Делопроизводство в кадровой службе

НУМЕРАЦИЯ ПРИКАЗОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! Уважаемые форумчане, перед созданием тем, пользуйтесь, пожалуйста, поиском. На большинство вопросов ответы уже даны. Пожалуйста, будьте взаимовежливы. Наш с Вами форум - для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи. Давайте жить дружно! (с).

Пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы - это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др.

Нумерация приказов по личному составу

OlgaSSS | 11.03. 20:24

Здравствуйте.

Помогите пожалуйста решить проблему.

Здравствуйте!

Не соглашусь с таким комментарием. Документы еще формируются в дела, и имеют свой срок хранения, если нумерация, как вы говорите сквозная из года в год, то как вы сможете соблюсти сроки хранения документов разных годов, и как вы будете их формировать в дела в архив.

И еще, ведь есть документы, описывающие требования к делопроизводству, к оформлению документов, к наличию реквизитов и т.п.

Здравствуйте. Новый кадровик на предприятии обнаружил, что учёт приказов по отделу кадров ведется в одном журнале, где регистрируются все приказы (приём, увольнение, перевод, отпуск, премирование, дисциплинированное взыскание). Это очень не удобно. Вопрос: можно ли в середине года разделить приказы по личному составу на несколько журналов с присвоением к нумерации буквенных обозначений. Очень этого хочется, но боимся возможных штрафов в случае проверки. Будем благодарны, если дадите квалифицированный ответ.

Здравствуйте!

Журнал учета приказов по личному составу - необязательный документ. Нет унифицированной формы его ведения, а также рекомендуемых правил, соответственно порядок ведения такого журнала определяется самой организацией.

В соответствии с Приказом Минкультуры РФ от 25.08. N 558 Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения существуют разные сроки хранения журналов учета отпусков, журналов учета приема, перевода и увольнения работников, соответственно, рациональнее будет разделить журнал приказов по личному составу на несколько журналов.

Т. к. нет унифицированных требований к оформлению таких журналов, вы можете разделить его и в середине года.

Вы можете задать вопросы по трудовому законодательству по эл. адресу: [email protected] .

Правила оформительского тона

Бухгалтер в роли кадровика - явление довольно частое. И на «штатном» участке работы важно правильно и четко документировать любые события или изменения в жизни персонала. Чтобы и трудинспекция при проверках не придралась, и выплаты/ удержания работнику можно было правильно посчитать, и необходимый документ быстро найти.

Поэтому мы собрали вопросы читателей с лейтмотивом «Как правильно оформить. » и сегодня приводим ответы на некоторые из них.

Все приказы подряд не пронумеруешь

Л.О. Чижова, г. Кимры

Искала приказ по одному работнику - столкнулась с тем, что у нас как-то вразнобой нумеруются приказы: какие-то с разными буквами, какие-то только с цифрами. Как правильно нумеровать приказы и где можно посмотреть правила присвоения им номеров?

Некоторые кадровые документы положено хранить так долго, что среди них можно встретить настоящую «древность»

: Никаких специальных нормативных правовых актов, утверждающих правила нумерации приказов, не предусмотрено. Каждая компания может разработать такие правила самостоятельно в зависимости от ее структуры, численности сотрудников и видов издаваемых приказов. Причем использовать единую сквозную нумерацию всех приказов необязательно.

Закрепить правила нумерации можно в отдельном локальном нормативном акте (ЛНА). Допустим, это может быть положение о делопроизводстве или инструкция по кадровому делопроизводству. И все сотрудники, оформляющие приказы, должны будут изучить такой ЛНА.

ПРАВИЛО 1. Не стоит делать сквозную нумерацию всех приказов компании. Нумеруйте отдельно:

приказы по основной деятельности (например, приказы, утверждающие локальные акты или штатное расписание, приказы о назначении ответственных работников, приказы, регулирующие деятельность компании (изменение режима работы, проведение аттестаций));

приказы по личному составу. Это приказы, в частности, о приемах, увольнениях, переводах, поощрениях работников. Придумать индекс/ код для кадровых приказов, если их много, каждая организация может самостоятельно - специальных требований к такой индексации (кодировке) не установлено. Можно ставить порядковый номер, присваиваемый документу в пределах года, с буквенным индексом через дефис или косую черту, к примеру «Приказ № 23/к». Более того, если вы хотите более детальную градацию приказов по личному составу, то можно их разделить на группы, добавляя к номерам особые индексы. К примеру, «у» - приказы об увольнении, «км» - о командировании, «о» - об отпуске. Или такие: «пр» - приказы о приеме на работу;«вк» - о внутренних командировках, «зк» - о загранкомандировках.

ПРАВИЛО 2. При нумерации приказов по личному составу учитывайте их сроки хранения.

К примеру, все приказы по личному составу, издание которых должно записываться в графе 4 трудовой книжки «Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись», нужно хранить 75 лет п. 19 Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08. № 558. А вот приказы о краткосрочных командировках - всего 5 лет п. 19 Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08. № 558.

Разграничить кадровые приказы с разными сроками хранения можно, в частности, указывая на длительность хранения в индексации приказа. Например, прибавляя букву «к» при нумерации приказов кратковременного хранения. Тогда номер приказа об отпуске в крупной компании может выглядеть так: «Приказ № 115-к-о», а о длительной загранкомандировке - так: «Приказ № 71-зк» п. 19 Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08. № 558.

Отгул на часть дня

В.А. Леонова, г. Истра

Сотрудник просит отгул на половину рабочего дня. Как правильно оформить?

: Нужно сделать следующее.

ШАГ 1. Попросите работника написать заявление о предоставлении времени отдыха:

Нумерация приказов

У меня чуть-чуть другая ситуация. Был аудит. Все документы по личному составу были пронумерованы с литерой к

Оставили комментарии, что нумерация приказов на отпуск должна отличатся от нумерации приказов по личному составу.

Нужно исправить в течении месяца. Следовательно, нумерацию придется менять с июня месяца. Как граммотно прописать текст приказа?

Вот так набросала. Корректно?

О порядке нумерации приказов»

П Р И К А З Ы В А Ю:

Приказы по основной деятельности – без литеры

Правильно ли я понимаю, что график отпусков обязателен для работника и работодателя только при наличии в организации установленного порядка ухода в отпуск? Статьей 122 ТК РФ порядок предоставления отпусков устанавливается согласно очередности, заведенной в организации. Значит ли это, что если в организации не установлен порядок ухода в отпуск, то и график отпусков не обязателен?

Т.Ю. Монюшко, менеджер по персоналу

Согласно ст. 122 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью, установленной в данной организации. Указанная очередность определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения представительного органа работников согласно ст. 123 ТК РФ.

Утвержденный график отпусков является обязательным как для работодателя, так и для работника

Иной порядок определения очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков предусмотрен для отдельных категорий работников. Например, у работающих первый год право на использование отпуска возникает по истечении 6 месяцев непрерывной работы в данной организации. Отпускной период таких работников не отражается в графике отпусков или включается в дополнение к графику по мере приема на работу новых работников.

Каковы правила согласования графика отпусков?

О. Шиков, г. Воронеж

В Инструкции по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, прилагаемой к постановлению Госкомстата России от 06.04.01 № 26, указано, что график отпусков визируется руководителем кадровой службы, руководителями структурных подразделений, согласовывается с выборным профсоюзным органом (при его наличии) и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом.

График отпусков является сводным графиком. При его составлении учитываются действующее законодательство, специфика деятельности организации и пожелания работников.

В многолетней практике работы кадровых служб по оформлению отпусков сложилась следующая технология разработки графика, которую можно признать рациональной. Структурные подразделения представляют в кадровую службу проекты графиков отпусков, на основании которых составляется сводный график. Из утвержденного сводного графика делаются выписки для структурных подразделений и под расписку передаются их руководителям. Работники структурных подразделений должны быть под расписку ознакомлены с графиком отпусков.

В какой форме должен отражаться в графике отпусков период предоставления отпуска: точная дата отпуска или только месяц?

О. Шиков, г. Воронеж

Это спорный вопрос. В самом постановлении Госкомстата России нет его единого решения.

Организация может решать этот вопрос по своему усмотрению. Однако следует отметить, что сама "природа" такого документа, как график отпусков, требует точной фиксации отпускного периода в виде даты, а не расплывчатой в виде месяца. Кроме того, при указании в графике точной даты в дальнейшем не требуется написание заявления об отпуске, т. к. отпуск будет предоставлен "автоматически" по графику путем издания приказа. При указании в графике только месяца обязательно требуется заявление работника для выявления конкретной даты начала отпуска, что увеличивает общее количество документов, необходимых для оформления отпуска.

Инструкция по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

График отпусков применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам.

Унифицированная форма графика отпусков (Т-7)

В графах 6 и 7 употребляется термин "дата" (запланированная и фактическая)

Как можно внести исправление (например, числа или буквы) в уже готовый и подписанный приказ?

Н. Осипова, инспектор ОК

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 27.11.00 № 68, не содержит ответа на данный вопрос. Однако сложившаяся практика издания и применения распорядительных документов свидетельствует о недопустимости внесения исправлений в подписанный руководителем приказ. Служба, ответственная за подготовку приказа, должна представлять на подпись руководителю проект распорядительного документа без помарок, исправлений и грамматических ошибок.

Вносить исправления в уже подписанный руководителем приказ недопустимо.

При обнаружении ошибок в приказе в момент подписания необходимо переписать приказ в исправленном виде. При выявлении существенных ошибок (не грамматических, если грамматическая ошибка не привела к искажению смысла текста) приказ должен быть отменен или заменен путем издания нового приказа.

Можно ли выпускать приказы не по типовой форме, а в текстовом виде, если в тексте приказа учтены все требования?

В. Ершова, г. Киров

Приказы по личному составу частично унифицированы по форме и содержанию и включены в Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. постановлением Госкомстата России от 06.04.01 № 26. К таким приказам относятся приказы о приеме, переводе, увольнении, командировании, поощрении работников и предоставлении отпусков. Названное постановление Госкомстата России не имеет государственной регистрации, осуществляемой Минюстом России, в связи с чем многие практики считают его необязательным и не применяют, продолжая составлять текстовые приказы по указанным выше вопросам. Однако письмом Минюста России от 27.04.01 № 07/4328-ЮД данный документ признан не нуждающимся в гос. регистрации.

Согласно постановлению Правительства РФ от 13.08.97 № 1009 (п. 17, абз. 5) "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" порядок опубликования и вступления в силу таких документов определяется федеральным органом исполнительной власти, утвердившим документ, а в п. 2 постановления Госкомстата России от 06.04.01 указано "распространить унифицированные формы первичной учетной документации, указанные в п. 1.1 настоящего Постановления, на юридические лица всех форм собственности, в п. 1.2 - на юридические лица всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений".

Таким образом, кадровым службам следует переходить к использованию утвержденных Госкомстатом России форм приказов.

К сожалению, органы статистики не унифицировали до настоящего времени все разновидности приказов по личному составу. Именно это, т. е. отсутствие унифицированных форм, а не их наличие, создает трудности в работе специалистов кадровых служб.

Применение в работе службы кадров форм, утвержденных Госкомстатом России, существенно упрощает и ускоряет издание кадровых приказов, позволяет избежать ошибок и высвободить время для решения проблем управления персоналом.

В то же время нельзя признать не имеющим юридической силы текстовой приказ по личному составу, если в нем учтены все требования к его форме (бланк приказа, подпись руководителя, виза ознакомления работника) и содержанию (все необходимые сведения о работнике и условиях работы, отдыха, поощрения и основание для издания приказа).

Обязательно ли вводить буквенные индексы в нумерации приказов по личному составу о поощрениях, о взысканиях? Можно ли использовать только цифры в обозначении номера приказа по личному составу?

Ю. Щипкова, инспектор ОК АО "Стеле"

Порядок нумерации приказов по личному составу не регламентирован. В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 27.11.00 № 68, отмечено лишь, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно (п. 4.1.3).

Регистрационные индексы приказов по личному составу отличаются от регистрационных индексов приказов по основной деятельности

Главное, что необходимо учитывать при нумерации приказов по личному составу, - это обязательность отличия их регистрационных индексов от индексов приказов по основной деятельности, которые оформляются секретарской службой. Для приказов по основной деятельности традиционно характерны цифровые индексы (номера), т. е. простая порядковая нумерация (натуральный ряд чисел) - 1, 2, 3, 4, 5..., а для приказов по личному составу обычно применяют буквенно-цифровую нумерацию: 1-к, или 1к, или 1л/с и т. п.

Если приказов по личному составу очень много, например в окружной организации, то можно нумеровать все приказы отдельно, по разновидностям, применяя разные буквенные обозначения.

Например, можно использовать обозначения 1п, 2п, Зп... для нумерации приказов о приеме; 1пр, 2пр, Зпр... - о переводе; 1у, 2у, Зу- об увольнении; 1км, 2км, Зкм... -о командировании и т. д.

В небольших организациях, где кадровых приказов образуется немного, не требуется делить приказы по разновидностям. В то же время нумеровать все приказы по личному составу одинаково и подшивать в одно дело не допускается из-за различий в сроках хранения приказов данного вида.

Буквенно-цифровая индексация кадровых приказов не является обязательной и единственно возможной

Приказы должны быть разделены на две части: со сроком хранения 5 лет и 75 лет. Срок хранения 5 лет имеют приказы: о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных и внутрироссийских командировках. Остальные приказы по личному составу хранятся 75 лет. Для приказов с разными сроками хранения должны использоваться различные буквенные обозначения.

В работе можно применять только цифровую индексацию приказов по личному составу, но с обязательным отличием ее от цифровой индексации приказов по основной деятельности.

Например: 1/1, 2/1, 3/1... - кадровые приказы со сроком сроком хранения 75 лет;1/2, 2/2, 3/2 …- кадровые приказы со сроком хранения 5 лет.

Постановлением Госстандарта России от 26.08.01 № 352-СТ отменено постановление Госстандарта России от 31.07.97 № 273 "О принятии и введении в действие ГОСТ Р 630-97 " Унифицированные системы документации..."" и последующие изменения к нему. Чем теперь руководствоваться при оформлении документации?

До утверждения Госстандартом России нового ГОСТа на организационно-распорядительную документацию (ОРД) и регистрации его в Минюсте России при оформлении служебной документации следует пользоваться Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Федеральной архивной службой России 27.11.00. Инструкция содержит основные требования к бланкам документов, составу реквизитов и их оформлению. Помимо правил оформления документов, здесь рассмотрены вопросы технологии их обработки и порядок хранения.

При подготовке организационно-распорядительных документов необходимо также использовать альбом унифицированных форм ОРД, подготовленный специалистами ВНИИДАД в 1993 г.

Требуется ли заверять специальной отметкой ксерокопии служебных документов? Влияет ли отсутствие такой отметки на юридическую силу ксерокопии?

Ксерокопирование оригинала документа - один из способов получения дополнительных экземпляров документа, называемых копиями. Любая копия документа требует обязательного заверения для придания ей юридической силы. Особенно важна процедура заверения для копий, получаемых с помощью технических средств, т. к. при их использовании возможны подлоги а заголовочной, содержательной или оформляющей частях документа. В связи с этим незаверенная ксерокопия юридической силы не имеет.

Копии документов заверяются по установленной форме, специальной отметкой о заверении копий. Отметка проставляется ниже реквизита "Подпись" и включает: заверительную надпись "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения.

Верно
Секретарь
27.05.2002

подпись

А.П. Рудакова

В упрощенном виде, без указания должности заверителя и даты заверения, может быть заверена копия исходящего документа, остающаяся в организации. При пересылке или передаче копии документа в другую организацию или при выдаче ее на руки заверенную копию дополнительно удостоверяют печатью.

Солнце
Статья:
Нумерация приказов

Порядок нумерации приказов по личному составу не регламентирован. Ранее можно было опираться хотя бы на Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005 N 536, где было отмечено, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно (п. 2.7.1.3). Но теперь, когда этот документ утратил силу в связи с изданием Приказа Минкультуры России от 11.05.2010 N 260, правовой основы для нумерации не существует. Тем не менее нумерация документов в федеральных органах исполнительной власти ведется по-прежнему.
Индекс распорядительных документов, как правило, состоит из порядкового номера, присваиваемого документу в пределах года. Так как приказы по личному составу издаются, регистрируются и хранятся отдельно от приказов по основной деятельности, к порядковому номеру обычно добавляют буквенный индекс.
К порядковому номеру распоряжения Президента РФ через дефис добавляются строчные буквы "рп", например N 78-рп, а к порядковому номеру распоряжения Правительства РФ через дефис добавляется буква "р", например N 153-р.
Формирование системы индексации документов является достаточно индивидуальной процедурой, определяется правилами регистрации документов, принятыми в той или иной организации, и зависит прежде всего от количества издаваемых приказов.
В небольших организациях, где кадровых приказов образуется немного, не требуется делить приказы по разновидностям. В то же время нумеровать все приказы по личному составу одинаково и подшивать в одно дело не допускается из-за различий в сроках хранения приказов данного вида. К порядковому номеру через дефис или косую черту обычно добавляют буквенный индекс "лс" (личный состав) или "к" (кадры). Ряд кадровых служб с индексом "к" регистрирует приказы кратковременных сроков (о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных и внутрироссийских командировках), а с индексом "лс" - остальные приказы по личному составу, которые хранятся 75 лет.
В больших организациях, где количество персонала исчисляется в тысячах, и, соответственно, количество кадровых приказов также будет очень значительным, каждый вид кадрового приказа будет создаваться и регистрироваться в отдельных структурных подразделениях кадровой службы, целесообразна разработка системы индексов, позволяющих отличать каждую разновидность приказа. Например:
"п" - приказы о приеме на работу;
"пр" - приказы о приеме на работу рабочих;
"пс" - о приеме специалистов (ИТР);
"к" - командировки;
"вк" - внутренние командировки;
"зк" - загранкомандировки;
"мк" - местные командировки;
"отд" - отпуска без сохранения зарплаты, по уходу за ребенком, по беременности и родам (срока хранения 75 лет);
"отк" - отпуска учебные и очередные, дополнительные (срок хранения - 5 лет) и т.д.
Иногда, чтобы номера приказов не дублировались в течение года, используют диапазон номеров, разумеется, с запасом. Например, приказы о приеме с N 1 по N 99, об увольнении с N 100 по N 199, о переводе - с N 200 по N 299 и т.д. Творческих идей и фантазии здесь - море. Но только когда окончательно определитесь, введите всю эту нумерационную казуистику официальным документом (приказом, распоряжением), чтобы и руководство, и сотрудники знали и могли безошибочно ориентироваться. И никогда не следуйте принципу, который иногда любят преподносить как аксиому: "Так должно быть везде, потому что так есть у нас". Вариантов много - выбирайте любой!
Каждая организация разрабатывает свои правила и систему регистрации документов, которые закрепляются в локальном нормативном акте (например, в инструкции по делопроизводству или в инструкции по кадровому делопроизводству).