Требование к их оформлению. Общие правила составления и оформления документов

Отечественные госучреждения, предприниматели, компании и прочие субъекты в рамках взаимодействия постоянно используют официальные бумаги. В качестве ключевого аспекта корректного построения правоотношений выступает применение реквизитов документов. Они утверждаются в соответствии с законодательством. Рассмотрим далее, какие существуют основные реквизиты документов.

Общие сведения

Реквизиты юридического документа считаются важнейшим атрибутом официальных актов, издаваемых на предприятии, в органе власти. Они утверждаются на уровне отраслевых, государственных или корпоративных стандартов. Реквизиты документов используются также в обращениях граждан, адресуемых в какие-либо структуры. Эти атрибуты выступают как элементы оформления разных информационных источников, представленных обычно в бумажной форме.

ГОСТ

В государственном стандарте определяются ключевые атрибуты официальных бумаг, в том числе, обязательные реквизиты первичных документов. В ГОСТе присутствуют унифицированные критерии, в соответствии с которыми оформляются акты, участвующие в деловом обороте. В стандарте также перечислены виды реквизитов документов.

Герб РФ

Многие официальные бумаги содержат этот реквизит. Герб РФ может быть одно- и многоцветным и содержаться на геральдическом щите. Цветной вариант используется на бумагах, текст которых включает в себя положения конституционных федеральных нормативных актов, постановлений, указов и прочих правовых документов, издаваемых ФС, правительством и президентом. Более простое исполнение герба применяется:

Межведомственной комиссией по гостайне.
Прокуратурой.
СК и прочими институтами подобного профиля.

Герб России также может использоваться в официальных письмах.

Символ субъекта РФ

Он используется на документах, издаваемых на региональном уровне. Порядок размещения герба субъекта регламентируется соответствующими нормативными актами. Региональные законы могут также устанавливать правила использования символа не только в официальных, но и в иных бумагах. Реквизиты документов, принимаемых на уровне муниципалитетов, могут включать в себя изображение герба МО. Порядок использования символа устанавливается нормативными актами территориальных административных органов.

Товарный знак

Он может включаться в реквизиты документов предприятия. Эмблема либо товарный знак располагается на бумаге согласно положениям устава. Вместе с этим указанные элементы не размещаются на бланках, в которых присутствует герб РФ, региона либо муниципалитета. Товарный знак может выражаться в форме слов или изображения. Предприятие самостоятельно выбирает цвета элемента.

Сведения об организации

Информация о предприятии включается в реквизиты платежных документов и ряда других бумаг. К ней в первую очередь относят код организации. Он указывается в соответствии с действующим в России единым классификатором. Такая информация, как правило, исполняет справочную функцию. В обязательные реквизиты первичных документов и ряда других бумаг включается также ОГРН. Этот элемент может использоваться в письмах как часть справочной информации о предприятии. Кроме этого, ОГРН применяется при создании фирменных бланков организации. Включается этот элемент и в реквизиты первичных документов индивидуальных предпринимателей. Вместе с ОГРН в письмах и иных бумагах используются ИНН и КПП. Последний при этом применяется только юрлицами.

Код формы

В стандарте не предусмотрены номера реквизитов документов. Однако ГОСТ устанавливает необходимость указывать код формы бланка. Он определяется в соответствии с Общероссийским классификатором. Код формы используется главным образом для оптимизации скорости передачи файлов посредством электронных каналов связи.

Реквизит "наименование документа"

Официальная бумага должна быть классифицирована надлежащим образом в соответствии с типом. Наименования видов документов фиксируются уставом предприятия. Они должны соответствовать критериям, определенным в ОКУД. Как правило, наименование документа используется на официальных бланках, заявлениях и пр. В письмах этот элемент обычно не содержится. Наименование указывается прописными буквами. В ряде случаев в реквизиты документов включается заголовок. Он используется в качестве краткого изложения сути текста. По своему смыслу заголовок должен коррелировать с наименованием документа.

Название предприятия

Оно включается в реквизиты в обязательном порядке. Название предприятия, используемое на бланках, должно в точности соответствовать установленному в уставе. В официальных документах указывается полное наименование организации. Допускается размещение сокращенного названия под или за ним.

Справочная информация

Ее структуру определяют существующие требования к реквизитам документов. В составе справочной информации в первую очередь присутствуют контактные данные. Это: почтовый адрес, номера телефонов/факсов, электронной почты и прочие сведения, которые предприятие считает необходимым указать. Кроме этого, обычно в справочную информацию включают КПП, ИНН и ОГРН.

Реквизит "Дата документа"

Этот элемент отражает время, в которое была создана официальная бумага или период ее подписания. Дату указывает тот субъект, который обладает полномочиями визировать документацию. Ее может проставить также сотрудник внутренней службы, ответственной за обмен информационными материалами на предприятии. В ряде случаев дата может указываться составителем. Например, ее проставляет автор искового заявления.

Регистрационный индекс

Этот реквизит способствует облегчению процесса классификации носителя информации в архивах и внутренних реестрах предприятия. Регистрационный номер также выступает в качестве идентификатора в ходе документооборота с другими компаниями. Правила, в соответствии с которыми этот элемент отражается на бумаге, устанавливаются распорядительными актами, принимаемыми на локальном уровне. В некоторых случаях данный реквизит может дополняться ссылкой, включающей непосредственно сам индекс и дату документа, на который необходимо дать ответ. Другими словами, этот элемент применяется в письмах, составляемых по поводу поступивших обращений.

Место оформления

Для некоторых документов этот реквизит является обязательным. Например, это относится к договорам, контрактам, соглашениям. Место оформления также указывается в том случае, если определить его по прочим реквизитам не представляется возможным. Если же сведения уже присутствуют в каком-то другом элементе бумаги, повторно его указывать нет необходимости.

Адресат

Этот реквизит также обязателен для большинства документов. Особенно важен этот элемент при составлении обращений, жалоб, заявлений в конкретные организации или структурные подразделения предприятия. В качестве адресата может также выступать гражданин, в том числе индивидуальный предприниматель.

Гриф утверждения

Этот элемент применяется для придания документам нормативного характера. Гриф утверждения используется как в госструктурах, так и в коммерческих компаниях. Например, руководитель предприятия может применять его в приказах, распоряжениях и пр. При наличии грифа утверждения положения документа становятся обязательными для выполнения всеми сотрудниками фирмы.

Резолюция

Этот реквизит применяется, например, в случаях, когда руководитель или иное должностное лицо хочет озвучить принятое по существу вопроса решение. В резолюции присутствуют сведения:

Ф. И. О.
Суть распоряжения.
Срок, в течение которого оно должно быть исполнено.
Подпись и дата.

Кроме указанных данных, могут указываться и исполнители.

Отметка о контроле

Такой реквизит проставляется на документах, принимаемых, как правило, в государственных/местных структурах. Отметка о контроле свидетельствует не только о том, что бумага поступила в орган. Она указывает также на то, что по полученным данным ведется надлежащая работа. Как правило, отметка выглядит в форме штампа с надписью "контроль".

На практике считается, что этот реквизит является ключевым. Однако при отсутствии прочих элементов, наличие которых установлено нормами, текст теряет свою ценность. В общем случае содержание документа выражается на русском языке. В предусмотренных законом случаях текст может составляться на языке соответствующего региона, если он наделен статусом официального. В содержании могут присутствовать элементы форматирования, таблицы. Структура текста, как правило, включает в себя две части. В первом разделе описываются причины и цели направления документа, а во втором - суть просьбы, обращения, рекомендации и пр. В ряде случаев допускается использовать только последнюю часть.

Отметка о приложении

В некоторых случаях в одном документе невозможно отразить всю необходимую информацию. В таких ситуациях допускается дополнение источника приложениями. На их наличие должен указывать соответствующий реквизит. Обычно он проставляется после изложения содержания. Реквизит выглядит, как правило, следующим образом: "Приложение на ___листах в ___ экземплярах". Соответственно проставляется количество дополнительных бумаг. В ряде случаев может потребоваться составление поименованного перечня приложений.

Подпись

Все официальные документы должны быть завизированы уполномоченными лицами. При этом подпись включает в себя не только непосредственно сам автограф, но и его расшифровку, а также название должности подписавшего. Данный реквизит подтверждает достоверность сведений, присутствующих в бумаге.

Гриф согласования

В соответствии с действующими в некоторых организациях требованиями, этот реквизит является неотъемлемым элементом определенной категории носителей информации. Он применяется в случаях, когда необходимо зафиксировать факт одобрения сведений компетентной структурой или должностным лицом. В грифе обязательно присутствует слово "согласовано". В нем также содержится информация о должности сотрудника, одобряющего предоставленные сведения. В качестве ключевого признака использования этого реквизита выступает участие в документообороте нескольких субъектов. Довольно близким к грифу согласования является виза. Однако она применяется исключительно внутри одного предприятия. Виза при этом может проставляться несколько раз в ходе последовательной проверки содержания бумаги тем или иным подразделением.

Печать

Она используется практически на всех официальных бумагах. В их числе расчетные и первичные документы. В РФ, как правило, используется чернильная печать. В оттиске присутствуют сведения о предприятии, включая его название, ИНН, ОГРН и прочие данные.

Заключение

Реквизиты документов выступают ключевым элементом, обеспечивающим корректность процесса взаимодействия организаций с партнерами, госорганами, подразделений предприятия друг с другом, граждан с теми или иными структурами и фирмами. Следует, однако, отметить, что использование всех атрибутов, установленных в ГОСТе, - явление довольно редкое. Для каждого документа предусматривается определенный набор реквизитов. К примеру, в официальных письмах чаще всего проставляются:

Герб РФ (региона или муниципалитета) либо эмблема компании.
Код организации.
ОГРН.
КПП и ИНН.
Название.

В письмах обычно не используется такой реквизит, как наименование документа. При этом в актах, приказах, докладных записках, решениях этот элемент должен присутствовать. Некоторые сложности могут возникнуть при указании названия организации. Как выше было сказано, оно должно присутствовать в полной форме. Вместе с тем допускается дополнительно указывать и сокращенное название. Оно может присутствовать в форме аббревиатуры (к примеру, НИИ), по начальным слогам ("Уралмаш") либо в другом варианте, утвержденном в учредительной документации. Другими важнейшими элементами бумаг выступают контактные сведения. Кроме традиционных почтовых адресов, телефонов/факсов, электронной почты, могут указываться и банковские реквизиты предприятия. Последнее, как правило, характерно для писем, договоров. Неотъемлемыми реквизитами считаются подпись и дата. В ряде случаев в отсутствии этих сведений бумага не принимается от автора. В официальных документах также всегда присутствует печать. Ее наличие свидетельствует о том, что бумага действительно была издана в соответствующем учреждении или органе.

Нормативную базу подготовки и оформления документов составляют правовые акты, полностью посвященные этим вопросам, а также отдельные положения нормативных актов, имеющих более широкую сферу действия (например, по вопросам информатизации, законотворчества, работы органов власти, деятельности коммерческих структур и т.д.).

Правила оформления документов закрепляются в нормативных актах различного уровня, издаваемых федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов РФ, органами местного самоуправления, органами управления коммерческих и некоммерческих организаций и их объединений.

Нормы права (предписывающие, обязывающие, запрещающие и иные), регламентирующие подготовку и оформление документов, являются частью информационного права – системы охраняемых государством социальных норм и отношений, возникающих при осуществлении процессов сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и потребления информации. Информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений юридических, физических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами.

Нормативными актами Российской Федерации и субъектов Российской Федерации утверждены требования к отдельным видам документов, многие формы управленческих документов, правила использования бланков и оформления отдельных реквизитов документов. Так, изображение Государственного герба на документах регламентируется Положением о Государственном гербе Российской Федерации (утверждено Указом Президиума России от 30 ноября 1993 г. № 2050); использование бланков с воспроизведением Государственного герба России – постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г.№ 1268.

Использование товарных знаков при оформлении документации определяется Законом Российской Федерации «О товарных знаках, знаках указания мест происхождения товаров» (от 23 сентября 1992 г.№ 3520-1).

В законодательстве субъектов Российской Федерации также содержатся нормы, определяющие правила изображения их гербов (например, Законом города Москвы от 1 февраля 1995 г.№ 4-12 «О гербе и флаге города Москвы») и порядок работы с гербовыми бланками (распоряжение Мэра Москвы от 17 апреля 1998 г. № 392-РМ «Об использовании изображения герба города Москвы, наименований «Правительство Москвы», «Мэра Москвы», «Москва» на бланках документов, печатях, штампах, удостоверениях и вывесках органов исполнительной власти города и организаций городского подчинения»).

Порядок применения печатей и штампов, их формы, размеры и реквизиты устанавливаются нормативными актами различного уровня (постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации», Временные правила изготовления и основания для уничтожения печатей и штампов на территории г. Москвы (утверждены распоряжением Мэра Москвы от 25 августа 1998 г. № 843-РМ).

Правила оформления документов закрепляются в стандартах и других нормативных документах по стандартизации. Стандартизация в области документации решает задачи технической и информационной совместимости носителей информации и технологий ее обработки.

Правовые основы стандартизации в Российской Федерации устанавливают Закон Российской Федерации от 10 июня 1993 г. № 5154-1 «О стандартизации», а также государственные стандарты системы «Государственная система стандартизации» (ГОСТ Р 1.0-92; ГОСТ Р 1.2-92; ГОСТ Р 1.3-92; ГОСТ Р 1.4-92; ГОСТ 1.5-92). Управление стандартизацией в стране осуществляет Госстандарт России.

В нормативных документах по стандартизации закреплены требования к построению, изложению и оформлению документации, проведению унификации и применению унифицированных систем документации; созданию и использованию классификаторов технико-экономической и социальной информации; автоматизации информационных процессов в управлении, техническим средствам обработки информации; терминологии, применяемой в области работы с документами.

Методологические и организационные основы проведения работ по классификации и кодированию информации, унификации документации установлены в нормативах Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК) и унифицированных систем документации (УСД).

УСД состоит из совокупности взаимоувязанных общероссийских унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических документов по их разработке, ведению и применению. Одной из унифицированных систем документации является Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). Унифицированные формы документоа (УФД) – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. УФД подразделяются на общероссийские, отраслевые и унифицированные формы документов предприятия Требования к УСД изложены в специальной серии стандартов и других документах по стандартизации (ГОСТ 6.10.3-83; ГОСТ 6.10.4-84; ГОСТ 6.10.5-87; ГОСТ 6.10.6-87; ГОСТ 6.10.7-90; ГОСТ Р 6.30-97; ПР 50-733-93 и др.).

В отдельной организации вопросы оформления документации находят отражение в учредительных документах, регламентах работы органов управления, распорядительных документах, устанавливающих общие требования к системе документационного обеспечения (например, в нормативных актах, определяющих полномочия должностных лиц при рассмотрении, согласовании, визировании и подписании документов). Подготовку и оформление документов в организации регламентирует Инструкция по делопроизводству, Правила оформления документов, Табель унифицированных форм документов, Альбом бланков, Альбом унифицированных форм документов.

Ключевое место в этом комплексе занимает Инструкция по делопроизводству (по документационному обеспечению управления). Структура инструкции нормативными актами не регламентирована. Количество и наименования разделов, их последовательность, состав приложений определяются ее разработчиками. Основой для установления структуры инструкции могут служить ГСДОУ и Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, а также инструкции, принятые в ведущих федеральных органах государственной власти и в органах власти субъектов Федерации.

2.2. Структура, содержание, область применения стандарта ГОСТ Р6.30-97

Основным документом, определяющим требования к оформлению документов ОРД является ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

В соответствии с ГОСТ Р 1.5-92 «Государственная система стандартизации. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов» обозначение государственного стандарта Российской Федерации состоит из индекса (ГОСТ Р), регистрационного номера и отделенных тире двух последних цифр - года утверждения. В регистрационном номере первая цифра с точкой обозначает его принадлежность к определенному комплексу стандартов.

Наименование стандарта включает:

Групповой заголовок (Унифицированные системы документации);

Заголовок (Унифицированная система организационно-распорядительной документации);

Подзаголовок (Требования к оформлению документов).

Стандарт имеет наименование на английском языке: Unified system of managerial documentation

Структура стандарта

Стандарт включает следующие структурные элементы, установленные ГОСТ Р 1.5-92:

титульный лист;

предисловие;

наименование;

область применения;

требования;

приложения.

Стандарт имеет 5 разделов:

1. Область применения;

2. Состав реквизитов документов;

3. Требования к оформлению реквизитов документов;

4. Требования к бланкам документов и оформление документов;

5. Требования к изготовлению и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

Стандарт имеет следующие приложения:

Приложение Б. Образцы бланков документов

Ранее действовавший ГОСТ 6.38-90 включал 4 раздела: 1) «Оформление реквизитов», 2) «Требования к бланкам», 3) 2Требования к текстам документов», 4) «Требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств».

В ГОСТ Р 6.30-97 требования к текстам документов в самостоятельный раздел не выделены. Они изложены в разделе «Требования к оформлению реквизитов документов» в пункте, посвященном реквизиту «Текст документа».

Не вошел в новый стандарт и раздел «Требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств». Этот раздел в ГОСТ 6.38-90 описывал технологию изготовления документов с помощью пишущих машин и связывал эти требования с жестко лимитированными технически межстрочными, размерами печатных знаков, положениями табулятора. В условиях использования современных программных и технических средств эти ограничения во многом потеряли смысл. Расположение реквизитов на бланке устанавливается в пределах отведенных для них зон, без привязки к положениям табулятора пишущей машины.

©2015-2019 сайт
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2016-02-16

Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждения, организаций и предприятий требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах РФ.

На основе таких документов каждое учреждение устанавливает свои требования к работе с документами в уставе (положении), правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила документирования.

Современные требования к оформлению организационно-распорядительной документации закреплены в государственном стандарте ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов, требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Особенностью этого стандарта является его рекомендательный характер. И хотя стандарт не обязателен для исполнения, необходимо помнить, что единообразие оформления документации позволяет организациям, предприятиям и учреждениям достигнуть единства информационного обмена. А значит, его следует соблюдать!

Требования к составу реквизитов определяются и другими государственными стандартами на управленческую документацию:

ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения».

ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца».

Эти стандарты устанавливают состав реквизитов, придающих документной записи юридическую силу документа, и являются обязательными.

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами.

2.1. Требования к составу реквизитов

Государственный стандарт Российской Федерации Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает состав реквизитов для управленческих документов и определяет их месторасположение на стандартном листе бумаги.

Реквизит – элемент официального документа.

Наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата и т.д. – это реквизиты документов. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Для системы организационно-распорядительной документации установлен состав реквизитов, включающий 30 наименований.

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОРГН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16– гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23– гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Это максимальный перечень реквизитов, используемых в оформлении документов, составляющих эту систему. Для придания документам юридической силы и их идентификации служат реквизиты 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, 11, 12, 16, 22, 23, 24, 25.

Реквизиты 13, 15, 17, 18,19, 21, 26, 27, 28, 29, 30 предназначены для поиска документа и фиксации его прохождения через управленческий аппарат.

Отметки на документах проставляются в процессе работы с ними в делопроизводственной службе или исполнителем при подготовке проекта документа. Этими отметками фиксируют дату получения, исполнения, фамилию исполнителя, постановку документа на контроль и др.

Реквизит 20 «текст» передает основное содержание документа.

Государственным стандартом установлено место размещения каждого реквизита на документе, которое «закреплено» за реквизитом в соответствии с традициями последовательности их заполнения и чтения при работе с документом в аппарате управления. Схема расположения реквизитов на документах, составляющих систему организационно-распорядительной документации, позволяет максимально увеличить «полезную» площадь – место для размещения текста – основного реквизита документа. Размещение реквизитов документа в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30 – 2003 значительно улучшает качество документов, их внешний вид.

Документы оформляются главным образом на бумаге формата А4 (210х297) и А5 (148х210). Отдельные виды документов, содержащие таблицы и графики – ведомости, планы и т.д. оформляются на формате А3 (297х420).

Любой документ должен иметь поля, т.е. определенное пространство между краем листа и текстом. Поля необходимы для подшивки документа, для проставления некоторых служебных отметок. В соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 размеры полей должны быть не менее, мм:

левое поле – 20; верхнее поле – 20;

правое поле – 10; нижнее поле – 20 .

Это минимальные размеры полей, меньшие поля не допускаются, так как будет затруднено дальнейшее оформление и хранение документов, но большие поля допустимы.

ВВЕДЕНИЕ......................................................................................................... 4

1. ТРЕБОВАНИЯ К СТРУКТУРЕ ТЕКСТА ДОКУМЕНТА............................ 4

2. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ТЕКСТА ДОКУМЕНТА..................... 8

3. ОФОРМЛЕНИЕ ТАБЛИЦ............................................................................ 10

4. ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ БЛАНКА ОБРАЗЦА ПРИКАЗА

ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ........................................................... 11

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ................................................................................ 13

ВВЕДЕНИЕ

Управление предприятием неизбежно требует создания многих видов документов. Именно документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация, имеет юридическую силу.

В данной работе мы коснемся вопроса требований, предъявляемых к тексту документа и оформлению в документе таблиц.

От того, как оформлен текст документа, зависит краткость, ясность и выразительность мысли в документе.

1. ТРЕБОВАНИЯ К СТРУКТУРЕ ТЕКСТА ДОКУМЕНТА

Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы:

· о чем (о ком), например: Приказ о создании аттестационной комиссии;

· чего (кого), например: Должностная инструкция секретаря - референта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.

Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках.

Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:

· в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов РФ;

· на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта РФ или расположенные на территории других субъектов РФ.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

· от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

· от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", прошу выделить");

· от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").

Согласование документа оформляется визой, включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Например:

Начальник юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Личная подпись А.Г. Грязнова

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 30.10.2000 N 451-805

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

Правления страховой

компании "Планета"

от 21.06.2000 N 10

2. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ТЕКСТА ДОКУМЕНТА

Текст документа печатается через 1,5 межстрочных интервала. Для документов формата А5 допускается печатание текста через один межстрочный интервал.

Первую строку каждого абзаца текста следует печатать, отступив на 5 знаков от границы левого поля.

Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Отметка о наличии приложения», «Гриф о согласования» отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами, например:

СОГЛАСОВАНО

↕ 1,5 интервала

Директор предприятия

↕ 1 интервал

«Контакт»

↕ 2 интервала

А.Н. Иванов

Реквизиты документа отделяют друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.

Расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.

Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.

При печатании документов используют 8 стандартных положений табулятора пишущей машинки:

от границы левого поля для печатания реквизитов

0. «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложения», «Фамилия исполнителя и номер его телефона», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования», заверительной надписи «Верно», а также слов «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»;

1. после 5 печатных знаков для начала абзацев в тексте;

2. после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

3. после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

4. после 32 печатных знаков для реквизита «Адресат»;

5. после 40 печатных знаков для реквизита «Гриф утверждения», «Гриф ограничения доступа к документу»;

6. после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите «Подпись»;

7. после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов, для простановки кодов по ОКПО и ОКУД, для печатания слова «Копия» при снятии копий с документов об образовании, со свидетельств о браке и с других личных документов граждан.

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положения табулятора.

При наличии в тексте примечаний или выделенной в самостоятельный абзац ссылки на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатают от нулевого положения табулятора, а относящийся к ним текст через один межстрочный интервал.

В документах, оформленных на двух и более листах, нумеруются второй и последующие листы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

3. ОФОРМЛЕНИЕ ТАБЛИЦ

Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Табличные тексты применяются в плановых документах, отчетно-статистических, финансовых, бухгалтерских, организационно-распорядительных и др. Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - граф и горизонтальный - строки. Графы таблиц должны быть пронумерованы, если таблица печатается более чем на одной странице: на последующих страницах печатаются номера граф. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы должны быть выражены именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые сокращения и условные обозначения (по ГОСТ 1.5-85). В таблицах и анкетах, предназначенных для обработки средствами вычислительной техники, объекты, признаки и их показатели при необходимости кодируются с ОКТЭИ.

ПЛАН

ВВЕДЕНИЕ......................................................................................................... 4

1. ТРЕБОВАНИЯ К СТРУКТУРЕ ТЕКСТА ДОКУМЕНТА............................ 4

2. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ТЕКСТА ДОКУМЕНТА..................... 8

3. ОФОРМЛЕНИЕ ТАБЛИЦ............................................................................ 10

4. ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ БЛАНКА ОБРАЗЦА ПРИКАЗА

ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ........................................................... 11

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ................................................................................ 13

ВВЕДЕНИЕ

От того, как оформлен текст документа, зависит краткость, ясность и выразительность мысли в документе.

1. ТРЕБОВАНИЯ К СТРУКТУРЕ ТЕКСТА ДОКУМЕНТА

· о чем (о ком), например: Приказ о создании аттестационной комиссии;

· чего (кого), например: Должностная инструкция секретаря - референта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.

Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:

· в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов РФ;

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили").

В письмах используют следующие формы изложения:

· от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

· от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", прошу выделить");

· от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").

Например:

Начальник юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Личная подпись А.Г. Грязнова

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 30.10.2000 N 451-805

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

Правления страховой

компании "Планета"

от 21.06.2000 N 10

2. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ТЕКСТА ДОКУМЕНТА

Первую строку каждого абзаца текста следует печатать, отступив на 5 знаков от границы левого поля.

СОГЛАСОВАНО

↕ 1,5 интервала

Директор предприятия

↕ 1 интервал

«Контакт»

↕ 2 интервала

А.Н. Иванов

Реквизиты документа отделяют друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.

При печатании документов используют 8 стандартных положений табулятора пишущей машинки:

от границы левого поля для печатания реквизитов

1. после 5 печатных знаков для начала абзацев в тексте;

2. после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

3. после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

4. после 32 печатных знаков для реквизита «Адресат»;

5. после 40 печатных знаков для реквизита «Гриф утверждения», «Гриф ограничения доступа к документу»;

6. после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите «Подпись»;

3. ОФОРМЛЕНИЕ ТАБЛИЦ

При большом количестве граф таблицы допустимо повторение заголовков граф.

4. ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ БЛАНКА ОБРАЗЦА ПРИКАЗА ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

ТОО "Маяк"

О введении Инструкции по делопроизводству

В целях совершенствования работы с документами на предприятии и обеспечения их сохранности

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Инструкцию по ведению делопроизводства в аппарате ТОО.

2. Ввести в действие Инструкцию по делопроизводству с 01.02.02.

3. Всем структурным подразделениям и сотрудникам ТОО с 01.02.02 руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству.

4. Секретарю-референту Ивановой А.И. совместно с заведующим копировально-множительной службой Петровым Г.О. обеспечить тиражирование Инструкции по делопроизводству и её передачу в структурные подразделения до 01.02.02.

5. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора предприятия Егорова П.А.

Директор предприятия Личная С.Т. Борисов

В дело 01-08

Подпись 10.01.02.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Андреева В.И. Делопроизводство. М.: АО Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1995.

2. Богатеев Р.Х. Основы делопроизводства. М.: Технолюкс, 1999

3. Кузнецова Т.В. Документы и делопроизводство: Справочное пособие М.: Дело ЛТД. 2001.

4. Овчинникова Н.В. Правила составления и оформления служебных документов. М.: Дело ЛТД. 2001

Возможно, будет полезно почитать: