Порядковый номер в 1с. Бухучет инфо

В программе «Корпоративный документооборот» действует автоматическая нумерация всех справочников и документов, при этом документы вида «Корпоративные документы» имеют свою, настраиваемую администратором систему нумерации, а все остальные объекты используют встроенную нумерацию платформы «1С:Предприятие 8.3 / 8.2».

Встроенная нумерация платформы предполагает назначение номера документа (или кода справочника) в момент записи объекта в базу данных. Возможно ручное редактирование автоматически назначенного номера или кода, при этом, для исключения случайного изменения данных нумерации, перед попыткой изменить номер документа или справочника, система выдает предупреждение.

Нумерация корпоративных документов определяется настройкой видов форматов нумерации, выполненной администратором системы в подсистеме «Администрирование системы», пункт «Нумерация корпоративных документов».

Нумерация корпоративных документов зависит от определенных форматов нумераторов и от назначения конкретного формата нужным видам документов и организациям.

Назначение нумераторов происходит с помощью специального документа «Назначение нумераторов».

В следующих разделах мы подробно рассмотрим работу с нумераторами корпоративных документов.

Формат нумераторов

Формат нумераторов определяет, в каком виде будет сформирован номер корпоративного документа, в том числе формат нумератора определяет, какие данные будут включены в номер, в каком порядке они будут расположены и какие разделительные символы будут применяться в номере корпоративного документа.

Различные форматы нумераторов системы доступны в экранной форме «Нумерация корпоративных документов», пункт «Формат нумераторов». Выбор пункта «Формат нумераторов» приводит к открытию специального справочника системы как показано на рисунке ниже.

Каждый элемент справочника «Формат нумераторов» содержит наименование формата нумератора и, непосредственно, строку формата, по которой в дальнейшем определяется номер соответствующего корпоративного документа.

Строка формата может быть введена вручную или, что более удобно, составлена интерактивно с помощью данных табличной части элемента справочника. В табличной части элемента справочника «Формат нумераторов» приведены все возможные теги (составные части нумератора), администратор системы может отметить нужные теги в данном нумераторе и нажать кнопку «Сгенерировать нумератор». В табличной части также указывается максимальная длина данных каждого тега.

Ниже приведен список тегов, которые можно использовать в формате нумератора:

Номер документа «»
Вид документа «[ВД]»
Код подразделения «[КП]»
Код организации «[КО]»
Префикс организации «[ПФ]»
Код сотрудника «[КС]»
Тип документа «[ТД]»
Номенклатура дел «[НД]»
Год (две цифры) «[ГГ]»
Год (четыре цифры) «[ГГГГ]»
Номер документа основания «[ДО]»
Префикс проекта «[ПР]»
Код проекта «[КП]»

На рисунке ниже приведен пример формирования нумератора на основании кода подразделения, кода организации и пятизначного порядкового номера.

Отмеченные в табличной части теги участвуют в формировании номера документа.

Назначение нумераторов

Для назначения нумераторов конкретным видам корпоративных документов существует специальный документ «Назначение нумераторов».

Документ расположен в подсистеме «Администрирование системы», в пункте «Нумерация документов». Документ «Назначение нумераторов» позволяет назначить указанный в документе формат нумератора (см. предыдущий раздел) конкретным видам корпоративных документов, а также организациям предприятия.На следующем рисунке показан пример назначения нумератора «Номер — код подразделения / код организации» для вида документов «Входящий» трех организаций. В дальнейшем, при создании данного вида корпоративного документа для этих трех организаций, номер документа будет сгенерирован согласно указанного формата.

Администраторы системы могут не указывать в списке организаций документа «Назначение нумератора» какие-либо организации, в таком случае назначенный нумератор будет действовать для всех организаций.

В случае, если в документе «Назначение нумератора» не указан вид документа, а указан только список организаций, то назначенный нумератор будет действовать для всех видов документов и для списка указанных организаций.

Важно! Назначенный нумератор начинает действовать с даты, указанной в реквизите «Дата» документа.

В системе может быть создано столько документов «Назначение нумератора», сколько необходимо для описания всех возможных вариантов нумерации корпоративных документов.

Действующие нумераторы

В подсистеме «Администрирование системы» в настройках нумерации можно открыть список действующих нумераторов корпоративных документов. В список действующих нумераторов выводится информация о всех назначенных нумераторах корпоративных документов СЭД «Корпоративный документооборот».

При необходимости, администраторы программы могут внести изменения в систему нумерации напрямую, через данный список действующих нумераторов.

Что делать, если в 1С 8.3 или 8.2 сбилась нумерация документов? В « » есть штатное средство для данной операции. Это функция «Экспресс-проверка ведения учета».

Но, к сожалению, она делает проверку на правильность нумерации только по кассовым документам () и по

В этой статье я хочу:

рассмотреть встроенные средства;
поэтапно создать простенькую обработку для перенумерации других документов.

Перед любыми действиями в базе данных обязательно сделайте резервную копию.

Перенумерация с помощью Экспресс-проверки ведения учета

Данная обработка для перенумерации документов 1С находится в разделе «Отчеты». Далее ищем раздел «Анализ учета» и переходим в « «. Появится следующее окно:

Устанавливаем нужный период и нажимаем кнопку «Выполнить проверку».

В случае, если в каком-то разделе учета будут обнаружены ошибки, это будет подсвечено красным.

В своей тестовой конфигурации я специально создал несколько ошибочных ситуаций для наглядности:

Как видим, у нас нарушена нумерация документов. И как написано, программа 1С 8.3 предлагает автоматически это исправить. Жмем на выделенную ссылку:

И прекрасно видим, что нумерация действительно нарушена и программа предлагает у последней счет-фактуры заменить номер четыре на номер три.

Обратите внимание, что есть возможность установить начальный номер для заданного периода. Это означает, что если нам нужно начать с номера 123, то именно так и произойдет. Это актуально, когда перенумерация происходит не с начала года.

Нажмем «Продолжить», и начнется процесс перенумерации.

Для программистов: создание обработки 1С для перенумерации других документов

Для наших опытов выберем мой любимый документ « «.

Создадим новую внешнюю обработку и добавим на форму следующие реквизиты:

ДатаНачала.
ДатаОкончания.
НачальныйНомер.
Организация.

Реквизит «Организация» следует добавлять только в случае, если учет ведется по нескольким организациям в одной информационной базе. В ином случае достаточно добавить реквизит «Префикс». Запрос в этом случае будет немного попроще. Вот, что у меня получилось:

Итак, создаем команду на клиенте. Так как запросы выполняются на сервере, в этой команде будет только вызов серверной процедуры, например, «ВыполнитьНаСервере()».

Запрос = Новый Запрос; Запрос. Текст = "ВЫБРАТЬ | РеализацияТоваровУслуг.Ссылка, | РеализацияТоваровУслуг.Организация.Префикс |ИЗ | Документ.РеализацияТоваровУслуг КАК РеализацияТоваровУслуг |ГДЕ | РеализацияТоваровУслуг.Организация.Ссылка = &Организация | И РеализацияТоваровУслуг.Дата МЕЖДУ &ДатаНачала И &ДатаОкончания" ; Запрос. УстановитьПараметр("ДатаНачала" , НачалоДня(ЭтаФорма. ДатаНачала) ) ; Запрос. УстановитьПараметр("ДатаОкончания" , КонецДня(ЭтаФорма. ДатаОкончания) ) ; Запрос. УстановитьПараметр("Организация" , ЭтаФорма. Организация) ; РезЗапроса = Запрос. Выполнить () ; ВыборкаДетЗаписи = РезЗапроса. Выбрать() ;

Теперь в цикле пробежимся по результату выборки и перенумеруем документы:

НачНомер = ЭтаФорма. НачальныйНомер; Пока ВыборкаДетЗаписи. Следующий() Цикл Префикс = ВыборкаДетЗаписи. ОрганизацияПрефикс; ДокОбъект = ВыборкаДетЗаписи. Ссылка. ПолучитьОбъект() ; ДокОбъект. Номер = Префикс + Прав("000000000000000000" + НачНомер, 11 - СтрДлина(Префикс) ) ; НачНомер = НачНомер + 1 ; Попытка Если ДокОбъект. Проведен Тогда ДокОбъект. Записать(РежимЗаписиДокумента. Проведение) ; Иначе ДокОбъект. Записать(РежимЗаписиДокумента. Запись) ; КонецЕсли ; Исключение Сообщить(ОписаниеОшибки() ) ; КонецПопытки КонецЦикла ;

В своей практике я не раз сталкивался с ситуацией, когда пользователи 1С меняя нумерацию вручную убирали лидирующие нули и таким образом сбивали автоматическую нумерацию. Что делать? Как восстановить нумерацию в этом случае? Восстановить нумерацию документов нам поможет специальная обработка «Универсальные подбор и обработка объектов». Эту обработку можно скачать в разделе

Перед использованием обработки необходимо создать резервную копию информационной базы (как это сделать см. ).

Порядок работы с обработкой

Открываем обработку через меню «Файл» — пункт «Открыть»:

Выбираем файл «УниверсальныеПодборИОбработкаОбъектов.epf» и нажимаем «Открыть»:

В открывшемся окне в поле «Объект поиска» выбираем вид документа (которые требуется перенумеровать):

Далее устанавливаем отбор на закладке «Отбор по значениям реквизитов», например, нам надо восстановить нумерацию документов «Реализация товаров и услуг» начиная с 01 января 2010 года по текущую дату. Нажимаем в командной панели кнопку «Добавить». В окне выбора поля выбираем «Дата», в колонке «Тип сравнения» указываем «Больше», в поле «Значение» устанавливаем 01.01.2010:

После этого нажимаем «Найти объекты»:

Программа перемещает нас на закладку «Найденные объекты», на которой мы видим список отобранных документов для перенумерации. На рисунке наглядно показано, с какой даты изменена нумерация (убраны так называемые лидирующие нули):

Далее мы переходим на закладку «Обработки», в левой части выбираем пункт «Перенумерация объектов» (дважды кликаем по нему мышкой):

В следующем окне указываем с какого номера перенумеровывать (поле «Начальный номер»). В нашем случае это — 1. Если мы хотим восстановить нумерацию учитывая префикс, устанавливаем переключатель в положение «Не изменять существующие префиксы»:

После нажатия кнопки «Выполнить» происходит перенумерации документов.

Автоматически присваивается следующий номер. Что делать если сбилась нумерация документов в 1С, как восстановить хронологический порядок, каковы причины такого сбоя - рассматриваем по порядку.

Восстановление хронологического порядка нумерации документов.

Любой документ (document, англ.) системы в 1С полностью характеризуется тремя его составляющими - номером, датой и временем. Нумерация документов в 1С настроена так, что новый его номер предлагается автоматически, но может быть введён и вручную. При этом (и в том, и в другом случае) со стороны Нумератора контролируется его уникальность - с одним и тем же создание будет запрещено.

Документация определённого вида собирается в отдельные журналы (и каждому из них Нумератором присваивается свой уникальный номер):

Нумератор

Так же как документы и журналы, Нумератор относится к прикладным объектам. Его использование призвано для того, чтобы сквозным образом нумеровать документы в различных журналах в соответствии с их видами.

Исправление ошибок нумерации в 1С 7

Механизм Нумератора в семёрке настроен проще, чем в 1С 8. Исправиться в ней можно так.

Вручную

Для этого:

Открыть журнал соответствующего вида документации;
Отсортировать по нарастающей дате;
Исправить вручную все неправильные номера начиная от первого (по времени) до последнего.

Новая нумерация

Ещё одним выходом будет создание новой нумерации. Для чего достаточно поменять начальный префикс.

Автоматически

Эта операция требует особой осторожности. Делается с помощью автообработки UCHOICE.ERT. Лежит она в папках ExtForms информационных баз. Можно подобную обработку попросить у друзей или у специалистов.

Исправления в восьмёрке

Документация в учёте разбивается на два вида:

Входная - полученная от контрагентов (в ней важны номера, присвоенные встречной стороной). Некорректный её ввод порождает неправильное отражение реквизитов в справках аналитических расчётов. Например, в актах сверки ;
Исходящая - она создаётся самим пользователем (в ней нумерование должно выполняться сквозным образом во временном промежутке). Это важно, например, для реестров налоговых накладных .

Рассмотрим варианты исправления проблемы в разных случаях.

Входящая нумерация

Номера входной документации вбиваются вручную. Постоянное внимание работнику сохранять тяжело и, при отработке большого объёма данных, оператор обречён на промах. Для исправления номеров во входящих документах - их открывают, а в назначенном поле вводят правильный атрибут. Например, в доке «Поступление товаров»:

В «Поступление на счёт»:

Во входной счёт/фактуре:

Аналогично исправляются реквизиты в журнале «Поступление товаров/услуг», в прочей входящей корреспонденции.

Исходящий документооборот

Автоматически проставленный номер созданного документа видно после его записи или проведения. При попытке его исправить программа отобразит предупреждение об автонумерации.

При ручном его присвоении (вводе) срабатывает один нюанс работы Нумератора. Введённый последним номер система 1С всегда запоминает как новый для последующего отсчёта. Например, крайний номер, присвоенный автоматически, - был КА-000175. А пользователь при ручном вводе присвоил следующему - ПО-000123. Следовательно, очередной автономер будет - ПО-000124. То есть произойдёт сбой существующего правила. Очевидно, что ошибки нумерации в журналах возникают только по невнимательности пользователей (при ручной корректировке).

ВАЖНО. Ручное исправление исходящей нумерации не рекомендуется во избежание расстройства целостности учёта.

Восстановление нумерации «Экспресс-проверкой»

В третьей версии восьмёрки осуществлена возможность автоматического восстановления хронологического порядка входящих/исходящих документов сервисом «Экспресс-проверка». Для начала все галочки окна настроек по всем разделам учёта нужно снять:

«Плюсиком» открыть «Операции по кассе», галочками отметить «соблюдение нумерации документов». После раскрытия «плюсика» напротив «Ведение книги продаж» отметить галочкой соблюдение нумерации.

Проверка выполняется по кнопке «Выполнить». В отчёте указывается:

Контролируемый предмет;
Полученный результат контроля;

При наличии ошибок - совет по устранению (перенумерация) и анализ появления будут доступны для обозрения в разделе Рекомендации. Также предоставляется детальный отчёт-список доков с ошибками:

Если обратиться к команде перенумерации, то система предупредит о возможном несовпадении номеров уже выданных документов с находящимися в базе. Кроме этого, доступен выбор документа для начала перенумерации и тип новых номеров:

После команды о перенумерации, система её выполняет. А по окончании выводится информационная табличка с отражённым списком исправленных документов, с перечнем новых и заменённых номеров. Появится доступ отправки на печать исправленной документации или её реестра. Так же восстанавливается нумерование выданных сч/фактур:

ВАЖНО. Принимая автоперенумерацию, существует риск отклонения между данными учёта с уже выданной первичкой. Такие случаи осложняют подачу деклараций налоговикам.

Чтобы избавиться в окне Экспресс-проверки от ошибки корректности нумерования, окошко перенумерации нужно закрыть и провести проверку учёта повторно.

Один из рассмотренных способов поможет вам в исправлении сбоя нумерации. Если же ни одним из способов вам не удалось настроить/изменить нумерование в нужном русле - обратитесь к специалистам в этой области.

2018-02-05T12:41:16+00:00

Необходимо вывести на печать кассовую книгу, а в базе бардак? Сбилась нумерация и нужно перенумеровать справочники или документы за период по определенной организации? Делать это вручную долго и утомительно, к тому же легко допустить ошибку.

Использовать стандартную обработку "Универсальный подбор и обработка объектов" для этих целей не лучшее решение. Очень уж она громоздкая и неудобная для бухгалтеров.

Поэтому я написал свою обработку на основе стандартной. Очень простая в использовании, позволяет выбрать организацию, период и вид документов(справочников) для перенумерации. Остается указать начальный номер и нажать кнопку "Выполнить".

Внимание! В тройке приходный ордер называется "Поступление наличных", а расходный - "Выдача наличных".

Скачать для тройки

Важно#1! Если при открытии обработки возникнет ошибка "Нарушение прав доступа " - о том, что нужно делать.

Важно#2! При возникновении любой другой ошибки после открытия или в процессе работы обработки - следуйте .
Полезно!

С уважением,
Владимир Милькин

Для 1С:Бухгалтерия 8.2 (редакция 2.0)

Скачать для двойки

Полезно!

С уважением,
Владимир Милькин (преподаватель и разработчик ).

Для 1С:Бухгалтерия 7.7

Обработка не моя, найдена на просторах интернета. Если найдётся автор - с удовольствием укажу его здесь.

Скачать для семёрки

За версию обработки для перенумерации справочников отдельное спасибо Игорю Захарову из города Днепр ([email protected]). Изначально у меня была только обработка для перенумерации документов, но он доработал её и поделился со всеми. С уважением, Владимир Милькин (преподаватель

Возможно, будет полезно почитать: