Умей распределить обязанности между подчиненными. Как распределить функции внутри кадровой службы

Из года в год перед квартальным или годовым отчетом главбух задерживается на работе, а дома сидит за компьютером вечерами и по выходным. Но действительно ли так велик объем работы?

Руководители наравне с собственными обязанностями тянут работу своих же подчиненных. Причины бывают совершенно разные. Например, нерациональное распределение функций внутри коллектива. Главбух будет вынужден брать на себя дополнительную работу, если подчиненные не поспевают выполнять поручения. Или, возможно, работники не обладают достаточной квалификацией и им страшновато доверить даже рядовые задачи. И наконец, многие главбухи превращаются в нянек из-за своей почти маниакальной боязни потерять над коллективом власть.

Я расскажу, как добиться максимального результата, не тратя при этом лишнего времени.

Как с умом делегировать полномочия

Ответственность всегда несет только один человек - главбух. Но без налаженной системы делегирования полномочий и контроля невозможен эффективный рабочий процесс. Согласитесь, смешно даже предполагать, что главбух ежедневно будет перепроверять каждую операцию. Именно поэтому важно правильно распределить весь функционал отдела бухгалтерии между сотрудниками. Так, чтобы за участок отвечал конкретный человек.

Для начала нужно решить, сколько вам нужно заместителей. Здесь все зависит от объема и специфики работы. По общепринятым нормам один руководитель способен эффективно управлять в среднем пятью подчиненными. Поэтому если отдел насчитывает 10-12 человек, то у главбуха в идеале должно быть два зама.

Через своих заместителей нужно организовать оперативную работу на всех участках. А за собой оставьте генеральные, конфиденциальные и особо сложные задачи. По сути, вы не должны заниматься текущей работой. Всю функциональную нагрузку нужно переложить на рядовых сотрудников. Но только не в хаотичном порядке. Обязательно выработайте систему.

Ориентируясь на ежедневный объем банковских выписок, решите, скольким специалистам нужно поручить их проведение. В небольшой компании скорее всего будет достаточно одного работника. Если так, вам не придется каждый раз выяснять, кто разносит выписки по счетам. И в отделе будет порядок - вы и коллеги других подразделений достоверно знают, кто должен запросить у банка дубликат платежки, если какая-то из них затерялась.

Схожий подход нужно применять и к более проблемным участкам. Тут опять же все зависит от количества работы. Вот, к примеру, начисление зарплаты правильнее доверить двум-трем специалистам. Они будут самостоятельно распределять между собой обязанности по подсчету премий, больничных, отпускных и иных выплат. Шефство над этой группой поручите вашему заместителю по труду и заработной плате. Тогда не вы, а он будет проверять правильность начислений выплат.

И обязательно поручите заместителям перепроверять те бухгалтерские счета, которые ведут непосредственные исполнители. Если составлять баланс ежемесячно, то ошибки в работе будут выявляться сразу и не накопятся к концу отчетного периода. А значит, у отдела останется достаточно времени, чтобы их исправить.

Таким образом, в отделе будет сформирована система работы, при которой за каждую операцию несет ответственность конкретный сотрудник. Допустим, он ежемесячно отчитывается вышестоящему руководителю о проделанной работе. А тот в свою очередь докладывает вам, все ли в порядке на вверенных ему участках.

Кроме того, делегирование полномочий - это всегда верный способ мотивировать сотрудников. Поделив обязанности между всеми, вы предоставляете сотрудникам возможность отвечать за свои идеи и решения, а значит - самореализовываться.

Способы контроля подчиненных

Способ контроля	Трудозатраты руководителя	Возможности для подчиненного	Плюсы и минусы метода	Когда использовать
Постоянный	Руководителю нужно будет постоянно держать руку на пульсе	Возможна реализация амбиций работника под пристальным взглядом руководителя	Руководитель сможет корректировать ситуацию по мере продвижения к цели, работая сообща с подчиненным. Укрепляет неформальные связи в коллективе	Способ пригодится в момент обучения нового сотрудника
Периодичный	Придется тщательно наблюдать за подчиненными, но их самостоятельность будет выше, чем при постоянном контроле	Серьезный мотивационный фактор для подчиненных, которые нуждаются в наставничестве или поддержке	Этот вид контроля подходит для сотрудников с недостаточным опытом или низкой дисциплиной. Они работают самостоятельно, но с одинаковой преиодичностью отчитываются руководителю	Идеален для рутинных, повторяющихся процессов. Например, так удобно контролировать сотрудника, которому поручено проводить ежеквартальную сверку с контрагентами
По результату	Значительно экономит время руководителя, потому что работник должен выполнить задание самостоятельно от начала до конца	Максимальный стимул для профессионального развития сотрудника	Очень большой риск не получить результат к нужному сроку. Или же наоборот, если исход дела успешен - найти квалифицированного помощника	Таким способом лучше всего контролировать проверенных дисциплинированных сотрудников

Как лучше контролировать подчиненных

Для многих контроль - это непосредственное наблюдение за работой сотрудников, которое преследует единственную цель: найти промах и наказать. Но такими методами поддержать дисциплину и достичь результативной работы не получится. Так как же контролировать своих подчиненных, чтобы не стать тираном?

Успешным контроль может стать, если вы, как руководитель, своевременно поставили сотрудникам цели и обозначили приоритеты. То есть каждый работник четко понимает, какого результата от него ждут, каким образом его будут оценивать, что входит в зону его ответственности и полномочий. Заранее оговорите, какие решения он может принимать самостоятельно, а какие только после совета с вами. Обязательно нужно сказать и о сроках выполнения работы. После этого для каждого сотрудника можно выбрать необходимый способ контроля. Все они приведены в таблице (см. выше. - Примеч. ред. ).

Что вам самим мешает полагаться на подчиненных

О ЛЕКТОРЕ

Наталия Николаевна Шкурякова - профессиональный бухгалтер, бизнес-тренер, руководитель проекта «КПП для бухгалтера». После окончания Финансово-экономического университета работала главным бухгалтером и финансовым директором. Проходила стажировку в США и Великобритании. С 2001 года занимается проблемами повышения эффективности бухгалтерских служб и повышения компетентности главного бухгалтера как руководителя. Получила психологическое образование.

Возможно, вы остерегаетесь делегировать полномочия сотрудникам, ссылаясь на их недостаточную компетентность. Вспоминается негодование одного главбуха, который на мои советы отреагировал следующей репликой: «Да как же я могу без оглядки доверить своим подчиненным работу, если они до сих пор не в курсе, что мы должны оплачивать работнику первые три больничных дня, а не два». Опасение вполне оправданно. Но здесь нужно выяснить, почему ваши сотрудники допускают в работе такие критичные ошибки? Может быть, кадровые возможности подразделения не отвечают реальному объему поставленных задач? Тогда такое делегирование и самый строгий контроль не решат проблему. Набирайте еще сотрудников. Но порой достаточно по-другому организовать работу или просто сократить лишние незначительные функции. Кстати, в этом лучше всего помогут сами сотрудники, которые видят рабочий процесс изнутри и знают, без какой работы вполне можно обойтись. Ваша задача, как руководителя, все это исправить.

Чтобы профессионализм персонала держался на нужном уровне, раз в полгода заказывайте корпоративные семинары. Ведь чаще всего бухгалтеры пропускают изменение только из-за того, что не могут найти время для чтения периодики. Кроме того, регулярно проводите тестирование сотрудников. Да, снова остро поднимается вопрос времени. Но, согласитесь, лучше выяснить, какие ошибки бухгалтер допустил в тесте, чем исправлять их по факту.

Хуже всего, если отказ делиться полномочиями граничит со страхом обнаружить рядом с собой конкурента, соперника. Очень многие из нас боятся выпустить из-под контроля самые пустяковые операции, остерегаясь потери власти в целом. Давайте разберемся, почему же так происходит.

В первую очередь из-за неуверенности человека в своих силах и профессиональной компетенции. Во вторую - из-за отсутствия доверия к сотрудникам. Но, как мы уже выяснили, руководитель, который не верит в подчиненных, обречен тратить массу лишнего времени, перепроверяя каждый их шаг. Кроме того, в таком отделе всегда будет царить атмосфера недоверия и обиды. Ведь руководитель не осознает, что своими же руками создал самый неудобный формат работы и взаимоотношений внутри коллектива.

Недоверие руководителя мешает работникам реализовывать свои амбиции, раскрываться и совершенствоваться на работе. Да и вообще свободно чувствовать себя в кабинете каждый день.

Важно помнить, что делегирование полномочий - это не потеря контроля, а лишь передача его другим. В конце концов, зачем руководителю подчиненные, которые не могут его разгрузить?

И еще: не бойтесь признавать, что какую-то работу сотрудники могут выполнить лучше, чем вы. Это никак не опустит вас в глазах подчиненных. А напротив, поможет им чувствовать себя на своем месте и видеть интерес в профессии.

10 золотых правил контроля сотрудников

1. Предварительно оговорите с сотрудником, как вы будете его контролировать.

2. Контролируйте ответственных за участок, а не непосредственных исполнителей.

3. Перепроверяйте работу с установкой: ищу результат, а не ляпы.

4. Если по итогам проверки выяснилось, что все сделано правильно, хвалите подчиненных.

5. Старайтесь, чтобы критика подчиненных принесла положительные результаты.

6. Высказывая замечание, описывайте ошибку. Не нужно давать свою личную оценку.

7. Если работник не справляется, вместе решите, что ему может помочь.

8. Нельзя отчитывать подчиненных в присутствии третьих лиц.

9. Критикуйте сотрудников твердо, но старайтесь сохранять спокойствие.

10. Контроль не должен быть чрезмерным и нарушать спокойную атмосферу в отделе.

Мужчина — кормилец, полностью обеспечивающий семью, а женщина — хозяйка, от которой зависит уют в доме и сытость всех членом семьи. Еще несколько десятилетий назад все было именно так. Сейчас многое изменилось: женщины работают наравне с мужчинами. Произошло перераспределение обязанностей, и традиционный уклад жизни уже не вписываются в современные реалии.

« Нас съел быт». Не эта ли фраза является основным аргументом при разводе? Но, кажется, что сложного в том, чтобы решить, кто и чем будет заниматься? Например, глажка, стирка, уборка, готовка ложатся на плечи жены, а мужчина занимается мужскими делами: вкручивает лампочки, прибивает полки. Но, согласись, забивать гвозди каждый день никто не станет, а вот уборка и готовка — как раз то, от чего никуда не денешься. Немного не справедливо, не так ли? Женщина приходит с работы, и на ее плечи ложится целая куча домашних дел, которые она в состоянии переделать лишь под угрозой смертного приговора. Из-за этого и возникают конфликты в семье. Чтобы этого не допустить, стоит заранее распределить все семейные обязанности.

Для начала всем членам семьи нужно собраться на семейный совет и решить, кто и чем хотел бы заниматься. Может быть, муж любит готовить, и для него это не только не составляет никакого труда, но и доставляет большое удовольствие. А вот мытье посуды, которое для тебя — обычное дело, он на дух не переваривает. Кстати, не забудь сравнить все домашние обязанности по степени сложности. Иначе будет несправедливо, если ты согласишься на мытье посуды, готовку и уборку, а он станет главным по смене мусорных мешков.

Новые семейные традиции

В детстве мы, как губка, впитываем все, что происходит в семье. Именно поэтому во взрослой жизни начинаем проецировать на свою семью те традиции, которых придерживаются наши родители. Например, в твоей семье отец всегда вставал с детьми и собирал их в школу. Следовательно, для тебя будет вполне естественно, если то же самое будет делать и твой муж. Однако твоя семья — это не семья твоих родителей. И не стоит забывать об этом. Теперь у тебя новые семейные традиции. Именно на этой почве чаще всего и возникают конфликты и недопонимания. В этом случае главное — вовремя распознать проблему и, что не менее важно, правильно на нее отреагировать.

Скажи« нет» половой дискредитации

Забудь о средневековом разделении труда. Не стоит делить все обязанности на мужские и женские. Какая разница, кто готовит обед, если он вкусный? Кстати говоря, лучшие повара — это именно мужчины. Впрочем, и женщины, несмотря на столь распространенное мнение, без труда могут забить гвоздь и вкрутить лампочку. Времена, когда место женщины было на кухне, остались позади. Не ориентируйся на мнение окружающих, поступай так, как удобно тебе и твоим домашним.

Детский труд

Привлекать детей к домашним делам — это не только правильно, но и необходимо. Даже маленький ребенок может собрать за собой игрушки и помочь родителям с уборкой. Дети постарше могут вынести мусор или сходить в магазин. Они отличные помощники по хозяйству, так что можешь смело давать им мелкие поручения.

Генеральная уборка — как раз то, что еще больше сплотит твою семью. Именно поэтому старайтесь все делать вместе. Во‑первых, так вы быстрей справитесь с пылью, а во-вторых, совместный труд объединяет. Пусть дети разберут свои вещи, расставят по местам игрушки, протрут пыль и польют цветы. То, что ты делаешь своими руками, ценится намного больше, поэтому в дальнейшем они всегда будут стараться поддерживать порядок.

Небольшие корректировки

Любой список дел, безусловно, будет подвергаться многочисленным изменениям. Не стоит всегда проявлять свою принципиальность. Например, если выяснится, что у мужа завтра важное совещание, а рубашка, постирай рубашку сама. Это вовсе не значит, что ты в очередной раз взваливаешь все дела по дому на свои плечи. Это всего лишь помощь близкому человеку. Муж будет тебе благодарен, если ты постираешь и погладишь его костюм. Не бойтесь протягивать друг другу руку помощи.

Один в поле не воин

Важно, чтобы домашние обязанности, в конечном счете, не легли на плечи кого-то одного. Если ответственный за посуду забыл ее вымыть, ну или попросту не успел, помой посуду сама. Однако не стоит все брать на себя: здесь важна взаимопомощь, а не переложение обязанностей. И если ты стала замечать, что некоторые члены семьи стали чересчур забывчивыми и мытье посуды постепенно стало уже твоей обязанностью, почему бы посуде не постоять в раковине до ужина? Кому-то точно не достанется чистых вилок, и тогда они сразу вспомнят о том, что после обеда посуду надо было помыть. Да и стиральная машинка будет мгновенно разгружаться, если однажды утром выяснится, что джинсы не успели высохнуть, потому что кто-то забыл развесить белье. Избегай конфликтов. Не делай домашним замечания: они и сами прекрасно понимают, к чему может привести их забывчивость и невнимательное отношение. Просто разговаривайте друг с другом и идите на компромиссы.

Доброе слово

Не забывайте хвалить друг друга за вкусный обед, вымытую посуду или чисто убранную комнату. Это станет лучшей мотивацией для всех членов семьи. Правильно распределив домашние обязанности, ты удивишься, сколько свободного времени остается у вас на отдых, увлечения и общение друг с другом.

Семейные обязанности распределяла Полина Кузнецова

Такая профессия, как бухгалтер, является одной из важнейших на любом предприятии, именно поэтому распределение обязанностей между работниками бухгалтерии играет значимую роль в обеспечении нормальной работы любого предприятия и его руководства.

История возникновения профессии

Название самой профессии «бухгалтер» произошло от немецкого «buchhalter», переводится оно как счетовод, счетчик или особа, которая отвечает за счетные книги.

Возникла данная профессия еще во времена Древнего Рима, уже тогда начали появляться так называемые книги для счета, которые очень напоминают составляющийся в наши дни баланс. Само понятие баланс появилось намного позже, но суть его ведения осталась неизменна — уравновесить приходы и расходы. Первым обоснованным упоминанием понятия может похвастать математик из Италии Луки Пачоли, который в 1494 году опубликовал «Трактат о счетах и записях», именно после этого его стали называть отцом двойной бухгалтерии.

Сущность системы с тех времен не изменилась, конечно же, появились нововведения, и их немало, но основа осталась неизменной: дебет — приход и кредит — расход, а в итоге все должно сойтись и прийти к нулевому значению. Вначале отмечается переход товаров или услуг в деньги и в обратном порядке, следом вносятся доходы и расходы предприятия, а так же инвестиции или вложения от внешних или внутренних источников. Все передвижения денежных средств фиксируются определенными счетами, которые заносятся в таблицу, имеющую две соответствующие стороны.

Не сложно догадаться, что ее стороны — это дебет или приход, который влечет за собой запись в другой строке именуемой кредит или расход, в ней фиксируются долги приобретенные товары или полученные денежные средства. Дословный перевод этих названий такой: дебет — «должен», кредит — «верит».

Эта система вот уже более половины тысячелетия широко распространена и идеально функционирует. Технические приемы прогрессируют и развиваются, но основа остается старой и проверенной: акт предприятия, фирмы или любого другого учреждения требующего ведения отчетности имеет две записи о приходе и расходе средств.

Выбор работника на должность бухгалтера

Ведение бухгалтерского учета требует от работника следующих требований:

Внимательность. Малейшая ошибка может стоить больших денег предприятию.
Уровень знаний и опыт работы. Очень редко неопытный специалист может проявить себя в хорошем свете, хотя и бывают исключения. Достаточно небольшого опыта работы, но понимания основы бухгалтерского дела для продуктивной работы.
Рекомендации с прошлого места работы. Часто, опираясь на эти данные, можно составить систематический портрет работника и понять, подходит он или нет. Возможно, какие-то рекомендации вызовут подозрения или же наоборот, подтолкнут к решению нанять этого человека.
Образование. Мало кто смотрит на наличие квалификации у специалиста, но это немаловажно при приеме на работу.
Стрессоустойчивость. Работа бухгалтера связана с множеством стрессовых ситуаций, например, отчетности, проверки, недовольства рабочих и начальства и так далее.
Усидчивость. Работа связана с различными расчетами и множеством операций с цифрами, поэтому потребуется полная концентрация внимания на них.

Еще одним требованием является доверительные отношения к бухгалтеру, но это приходит только со временем и после пройденных годовых, квартальных и месячных отчетов.

Продолжительная работа бухгалтера является основой для успешности и процветания предприятия, ведь он будет в курсе всех дел и легко сможет выйти из любой сложившейся ситуации. Взаимопонимание между руководителем и бухгалтером — залог успеха любого дела. Он может подсказать пути выхода из кризисной ситуации, указать, где у фирмы проблемы, а где все хорошо, а так же распланировать дальнейшую безубыточную работу, рассчитав все необходимое до копейки. Именно поэтому нанимать нужно такого сотрудника, работать с которым будет легко, при наличии полного доверия и который сможет объяснить понятными и доступными словами все происходящее в сфере финансовых вопросов.

Суть работы главного бухгалтера

Главный бухгалтер входит в подчинение непосредственно к руководителю. Основные должностные обязанности состоят в следующем:

сохранение целостности собственности;
контроль всех финансовых потоков;
соблюдение рациональности и экономности в использовании ресурсов;
разработке стратегий, которые приведут к повышению прибыли.

Главный бухгалтер имеет свою собственную службу на предприятии, которой является бухгалтерия. Она не входит ни в одно из имеющихся подразделений.

Должность главного бухгалтера обязывает иметь высшее экономическое образование, а так же опыт работы от 10 лет в бухгалтерии. Во время отпуска или больничного его обязанности исполняет заместитель главного бухгалтера, который имеет такие же права, но и несет ответственность за совершенные промахи в работе. Если заместитель так же отсутствует, то по приказу директора предприятия назначается ответственный человек, который временно берет на себя обязанности, права и несет ответственность вместе с главным счетоводом.

При назначении на должность и увольнения с нее необходимо проводить тщательные проверки, чтобы не взвалить ответственность предыдущего сотрудника на нового, и для того, чтобы ушедший работник не оставил за собой хвостов. Данные оформляются в виде акта, в который так же входят проверка учета предприятия и всех остальных отчетов, сдаваемых предприятием. Только после полной проверки и подведения ее итогов документ подписывает директор предприятия, тем самым утверждая его. И только после этого может произойти прием на пост или уход с занимаемой должности главного бухгалтера.

Примечателен тот факт, что, несмотря на работу с финансовыми потоками, на работников бухгалтерии не возлагается материальная ответственность за материальные ценности и денежные средства согласно должностной инструкции.

Структура бухгалтерии в целом

Для всех видов финансовой деятельности существует свой бухгалтер, основные должности следующие:

главный бухгалтер;
заместитель главного бухгалтера;
расчетчик заработной платы;
бухгалтер кассир;
бухгалтер ревизор;
бухгалтер по основным средствам и т.д.

Это список является не полным, но тут выделены самые основные и распространенные работники бухгалтерии.

Основные права и обязанности для всех них абсолютно одинаковы:

Ведение бухгалтерского учета и операций хозяйственной деятельности, в которые входит контроль основных средств и затрат, наблюдение за продажами и производством, предупреждение критических финансовых ситуаций на предприятии.
Контроль документации, приходящей непосредственно с производства, и сверка их с фактическими данными.
Отражение согласно операциям на счетах учета, которые непосредственно связаны с основными средствами, запасами материалов для производства и денежных средств.
Составление отчетностей и калькуляций по себестоимости производимой продукции, оказываемых услуг. В ходе этого определение возможных мест, где образовываются потери и излишние затраты.
Экономический анализ производства, в котором межотраслевые нормативы берутся за основу и проводится корректировка норм затрат на производстве.
Составление отчетностей и подготовка для этого необходимых документов.

Дополнительно работники бухгалтерии осуществляют формирование и ведение базы для хранения финансовой информации и проводят подготовку документов для сдачи отчетности.

В обязанности работников бухгалтерии входит непосредственное наблюдение и контроль над функционированием предприятия. Именно они следят, чтобы параметры работы в соотношении количество-качество не выходили за доступные пределы, а также за соблюдением плановых показателей на производстве и в сфере торговли.

Основные функции бухгалтера — это обеспечение правильного и своевременного учета всего происходящего на предприятии.

Учет ведется в виде документальной отчетности об выполненных операциях. Так же именно на бухгалтера возлагается такая ответственность, как перечисление налогов, различных платежей, регистрация происходящих финансовых, кредитных или расчетных операций.

Когда всем членам семьи или семейной паре удается без пререканий разделить определенные обязанности по дому, чтобы все чувствовали себя достаточно удовлетворенными от сделанного выбора – этим они демонстрируют уважение друг к другу, тем самым оградив семью от неизбежного конфликта. Как известно, все конфликты зарождаются еще задолго до самого скандала, когда накал страстей не готов проявиться, и вылиться в неизбежные ссоры. И именно домашние обязанности занимают почетное второе место, опережая конфликты, происходящие в семье из-за денег.

Обязанности жены и мужа

Семья – это не только общие интересы, но и разграничение обязанностей

Для большинства женщин свойственно беспокоиться о том, что проживающие в доме мужчины не всегда хотят выполнять именно часть работы, которую они обязаны и контролировать в доме. И если учесть, что брак и семья представляют, во многом, взаимоотношения, которых придерживаются бизнес партнеры, то, вряд ли кто-то станет конфликтовать с теми, кто им «пригодится» буквально через пару минут. Бизнесом можно назвать общее ведение дома и распределения обязанностей – без этого просто не обойтись.

И если для взрослых это значит, вести не только финансовые вопросы и эффективно планировать семейный отдых, но и совершать определенные покупки, вкусно готовить, а так же воспитывать своих детей, то для самих детишек придется остановиться на обязанностях – убирать и выполнять «мелкую» вспомогательную работу по дому. Ведь если в бизнесе все идет достаточно гладко, то и семья будет «обеспечена» гармонией и пониманием.

Если заглянуть в недалекое прошлое, то можно вспомнить, как наши мамы или бабушки старательно «обслуживали» все семейство! И тогда понимаешь, почему в наше время современные женщины стараются вести себя совершенно по-иному, предупредительно стараясь не только правильно распределять все семейные обязанности, но и соблюдать гармонию в семье, учитывая все пожелания членом семьи.

Роль женщины в семье не должна сводиться к уровню рабыни

Для основной части женщин, в наше время, не свойственно постоянно готовить, а также регулярно заниматься домашними делами – тратя на это все свое время. Женщины хоть и убираются в доме, но делают это не так часто, стараясь, особенно навести «блеск и чистоту» перед тем, как придут гости, чтобы можно было выглядеть идеальной и все успевающей хозяйкой.

Современные жизненные темпы диктуют свои условия, и именно поэтому, для женщин просто иногда не хватает времени и сил, для того чтобы оставаться привычной для многих домохозяйкой. И если для некоторых женщин «отмазкой» может стать то, что они просто не умеют заниматься домашними делами, то в большинстве случаев, женщины не опускаются на уровень рабыни, только потому, что, им элементарно не хватает на это времени. Ведь нужно постоянно зарабатывать деньги, а так же заниматься регулярно воспитанием (или контролировать процесс специального образования) их потомства.

И если для большинства мужчин свойственно ностальгировать по «заведенному» ранее укладу, мечтая о том, что их женщина будет постоянно стоять у плиты, а в доме будет исключительная чистота и порядок, то, для самих женщин эта тема приобрела уровень переговоров и договоренностей – при которых можно будет не только конструктивно пересмотреть все семейные обязанности, но и договориться о разделении их, с учетом пожеланий домочадцев. Нужно уметь договариваться…

Мужчина и его роль в распределении семейных обязанностей

Если для некоторых мужчин совершенно не существенно чтобы их женщина приняла на себя (кроме заработка денег) еще и обязанности прилежной домохозяйки, то другая часть мужчин с ними в корне не согласны. Считая, что дом – это не только крепость, и уютное гнездышко, многие мужчины предпочитают думать о том, что любовь и отличное расположение всегда им поможет вернуть тарелка вкусно приготовленного борща или любимые блинчики, подаваемые утром женой с ароматным медом или икоркой.

Конечно же, возможно многим женщинам и хотелось бы ежедневно заниматься хозяйством, но вряд ли работая на производстве или в офисе, они смогут полноценно уделять этому внимание. Ведь катастрофическая нехватка времени не позволит сделать даже половины того, что порой современная женщина планирует для себя с утра – она иногда просто в состоянии все охватить. «Нельзя объять необъятное» – поэтому, помня это, современные мужчины не только должны входить в положение их жен, но и чтобы не происходило нервных срывов или переутомлений, а порой и скандалов «на ровном месте», пара должна обговорить все и решить вопросы, касающиеся их совместного быта и отдыха.

Конструктивный подход в распределении семейных обязанностей

Прежде чем заняться непосредственным распределением семейных обязанностей, стоит заранее оговорить некоторые нюансы и решить – кто из домочадцев, что предпочитает выполнять, и как часто это делать. А если кто-то из чего-то не может, необходимо сразу выяснить – почему? Допустим, если мужчина признается, что считает мытье посуды и стирку – женской прерогативой, а женщина объективно не успевает это выполнять самостоятельно, то значит, семья должна приобрести не только стиральную машинку, но посудомоечную.

При этом не стоит забывать, что только бережное отношение к близким, и уважение их труда, позволит создать в доме не только уют и тепло, но и достаточный уровень комфорта. Ведь всегда можно, даже при отсутствии частой уборки и ежедневного приготовления шикарных изысканных блюд, создать в доме необходимый «уровень чистоты» и уютно, а так же приготовить сытный завтрак – не становясь в позу и не «считаясь» , кто больше устал или перетрудился.

И только так можно будет добиться не только создания идеального комфорта в доме, но придать отношениям между мужчиной и женщиной особую доверительность, которая «заставит» всегда возвращаться домой с отличным настроением. При этом думать о том, что это хочется делать каждый день, не зависимо от того, что творится на работе или происходит у твоих друзей.

Избегайте семейных конфликтов при обсуждении семейных обязанностей

Безусловно, довольно часто многие конфликты в семье могут происходить только на бытовой почве и вырастать они могут просто не из чего. Но, для того чтобы домашние дела можно было выполнять с удовольствием и не тратить на это свой негатив – стоит избегать конфликтов в семье, заранее договариваясь об распределении семейных обязанностей. Все заняты, а порой хочется прийти домой и просто упасть на диван или устроиться перед монитором компьютера, чтобы расслабиться и пролистать страницы любимых сайтов.

И если современной женщине не стоит просить своего супруга помочь ей по дому, то это только лишь потому, что прося о помощи – это автоматически создает впечатление, что работу по дому должна выполнять только она, как и нести полную ответственность за то, что в нем происходит. Это не правильно! Вместо этого, стоит попросить супруга выполнить только его часть семейной работы. Работу по дому необходимо заранее разделить, как и общие семейные обязанности, которые помогут равномерно распределить весомый груз домашнего быта.

Обсудив заранее, что каждый не любит выполнять, не стоит забывать, что порой кому-то все же придется пойти на компромисс, зная, что только близкий и родной человек сможет переложить часть домашней работы на свои плечи – ценя и уважая своего партнера. Ведь можно, иногда, выполнять нелюбимую работу всей командой, распределив обязанности и зачастую просто идя на уступки. Необходимо стараться организовывать работу по дому так, чтобы это было максимально эффективно и учитывало биологический режим (биологические часы бодрствования) домашних.

К тому же, чтобы избежать конфликтов, стоит заблаговременно оповещать друг друга о своих планах на неделю. Ведь поручения оставленные детям или своей второй половинке (супругу или супруге), должны быть не только выполнены, но и сделаны это без упреков или ссор. Составив заранее список и распределив – кто что делает, это поможет не только выполнить все поручения, но и затратить на это минимум драгоценного времени.

Разговор на эту тему, улучшает семейную систему

Еесли что-то не было выполнено, не стоит кричать и выяснять отношения, а просто взять и поговорить о том – почему это не было исполнено. Возможно, нужно будет перераспределить обязанности или помочь в осуществлении поставленной задачи, чтобы потом можно было вместе приятно отдохнуть или провести семейный отдых, выехав с детьми на уикенд.

Каждый грамотный руководитель обязан уметь правильно распределять обязанности между своими подчиненными. Только в этом случае вверенная ему структура (компания, отдел, цех) будет работать исправно и достигать желаемых результатов. В данной статье будет подробно рассмотрен термин «распределение обязанностей», принципы и практические рекомендации, связанные с ним.

Общие положения о данном термине

Нужно понять, почему руководителям важно уметь распределять обязанности. Стоит пойти от обратного: если начальник не может грамотно распределить задачи между подчиненными, каждый не будет заниматься своим делом - наступит путаница, которая заметно усложнит рабочий процесс и тогда общая цель (в хорошей компании подчиненные работают на одну корпоративную цель) либо будет достигнута нескоро, либо не будет достигнута вообще.

Если же начальник правильно раздал обязанности сотрудникам и каждый из них четко знает то, что ему нужно делать и что лучше не затрагивать, нужные результаты будут довольно быстро достигаться.

Теоретически, если управленец умеет работать с небольшим коллективом, то он сможет справиться и с крупным - нет разницы между тем, раздавать обязанности 200 людям или 20. На практике все иначе: у компаний разных масштабов есть свои особенности в распределении обязанностей.

В небольших организациях один сотрудник может справляться сразу с несколькими обязанностями (совмещать должность бухгалтера и финансиста, например), ведь объем нагрузки это позволяет.

В крупных фирмах, где через одного человека проходит огромное количество информации, лучше нанять на должности финансиста и бухгалтера двух разных людей. Так удастся увеличить эффективность работы сотрудников.

В итоге распределение полномочий подразумевает определение не только масштаба полномочий тех или иных сотрудников, отделов, но и конкретные описания этих задач. Например, распределение обязанностей по охране труда подразумевает, что каждый из сотрудников, трудящихся на предприятии, будет соблюдать в своей сфере технику безопасности: электрики не будут ремонтировать включенные в сеть приборы, токари не станут трогать руками лезвие на полном ходу. Это основа основ.

Пример распределения

Распределение обязанностей касается работников разных уровней. Задачи у руководства фирмы и у исполнительного персонала могут быть (чаще всего так и есть) совершенно разные. Чтобы лучше это понять, стоит рассмотреть обязанности работников сети магазинов.

Что должен выполнять генеральный директор организации?

Разрабатывать план развития фирмы на будущее совместно, например, со своими партнерами, если они есть.
Решать вопросы привлечения дополнительных инвестиций.
Руководить начальниками, располагающимися в иерархической лестнице ниже его.

Какие обязанности у директора по разнице?

Обеспечение грамотной логистики.
Обеспечение бесперебойной работы объектов сети в техническом плане.
Открытие новых объектов сети.
Анализ эффективности работы отдельных магазинов организации.

Чем занимается коммерческий директор?

Определяет ассортимент продукции сети.
Организует разработку стандартов размещения продукции в магазинах.
Добивается поставок на наиболее выгодных условиях. Работает с поставщиками продукции и оборудования.
Поднимает уровень продаж при помощи проведения рекламных кампаний.

О распределении обязанностей администрации, то есть руководящего состава, будет рассказано подробнее далее.

Обязанности финансового отдела:

Распределение финансовых потоков.
Ведение финансового учета.
Работа с налоговой службой.
Расчет наиболее выгодного уровня цен на различные категории товаров.

Есть также сотрудники, которые непосредственно работают на торговых точках, обслуживают клиентов и выполняют свои обязанности, которые описаны в их должностной инструкции.

Должностная инструкция

Все обязанности работников прописаны в должностной инструкции. Этим документом всегда нужно руководствоваться при выполнении рабочих задач, потому что некоторые поручения начальства могут не соответствовать написанным положениям.

Подобные инструкции составляются на основе государственной системы документационного обеспечения управления, которая устанавливает обязательные для всех требования к составлению документов, касающихся управления персоналом и организации работы.

Также у должностной инструкции есть еще несколько побочных задач:

Исключение конфликтных ситуаций в коллективе. Благодаря этому улучшается психологический климат в команде и повышается эффективность работы ее членов.
Разгрузка сотрудников, которые негласно выполняют дополнительные обязанности.
Создание комфортной обстановки для руководителей, которые, благодаря наличию должностной инструкции, точно знают, с кого и за что можно спросить.
Аналогично для сотрудников. Они будут знать, за что и кто с них может спросить.

Что содержит стандартная должностная инструкция:

Общие положения. В данном пункте описывается сфера деятельности, в которой в дальнейшем предстоит работать специалисту на данной должности. Также в нем содержится перечень документов, которые регулируют осуществление обязанностей работника.
Функции. Этот раздел содержит положения, которые устанавливают направление деятельности сотрудника.
Обязанности. Описываются задачи, которые предстоит выполнять гражданину, занимающему ту или иную должность.
Права. Соответственно, описываются права, которыми обладает сотрудник на том или ином рабочем посту.
Ответственность. В данном подразделе документа описывается, что грозит сотруднику, если он не справится с выполнением порученных ему этим же документом обязанностей или не реализует предоставленные ему должностной инструкцией права.

Приказ о распределении обязанностей между руководящим составом выпускает генеральный директор организации. Иными словами, так обозначаются полномочия тех, кто представляет главного управляющего на различных направлениях. Осуществляется распределение обязанностей заместителей гендиректора.

Составление должностной инструкции

Выбор сотрудника, которого назначат ответственным за составление должностной инструкции, зависит от масштаба фирмы, то есть не только от финансовых оборотов, но и от количества сотрудников, которые в ней трудоустроены.

При этом тех, кто работает по контракту, учитывать не нужно. Их обязанности и так определены в заключенном соглашении.

Если компания, для которой составляется данный документ, большая по размерам и состоит из множества структурных отделов, то руководитель каждого из подразделений сам составляет инструкцию для своих подчиненных. Например, приказ о распределении обязанностей по охране труда выпускает директор, отвечающий за охрану труда на предприятии.

Как лучше разбить компанию на отделы, чтобы руководителям удобнее было распределять обязанности между своими сотрудниками, будет описано далее.

Если компания маленькая и в ее штате трудится не более 25 человек, то можно доверить составление инструкции специалисту кадрового отдела. Таким образом, в задачи последнего будет входить не только ведение трудовых книжек и составление штатного расписания, но и составление такого документа, как должностная инструкция.

Методы распределения по отделам

Обязанности по различным структурам компании могут распределяться минимум по пяти различным принципам, описанным далее.

Принцип разделения отделов на основе равных по численности групп. Данным принципом при распределении обязанностей между сотрудниками руководствуются, когда штат компании состоит из работников, чьи профессиональные навыки не отличаются, при этом, для выполнения той или иной задачи требуется строго определенное количество сотрудников.
Принцип, базирующийся на основных функциях отделов. Пожалуй, это самый популярный принцип, который используют при распределении обязанностей между отделами. Отделы формируются, исходя из задач, которые им предстоит выполнять: производственные задачи, маркетинговые, кадровые или финансовые.
Территориальный принцип. Им руководствуются, когда отделы находятся на различных территориях (в разных районах, например).
Принцип, по которому распределение обязанностей руководителем между отделами осуществляется в зависимости от выпускаемой продукции. Этот принцип разделения обязанностей очень популярен на быстро развивающихся предприятиях, которые постоянно расширяют производимый ассортимент товаров. Благодаря ему исключается путаница между отделами и каждый из них становится фактически небольшим предприятием внутри фирмы.
Принцип, основывающийся на предпочтениях потребителя. Чаще всего он применяется в сфере предоставления услуг, где клиенты (возможно, даже косвенно, но все же) играют решающую роль в функционировании компании.

Какой принцип применять каждому руководителю у себя в компании - дело исключительно индивидуальное.

Профиль должности

Чтобы грамотно произвести распределение обязанностей сотрудников, нужно составить для каждой из должностей так называемый профиль, который содержит информацию о том, что должен знать и уметь работник, занимающий данный пост.

Обычно этот профиль содержит навыки, личные качества и знания, которыми обязан обладать гражданин, чтобы занимать ту или иную должность.

Чтобы лучше понимать, о чем идет речь, стоит вернуться к примеру о сети магазинов и составить профиль должности, например, для консультанта торгового зала в данной компании.

Что должен знать сотрудник, который претендует на эту должность?

Базовую информацию о самой компании.
Признаки, характеризующие данный бренд.
Ассортимент товаров, которые можно найти в магазине.
Трудовые обязанности.
Правила обслуживания посетителей объекта.

Что обязан уметь сотрудник, претендующий на должность консультанта торгового зала в данной сети магазинов?

Общаться. Если человек не может грамотно связать двух слов, как ему взаимодействовать с клиентами для извлечения выгоды?
Продавать. Если консультант в торговом зале не умеет продавать, какая выгода от него копании?
Работать в команде. Как уже было сказано выше, сотрудники в хорошей компании работают на достижение одной корпоративной цели, а в данной ситуации без командной работы не обойтись.

Иногда в профиль сотрудника включают информацию о том, что он хочет и что он сможет. Первое - для предоставления ему какой-либо мотивации (уметь правильно мотивировать - еще одна важная задача управляющего), второе - для определения его потенциала.

Оценочные листы

Имеет непосредственное отношение к распределению должностных обязанностей, но как узнать, подходит ли данный кандидат на ту или иную должность? Справится ли он с вверенными ему обязанностями? Для этого существуют оценочные листы.

С их помощью, как понятно из названия, проверяется, насколько кандидат на должность соответствует предъявляемым требованиям. Каждое умение (например, умение продавать, общаться и т. д.) оцениваться по определенной шкале от минимального результата до максимального.

По итогу подсчитывается суммарный балл, и результаты отправляются сотрудникам, которые принимают решение о найме на работу.

Примеры оценки навыков

Например, умение общаться для консультанта может оцениваться следующим образом:

1 балл: затруднительно вступает в контакт, предпочитает монолог диалогу, ко всем контактирующим с ним лицам имеет одинаковый подход;
2 балла: легко вступает в контакт, чаще использует диалог в качестве формы общения, по большей части подстраивается под характер собеседника;
3 балла: легко вступает в контакт, использует для общения диалоги, умело владеет навыками психологии общения.

Как выглядит оценочная характеристика умения продавать:

1 балл: знания о продукте и представляемой компании ограничиваются лишь необходимым минимумом, первым в зале на контакт не идет, чувствует напряжение, в сложных ситуациях не следует стандартам, прописанным в инструкции, отдает инициативу в диалоге с покупателем, не способен работать с сомнениями и возражениями, которые высказывает покупатель, легко выходит из себя, результат продаж за определенный период ниже среднего;
2 балла: использует знания о продукте и компании, содержащиеся в методическом пособии, своевременно получает новую информацию, по большей части проявляет инициативу в диалоге с покупателем, сам начинает общение, в зале активен, выясняет потребности клиентов при помощи вопросов, активно взаимодействует с покупателем на протяжении всего периода продажи товара или услуги, в сложной ситуации не теряется, профессионально подходит к решению конфликтов, результат продаж за определенный период средний;
3 балла: хорошо знаком не только с информацией о продуктах данной компании, но и с товарами конкурентов, своевременно получает новые знания, изучает дополнительную литературу, при общении с клиентами берет инициативу на себя, подробно выясняет детали, которые требуются клиенту, грамотно описывает те или иные товары, активно работает с покупателем на всем периоде продажи, хорошо находит выход из сложных ситуаций, предупреждает возникающие конфликты, лидер по продажам за определенный период.

Итог

Подводя итог теме распределения полномочий, стоит обозначить положения, которые описываются в данной статье, при помощи тезисов:

Каждому руководителю нужно уметь распределять обязанности между подчиненными, чтобы вверенный отдел или компания в целом работали лучше и без организационных проблем.
Каждый сотрудник должен иметь строго определенный перечень прав, обязанностей и уровень ответственности за нереализацию прав и невыполнение обязанностей. Этот перечень и уровень обозначены в должностной инструкции.
Приказ о распределении обязанностей между руководящим составом выпускает гендиректор. Таким образом, именно главный управляющий в целом определяет задачи каждого сотрудника. Почему? Потому что распределением обязанностей между заместителями занимается он.
Должностную инструкцию составляет либо руководитель отдела в крупной компании, либо сотрудник кадрового аппарата в небольшой фирме. Например, приказ о распределении обязанностей по охране труда выпускает начальник отдела по охране труда.
Отделы в компании, для удобства распределения полномочий внутри них между сотрудниками, могут делиться по пяти принципам: равенству численности групп, выполняемым функциям, территориально, в зависимости от выпускаемой продукции, в зависимости от предпочтений клиентов.
Чтобы удобнее распределять обязанности между должностями, составляется профиль должности, в котором содержится информация о том, что должен знать и уметь сотрудник (иногда - что сможет и что хочет работник).
Все критерии оцениваются при помощи особого документа - оценочного листа, который определяет, можно ли поручать данному сотруднику ту или иную обязанность или нет.

Еще раз стоит напомнить, что распределение функциональных обязанностей - важнейшая часть организации работы не только какого-нибудь отдела, но и фирмы в целом, потому что именно благодаря распределению задач каждый сотрудник четко понимает, что от него требуют, и старается достичь поставленной перед ним цели.

Возможно, будет полезно почитать: