным документам относятся учредительные документы учредительный договор, устав или положение.

Общие положения, определяющие наименование вида учредительного документа, порядок составления и содержание текста, приведены в Гражданском кодексе (ч. I, гл. 4). Так, организация, являющаяся юридическим лицом, «действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. В случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях данного вида» (ст. 52 ГК РФ).

В тексте учредительных документов должно содержаться:

Наименование юридического лица, содержащее указание на его организационно-правовую форму; наименования некоммерческих организаций, а также унитарных предприятий и в предусмотренных законом случаях других коммерческих организаций должны содержать указание на характер деятельности юридического лица;
- место нахождения юридического лица, которое определяется местом его государственной регистрации, если в соответствии с законом в учредительных документах юридического лица не установлено иное;
- предмет и цели деятельности юридического лица (для некоммерческих и унитарных предприятий);
- порядок управления деятельностью юридического лица; другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида.

Учредительный договор заключается, а устав утверждается его учредителями (участниками).

В учредительном договоре учредители обязуются создать юридическое лицо, определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. Договором определяются условия и порядок распределения между участниками прибыли, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.

Устав правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию, структуру, функции, задачи, права предприятия, организации, учреждения. Устав регулирует деятельность организаций, предприятий, учреждений независимо от формы собственности и сферы их деятельности. Однако структура текста устава не может быть единой для всех учреждений, организаций и предприятий. Структура текста устава государственного предприятия будет отличаться от структуры текста устава среднего специального учебного заведения (ССУЗа)

Организационно-методические документы

Организационно-методические документы предназначены для регламентации кадровых процедур в организации, они разрабатываются на основе Правил внутреннего трудового распорядка.

В правилах внутреннего трудового распорядка отражаются организация работы предприятия, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, режим работы и другие вопросы отражаются.

Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании трудового коллектива, визируются юристом и утверждаются руководителем организации.

При разработке текста данного документа необходимо руководствоваться Типовыми правилами внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденных Постановлением Минтруда РФ № 38-11.

Правила внутреннего трудового распорядка включают следующие разделы:

Общие положения;
порядок приема и увольнения рабочих и служащих;
основные обязанности рабочих и служащих;
основные обязанности администрации;
рабочее время и его использование;
поощрения за успехи в работе;
ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

К документам организационно-методического характера относятся положения, регламентирующие выполнение функций по управлению персоналом:

Положение по формированию кадрового резерва в организации,
Положение по организации адаптации работников,
Рекомендации по организации подбора и отбора персонала,
Положение по урегулированию взаимоотношений в коллективе,
Положение по оплате и стимулированию труда,
Инструкция по соблюдению правил техники безопасности и другие.

Во многих коммерческих структурах наряду с Правилами внутреннего трудового распорядка разрабатывается Положение о персонале. Это документ, отражающий вопросы профессионального и социального развития трудового коллектива, его взаимоотношений с администрацией, гарантированности занятости персонала и другие. Представляются интересными рекомендации специалистов по составу Положения о персонале, приведенные в коллективном труде юристов России и Германии.

Общие положения;
понятие персонала;
принципы взаимоотношений администрации и персонала;
программа развития персонала;
контактная система найма персонала;
повышение квалификации персонала;
права персонала на выбор форм организации труда;
гарантированность занятости персонала;
социальные гарантии персонала;
участие персонала в прибылях;
администрация, персонал и профсоюз;
ответственность администрации и персонала;
правила делового поведения персонала (Кодекс деловой этики).

Положения содержат информацию о принятых в организации технологиях работы с персоналом. Разработка Положений позволяет сделать кадровую политику открытой, повышает информированность сотрудников о возможностях продвижения, обучения, планирования карьеры.

Организационно-методические документы позволяют унифицировать кадровые технологии и значительно облегчают работу руководителей.

Одним из новых видов кадровых организационно-методических документов является Регламент кадровых процедур. Рассмотрим Регламент кадровых процедур, разработанный в Минтруде России.

Регламент включает в себя главную страницу, оглавление, законодательную основу, на которой базируются кадровые процедуры, а также задачи Департаментов и подробное описание каждой процедуры.

В качестве законодательной основы в Регламенте были использованы Кодекс законов о труде и Федеральный Закон «Об основах государственной службы Российской Федерации».

Состав организационных документов

Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) организационно-распорядительные документы систематизированы по следующим функциям:

Создание организации, предприятия;
- реорганизация организации, предприятия;
- ликвидация организации, предприятия;
- приватизация государственных и муниципальных организаций, предприятий;
- распорядительная деятельность организации, предприятия;
- организационно-информационное регулирование деятельности организации, предприятия.

Исходя из перечисленных функций, ОРД классифицируют на три группы:

Организационная документация – уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания;
- распорядительная документация – приказы, распоряжения, постановления, решения, указания;
- информационно-справочная документация – письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, акты, протоколы, докладные и служебные записки, и т.д.

Организационные документы (иногда их называют организационно-правовыми документами) необходимы для того, чтобы создавать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность и состав работников по должностям, определить функции структурных подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы, осуществить организацию труда и распределение обязанностей между работниками, определить порядок реорганизации и ликвидации организации.

К организационным документам относятся:

Учредительный договор;
- устав организации;
- положение о структурных подразделениях организации, коллегиальных и совещательных органах;
- регламент работы, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале;
- штатное расписание;
- инструкции по определенным направлениям деятельности;
- должностные инструкции работников;
- памятки.

Организационный документ оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида.

Заголовок к тексту в организационных документах должен согласовываться с наименованием вида документа:

Устав (чей?) Тюменского государственного колледжа связи, информатики и управления;
- инструкция (о чем?) о документационном обеспечении управления;
- положение (о чем?) о Совете директоров;
- правила (чего?) внутреннего трудового распорядка;
- должностная инструкция (кого?) бухгалтера;
- штатное расписание (чье?) аппарата Комитета;
- структура и штатная численность (чего?) центрального аппарата Министерства на ___ год.

Датой подписания организационных документов является дата, проставляемая на бланке. Подписывает организационный документ, как правило, руководитель организации. Особенностью организационных документов является, то, что они вступают в юридическую силу после их утверждения.

Организационные документы могут утверждаться руководителем организации или структурного подразделения путем проставления грифа утверждения на самом документе или распорядительным документом. Утверждение организационных документов другим документом может проводиться и вышестоящей организацией.

Организационные документы действуют до их отмены или замены новыми. Особенностью организационных документов является то, в них можно вносить изменения и дополнения в том случае, когда нет необходимости перерабатывать весь документ.

В случае реорганизации организации разрабатываются новые организационные документы, которые проходят установленный порядок согласования и утверждения.

К основным организационным документам относятся учредительные документы – учредительный договор, устав или положение.

Возможно, будет полезно почитать: