Исправление записи в трудовой. Примеры исправления ошибок в трудовой книжке: какие ошибки бывают, как исправить

Р азговоры об отмене трудовых книжек ведутся давно. Однако заявлять об анахронизме трудовой книжки весьма преждевременно. В статье мы рассмотрим наиболее часто встречающиеся ошибки работодателя при оформлении трудовых книжек, внесении в них записей и их учете.

Трудовые книжки не раз хотели отменить. Якобы они безнадежно устарели, и в современных экономических условиях с электронным документооборотом между государственными органами и внебюджетными фондами этому документу уже нет места. Хотя, по правде сказать, важность и полезность этого векового документа трудно переоценить.

Во-первых, трудовая книжка нужна работнику, поскольку в ней зафиксированы все этапы его трудовой деятельности и ему не нужно собирать массу документов, подтверждающих его трудовой стаж, для потенциального работодателя, а в последующем и для оформления государственной пенсии.

Во-вторых, она необходима работодателю, ведь только так он может убедиться в наличии того или иного опыта работы кандидата на вакантную должность и ему не нужно будет проверять огромное количество документов, свидетельствующих о предыдущей трудовой деятельности кандидата.

В-третьих, трудовая книжка не будет лишней и для государства при назначении пенсионных выплат гражданину, т.к. подделать трудовую книжку значительно сложнее, чем, скажем, трудовой договор и сопутствующие ему документы, и не нужно будет долго и скрупулезно изучать все иные бумаги, подтверждающие трудовой стаж работника.

В статье мы не будем вести полемику о нужности или ненужности трудовых книжек, не будем рассматривать технические моменты внесения записей, а поговорим о том, с какими трудностями при их оформлении и заполнении сталкиваются специалисты по кадрам на практике, какие они делают ошибки.

Несколько слов о трудовых книжках

Прежде всего отметим, что порядок ведения трудовых книжек установлен в следующих нормативных правовых актах:

Трудовом кодексе РФ (ст. 65, 66, 80, 84.1, 165, 234, 309, 392, 394).
Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее - Правила ведения и хранения трудовых книжек).
Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (далее - Инструкция по заполнению трудовых книжек).

Напомним, что оформление трудовой книжки производится работодателем, если работник поступает на работу впервые, в силу ст. 65 ТК РФ. В соответствии с п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, должно осуществляться работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема его на работу . Между тем данные о работнике вносятся в трудовую книжку в соответствии со следующими документами:

сведения о ФИО, дате рождения (число, месяц, год) работника - на основании паспорта гражданина РФ установленного образца или иного документа, удостоверяющего личность;
сведения об образовании работника - на основании документов об образовании;
сведения о профессии и (или) специальности работника - на основании надлежащим образом оформленных документов об образовании либо документов о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Следует обратить внимание, что заполнение трудовой книжки, как правило, производится на основании подлинников соответствующих документов. Если же таковые отсутствуют, то в трудовую книжку вносятся данные на основании дубликата или нотариально заверенной копии документа . Оформленная надлежащим образом трудовая книжка в дальнейшем хранится в организации в кадровой службе в специальном сейфе или несгораемом запирающемся шкафу.

Записи в трудовую книжку, как об этом указано в п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, должны вноситься в трудовую книжку на основании издаваемых работодателем приказов (распоряжений) не позднее чем через неделю после их издания . Порядок внесения записей определен Правилами ведения и хранения трудовых книжек и Инструкцией по заполнению трудовых книжек.

Несмотря на то что в указанных нормативных правовых актах, регулирующих вопросы оформления трудовых книжек, подробно прописаны основные положения, позволяющие работодателю безошибочно оформлять трудовые книжки, у работодателей возникает множество вопросов. Рассмотрим некоторые из присланных нашими читателями.

Книжка старого образца

Что делать, если работник при приеме на работу предъявил работодателю трудовую книжку старого образца, хотя в то время, когда ему завели трудовую книжку, действовал образец книжки 2004 года?

Ничего противозаконного в этом нет. В соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат.

Прежний работодатель не вернул трудовую книжку

Бывает, что работник при приеме на работу не предъявил трудовую книжку, сказав, что прежний работодатель ему ее не возвратил. Как поступить в такой ситуации?

Само по себе отсутствие у работника трудовой книжки по причине ее невыдачи прежним работодателем не является препятствием в приеме на работу. В таком случае работодатель по заявлению работника обязан оформить новую трудовую книжку, но при этом он не вправе вносить в нее записи о прежней работе.

Работник «забыл» предъявить трудовую книжку при поступлении на работу

Что делать работодателю, если сотрудник при поступлении на работу не предъявляет работодателю трудовую книжку, обещая принести ее позже, а затем забывает об этом и предъявляет ее только при увольнении? Следует ли вносить записи «задним» числом?

Такие ситуации нередки, особенно учитывая избирательность работников по отношению к работодателям. Зачастую работники намеренно могут не предоставлять работодателю трудовую книжку. По большей части это работники, по тем или иным причинам скрывающие неблагоприятные сведения о себе.

В свою очередь у работодателя может быть несколько путей разрешения подобной ситуации. Первый из них - отказаться заключать трудовой договор с работником, не предъявившим трудовую книжку при приеме на работу (если трудовой договор заключается не впервые). Второй - оформить новую трудовую книжку по заявлению работника (если она была утеряна, утрачена, повреждена и пр.). Третий - составить акт о том, что работник не принес трудовую книжку при устройстве на работу, и письменно уведомить работника о необходимости предъявить трудовую книжку (если трудовая книжка имеется у работника, но он не желает предъявлять ее работодателю).

Работник просит завести новую книжку, несмотря на наличие прежней

Нередко бывает, что работник просит завести новую трудовую книжку, несмотря на наличие у него прежней книжки с внесенными записями, подтверждающими его многолетний трудовой стаж. Что делать работодателю в такой ситуации?

По сути законодательством не предусмотрен прямой запрет на наличие у работника двух трудовых книжек. Поэтому на практике многие работники, пользуясь этим, исхитряются завести несколько трудовых книжек.

Рассмотрим парадоксальную ситуацию на примере медицинского работника.

Пример 1

Свернуть Показать

Так, медицинский работник может иметь трудовую книжку, фиксирующую его трудовой стаж в государственном лечебном учреждении - больнице или поликлинике, и она, естественно, будет находиться у данного работодателя. Однако, как известно, доктора работают по графику, соответственно, у них есть возможность одновременно устроиться на работу к другому работодателю, например, в частную клинику, таким образом, совместив два графика работы не в ущерб себе и работодателям. К слову, работодателям может быть неизвестно о других местах работы такого сотрудника.

Далее, в частной клинике работник может завести другую трудовую книжку, сославшись на то, что первая утеряна, украдена и т.п. Более того, как мы знаем, медицина не стоит на месте, а динамично развивается, в том числе и благодаря научному прогрессу. В связи с этим каждый уважающий себя медик стремится к повышению своей квалификации, в том числе и в научной сфере, - получает ученую степень и звания, занимается научно-исследовательской или научно-педагогической работой и т.п. Такая деятельность, бесспорно, может быть совмещена с практикой.

То есть медик может завести таким же путем и третью трудовую книжку - для фиксации стажа работы в области науки.

Однако если комплексно подойти к вопросу, то закон, хотя и не содержит запрета на наличие нескольких трудовых книжек, все же позволяет иметь только одну трудовую книжку . Во-первых, в законе прослеживается четкое подразделение на основное место работы и работу по совместительству . В свою очередь в соответствии с ч. 1 ст. 282 ТК РФ совместительство - выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время. То есть основное место работы - одно. Вместе с тем заключение трудовых договоров о работе по совместительству допускается с неограниченным числом работодателей, если иное не предусмотрено федеральным законом.

Во-вторых, ТК РФ предоставляет гарантии работнику в связи с совмещением работы с обучением, в связи с вредными и (или) опасными условиями труда, работой в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях только по основному месту работы . Поэтому если предположить, что работник заводит более одной трудовой книжки, а как правило, он это делает для получения тех или иных льгот, предусмотренных трудовым законодательством, в большем размере, таким образом работник нарушает принцип недопустимости злоупотребления правом. Тогда как, имея одну трудовую книжку, он вряд ли сможет данный принцип нарушить.

Общие требования к записям в трудовой книжке

Скажем также несколько слов об основных требованиях к записям в трудовые книжки, а именно - какие принципы должны соблюдаться при внесении записей в трудовые книжки работников:

полнота содержания записей (порядковый номер записи, ее дата, номер, дата и наименование документа, на основании которого та или иная запись вносится в трудовую книжку, и т.д.);
соответствие формулировок записей положениям трудового законодательства и (или) приказа (распоряжения) (приказов (распоряжений) о приеме работника на работу, его переводе на другую постоянную работу, об увольнении работника и т.д.);
соответствие записей фактическим обстоятельствам.

В любом случае основанием внесения той или иной записи в трудовую книжку является соответствующий документ, причем его подлинник или в отдельных случаях - надлежащим образом заверенная копия.

Обратите внимание: нарушение порядка ведения и учета трудовых книжек является нарушением трудового законодательства.

К сведению

Свернуть Показать

Если работник принят на работу и через несколько дней уволился, то не обязательно вносить записи в трудовую книжку о приеме на работу, поскольку в соответствии с ч. 3 ст. 66 ТК РФ работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

Основные ошибки работодателя

Ошибки в сведениях о работнике

Чаще всего работодатель при заполнении трудовой книжки может ошибиться в написании ФИО работника, неточно указать дату его рождения или его образование и квалификацию. По большому счету все ошибки в сведениях о работнике вызваны невнимательностью или небрежностью специалиста по кадрам. К примеру, он может внести соответствующие сведения на титульный лист трудовой книжки со слов работника или глядя на некачественно сделанную копию документа с нечитаемой информацией.

Чтобы избежать таких ошибок, нужно внимательно изучить подлинники представленных работником при поступлении на работу документов в соответствии со ст. 65 ТК РФ, сопоставить их с представленными работником копиями, убедившись в их качестве (или самостоятельно сделать качественные копии документов). Далее точно переписать информацию из документов на титульный лист трудовой книжки.

Приведем образец (Пример 2).

Вопрос в тему

Свернуть Показать

Куда: kadry@сайт

Тема:

В трудовой книжке неверно указана дата рождения работника. Как внести изменения в трудовую книжку, если организации, оформившей трудовую книжку, уже не существует?

Очевидно, что нынешний работодатель на основании паспорта работника может самостоятельно внести изменения в дату его рождения на титульном листе. Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а если ликвидирована - работодателем по новому месту работы на основании подтверждающих документов.

Ошибки в сведениях о работе

Работодатель может неверно или неточно указать:

наименование организации (не в соответствии с ее уставом),
дату приема на работу (может быть указана дата заключения трудового договора, притом что дата начала работы в договоре иная),
наименование структурного подразделения (не в соответствии с тем, что указано в трудовом договоре),
наименование должности (или профессии) (не в соответствии со штатным расписанием),
в последней графе раздела «Сведения о работе» трудовой книжки дать ссылку не на тот документ.

Чтобы избежать подобных ошибок или свести их к минимуму, нужно заполнять сведения о порученной работнику работе (трудовой функции) следующим образом :

В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки указать в виде заголовка полное, а также сокращенное (при его наличии) наименование организации.
В следующей строке:

Приведем образец (Пример 3).

В свою очередь основанием для внесения таких записей является приказ (распоряжение) о приеме на работу (а в случае с руководителем организации - протокол или решение высшего органа управления).

Основанием внесения записи о работе по совместительству будет являться надлежащим образом заверенная копия приказа (распоряжения) о приеме на работу по совместительству или выписка из него, а также соответствующее письменное заявление работника. Кроме того, в соответствии с п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе работодатель обязан ознакомить ее владельца под подпись в его личной карточке.

Пример 3

Свернуть Показать

Вопрос в тему

Свернуть Показать

Куда: kadry@сайт

Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Нужно ли вносить в трудовую книжку сведения об испытательном сроке, условиях оплаты труда и прочие подробности, таким образом переписав формулировку о приеме на работу, приведенную в соответствующем приказе (распоряжении)?

Разумеется, не нужно. В этом не только нет необходимости, но и нормативные правовые акты, регулирующие порядок заполнения трудовых книжек, о которых мы сказали, этого не предусматривают.

Смена наименования организации

Рассмотрим некоторые вопросы, волнующие кадровиков-практиков и возникающие у них в связи с изменением наименования организации.

Некоторые читатели интересуются, обязательно ли делать запись о переименовании организации в разделе «Сведения о работе» или можно сделать вклейку в конце трудовой книжки с полной информацией о переименовании организации с подписью и печатью руководителя организации. Да, в трудовую книжку, в раздел «Сведения о работе», обязательно следует внести запись об изменении наименования организации. Так, при приеме на работу работодатель должен указать полное и сокращенное (при наличии) наименование организации. И наоборот: если при изменении наименования организации не будет внесена соответствующая запись, это может привести к проблемам при оформлении пенсии ввиду того, что работники Пенсионного фонда могут легко запутаться в отсутствии последовательности записей. То есть они могут расценить это как факт того, что работник был принят на работу в одну организацию, а уволен - как бы из другой (т.к. в печати буде указано уже новое наименование). Что касается «вклеек» в трудовую книжку, то Правилами ведения трудовых книжек такой порядок внесения информации в трудовую книжку не предусмотрен.

Бывает, что при изменении названия вышестоящей организации подчиненная организация полного названия не меняла, а меняла только сокращенное . Здесь возникает вопрос: нужно ли вносить во все трудовые книжки сотрудников подчиненной организации запись об этом? Как мы уже говорили, полное и сокращенное наименование организации прописывается в трудовой книжке работника в разделе «Сведения о работе». Соответственно, если изменяется только сокращенное наименование организации, в которой трудится работник, об этом также следует внести сведения в трудовую книжку.

Если в трудовой книжке в «шапке» проставлен штамп наименования организации в перевернутом виде , считается ли это грубым нарушением? Нужно ли вносить изменения по этому поводу в трудовую книжку или оставить все так, как есть? Перевернутый штамп наименования организации в трудовой книжке говорит, скорее, о невнимательности и несерьезном отношении к работе специалиста, проставившего его без проверки. Тем не менее это не является нарушением правил ведения трудовых книжек. Следовательно, ставить штамп снова (в правильном виде) не нужно.

Ошибки в переводе работника на другую работу

Кроме того, работодатель совершает ошибки при внесении записей о переводе работника на другую работу. Например, неверно указывает дату перевода или наименование структурного подразделения, в которое переводится работник, - не в соответствии с документами.

Сведения о переводе работника на другую постоянную работу нужно вносить таким образом (в следующей свободной строке после предыдущей записи):

Обратите внимание: при переводе (переходе) работника на другую работу к другому работодателю соответствующая запись вносится в трудовую книжку уже на новом месте работы.

Приведем образец заполнения трудовой книжки при переводе сотрудника в рамках одной организации (Пример 4).

Пример 4

Свернуть Показать

Основанием для внесения записей о переводе работника на другую постоянную работу является приказ (распоряжение) о переводе на другую работу .

Вместе с тем самое большое количество ошибок совершается работодателем при внесении в трудовую книжку записи об увольнении работника. Наиболее частые из них:

неверно указана дата увольнения работника (вместо собственно даты увольнения пишут, например, дату издания приказа (распоряжения) об увольнении);
неверно указана формулировка причины увольнения работника;
неверно указано основание увольнения работника;
неверная ссылка на решение работодателя, послужившее основанием для увольнения.

Заполнять сведения об увольнении работника

в графе 1 указать порядковый номер вносимой записи (арабской цифрой с точкой);
в графе 2 указать дату увольнения (цифрами);
в графе 3 написать о том, что работник уволен со ссылкой на статью (подпункт, пункт, часть) ТК РФ (или иного федерального закона) (формулировка должна полностью соответствовать формулировке в соответствующей статье (подпункте, пункте, части статьи) ТК РФ или иного федерального закона);
в графе 4 указать номер и дату соответствующего приказа.

Приведем образец (Пример 5).

Пример 5

Свернуть Показать

Обратите внимание: записи об увольнении вносятся в трудовую книжку в день увольнения.

Основанием для внесения сведений в этом случае является приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (увольнении).

Вопрос в тему

Свернуть Показать

Куда: kadry@сайт

Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Если вся запись об увольнении работника не войдет в оставшиеся строчки раздела «Сведения о работе» на одной странице, нужно ли делать запись на этой странице или переходить на новую страницу?

Конечно, следует начать вносить запись на той странице, где есть пустые строчки в соответствующей графе, а затем продолжить ее на следующей странице трудовой книжки. Иначе, учитывая, что записи об увольнении самые объемные, трудовой книжки не хватит для того, чтобы внести все сведения о работе.

Вопрос в тему

Свернуть Показать

Куда: kadry@сайт

Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

В каких случаях ставится печать в трудовую книжку?

Печать в трудовой книжке ставится на титульном листе и при увольнении работника, поскольку в соответствии с п. 35 Правил ведения трудовых книжек при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника. Проставление печати при внесении других записей не требуется.

Иные сведения

Отметим, что записи в трудовую книжку об иных сведениях, касающихся работы, вносятся в аналогичном порядке, за исключением графы 3, в которой прописываются сведения:

о присвоении работнику в период работы нового разряда (класса, категории и т.п.);
об установлении работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации;
о работе по совместительству;
о невключении времени работы в период отбытия наказания в непрерывный трудовой стаж работника;
о восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа работника;
о времени военной службы либо времени службы работника в органах внутренних дел и таможенных органах;
о времени обучения работника на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Что касается типичных ошибок работодателя при внесении сведений в трудовую книжку о награждении (поощрении) работника за трудовые заслуги, то их практически не бывает, поскольку само по себе награждение (поощрение) за трудовые заслуги встречается довольно редко, поэтому и ошибок совершается мало.

О том, как исправить ошибку, если в «Сведения о награждениях» внесены сведения о работе, читайте в статье «Исправляем неправильные и неточные записи в трудовых книжках »

Ошибки при внесении изменений в трудовую книжку

Собственно исправления в трудовую книжку могут вноситься по разным причинам. Например, могли поменяться сведения о работнике или выполняемой им работе, также могли быть внесены изменения в штатное расписание, квалификационные справочники, учредительные документы и др. Основные ошибки работодателя могут проявляться в следующем:

изменения в трудовую книжку вносятся на основании ненадлежащих документов;
не соблюдаются технические требования к внесению изменений;
не указан документ, являющийся основанием для внесения изменений.

Вносить изменения (исправления) в трудовую книжку, в раздел «Сведения о работнике» , нужно следующим образом:

Что касается внесения других изменений в трудовую книжку, например, в связи с изменением названия должности работника при изменении в штатном расписании или в связи с изменением наименования организации, в графе 3 пишется: «Наименование должности работника с 19.01.2015 изменено на «менеджер по продажам» , а при изменении в учредительных документах: «ООО «Монтер» с 19.01.2015 переименовано в ООО «Мастер» .

Ошибки при оформлении дубликата трудовой книжки и вкладыша

Напомним, что выдача дубликата трудовой книжки производится в связи с:

выявлением в трудовой книжке неверной (неточной) записи, признанной недействительной;
непригодностью трудовой книжки к использованию по назначению;
утратой трудовой книжки.

Работодатель в основном совершает следующие типичные ошибки при оформлении дубликата трудовой книжки:

переносит в дубликат записи, признанные недействительными;
переносит в дубликат записи на основании ненадлежащих документов;
переносит в дубликат не все записи;
не проставляет отметки об оформлении дубликата.

Оформлять дубликат трудовой книжки необходимо следующим образом :

Приведем образец (Пример 6).

Пример 6

Свернуть Показать

Что касается вкладыша в трудовую книжку, то он, как правило, оформляется, если в трудовой книжке работника заполнены все страницы одного из разделов. Правила его заполнения идентичны правилам заполнения трудовых книжек. Основными ошибками, допускаемыми при оформлении вкладыша трудовой книжки, являются:

не заполнение (неполное заполнение) сведений на титульном листе вкладыша;
не проставление отметки об оформлении вкладыша в трудовой книжке;
внесение записей во вкладыш с начала.

При выдаче вкладыша следует:

в правом верхнем углу титульного листа поставить штамп «Выдан вкладыш» и указать серию и номер вкладыша;
вшить вкладыш в трудовую книжку между ее последней страницей и обложкой, поскольку без трудовой книжки он недействителен;
продолжать нумерацию вносимых во вкладыш записей.

Ошибки при учете и хранении трудовых книжек

Реже, но встречаются ошибки в оформлении документов, связанных с учетом трудовых книжек, например, может быть неправильно оформлена книга учета движения трудовых книжек.

Поскольку книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них имеет длительный срок хранения (75 лет), следует предусмотреть твердую обложку при ее оформлении; листы (страницы) должны быть пронумерованы от начала до конца, прошиты; содержать заверительную надпись (указать название книги, количество прошитых, пронумерованных листов (страниц) цифрами и прописью, должность, подпись и расшифровку подписи руководителя организации и дату оформления журнала); также она должна быть скреплена сургучной печатью организации.

В статье мы рассмотрели наиболее часто встречающиеся ошибки работодателя при оформлении трудовых книжек, внесении в них записей и их учете. Разумеется, их гораздо больше, чем может показаться на первый взгляд. И это, скорее, говорит о том, что специалистам кадровой службы еще долго не наскучит их работа, поскольку всегда есть повод для совершенствования в своем деле.

Заполнение трудовой книжки – одна из основных функций сотрудников отделов кадров организаций. Однако нередко практикующие специалисты сталкиваются с банальным, но при этом с крайне злободневным вопросом: как исправить ошибку в трудовой книжке?

Зная правила заполнения этого важного документа о трудовом стаже работника, допустить оплошность в его заполнении маловероятно, однако нельзя исключать человеческий фактор. Ошибки в записях в трудовой книжке могут касаться наименований мест работы сотрудника, дат приема и увольнения, статей трудового законодательства, награждений.

Неточности могут иметь место на титульном листе, внутренних страницах, вкладыше трудовой книжки.

Вне зависимости от особенностей ошибок в документе – существуют основные единые правила их исправления, в частности:

Записи в трудовой книжке должны в точности соответствовать реальной практике работы сотрудника, чтобы у него не возникло проблем в дальнейшем при оформлении пенсии;
Если кадровый работник впервые завел работнику трудовую книжку работнику и допустил в ней ошибку, то такой документ подлежит уничтожению;
Если неточность была допущена в действующем документе, то ее не зачеркивают, не замазывают, не удаляют из документа листы, а вносят исправления записью ниже;
Исправление всех видов ошибок предполагает признание записей недействительными.

В то же время существуют и некоторые особые нормы, которые касаются конкретных ошибок в трудовой книжке. Речь о них пойдет ниже.

Законодательные аспекты

Трудовое законодательство России предоставляет кадровым работникам детальную инструкцию относительно того, как правильно заполнять трудовую книжку (Постановление Министерства труда №69, 2003). Здесь же детально освещены вопросы внесения исправлений в этот важный документ.

Существуют также правила хранения трудовых книжек на предприятии и определения ответственных за эти вопросы лиц (Постановление Правительства №225, 2003).

На что влияют ошибки в трудовой книжке?

Во-первых, они могут помешать правильному начислению пенсии работнику;
Во-вторых, зачастую неточности в указании причин увольнения могут привести к формированию неблаговидной репутации у работника.

В связи с этим процесс заполнения трудовых книжек регулируют подзаконные акты. Это означает, что:

Существует общий механизм исправления всех неточностей;
Предусмотрена ответственность кадровых работников за неверное заполнение трудовой (в том числе и в вопросе внесения в нее корректировок), а также за отказ в исправлении ошибок.

Исправление любых ошибок в трудовой книжке должно происходить с отсылкой на законодательные акты или локальные документы.

Изменение неверной записи

Если говорить о механизме исправления любой неверной записи в трудовой книжке, то он предполагает такой порядок действий:

После последней записи в основном разделе документа ставится следующий порядковый номер и дата внесения корректировок;
В центральном поле прописывается: «Запись за номером … считать недействительной»;
Вносится новая запись, с указанием приказа руководителя (в некоторых случаях – распоряжение), на основании которого вносятся поправки в документ.

Все указанные манипуляции не предполагают зачеркивания неверной записи.

Следует отметить, что все корректировки в трудовую книжку можно вносить исключительно синими, черными или фиолетовыми чернилами, которые должны обладать свето- и водостойкостью.

Существует всего один случай зачеркивания записи в трудовой книжке. Когда это происходит? Если речь идет об исправлении фамилии работника на титульном листе документа. Осуществляется этот процесс так:

Прежняя фамилия зачеркивается сплошной прямой чертой;
Действительная фамилия пишется ниже или рядом (если позволяет пространство листа);
Ниже прописывается основание для внесения исправлений (например, номер и серия паспорта, в котором у лица значится иная фамилия.

После того как кадровый работник внес все необходимые корректировки, новую запись своей подписью заверяет руководитель организации. Кроме того, внесенная информация удостоверяется печатью компании.

Исправление неверной записи, если ошибка обнаружена на новом месте работы

Если работник трудоустроился на новом месте, однако при оформлении его документов обнаружилось, что кадровый отдел прежнего работодателя допустил ошибку в его трудовой книжке, то ему потребуется совершить следующие действия:

Сотрудник запрашивает по прежнему месту работы копии официальных документов, свидетельствующих о совершении ошибки (приказы руководства, личная карточка сотрудника, журнал регистрации приказов или выписки из них);
Инспектора кадрового отдела по новому месту работы вносят корректировки с отсылкой на предоставленные работником бумаги.

Можно обратиться за корректировками непосредственно в кадровую службу прежнего работодателя. Однако работнику удобнее, если все записи в трудовую внесут по новому месту работы, что не потребует лишних перемещений трудовой книжки.

Исправление неверной записи, если ошибка обнаружена при увольнении

Бывают случаи, когда неверная запись в трудовой книжке работника обнаруживается непосредственно в процессе увольнения. В этой ситуации возникает весьма непростая дилемма:

С одной стороны, ошибку допустила именно эта организация и она обязана ее устранить;
С другой стороны, после прекращения трудовых отношений с работником кадровый отдел вносит необходимые записи в его трудовую книжку, а также закрывает свой лист: заверяет записи, сделанные под наименованием организации подписями кадровика, руководителя и печатью организации.

Ошибка же требует внесения в документ еще одной записи. Как это сделать?

Сделать новый заголовок – название организации (он будет дублироваться, однако споров относительно авторства записи впоследствии не будет);
Под ним признать ошибочную запись недействительной и прописать верную информацию;
Вновь закрыть все записи в трудовой книжке, по примеру того, как это делалось при увольнении сотрудника.

Если работодатель откажется исправить допущенные им ошибки в трудовой книжке работника, то последний имеет право подать иск на организацию в суд.

Исправление неверной записи, если с момента увольнения прошло время

Как исправить ошибку в трудовой книжке, если работник обнаружил ее по истечении нескольких лет с момента увольнения?

Как правило в этом случае корректную информацию в трудовую книжку вносит новый работодатель. Он прописывает в ней:

Дата внесения корректировок и соответствующий порядковый номер записи;
Информация о признании неверной записи недействительной;
Новые сведения с отсылкой на официальные документы прежнего работодателя.

В чем преимущество такого подхода? Даже если компания, в которой ранее работал сотрудник прекратила свое существование необходимые для исправления записи в трудовой книжке документы (личную карточку, приказы руководства и др.) можно запросить из архива.

Аннулирование информации об увольнении при восстановлении на прежней работе

Бывают случаи восстановления работника на прежнем месте трудовой деятельности и признания его увольнения недействительным. Это может произойти в том случае, если сотрудник был уволен незаконно и по решению суда был восстановлен в прежней должности. Что делает в этом случае кадровый отдел?

Дату, когда работник приступает к выполнению трудовых обязанностей после восстановления в должности, прописывает в трудовой книжке;
Свидетельствует о недействительности записи об увольнении;
Указывает на восстановление в конкретной должности.

В качестве основания для восстановления может быть указано соответствующее решение суда.

Исправление записи об увольнении при изменении основания увольнения

Если в трудовом договоре была неверно приведена формулировка увольнения сотрудника, то исправление такой ошибки осуществляется стандартным методом:

Вносится информация о недействительности записи об увольнении;
Прописывается корректное основание увольнения с отсылкой к соответствующей статье трудового кодекса.

Исправление неверной записи, если она была обнаружена после увольнения

Иногда при трудоустройстве лица кадровики допускают ошибку при заполнении его трудовой книжки. Однако выявляется она лишь в момент его увольнения, поскольку до этого времени документ хранится у работодателя. Как поступают в этом случае?

Прописывают повторно подзаголовок – наименование компании-работодателя;
Указывают дату исправления ошибки;
Аннулируют неверную запись (признают ее недействительной);
Вносят корректную информацию.

После этого закрывают трудовую книжку повторно, заверяя ее подписями кадровика, руководителя компании и печатью.

Изменение дат приема и увольнения

Халатность кадровых работников в вопросе заполнения дат в трудовой книжке может стать причиной проблем гражданина с ПФР. Именно поэтому, получая документ на руки при увольнении, важно внимательно проверять его содержание. Что делать, есть выявилась пусть даже небольшая неточность в датах?

Во-первых, подготовить заявление на имя руководителя компании с просьбой исправить ошибочную информацию;
Во-вторых, дождаться выхода приказа руководителя с соответствующим номером;
В-третьих, получить свою трудовую книжку в кадровом отделе.

Стоит отметить, что сами исправления вносятся в стандартном порядке: пишется подзаголовок – наименование компании, аннулируется неверная запись, указывается корректная информация.

Сведения удостоверяются подписью специалиста отдела кадров руководителя и печатью организации.

Изменение недостоверных реквизитов приказа

Номер и дата приказа – одна из основных граф в трудовой книжке. Что делать, если допущена ошибка в обозначении основания для трудоустройства или увольнения?

Запись оформляется на дату внесения изменений;
Неверная строка аннулируется, после чего запись дублируется, но уже с иными реквизитами приказа.

Исправление ошибок в названии организации

Как правило, наименование организации прописывается в виде подзаголовка над записями о приеме на работу или увольнении. Именно поэтому при наличии ошибки в наименовании места работы исправления осуществляются следующим образом:

Под информацией о трудоустройстве или сразу под заголовком прописывается: «в наименовании организации была допущена ошибка».
После этого пишется организационно-правовая форма и правильное название фирмы.

Исправление записи, сделанной ошибочно

Если в трудовую книжку была внесена ошибочная запись, то аннулировать ее достаточно просто. Для этого необходимо:

Внести запись о недействительности информации в конкретной строке и прописать корректные данные;
В графе №4 информация не прописывается или указываются реквизиты приказа, признающего информацию ошибочной (если таковой издавался).

При этом крайне важно упомянуть, что запись признается недействительной, поскольку сделана по ошибке.

Исправление ошибок в разделе «Сведения о награждениях»

Сразу за основным разделом, в котором фиксируется информация о трудоустройстве и увольнении, следует раздел о награждении сотрудника. Этот раздел не обязателен к заполнению, оттого кадровики часто допускают ошибки при внесении в него информации. Каковы основные правила исправления ошибок в этой части трудовой книжки?

Во-первых, зачеркивать или замазывать неверную информацию здесь также недопустимо;
Во-вторых, если ошибка допущена, то делается следующая запись, в которой информация в конкретной строке признается недействительной;
И, наконец, вносятся корректные сведения.

Что делать, если запись о работе внесена в раздел «Сведения о награждениях»?

Одной из самых распространенных ошибок в трудовой книжке является внесение сведений о трудоустройстве в раздел о награждении (это делается для того, чтобы продлить документ, в котором не хватает листов).

Такие действия законодательством не допускаются: если трудовая книжка закончилась, то следует оформить ее вкладыш.

Однако, как поступить, если неверная запись в раздел «Сведения о награждениях» все же внесена? Самый простой способ – признать ее недействительной в стандартном порядке в связи с тем, что она сделана по ошибке.

Самый простой способ избежать сложных бюрократических процедур по исправлению ошибок в трудовой книжке – не допускать их. Если же это все же произошло, то существуют разрешенные законом способы исправления неверных записей.

Порой информация, отражающаяся в ТК, должна подвергаться изменениям. Иногда меняются паспортные данные сотрудника, степень образования, профессия. Помимо этого, кадровики порой сами допускают ошибки во время заполнения документа. Разберемся, что делать в таких ситуациях.

Что делать, если допустил ошибку при заполнении трудовой?

При обнаружении в трудовом документе некорректной записи или информации, которая не соответствует действительности, исправлять ее необходимо там, где неточная запись создавалась, или на новом рабочем месте, обязательно имея в наличии официальный документ от работодателя, допустившим неточность.

При исчезновении фирмы, на которой ошиблись при заполнении ТК, исправительная запись должна вписываться на новом рабочем месте. Когда такой компании нет, заниматься исправлением сведений в ТК должно предприятие, где сотрудник служит в данный момент. Основанием для создания исправлений должны служить выписки из необходимых архивных документов.

Внесение изменений в трудовую книжку при совершении ошибки.

Как уже выяснилось, изменения в ТК могут вноситься при обнаружении недостоверной информации. Возникает это еще в случаях изменения личных сведений о рабочем, информации об его профессии, степени образования.

Чтобы изменить запись, стоит придерживаться порядка действий. После самой последней записи в книжке необходима постановка номера записи в первой графе по порядку, во второй графе зафиксировать дату изменения записи, после чего в графе 3 вывести информацию об отражении неверности или неточности предыдущей записи.

Затем пишется достоверная запись. При этом в четвертой графе обязательно нужно указать название документа, на основании чего правильная запись отражается в ТК.

Сходный порядок действий распространяется на многие ситуации по признанию недействительными сведений о:

Переводе на новое служебное место на постоянной основе.
Увольнении.
Незаконном увольнении.

Вся информация вносится на основании выпущенных приказов работодателя.

Внесение данных сведений осуществимо не позднее недели с момента выхода приказа. Здесь исключением будет являться увольнение – данная запись в обязательном порядке пишется в день увольнения.

Записи должны иметь соответствие с теми приказами, по которым они и были прописаны в ТК сотрудника.

Запрещены сокращения в ТК в момент отражения новой информации. Исправления вносятся исключительно на русском языке. Есть и исключения – трудовая книжка может содержать информацию, зафиксированную на двух языках, и вторым может являться язык той республики, которая входит в состав РФ и установила собственный государственный язык. Особых правил для ведения трудовой книжки на втором языке нет, но представляется, что сведения данного формата должны вноситься сразу же за первой, которая была написана на русском языке.

Со вносимыми изменениями в ТК работодатель должен проинформировать сотрудника. Гарантом ознакомления также будет являться личная подпись служащего в специальной карточке по форме № Т-2. Там же эта запись в обязательном порядке должна быть продублирована.

Действия при конкретных ошибках

Порядок действий при изменении неверных сведений в трудовой книжке в целом стандартен для большинства ситуаций, но существуют случаи, в которых имеются нюансы оформления изменений в трудовой книжке. Кардинальных отличий от базовой ситуации нет, но необходимо строго придерживаться именно того порядка, который был отведен законом под каждую конкретную ситуацию.

Неверно указанная дата

Исправление записи должно происходить согласно правилам.

При неверно отраженной дате случившегося события – принятия на должность, увольнения – у специалистов кадрового состава есть два варианта развития событий, как внести изменение.

Первый вариант – делается запись о недействительности информации под определенным порядковым номером и сразу же нужно прописывать верную дату тут же. Второй вариант – внести сведения дважды: в первой записи указать неверность данных, во второй же указать правильную дату.

Оба вариант несут одинаковый результат, поэтому. Каждый кадровик выбирает здесь для себя вариант, который более удобен для него.

К примеру:

Вовремя выявленная ошибка в заполнении трудовой, существенно облегчит перевод на другую работу.

Чтобы признать информацию неверной, есть только единственный вариант – объединить две записи. Данный тип исправления должен обязательно производиться на том месте работы сотрудника, где эта запись и была сделана. Для исправления необходимо сделать новую запись с пометкой, что запись под определенным номером недействительна и здесь же сделать соответствующее ситуации исправление.

Если же возможность исправления записи по прошлому месту работы отсутствует, исправить подобные сведения можно при помощи работодателя-преемника, но основанием для полномочий по смене сведений в ТК обязательно представлен в документе работодателя, в результате чьей деятельности и были оформлены неточности в книжке.

Например:

Неправильное внесение реквизитов приказа

В этих ситуациях процедура изменения тоже проста – объявляем неверную запись недействительной, с обязательным указанием ее порядкового номера. После этого можно копировать запись полностью при корректировке реквизитов приказа.

Например, вы принимаете на должность экономиста сотрудника. Выглядело это в трудовой так:

Именно так выглядит правильное исправление информации в ТК в ситуации с указанием неправильных реквизитов приказа.

Распространенные ошибки при заполнении трудовой книжки.

И в этой ситуации действовать необходимо так же, как и было ранее описано. Здесь желательно делать одну общую запись, чтобы не путаться в датах и не допустить лишние ошибки. Обычно ошибка в данных о награждении заключается в неверном характере объявления благодарности, поэтому, необходимо быть очень внимательными при внесении исправлений, поскольку этот раздел является самым ошибочным у работников кадровых служб.

Вкратце все выглядит так же, как и обычно – предыдущая запись объявляется неверной, затем в этой же записи делается пометка с исправленными данными. К примеру:

Смена информации на титульном листе

Совершение ошибок при заполнении может привести к серьезным последствиям.

Это самая спорная и проблемная часть трудовой книжки, если говорить о внесении изменений. Вообще кадровые специалисты часто спорят друг с другом на предмет возможности исправления титульного листа трудовой книжки. Согласно закону, исправление информации на титульном листе возможно, но только при наступлении таких ситуаций, как:

Первоначальное заполнение.
Обнаружение ошибки при дальнейшем заполнении.

Если рабочее место является первым в жизни сотрудника, то согласно ТК РФ ст. 65 трудовая книжка должна быть оформлена работодателем за свой счет. Когда работодатель во время первого заполнения ТК что-то неправильно пишет на титульнике, необходим следующий порядок действий:

Подготовить акт о списании бланка, который был испорчен.
Зафиксировать достоверную информацию в новый бланк.

Стоит отметить, что такой вариант развития событий может быть использован исключительно при первичном заполнении книжки.

При выявлении неточностей последующими работодателями, пенсионные органы при расчете стажа могут отказать в зачтении отработанных лет. В этой ситуации могут помочь только судебные органы, от которых владелец книжки должен получить решение о принадлежности ему документа.

Смазанная печать так же является ошибкой в заполнении.

Во вкладышах обычно ошибки бывают двух типов – размазанная печать и недостоверная информация. Если на печати организации информация читается плохо, то можно внести исправления.

Здесь есть интересный момент – законодательством не регламентируется порядок внесения измененной информации во вкладыш ТК при плохой читаемости печати. Это значит, что исправление может вноситься в абсолютно свободной форме.

В случае с недостоверной информацией все стандартно – правила и порядок для корректировки документа точно такой же, как и для остальных страниц. Недостоверные записи должны быть объявлены неверными, после чего должны вноситься записи с правильной информацией.

Необходимо помнить, что свидетельские показания — это недостаточное основание для внесения исправлений во вкладыш трудовой книжки.

И именно для предотвращения таких случаев требуется наличие документа от работодателя.

Исправлять ошибки может только кадровик или работодатель.

Данная процедура осуществляется несколько иначе, чем обычное внесение изменений в связи с некорректностью предыдущей информации. Здесь порядок следующий: кадровый специалист должен зачеркнуть старые записи, подлежащие аннулированию, затем при наличии личных документов и документально отраженных данных работодателя внести новые и верные данные.

Кадровик обязательно должен сослаться на определенный документ. Ссылка должна отображаться на внутренней стороне в обложке ТК, также ее необходимо заверять печатью и подписью.

Помните: сведения о трудовой деятельности не зачеркивают ни при каких обстоятельствах! Здесь порядок такой же, как и описывалось выше – записать сведения о недействительности предыдущей записи, зафиксировав ее номер, и затем вносить новую достоверную запись под своим порядковым номером.

Кадровый специалист осуществляет внесение исправлений без всяких проблем при скором обнаружении неточности. Если же недостоверность сведений была обнаружена позже, то записи об увольнениях и переводах сотрудника должны заверяться при помощи подписи уполномоченного лица, и обязательно должно подтверждаться печатью компании.

Если запись обнаруживается на новом рабочем месте, порядок действий должен быть следующим:

Кадровый служащий отмечает, что запись, сделанная ранее, признается недействительной.
Затем он вносит верную запись.
Указывает дату исправления вместе с реквизитами приказа.
Правильная запись нумеруется в трудовой книжке следующим номером по порядку.

Очень важно обратить внимание на ситуацию, в которой сотрудник восстанавливается на рабочем месте. Иными словами, кадровой службе необходимо признать увольнение недействительным, либо поменять формулировку, по которой работник был уволен. Здесь есть два варианта:

Сотрудник восстанавливается, кадровый специалист вносит новую запись о том, что старая запись об увольнении не является действительной.
При другой формулировке увольнения кадровик также признает старую запись недостоверной и тут же пишет новую со скорректированной формулировкой.

Внесение дополнений

Изменения вносятся при наличии определенных документов.

Самая частая ситуация у кадровых служащих, которая может образоваться при внесении изменений в ТК – изменение контактных данных и паспортных сведений. Инструкция для внесения изменений в трудовом документе рабочего на титульном листе регламентируется пунктом 2.3 Инструкции по оформлению трудовых книжек.

Для старта отражения изменений в анкетных сведениях о рабочем, необходимо наличие следующих документов:

Паспорт.
Свидетельство о рождении, смене ФИО, или документе о заключении брака.
Другие документы (необходимо ссылаться на их дату и номер).

Старые сведения, отраженные на титульном листе, могут быть зачеркнуты. Это касается даты рождения, ФИО.

Необходимо помнить, что старая запись после зачеркивания все равно должна легко читаться.

Затем кадровик вносит новые достоверные данные.

Итог

Неправильное заполнение может привести к потере трудового стажа.

Деятельность кадровых служб организаций строго регламентируется Гражданским и Трудовым кодексами РФ. Вся необходимая информация об отражении информации в трудовых документах и внесении изменений в них прописывается в данных документах.

Каждый кадровый специалист должен обращать внимание на правильность ведения трудовых книжек сотрудников, поскольку неточности, выявленные пенсионными органами при оформлении пенсии человеку, могут в итоге сказаться как на зачтенном общем трудовом стаже, так и на сумме пенсионных ежемесячных выплат.

Все изменения также должны очень строго и правильно оформляться, поскольку неправильное оформление исправления в трудовой книжке также чревато незачетом определенного трудового периода. Кадровым специалистам необходимо постоянно справляться о правилах заполнения и быть предельно осторожными во избежание возможных проблем. Нельзя забывать ссылаться на нормативные документы, обязательно нужно соблюдать правильную форму исправлений и каждый тип исправления должен оформляться так, как это отражено на законодательном уровне.

Иными словами, всем ответственным рабочим за ведение ТК нужно быть максимально сконцентрированными и внимательными во время исполнения своих обязанностей. Еще сами рабочие должны интересоваться информацией о своем трудовом пути, которая фиксируется в главном трудовом документе, чтобы быть уверенными в правильности их ведения.

Из этого видео вы узнаете о типичных ошибках при заполнении трудовой книжки и о их исправлении.

Форма для приема вопроса, напишите свой

Если в трудовой книжке работника обнаружены ошибки, которые допустил его прежний работодатель, их нужно исправить. Делается это на основании документов и их копий, представленных с прошлого места работы человека.

Ошибки в трудовой книжке, допущенные на предыдущих местах работы человека, нужно исправить. Есть два варианта внесения исправлений. Либо работник самостоятельно обращается к прежнему работодателю, и там ошибку исправляют в установленном порядке. Либо компания, в которой сотрудник работает сейчас, посылает на его старое место работы запрос и исправляет ошибку на основании официального ответа.
Делать корректирующие записи в трудовой книжке, опираясь на слова сотрудника, нельзя. Чтобы исправить ошибки, нужно получить от предыдущего работодателя необходимые документы (п. 27 Правил, утв. пост. Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее - Правила)). Это могут быть копии приказов о приеме на работу, переводе и увольнении, об отмене этих приказов, а также справки и выписки из документов, в которых данные приказы упоминаются (личная карточка, лицевой счет, книга регистрации приказов и т. д.).
Напомним, что в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» не допускается зачеркивание или исправление записей с помощью корректирующих средств. Неверные записи нужно признать недействительными (п. 30 Правил). Исправлению подлежат все обнаруженные ошибки (в т. ч. грамматические). Порядок исправления ошибок см. в схеме «Порядок исправления ошибочной записи». Так нужно исправлять все неверные или неточные записи в трудовой книжке: о приеме на работу, переводе, увольнении, награждениях сотрудника.

Пример:
Сотрудница работает в ООО «Актив» бухгалтером с 23.12.2011. В ее трудовой книжке обнаружена неверная запись в разделе «Сведения о работе», которая была сделана предыдущим работодателем - ЗАО «Пассив». При приеме на работу ошибочно была указана должность «офис-менеджер», что не соответствует Классификатору профессий. Вместо нее нужно написать «секретарь руководителя».
Менеджер по кадрам ООО «Актив» направил в ЗАО «Пассив» запрос с просьбой представить документы, подтверждающие прием сотрудницы на работу. Кадровая служба ЗАО «Пассив» прислала копию приказа о приеме на работу, на основании которой 18.01.2012 в трудовую книжку было внесено исправление (см. рис. 1).

Если компания, которая внесла неправильную или неточную запись в трудовую книжку, была реорганизована, запись об исправлении вносит ее правопреемник (или текущий работодатель направляет правопреемнику запрос на документы, чтобы внести исправления) (п. 28 Правил). Если предыдущий работодатель ликвидирован, исправления должны быть сделаны по новому месту работы сотрудника на основании официального документа (например, выписки из ЕГРЮЛ).

Пример:
Петров А.К. в 2009 г. работал в ЗАО «Актив» курьером, откуда уволился по собственному желанию в январе 2010 г. После этого работал еще в двух местах.
В январе 2012 г. он устроился на работу в ООО «Пассив» на должность менеджера по продажам. Специалист кадровой службы ООО «Пассив» обнаружил ошибку в старой записи об увольнении из ЗАО «Актив»: неверно указана статья Трудового кодекса (вместо п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ указана ст. 78 Кодекса).
В 2011 г. ЗАО «Актив» было реорганизовано (присоединено к ОАО «Альфа»). Специалист кадровой службы ООО «Пассив» обратился с запросом к правопреемнику - ОАО «Альфа» для получения подтверждающих документов об увольнении.
ОАО «Альфа» направило по запросу копии приказа об увольнении и личной карточки сотрудника.
В раздел «Сведения о работе» 01.02.2012 внесено исправление (см. рис. 2).
-------

Мнение 1:

Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Выдавать трудовую книжку на руки нельзя
Выдача работнику трудовой книжки предусмотрена лишь в случае его увольнения. Если в период работы сотруднику понадобится трудовая книжка, он может получить только заверенную копию или выписку из трудовой книжки.
Дело в том, что ответственность за организацию работы по ведению и хранению трудовых книжек возлагается на компанию-работодателя, а не на сотрудника. Даже если работник напишет заявление или расписку о том, что взял трудовую книжку для определенных целей, при утере документа виновным будет признан работодатель или ответственное за ведение и хранение трудовых книжек лицо.
Если человек не устроился на новую работу, а трудовая книжка, в которой обнаружена ошибка, находится у него на руках, он может самостоятельно обратиться на прежнее место работы и там ошибочную запись исправят. Если же трудовая книжка отдана в кадровую службу по новому месту работы, сотрудник может обратиться к бывшему работодателю с заявлением о выдаче ему документа, свидетельствующего об неверной записи, представить его своему текущему работодателю, который и внесет исправления.
Исправление нужно вносить в порядке, предусмотренном пунктом 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек.

Мнение 2:

Ирина Щербинина, ведущий юрисконсульт общеправового отдела Юридического управления «ГазпромНефтехим Салават»

Если прежний работодатель ликвидирован
В случае ликвидации компании, которая допустила ошибки в записях трудовой книжки, исправления придется вносить кадровикам фирмы, в которой человек трудится в настоящее время. При этом новому работодателю лучше заручиться заявлением работника. В заявлении нужно указать, что прежний работодатель ликвидирован, поэтому сотрудник просит настоящего работодателя внести в его трудовую книжку исправления.
Текст заявления может быть, например, таким: «Прошу внести исправления в запись № в моей трудовой книжке, указав правильной запись. ООО «Ромашка» ликвидировано с г.». При этом работник прикладывает к нему выписку из ЕГРЮЛ (она подтвердит ликвидацию прежнего работодателя), а также документы, доказывающие ошибочность внесенных записей (если они имеются). Выписку из государственного реестра сотрудник может получить сам, обратившись в налоговую инспекцию, в которой состоял на учете прежний работодатель.
Данное заявление работника и выписка из ЕГРЮЛ будут основанием для издания текущим работодателем соответствующего приказа, реквизиты которого в последующем кадровик укажет в трудовой книжке работника при исправлении ошибочных сведений и внесении правильных записей.

Читать также

Изменения и исправления в трудовой книжке
Статья опубликована в рамках сотрудничества журнала "Актуальная бухгалтерия" и HRMaximum. Трудовая книжка работника - главный документ, который подтверждает стаж и дает гарантии на получение пенсии. Именно поэтому оформлять трудовые книжки нужно правильно,…
Акт об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них (образец)
Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее, а также непригодные к дальнейшему использованию по назначению, в т.ч. в связи с несоответствием установленной форме, подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Статьи этого раздела

Печать в трудовой книжке
Некоторые работодатели не обязаны иметь печать в силу закона (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ). Легитимно ли отсутствие печатей в трудовых книжках работников, и как в таком случае заверять внесенные в них записи?
Все о трудовых
Согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка - это документ, в установленной форме отражающий сведения о трудовой деятельности работника и его трудовом стаже. Разговор о трудовой книжке представляется вполне оправданным начать с рассмотрения общих вопросов…
Передаем трудовую книжку уволенному работнику
Если уволенный работник не хочет или не может забрать трудовую книжку, кадровику нужно составить акт о невозможности ее вручить и направить работнику уведомление «о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправку по почте».
Трудовая книжка: особенности оформления сведений об образовании, профессии, должности
Многие кадровики считают, что в трудовой книжке указывать нужно и профессию, и специальность работника. Однако в дипломах есть информация о чем-то одном: либо о специальности, либо о профессии. Кроме того, во всех дипломах есть сведения о квалификации. В статье автор дает рекомендации по правильному оформлению сведений об образовании, профессии и должности в трудовой книжке работника
Я потерял свою трудовую книжку и из-за этого не могу устроиться на работу. Что мне делать в такой ситуации?
Постановление от 10 октября 2003 г. N 69 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК"
ИП и трудовая книжка
Еще два года назад предприниматели не имели права заполнять трудовые книжки своих сотрудников. Со вступлением в силу Федерального закона от 30.06.2006 №90-ФЗ, который внес значительные изменения в Трудовой кодекс РФ, индивидуальные предприниматели обязаны вести трудовые книжки на всех работающих у них свыше пяти дней.
Индивидуальный Предприниматель: трудовая книжка от А до Я
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. С 2006 года право на их оформление получили и индивидуальные предприниматели. Однако законодатели только недавно разъяснили конкретный порядок ведения трудовых книжек индивидуальными предпринимателями...

Трудовая книжка – основной документ, отражающий трудовую деятельность человека на протяжение его жизни.

Именно учитывая данных, внесенных в трудовую книжку, подсчитывается стаж, позволяющий использовать возможность выхода на пенсию при работе во вредных или опасных условиях труда, назначается и начисляется пенсия, как по возрасту, так и по льготному стажу.

При оформлении пенсии, в случае обнаружения любых неверных сведений в трудовой книжке:

указание личных данных человека;
дат приема и увольнения;
причин увольнения;
указание номеров и дат издания приказов, на основание которых сделаны записи,

возникают сложности с назначением пенсионных выплат и вообще правом на получение определенного вида пенсии.

Кроме того, от записи об увольнении с предыдущего места работы порой зависит возможность трудоустроиться на новом месте.

Всем людям свойственно иногда ошибаться.

Работники отдела кадров, обычно отвечающие за ведение и учет трудовых книжек сотрудников предприятия тоже не роботы, могут сделать даже чисто машинальную описку, заполняя сведения.

Смертельного в таких ситуациях ничего нет.

Само собой, нужно быть очень внимательным, внося в трудовую книжку новую или очередную запись.

Также необходимо проверить написанное еще раз, чтобы в случае допущенной ошибки можно было исправить сразу на месте, и человеку через несколько лет, когда уже были внесены новые записи после ошибочной, или предприятие было реорганизовано, ликвидировано, бегать по судам, архивам, восстанавливать события прошедших лет, чтобы внести исправления.

Со всеми изменениями, внесенными в трудовую книжку, работника информируют, дают ознакомиться под личную роспись в личной карточке определенной форме Т-2, которая также ведется параллельно с трудовой книжкой ответственным сотрудником отдела кадров или другим должностным лицом организации, назначенным по приказу.

Поэтому, сам работник должен не машинально подписывать запись, что ознакомлен с внесенными изменениями в трудовую книжку, а внимательно их прочесть.

Так, если в трудовой книжке неправильно указана дата увольнения, это может стать препятствием при поступлении на работу в другую организацию, поскольку займет определенное время для внесения исправлений.

Не всегда вакантная должность может оставаться свободной до тех пор, пока человек будет заниматься тем, что добиваться от бывшего работодателя внесения корректной записи даты увольнения.

В конечном итоге, возможно, потерять шанс устроиться на новую должность.

Например, фактически работник увольняется с предприятия 01. 10.2016 года, а запись в трудовой книжке об увольнении стоит 01.11.2016 года.

Казалось бы, чисто автоматическая описка, однако, если 28.10.2016 года человек захочет трудоустроиться, будет более чем нелепо выглядеть запись в трудовой книжке после уволенного в ноябре с прежней компании, быть принятым на работу в новую фирму в октябре того же 2016 года.

Необходимо вносить изменения в трудовую книжку с признанием предыдущей записи недействительной и указанием правильной даты увольнения.

как вести записи в трудовой книжке;
когда и как вносить изменения, исправления,

оговорены в:

Инструкции по заполнению трудовых книжек, разработанной и утвержденной в 2003 году Постановлением № 69 от 10 октября Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003г. № 69 (Инструкция);
и Правилами ведения и хранения трудовых книжек (Правила), которые были также утверждены в 2003 году правительственным Постановлением от 16 апреля за. № 225.

Можно ли исправить запись в трудовой?

Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовой стаж работника.

Ошибочные записи могут существенно помешать в дальнейшем, особенно если в течение трудовой деятельности часто меняет места работы.

При назначении пенсии, если ошибки будут обнаружены в нескольких записях, ему придется немало побегать, чтобы восстановить истинные даты приема, увольнения на работу, или подтверждать вообще, что трудовая книжка принадлежит именно ему, если допущены ошибки в написание имени, отчестве, фамилии.

Все исправления в трудовой книжке допустимы, согласно ст. 66 ТК РФ, действующим Правилам и Инструкции.

В случае обнаружения любых ошибок, работником или специалистом, отвечающим на предприятии за ведение трудовых книжек, их следует исправить в соответствии с п. 24 и п. 28 Правил.

Ни в коем случае не допускается зачеркивание неправильных записей, использование штриха, корректировке подтиранием ластиком и наведение ручкой других чисел и прочих изменений неверной записи.

Согласно п.30 правил запись изменяют только признанием ее недействительной и внесением правильной новой записи.

Рассмотрим ситуации, когда нужно сделать изменения в записи трудовой книжки.

1. Если работник обнаружил неточность или ошибку в записи, он должен написать заявление на имя руководителя предприятия с просьбой внести изменения в трудовую книжку, ссылаясь на документы, на основании которых сделана эта запись.

К таким документам относят: паспорт, диплом, свидетельство о браке или расторжении брачных отношений, приказы или выписки из них о приеме, переводе, увольнении.

2. На основании поданного заявления, руководителем предприятия (организации) издается приказ о внесении соответственных изменений в трудовую книжку работника.

В законодательстве нигде не упоминаются конкретные должностные лица, которые должны заниматься ведением трудовых книжек на предприятии. Обычно в организациях заполнением всех изменений в процессе трудовой деятельности и внесением уточнений при выявленных ошибках в записях занимаются специалисты отдела кадров.

Если компания довольно мала и кадровой службы не существует, за ведение трудовых книжек несет ответственность уполномоченное приказом руководителя должностное лицо (может быть бухгалтер, секретарь и прочие).

3. Исправление должно быть внесено на предприятие, где допущена ошибка.

В тех случаях, когда человек уже уволился оттуда и работает в новой организации, при предоставлении документов, подтверждающих допущенные ошибки записи в трудовой книжке, изменения могут быть внесены кадровой службой организации, в которой он работает.

4. В том случае, когда трудовая книжка только заводится, то есть раньше человек нигде не был официально трудоустроен, при любой описке или допущенной ошибке:

в заполнении данных о сотруднике;
в записи о приеме на работу,

лучше всего такую книжку аннулировать сразу и выписать новую без помарок и внесенных изменений.

5. При внесении изменений после ошибочно внесенных данных, работник имеет право подать заявление на выдачу дубликата трудовой книжки.

В выданную повторно трудовую книжку, в которой указывается, что это дубликат, будут перенесены все записи, кроме той, какая была признана недействительной.

Особенно это актуально тех случаев, когда человека незаконно увольняют, и он восстановлен по решению суда.

6. В том случае, если на момент выявления ошибок, предприятие, где они были допущены, не существует как юридическое лицо (реорганизовано или ликвидировано), за документами, подтверждающими работу в ликвидированной организации, необходимо обратиться в архив.

На основании предоставленной документации изменения будут внесены на месте последней работы.

7. Когда в трудовой книжке неправильно указаны личные данные человека (фамилия, имя, отчество), помочь восстановить принадлежность трудовой книжки данному конкретному человеку можно через суд, предъявив документы, удостоверяющие личность и при необходимости, на основании которых была изменена, например фамилия (свидетельство о заключении или расторжении брака).

Как исправить дату увольнения в трудовой книжке?

Признание записи недействительной происходит следующим образом:

1. Порядковый номер указывается следующий за последней записью

2. Указывается дата, когда вносятся изменения.

3. В графе 3, где обычно заносятся сведения о приеме на работу, переводе или увольнении, делают запись: «Запись за номером (указывается порядковый номер записи, в котором обнаружена ошибка или неточность) недействительна.

4. В последней графе указывают приказ, на основании которого были внесены изменения (п. 1, 2 Инструкции).

Одной из распространенных ошибок, допускаемых в трудовых книжках, является указание даты.

Покажем наглядно, как нужно правильно сделать исправление даты увольнения в трудовой книжке.

При увольнении работника важно соблюдать все нормы законодательства. В противном случае он может обратиться в суд и быть восстановлен в прежней должности на работе.

Как аннулировать запись в трудовой книжке об увольнении, если есть решение суда о признании незаконного прекращения трудового договора, довольно часто возникающий вопрос.

1. Прежде всего, издается приказ по предприятию о признании ранее изданного приказа об увольнении не действительным, как основание приводится решение суда и его отмене.

2. На основании изданного приказа в трудовую книжку вносится запись за следующим порядковым номером о том, что запись за предыдущим номером недействительна.

3. По желанию работника выдается дубликат трудовой книжки.

Если ошибочно внесена запись об увольнении в трудовую книжку, например, в случае, когда подав заявление расторгнуть трудовые отношения по собственному желанию, в течение двух недель отработки, сотрудник решил остаться работать, запись аннулируется аналогично.

Отмена записи в трудовой книжке об увольнении, образец.

Возможно, будет полезно почитать: