Учет денежных средств в бюджетных учреждениях. Учет денежных средств в бюджетном учреждении

Счет касса в бюджетном учете предполагает ведение своеобразного учета по работе с наличными денежными средствами. Такой учет ведут исключительно в бюджетных организациях. Счет касса означает четкое поэтапное выполнение всех операций. Безусловно, на этапе планирования работы кассира и организации труда, возникает множество вопросов, на которые мы постараемся в этой статье ответить.

Материальная ответственность

С сотрудниками, которые будут заниматься денежной наличностью в организации обязательно должен быть заключен специализированный договор о материальной ответственности. Также данный специалист должен заниматься созданием всей отчетной документации и вести своеобразный учет денежных средств. Вся отчетная документация создается с учетом постановлений Министерства финансов нашей страны. Также она должна быть составлена таким образом, чтобы по ней в дальнейшем можно было произвести бюджетный учет.

Учет и отчетность

Для ведения учета по операциям, которые непосредственно связаны с наличными средствами используется инструкция по бюджетному учету. В соответствии с требованиями данной инструкции, все средства, которые получены из бюджетных средств, должны учитываться отдельно от тех операций, которые предполагают работу с наличными средствами, полученных из внебюджетных источников. То есть, происходит своеобразное разделение кассовой документации на ту, которая будет основой ведения бюджетного учета, при использовании государственных средств. И ту, которая будет основой обычного бухгалтерского учета, по операциям со средствами, которые не являются бюджетными.

Все операции, которые оформляются кассовыми ордерами, непременно должны быть занесены кассиром в специализированную кассовую книгу. Все поступления в данную кассу обязательно отражаются по дебету в специализированном счете, формирующем всевозможные поступления в кассу организации. Выбытие средств также проводится отдельным документом (счет 0 201 04 610 – выбытие из кассы).

Другие же операции с денежной наличностью в кассе обязательно оформляются кассовыми приходными ордерами, или же расходными кассовыми ордерами. Все ордера должны иметь четко установленную форму. Кроме всего прочего, они обязательно должны регистрироваться в журнале расходных и приходных кассовых документов. Если денежные средства (имеются в виду исключительно бюджетные) выдаются из кассы, то должна быть оформлена специальная ведомость. Каждая ведомость должна дополнительно быть оформлена как расходный кассовый ордер. Если Ваше руководство приказывает делать по-другому, то Вы вправе отказать начальнику, т.к. его требование будет незаконным.

Также счет кассы должен отображать в себе все обороты, которые в процессе деятельности организации накапливаются по кредиту и дебету, но только в области указанных счетов с начала года. Именно данные параметры будут отражаться в последующей бюджетной отчетности о финансовых результатах деятельности.

Практически каждое государственное (муниципальное) учреждение использует финансовые активы, в том числе денежные документы. Они имеют определенную стоимостную оценку, их надо особым образом хранить и учитывать. Как работать с денежными документами в бюджетном учреждении? Разбираемся вместе с руководителем проекта «Контур-Бухгалтерия Бюджет » компании СКБ Контур Юлией Вольхиной.

Что такое денежные документы

Сегодня в России отсутствует нормативное определение для понятия «денежные документы». Не разработан и единый реестр денежных документов. В нормативных правовых актах обозначены лишь основные признаки и примеры таких документов (см. инструкцию, утв. приказом Минфина России ; далее — Инструкция № 157н). Принято считать, что под денежными документами в бюджетном учете понимаются объекты определенной номинальной стоимости, которые приобретены и хранятся в учреждении, но услуги по ним еще не предоставлены.

Самые известные примеры такого рода документов — это талоны на бензин или на питание, почтовые марки, конверты с марками, извещения на почтовые переводы, путевки в санатории или детские оздоровительные лагеря и проч. К данным активам относятся также карты оплаты мобильной связи, IP-телефонии междугородных, международных переговоров, доступа в интернет, авиационные и железнодорожные билеты, проездные билеты на общественный транспорт и т.п.

  • акции, которые были выкуплены у акционеров;
  • ценные бумаги;
  • бланки строгой отчетности (см. « »);
  • документы на нематериальные активы.

Как отразить денежные документы в учетной политике

Ответ на вопрос, какие именно активы будут считаться денежными документами, учреждение должно закрепить в своей учетной политике. Там же прописывается порядок их учета, хранения и списания. Все эти процедуры регламентированы несколькими инструкциями и приказами Минфина России, полный перечень которых вы видите ниже.

Основные документы, которые регламентируют работу бюджетного учреждения с денежными документами:

  • Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений (утв. приказом Минфина России );
  • Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета (утв. приказом Минфина России );
  • Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений (утв. приказом Минфина России );
  • Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений (утв. приказом Минфина России );
  • Приказ Минфина России «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и методических указаний по их применению».

Мы собрали в таблицу примеры формулировок, которые можно использовать в учетной политике организации:

Раздел

Что написать в учетной политике

Организация бухгалтерского учета

Перечень должностей работников, которые имеют право получать денежные документы и денежные средства под отчет на приобретение товаров (оплату работ, услуг), приведен в Приложении №... к настоящей Учетной политике.

Выдача денежных средств и денежных документов под отчет производится согласно соответствующему Положению №… к настоящей Учетной политике

Порядок проведения инвентаризации

Для подтверждения данных бухгалтерского учета и показателей годовой бухгалтерской отчетности проводится инвентаризация имущества и финансовых обязательств:

  • ________________________________
  • наличные денежные средства, денежные документы и бланки строгой отчетности — ежемесячно на произвольную дату.

Учет финансовых активов

В составе денежных документов учитываются (на выбор учреждения):

  • почтовые марки;
  • маркированные конверты;
  • карты экспресс-оплаты услуг связи;
  • оплаченные талоны на бензин и масла;
  • проездные билеты на отдельные виды транспорта: авиа- и железнодорожные билеты;
  • единые проездные билеты;
  • _______________________
  • _______________________

Денежные документы принимаются в фондовую кассу учреждения и учитываются по фактической стоимости.

Для каждого вида денежных документов нужно разработать отдельные локальные нормативные акты (ЛНА) — ими всегда интересуются контролирующие органы в ходе очередных и внеочередных проверок. В каждом ЛНА следует указать должности сотрудников, которые имеют право получать соответствующий вид денежного документа, а также обязательные условия и правила его использования.

Правильно составленный локальный нормативный акт должен обосновывать целесообразность применения денежных документов в бюджетном учреждении. Для этого необходимо тщательно прописать алгоритм, по которому сотрудники будут подтверждать свои расходы.

Как хранить, использовать и списывать

Поскольку учреждение уже оплатило, но еще не погасило денежные документы, они должны храниться в кассе. По фондовой кассе эти документы отражаются в случае, если:

  • приобретены по безналичному расчету;
  • приобретены за наличный расчет одним лицом, но расходовать их будет другое лицо;
  • выдаются сотрудникам по частям, а их остаток хранится в кассе.

Обратите внимание: если подотчетное лицо приобретает денежные документы и сразу же их расходует, то они списываются по авансовому отчету и не проходят по кассе.

Чтобы зафиксировать приход денежных документов в кассу и выдачу их из кассы, нужно использовать приходные кассовые ордеры (форма 0310001) и расходные кассовые ордеры (форма 0310002). Эти формы утверждены приказом Минфина России (далее — приказ № 52н). На ордерах необходимо сделать надпись: «Фондовый», и далее зафиксировать их в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Эти записи не должны пересекаться с теми, что отражают движение денежных средств.

По фондовой кассе следует завести отдельную кассовую книгу со сквозной нумерацией и пометкой «Фондовый» на каждом листе. Записи в нее вносятся после получения или выдачи денежных документов по каждому фондовому ордеру. Обратите внимание: строки «в том числе на заработную плату» и «общий остаток денежных средств в кассе на конец дня» в этой кассовой книге остаются незаполненными.

Контроль за денежными документами в бюджетном учреждении ведется в рамках регулярных проверок кассы. По результатам ревизии составляется инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (форма 0504086). Правила ее заполнения регламентируются приказом № 52н.

За соблюдение требований к хранению, использованию и учету денежных документов в бюджетном учреждении отвечает его руководитель. Он определяет порядок и сроки проведения контрольных мероприятий.

Тонкости аналитического учета денежных документов

Аналитический учет денежных документов разграничивается по их видам в карточке учета средств и расчетов (форма 0504051). Об этом сказано в пункте 171 Инструкции № 157н. Карточка начинается с записей остатков на начало года. Новые записи вносятся в срок не позднее, чем через день после совершения операции. Итоги по остаткам подводятся в конце каждого месяца.

Все операции с денежными документами фиксируются в журнале по прочим операциям. Основанием для каждой новой записи должны стать отчет кассира и прилагаемые к нему документы (форма 0504071). Также как и карточка учета, журнал открывается остатками на начало периода. В нем отражаются обороты за весь период и выводятся остатки.

Правила бухгалтерского учета денежных документов

Все операции по бухгалтерскому учету денежных документов и соответствующие бухгалтерские записи можно разделить на две группы:

Дебет

Кредит

Поступление денежных документов

Поступление от поставщика в кассу

Расходование подотчетным лицом или возврат в кассу ранее выданных в подотчет

Выявление излишков при инвентаризации

Выбытие денежных документов

Выдача из кассы в подотчет

Возврат из кассы поставщику согласно условиям договора

Списание недостачи

Списание на чрезвычайные расходы (хищение, порча, уничтожение)

Обратите внимание: если учреждение выдает в подотчет одним и тем же работникам как денежные средства, так и денежные документы, то расчеты нужно вести на разных счетах. Например, к счету «208 00» можно добавить дополнительные аналитические коды.

Учет денежных документов в конкретных ситуациях

Рассмотрим несколько типичных ситуаций, которые могут возникнуть при работе с денежными документами в рамках финансово-хозяйственной деятельности учреждения.

Пример 1. Покупка и учет проездных билетов

МКУ приобрело для своего сотрудника проездной билет на все виды транспорта за 1 500 рублей. Оплата произведена с лицевого счета учреждения, открытого в казначействе. Проездной билет выдан сотруднику в подотчет. В дальнейшем он должен представить авансовый отчет и вернуть использованный билет.

Проездные билеты действительно выдаются сотрудникам, которые занимаются разъездной работой. Таким способом работодатель возмещает связанные со служебными поездками транспортные расходы. Приобретение данного вида денежного документа осуществляется по КОСГУ 222 «Транспортные услуги».

В бухгалтерском учете такая операция будет отражена следующими проводками:

Пример 2. Недостача карт экспресс-оплаты связи

МБОУ приобрело для своей администрации 10 карт экспресс-оплаты мобильной связи номиналом 300 рублей каждая. Оплата произведена за счет деятельности, приносящей доход. Денежные документы были сразу же внесены в кассу. Четыре карты оплаты выдали директору (в дальнейшем требовалось представить авансовый отчет и оправдательные документы). По результатам инвентаризации кассы выявлена недостача двух карт. Виновный в недостаче был найден, он добровольно погасил всю сумму долга.

Карты экспресс-оплаты мобильной связи по своему статусу подпадают под понятие денежного документа. Такие карты часто используются администрациями учреждений. Карты экспресс-оплаты мобильной связи приобретаются по КОСГУ 221 «Услуги связи».

В этом случае операции в бухгалтерском учете отражаются следующим образом.

Термин «денежные средства» включает в себя средства, находящиеся на счетах учреждения, открытых в кредитных организациях или органах Федерального казначейства (в финансовом органе соответствующего бюджета), а также наличные деньги и денежные документы.

Денежные документы – это документы, приобретенные учреждением, имеющие стоимостную оценку и хранящиеся в учреждении.

Учет денежных документов в бюджетном учете

Для учета денежных документов используется счет 201 35 000 «Денежные документы».

К денежным документам относятся:

  • талоны на нефтепродукты;
  • пластиковые карты на бензин, дизельное топливо;
  • талоны на питание;
  • санаторно-курортные путевки на лечение и отдых сотрудников учреждения и членов их
    • семей;
  • авиационные и железнодорожные билеты;
  • единые проездные билеты;
  • проездные билеты на отдельные виды транспорта;
  • карты экспресс-оплаты мобильной связи, доступа в Интернет, IP-телефонии междугородных, международных переговоров;
  • полученные извещения на почтовые переводы;
  • марки (в том числе почтовые марки, марки государственной пошлины и др.);
  • маркированные конверты.

    • К денежным документам не относятся (и в их составе не учитываются):

    • немаркированные конверты и поздравительные почтовые открытки без марок;
    • бланки трудовых книжек и вкладышей к ним;
    • бланки больничных листов и родовых сертификатов;
    • бланки квитанций на прием наличных денежных средств;
    • неоплаченные, полученные безвозмездно путевки в санатории и дома отдыха.

В учетной политике автономного учреждения должен быть приведен перечень денежных документов, которые используются в финансово-хозяйственной деятельности.

Поступление и выдача под отчет денежных документов оформляются приходным и расходным кассовым ордером с проставлением на них записи «Фондовый». Приходные и расходные кассовые ордера регистрируются в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) отдельно от операций с денежными средствами (п. 170 Инструкции N 157н, п. 86 Инструкции N 174н).

Учет операций с денежными документами ведется на отдельных листах Кассовой книги (ф. 0504514) отдельно от операций с наличными денежными средствами, а также в журнале по прочим операциям (ф. 0504071) на основании документов, которые прилагаются к отчетам кассира (абз. 3 п. 170, п. 172 Инструкции N 157н).

Аналитический учет денежных документов ведется по их видам в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051) (п. 171 Инструкции N 157н).

Бухгалтерский учет отдельных видов денежных документов

Приобретение учреждением тех или иных денежных документов на основании Приказа Минфина России от 01.07.2013 № 65н "Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации" может отражаться по следующим статьям расходов:

  • по подстатье 221 "Услуги связи" КОСГУ - приобретение почтовых марок и маркированных конвертов, карт оплаты услуг связи и доступа в Интернет;
  • по подстатье 222 "Транспортные услуги" КОСГУ – приобретение авиационных и железнодорожных билетов, единых проездных билетов и на отдельные виды транспорта;
  • по подстатье 262 "Пособия по социальной помощи населению" КОСГУ - путевок в санатории, дома отдыха, турбазы;
  • по статье 340 "Увеличение стоимости материальных запасов" КОСГУ - талонов на ГСМ.

Рассмотрим на примерах, какие виды денежных документов могут быть использованы в образовательных учреждениях, а также порядок отражения операций по учету денежных документов в бухгалтерском учете.

Талоны на ГСМ.

Рассмотрим вариант, когда учреждение обеспечивается ГСМ с использованием талонов. Согласно условиям договора производится оплата определенного количества бензина соответствующей марки, при этом учреждение получает талоны, по которым водители будут заправлять автомобили на АЗС.

Полученные талоны приходуются в качестве денежных документов в кассу учреждения, при этом в приходном ордере целесообразно указать марку бензина, серию и номера этих талонов, номинал талонов в литрах и стоимость талона. По мере необходимости талоны выдаются под отчет водителям или специально назначенному сотруднику.

После сдачи авансового отчета подотчетным лицом с подтверждающими документами от АЗС, отпустившей ГСМ, полученное по талонам топливо приходуется как материальный запас учреждения.

За счет субсидии на выполнение государственного задания учреждение приобрело 50 талонов номиналом 20 литров каждый. Стоимость 1 л. бензина на момент покупки талонов составила 31 рубль (в т.ч. НДС 4 руб.73 коп.). Подотчетному лицу выдано 2 талона, на которые произведена заправка автомобиля.

Эти операции в бухгалтерском учете будут отражены следующим образом:

Организация почтовых отправлений невозможна без приобретения марок и маркированных конвертов.

Почтовые марки и маркированные конверты учитываются как денежные документы и по мере необходимости выдаются под отчет. Подотчетное лицо должно составить авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие расход почтовых марок или маркированных конвертов. Такими документами могут являться реестр отправленной корреспонденции, а в случае порчи – приложенный к отчету испорченный конверт.

Операции, связанные с приобретением и выдачей марок, маркированных конвертов, отразятся следующими бухгалтерскими записями:

Статья актуальна на май 2015 года.

Наталья Смолина

Эксперт-методолог отдела контроля качества услуг и методологии



 

Возможно, будет полезно почитать: