Из каких элементов состоит гриф согласования. Гриф согласования документа

«Гриф согласования документа» - реквизит, выражающий согласие другой организации (не автора) с содержанием документа и состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО Директор Департамента здравоохранения Личная подпись А.Н.Светлов

Если согласование осуществляется письмом, решением, актом и др. Гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО Решение заседания Правления страховой компании «Ярославия» Протокол от 03.05.2006 №2

24 - Визы согласования документа

Согласование документа оформляется визой согласования документа, которая включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату подписания, например:

Начальник юридического отдела Личная подпись А.А.Иванов 09.05.2006

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются Начальник юридического отдела Личная подпись А.А. Иванов 09.05.2006

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. Визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного документа, а также на копии отправляемого документа (письмо).

25 - Печать

На документах, требующих особого удостоверения, подтверждения их юридической силы, ставится печать организации. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте, которое обозначается символом «М.П.» без захвата наименования должности и подписи.

26 - Отметка о заверении копии

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, например:

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

27 - ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНИТЕЛЕ

Реквизит «Отметка об исполнителе» проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа и включает инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона, например:

А.А. Петров 79 34 25

28 - ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНЕНИИ ДОКУМЕНТА И НАПРАВЛЕНИИ ЕГО В ДЕЛО

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении, слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ, например:

Отправлен факс от 01.06.2006 № 18 В дело № 01-08 Личная подпись 01.06.2006

29 - ОТМЕТКА О ПОСТУПЛЕНИИ ДОКУМЕНТА В ОРГАНИЗАЦИЮ

Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуту). Этот реквизит проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте.

30 - ИДЕНТИФИКАТОР ЭЛЕКТРОННОЙ КОПИИ ДОКУМЕНТА

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

4 Требования к бланкам документов

4.1 Документы изготавливают на бланках.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

4.2 Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

4.3 Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

4.4 В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой (рисунок А.1) и продольный (рисунок А.2).

4.5 Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

Центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

Флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

4.6 Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

Общий бланк;

Бланк письма;

Бланк конкретного вида документа.

4.7 Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

4.8 Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

4.9 При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Согласование документа – это способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа должностным лицом или коллегиальным органом.

Гриф согласования состоит из:

Слова «СОГЛАСОВАНО»

Должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации)

Личной подписи

Расшифровки подписи

Даты согласования

Например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник планового отдела

ОАО «Луч»

А.Г. Голубев

«____»______20___г.

Этот реквизит размещается ниже реквизита «подпись». Слово «согласовано» печатается без кавычек прописными буквами от границы левого поля. Непосредственно под ним печатается наименование должности, ниже личная подпись с расшифровкой. Дата согласования указывается под личной подписью от границы левого поля.

Если согласовано осуществляют письмом, протоколом, то гриф согласования оформляют так:

СОГЛАСОВАНО

Письмо российской академии

медицинских наук

от 30.10.2003 № 451-805

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания правления

страховой компании «Планета»

от 21.06.2003 № 10

если документ имеет 2 грифа согласования, их располагают на одном уровне слева и справа.

При большом количестве грифы располагают двумя вертикальными рядами.

В отдельных случаях при необходимости согласования документа с несколькими организациями может оформляться лист согласования. В этом случае на документе перед подписью, на месте реквизита «Отметка о наличии приложения», делается запись «Лист согласования прилагается». А на листе согласования в правом верхнем углу указывается, к какому документу этот лист относится.

Согласование проекта текста документа со специалистами соответствующего профиля – это процедура, сопровождающая подготовку практически каждого ОРД.

В ходе согласования документа его текст корректируется и изменяется на основе замечаний, уточнений и дополнений.

Процедура согласования – одна из важных составных частей процесса принятия и оформления управленческих решений.

Круг должностных лиц, которые привлекаются к согласованию документов, определяется индивидуально, исходя из конкретной управленческой ситуации. Но при документировании типовых (повторяющихся) ситуаций целесообразно указывать в инструкциях по делопроизводству, с кем согласовываются документы конкретных видов. Эта информация может быть внесена в должностные инструкции сотрудников в раздел «Должностные обязанности».

Согласование может быть внутренним и внешним.

ВНЕШНИМ считается согласование с должностными лицами и другими организациями. Для внешнего согласования оформляется гриф согласования. ВНУТРЕННЕЕ согласование осуществляется должностными лицами внутри предприятия. Для внутреннего согласования используется

Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой сторо­не документа и включает в себя слово "Согласовано", наименование организации и должности лица, с которым согласовывает­ся документ, личной подписи, ее расшифровки и даты. Пример:

СОГЛАСОВАНО

Главный инженер ООО «ДИН»

И.О.Фамилия

3.7. Подпись документа.

Документы, направляемые в вышестоящие органы, сторонним орга­низациям, подписываются Генеральным директором и главными специалистами. Документ, как правило, подписывает одно должностное лицо в со­ответствии с компетенцией, установленной функциональными обязаннос­тями или иным правовым актом.

Две и более подписей ставится в том случае, если за содержа­ние документа несут ответственность несколько лиц (акты, финансовые документы и документы, исходящие от нескольких организаций). Подписи двух должностных лиц проставляются на документах кол­легиальных органов.

Доклады, докладные записки, справки и другие документы информа­ционного или аналитического характера могут подписываться исполни­телем в пределах его полномочий.

В состав реквизита "Подпись" входят:

Наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ составлен на простом листе бумаги и сокращенное - на документах, составленных на фирменных бланках);

Личная подпись и ее расшифровка (без скобок, инициалы ставятся перед фамилией и пробел между ними не делается).

Пример: Генеральный директор _ И.О.Ф.

При подписании документов, согласованных комиссией, указывают­ся не должности лиц, составляющих документ, а распределение обя­занностей в составе комиссии. Пример:

Председатель комиссии А.Г.Мянник

Члены комиссии Е.К.Шафигин

Н.В.Павлушин

Протоколы совещаний коллегиальных организаций подписывают председатель и секретарь. Акты комиссии подписывают все члены комиссии.

В том случае, когда документы подписывают несколько должност­ных лиц, тоих подписи располагают одну под другой в последователь­ности, соответствующей занимаемой должности. Наименование должностей разделяются между собой 2-3 межстрочными интервалами. Если документ подписывают несколько лиц равных должностей, то их подписи располагаются на одном уровне.

3.8. Отметка о поступлении документа проставляется резино­вым штемпелем и оформляется рукописным способом справа на нижнем поле первого листа документа.

В отметке о поступлении указывается дата, индекс и сокращенное наименование комбината и структурного подразделения.

3.9. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело додана включать слова: "В дело", индекс дела, в котором будет хра­ниться документ, краткие сведения об исполнении документа, долж­ность-исполнителя, его подпись и дату. Пример:

В дело № 18. Дан ответ 25.02.99 № 2I/I40.

Нач. ФЭО (личная подпись) А.В.Долгов

3.10. Утверждение документа.

Утверждение - способ удостоверения документа после его под­писания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу с момента утверждения. Утверждается, как правило, следующие виды документов:

Положения о предприятиях, структурных подразделениях, соот­ветствующих органах и комиссиях;

Устав предприятия;

Отчеты и балансы;

Текущие и перспективные планы;

Структура и штатные расписания;

Акты о приеме в эксплуатацию законченных строительством и реконструкцией зданий и сооружений;

Акты расследований аварий;

Акты о приеме и передаче дел.

Утверждение документов производится двумя способами: грифом утверждения или изданием распорядительного документа, если введе­ниедокумента требует дополнительных действий и указаний.

Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа, элементами грифа утверждения являются:

Слово УТВЕРЖДАЮ;

Должность лица, утвердившего документ;

Личная подпись и ее расшифровка (указание ФИО);

Дата утверждения.

Пример: УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

При утверждении документа приказом или другими распорядитель­ными документами гриф утверждения оформляется по следующей форме: слово УТВЕРЖДЕНО, наименование документа, организации в творительном падеже, дата и индекс документа. Пример:

УТВЕРЖДЕНО

приказом генерального директора

В грифе утверждения слова УТВЕРЖДАЮ и УТВЕРЖДЕНО печатаются прописными (заглавными) буквами без кавычек и двоеточия.

3.11. Адресование документа.

Документы адресуют в организации, их структурные подразделе­ния или конкретному должностному лицу.

Документы могут адресоваться конкретному должностному или частному лицу.

В состав реквизита "Адресат" входит почтовый адресат, который включает почтовый индекс, город, область, улицу, номер дома. Пример:

Редакция журнала "Новый Мир"

123456, Москва, Малый Путниковский пер., 1/2

Если документ адресуется руководителю организации, учреждения, предприятия или его заместителю, то наименование организации может входить в состав наименования должности адресата.

Пример: Генеральному директору

Учебно-курсового комбината «УККОМ»

Редкозубову А.Ф.

320045, г. Москва, ул. Карасева, 77а

Если документ адресуется частному лицу (например, ответ на жалобу), то сначала пишется почтовый адрес, а затем фамилия и ини­циалы. Пример:

462351, г. Тула,

ул. Советская, д.8, кв. 99

Петрову B.C.

Документ не должен содержать более четырех адресов, в против­ном случае составляется список рассылки, на каждом документе указы­вается только один адрес.

Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатом не проставляется.

3.12. Резолюция.

В резолюции делаются указания по исполнению документа. В состав резолюции долины входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. В случаях, когда поручение дано нескольким должностным лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поруче­нии первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право со­зыва исполнителей и координацииих работы.

3.13. Оформление приложений.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме: Приложение на л. в экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, тоихнаименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числаих экземпляров. Пример: Приложение:

1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз.

2. Смета расходов на 3 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается. При наличии нескольких приложений, они нумеруются. Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документа реквизиты.

На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует делать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера. Например: Приложение 1

к приказу генерального директора



 

Возможно, будет полезно почитать: