Подробнее о специальности. Архивное делопроизводство и номенклатура Специальность документоведение

Где и кем может работать выпускник?

Бакалавр документоведения и архивоведения имеет возможность работать во всех подразделениях государственных, муниципальных, коммерческих, общественных организаций и учреждений в службах документационного обеспечения управления на должностях, требующих высшего образования, в том числе руководителем службы делопроизводства, офис-менеджером и секретарём-референтом руководителя организации.

Бакалавры имеют возможность продолжить обучение в магистратуре НГГУ.

Где студенты проходят практику?

Дума ХМАО-Югры;
подразделения Администрации гг. Нижневартовска, Мегиона, Лангепаса;
структурные подразделения ТНК-ВР;
подразделения ФМС, ФНС, МЧС, МВД, Минюста;
крупные торгово-промышленные предприятия;
предприятия малого и среднего бизнеса.

Кого готовят факультеты документоведения

Квалификация выпускника - документовед.

Получивший образование по специальности "Документоведение и документационное обеспечение управления" м ожет работать в учреждении любого уровня управления, любой отрасли и любой формы собственности. Он должен быть "подготовлен к профессиональной работе в государственных органах федерального уровня, субъектов Федерации, муниципального уровня, в государственных, общественных, кооперативных и коммерческих учреждениях, организациях, фирмах, предприятиях в службах документационного обеспечения управления".

Это должности, требующие "высшего образования, в том числе руководителем службы делопроизводства, офис-менеджером и секретарем-референтом руководителя организации". Конечно, в стандарте не могут быть указаны абсолютно все возможные должности, так как служба документационного обеспечения управления часто имеет сложную структуру и большой штат.

Специальные дисциплины с которые изучает ДОУ

Документоведение как интегративная научная дисциплина тесно связано с делопроизводством, книго-, библиотеке-, библиографо-, архивоведением, информатикой и др.

Документоведение связано с исторической наукой.

Документоведение взаимосвязано с правоведением, прежде всего с такими его отраслями как конституционное, гражданское, административное, трудовое, предпринимательское право.

Традиционно прочными являются взаимосвязь и взаимодействие между документоведением и теорией управления, менеджментом, поскольку в документах находят непосредственное отражение и функции управления, и его организация.

По целям и объекту изучения документоведение тесно связано с архивоведением

Особенно тесная связь документоведения с библиографо-, библиотеко-, книго-, а также архивоведением. Сюда же входит информатика, особенно та ее часть, которая изучает документную информацию, созданную с помощью компьютерной техники на дискретных носителях.

В результате документоведение оказалось самым тесным образом связано с такими научными дисциплинами, как социальная информатика, документалистика, вычислительная техника и программирование, информационная безопасность и защита информации и т.д.

Профессиональная деятельность включает:

планирование, организацию, совершенствование деятельности службы документационного обеспечения управление (ДОУ) и контроля за состоянием делопроизводства в организации
разработку унифицированных форм документов, систем документации, табелей документов различного назначения и уровня направления, классификаторов документной информации
упорядочивание состава документов и информационных показателей сокращение их количества и оптимизацию документопотоков организации
отбор документов передаваемых на государственное хранение, организацию текущего хранения и экспертизу ценности документов
постановку задач проектирования, эксплуатации, совершенствования автоматизированных информационных систем и систем управления
изучение и обобщение передового опыта в области ДОУ, разработка нормативно-методических документов по вопросам ДОУ
подготовку предложений по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест сотрудников службы ДОУ
участие в работе по подбору расстановке и повышению квалификации кадров службы ДОУ.

В крупных организациях, таких как министерства, ведомства работает в специальном подразделении - управлении делами или секретариате.
В управлении делами документовед может работать на разных участках работы, например в:

подразделении, куда приходят документы (входящая корреспонденция, почта). Специалист в области документоведения проставляет штамп на входящих документах с порядковым номером. Также заносит информацию о документе в электронную базу данных;
экспедиции, откуда документы отправляются в иные организации;
подразделении по контролю за документами.

Основные понятия, термины и определения (более 100!), касающиеся документации и документоведения, изложены в ГОСТ Р 7.0.8-2013. Если вы откроете этот ГОСТ, вам объяснят, например, что такое:

документационное обеспечение (ДОУ);
архивное дело (АД);
документ (официальный, электронный, архивный);
подлинник, дубликат и копия (в том числе электронная и заверенная) документа;
сроки хранения документов;
многое другое.

Фактически этот ГОСТ — настоящий толковый словарь документоведа организации.

Требования к оформлению документов

Если вы хотите узнать, как именно должны выглядеть документы (из чего состоят и как оформить реквизиты, где расположить основные смысловые блоки, какой шрифт использовать, что собой представляют унифицированные бланки и т. д.), нужно обратиться к ГОСТу Р 7.0.97-2016, который был принят на замену ГОСТу Р 6.30-2003.

Архивное дело

Согласно ГОСТу Р 7.0.8-2013, АД — это деятельность организации или специализированного подразделения компании по комплектации, хранению, учету и предоставлению доступа к документации.

Деятельность любого архива — от государственного, муниципального, отраслевого до архива организации — регулируется .

Однако этот термин может быть применен и к определенной совокупности документов, скомпонованных по принципу подобия и подшитых в папку, сданных в архив и образующих единицу хранения.

Архивное делопроизводство

В архиве традиционно хранится огромное количество документов, причем они должны не лежать «мертвым грузом», а быть легко доступны. Следовательно, нужна прозрачная каталогизация, которая обеспечит быструю навигацию по фондам.

Для этого, во-первых, разрабатывается шифр (аналогичный библиотечному), который облегчит поиск нужного документа.

Во-вторых, создаются учетные книги, фиксирующие поступающие и выбывающие документы, а также их состояние и количество.

Так, приемка дел оформляется сдаточной описью, актом приема-передачи на хранение. Запись об этом заносится в книгу учета поступления и выбытия документов.

Образец описи для передачи в архив

Выдача из архива также регистрируется в книгах учета и оформляется:

заказом на выдачу;
актом о выдаче.

Уничтожение документов также подтверждается актом после проведения экспертизы их ценности. Вывоз признанных не подлежащими хранению документов на утилизацию оформляется приемо-сдаточной накладной.

Образец акта уничтожения

Текущая работа архивариуса также заключается в том, что он упорядочивает документы в дела по определенным принципам и правилам, составляет опись дел, их описания, создавая таким образом научно-справочный аппарат архива. Удобным инструментом работы с фондами могут быть архивный путеводитель и архивный каталог (разница в том, что путеводитель дает общую картину имеющегося фонда, а каталог показывает документы в виде классификатора).

Взаимодействие архива и отдела делопроизводства организации

Специалисты архива могут оказывать методическую помощь сотрудникам организации, ответственным за документационное обеспечение: например, в формировании , оформлении дел, определении сроков хранения документов в подразделениях организации и подготовки к передаче их в архив.

Описание

Учебный курс по этому профилю предполагает изучение предметов: архивоведенье, муниципальные, ведомственные и государственные архивы, документоведение, кадровое делопроизводство. На старших курсах можно более углубленно заниматься IT-подготовкой или менеджментом. Студенты изучают множество юридических дисциплин: трудовое, архивное, гражданское, административное право и другие. За время обучения будущие документоведы или архивоведы учатся обрабатывать уже существующие документы и создавать новые, организовывать и вести архивные дела, обеспечивать сохранность документов на различных носителях.

Кем работать

После бакалавриата можно устроится в архивные учреждения различных уровней (в том числе и в закрытые государственные). Есть возможность работать в службах и отделах архивного хранения в различных учреждениях (например, в области здравоохранения, культуры, образования или искусства). Такие специалисты нужны также в библиотеках, СМИ, музеях, в кадровых службах различных организаций. Выпускники могут занимать должности администратора, референта, помощника юрисконсульта, секретаря или архивариуса. Бакалавры с информационным уклоном оказывают помощь программистам в разработке разных баз данных или программ.

Основное направление трудоустройства выпускников – работа в государственных, муниципальных, ведомственных, корпоративных и частных архивах в качестве технических сотрудников, специалистов и делопроизводителей. Так же возможно трудоустройство в качестве референтов, помощников руководителей, секретарей судебной и нотариальной практики. Данные специалисты востребованы в статистических агентствах, в административных отделах на предприятиях, на муниципальной службе. Большое поле деятельности представляют организации, где принят электронный документооборот, где требуется обработка и хранение больших массивов данных, включая их кодировку и закрытие от общего доступа.

Перспективы

Трудоустройство выпускников бакалавров по данному направлению не вызывает затруднений везде, где есть органы власти или крупные предприятия. Первоначально, как правило, они занимают должности технических сотрудников, архивариусов, статистов, делопроизводителей. Если обучение имело информационную специализацию, то поле деятельности еще шире. Такие выпускники могут рассчитывать на должности секретарей, специалистов информационной безопасности, сотрудников IT отделов. Уровень материального вознаграждения зависит от сферы деятельности и компании – работодателя. Для муниципальных и государственных служащих доход составит от 30 до 40 тыс. рублей. Для сотрудников коммерческих организаций, а так же информационных центров, где требуется знание иностранного языка, электронного делопроизводства и обработка закрытых данных денежный доход значительно выше.

Возможно, будет полезно почитать: