История делопроизводства и перспектива его развития. Основные этапы развития истории делопроизводства в россии

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.сайт/

Вопрос 1. История развития делопроизводства в России

История делопроизводства в России насчитывает столетия. С древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю своей страны, особенности быта людей и различных отношений, складывавшихся в далекие времена. Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти, по которым мы можем изучить, в том числе и историю делопроизводства.

Условиями необходимости и возможности становления делопроизводства являются развитая письменность, овладение ею правящей элитой общества, установление государственности.

1 . Возникновение делопроизводства в России

В сложный период зарождения и формирования Древнерусского государства (X-XV вв.), во времена феодальной раздробленности, этнической замкнутости, при отсутствии единого управления, управленческие функции при князьях осуществляли отдельные должностные лица (служивые люди) иногда с небольшим числом помощников (дьяков). В этих условиях получил определенное развитие один из аспектов делопроизводства, а именно - документирование. О достаточно высоком уровне культуры подготовки документов в то время свидетельствуют договоры с Византией (911г., 945г.), жалованные и вкладные грамоты, завещания, личная переписка, найденная при археологических раскопках в 1951-1952 гг. в Новгороде, Пскове, Смоленске и других городах.

Известно, что в период правления Владимира Святославовича (978-1015 гг.) в Киеве существовало учебное заведение для детей бояр и старших дружинников. Из выпускников этой школы и отбирались претенденты на должности "печатников" - хранителей княжеской печати и "металников" - судейских секретарей, писцов и дьяков для ведения делопроизводства князей и крупных феодалов. В киевский период развития Древнерусского государства появились разные виды документов, фиксирующие конкретные частно-правовые отношения: грамоты уставные, вкладные, купчие, полные, жалованные и др.; заемные, закладные кабалы; житийные записи и т.д.

Со временем обозначались места для их наиболее безопасного хранения, например центральные храмы в городах. Место хранения документов называлось ларем, а лицо, ответственное за хранение документов, - ларником. Часто само хранение документов в храме придавало им юридическую силу. Центрами ведения документации и ее хранения были также гостиные дворы (смоленские, немецкие и др.), а также монастыри, являвшиеся крупными экономическими предприятиями.

В Пскове, например, документы хранились при Троицком соборе в ларях - сундуках. Государственные и церковные акты, которые утверждались на вече, помещали в "Ларь Святой Троицы", придавая им тем самым свойство официального документа. Акты, терявшие по тем или иным причинам свое значение, по постановлению вече уничтожались. По существу, псковский ларь был и архивом, и канцелярией. В Новгородской республике решения вече оформлялись в "вечевой избе" - особой канцелярии, возглавляемой вечевым дьяком. Здесь же хранилась и печать "Великого Новгорода".

По мере накопления навыков в создании документов стали вырабатываться типовые формуляры - образцы документов, устойчивые языковые формулы, применяемые в наиболее распространенных документах, процедура подготовки документов: черновик, редакция (вариант), беловик (окончательный вариант документа), - а также приемы удостоверения документов, призванные воспрепятствовать подделке документов в политических и лично-корыстных целях (проставление скреп, печатей, мостов, т.е. подписи на склейках).

Практически до конца XIV в. основным материалом для письма на Руси был пергамент (особым образом выделанная телячья, баранья или козлиная кожа), называемый в документах "хартией" или "телятиной"; лучший пергамент привозили из Греции или ганзейских городов.

Самой древней формой документа на Руси была грамота - отдельный лист пергамента шириной около 3,5 вершков (15-17см.). Размеры документа могли быть разной длины (десятки метров) за счет подклейки следующих листов, образуя собой столбец, столбик. Отсюда и название данной технологии работы с документами - "столбцовое делопроизводство". Если документ терял ценность, пергамент счищали, подравнивали, обрезали обтрепанные места и снова использовали для записи информации.

С увеличением количества создаваемых документов менялась графика письма: первоначально использовались уставная манера письма - выписывание букв с прямыми очертаниями, но в XIV в. стал использоваться полуустав, ускоривший процесс письма за счет выносных букв и сокращения отдельных слов. Документы писались сплошным текстом, без разделения на отдельные слова. Из знаков препинания к XIV в. стала использоваться лишь точка в конце предложения.

Несмотря на достаточно широкую практику документирования фактов и явлений частной и общественной жизни людей, говорить о делопроизводстве во времена Древнерусского государства как о какой-либо системе еще преждевременно. Но это был период, когда постепенно складывались традиции создания документов, их обработки и хранения, начал формироваться профессиональный цех специалистов по работе с документами - дьяков, подьячих, писцов, - появились предпосылки к законодательной регламентации делопроизводства. В этот период появились и получили распространение унифицированные документные формы, складывавшиеся из отдельных частных случаев, которые обобщались в канцеляриях и затем официально закреплялись. Делопроизводственная практика и в дальнейшем оказывала постоянное и существенное влияние на процесс становления науки о документах.

2 . Приказное делопроизводство

Российское делопроизводство как система начинает складываться с середины XV века по мере превращения Московского княжества в Великорусское государство.

Появляются первые приказы - центральные органы государственной власти, ведающие отдельными отраслями княжеского управления, и приказные избы - органы государственного управления на местах. Оформление приказов позволило централизовать управление страной. В деятельности этих органов и зародилась работа с документами, получившая название приказное делопроизводство. Приказы ведали управлением, сбором налогов и судом. С усложнением задач государственного аппарата число приказов росло. Ко времени преобразований, проведенных Петром I, их было более 50.

Представляет интерес и структура самого органа государственной власти - приказа:

Порядок составления документа в приказе был следующий: по указанию дьяка проект документа - "черное письмо" - составлял подьячий "средней руки", дьяк "черным" его, т.е. исправлял, а молодший подьячий "белил", т.е. писал начисто. Беловик сверяли с черновиком, "старый" подьячий "справлял" переписанный документ, удостоверял своей подписью соответствие его исправному черновику. "Справленные" документы подписывали дьяки. Подпись растягивали во всю ширину документа с целью охраны от подлогов. Приказы по праву можно было назвать колыбелью бюрократизма: зачастую документы проходили множество инстанций, подолгу задерживаясь без необходимости у отдельных исполнителей, прежде чем попадали по назначению.

В наследство от приказного делопроизводства получили мы и слово "волокита". Подклеенные в столбцы длинной в среднем 50 - 80 м документы наматывали на палочки в свитки. Ленты при чтении волочились, отсюда родилось и понятие. В аппарате приказного делопроизводства процветали взяточничество, чинопочитание. Не были развиты также делопроизводственные операции, такие как регистрация документов, хранение, контроль за исполнением. И все же именно на этом историческом этапе складывается первая система работы с документами, закладываются основные приемы и методы создания, оформления и обработки их.

Таким образом, в этот период управление не составляло стройной системы и строилось на системе "поручений" - какой-либо круг дел передавался в ведение определенного лица по степени близости и доверия к нему великого князя.

3 . Коллежское делопроизводство

Отсутствие в приказном делопроизводстве установленного законом единообразного порядка, точных форм письменных документов, конкретных сроков их исполнения, громадное число учреждений, запутанность их взаимоотношений между собой и в управлении территориями побудили Правительство искать новые формы государственного устройства.

Взамен устаревшей системы приказов в 1717 - 1718 г.г. было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью или сферой управления и подчинялась Сенату. Окончательно структуру коллегий определил Генеральный регламент государственных коллегий, подписанный Петром I 27 февраля 1720 г. В этом документе подробно и обстоятельно раскрываются функции каждого подразделения коллегии. В том числе имеется глава о структуре и функциях канцелярии, а также глава о секретарском чине. К секретарю предъявлялись высокие и строгие требования. Таким образом, Генеральным регламентом государственных коллегий была фактически создана канцелярия и утверждена должность секретаря. 27 февраля 1720 г. можно считать датой рождения секретарской должности на Руси. Кроме секретаря в состав канцелярии входили: регистраторы, актуариусы, архивариусы, конеисты, писцы, фискомы. В Генеральном регламенте четко определены права, обязанности, пределы компетенции и даже режим работы конторских служителей. В период коллежского делопроизводства были заложены основы организации учета и хранения документов, тогда же впервые появилось название "архив". В Генеральном регламенте предписано было иметь два архива - общий для всех коллегий в специальном ведении коллегии иностранных дел и финансовый. Развивая отдельные делопроизводственные операции по работе с документами, коллежское делопроизводство оставило без изменений его бюрократическую сущность.

Таким образом, XVIII век в развитии делопроизводства характеризовался усилением законодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формированием и закреплением общих административных начал деятельности учреждений, и прежде всего, бюрократического начала.

4 . Делопроизводство в России в XIX - XXI веках

4 .1 Система министерского делопроизводства

Начало XIX века ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства, которая затронула главным образом верхний уровень управления - высшие и центральные учреждения, и вместе с реформами Екатерины II в последней четверти XVIII в. завершила формирование системы центральных и местных учреждений.

Новая система управления - министерская, основанная на принципе единоначалия, зародилась в недрах старой коллежской системы: в коллегиях конца XVIII века президенты имели более широкие права, чем ранее. Создание министерств было необходимо для более гибкой и оперативной системы управления.

"Общее учреждение министерств" от 25 июня 1811 года стало основным законодательным актом, определившим организацию и порядок работы центральных учреждений более чем на век. Он четко установил "предмет ведения государственных дел" министерств. Им были определены единообразная структура министерств, порядок их взаимоотношений с другими учреждениями.

Министерство возглавлял министр, а в его отсутствие- единственный заместитель (товарищ министра). Министры и товарищи министров назначались императором и были ответственны только перед ним.

Рабочий аппарат министерств состоял из департаментов. Они делились на отделения, отделения - на столы. В каждом департаменте также создавался совещательный орган из директора департамента и начальников отделений - общее присутствие.

Получили окончательное и единообразное устройство канцелярии как специальные подразделения, где было сосредоточено все "письмоводство" (т.е. делопроизводство).

"Общим учреждением министерств" устанавливался единообразный порядок "производства дел" во всех учреждениях и их структурных подразделениях. Весь процесс делопроизводства стал подразделяться на следующие этапы:

§ порядок вступления дел;

§ движение их, или собственно так называемое производство;

§ отправление дел;

§ ревизия;

§ отчеты.

Таким образом, были выделены основные этапы работы с документами: организация приема документов, направление на исполнение и исполнение, регистрация документов и контроль за их исполнением, отправка документов.

В исполнительном делопроизводстве сложился и определенный порядок составления документов. Во многом он также регламентировался законодательством.

До 60-х гг. XIX в. был распространен коллежский порядок составления документов. Он особенно строго соблюдался (и соблюдается сейчас) в судебных учреждениях. Коллежский порядок документирования заключается в том, что в начале документа повторяется вся предыстория вопроса. Позже этот порядок был заменен составлением справки, в которой давались краткие извлечения из всех документов с указанием их даты и номера. Такая справка получила название экстракта.

Законами устанавливались определенные правила составления всех разновидностей документов. В документе выделялись: заглавие, содержание, или "расположение обстоятельств дела", подпись, скрепа, особенные пометки, бланковые и конвертные надписи. Каждая часть должна была быть соответствующим образом оформлена.

В XIX в. документы стали изготавливаться на бланках. Бланком назывался лист, в левом углу которого делались "бланковые надписи": наименование ведомства, учреждения, структурной части учреждения, от которой исходил документ, дата отправления документа, номер его по журналу исходящих документов, заголовок к документу. Бланки вначале были рукописными, а вскоре их сменили типографские бланки и штампы с бланковыми надписями.

В исполнительном делопроизводстве особым этапом объявлялась ревизия дел, т.е. проверка исполнения документов.

В исполнительном делопроизводстве устанавливается более четкая организация хранения документов. Основным признаком группировки документов в дела оставался предметно- вопросный; корреспондентский и географический признаки применялись при формировании дел с перепиской. По номинальному и авторскому признакам группировались внутренние документы.

4 .2 Развитие советского делопроизводства

После революции в октябре 1917г., в связи с отстранением старого чиновничьего аппарата от власти и замены его неквалифицированным персоналом из рабочих и солдат, уровень документационного обеспечения управления заметно понизился. В.И. Ленин и Советское правительство, формируя новый государственный аппарат, параллельно уделяли много внимания улучшению "письмоводства", сокращению переписки, устранению канцелярской волокиты.

Были другие попытки улучшения работы государственных учреждений в области документирования, однако реализация их тормозилась вследствие разрухи и идущей Гражданской войны и интервенции государств Антанты (1918-1920гг.). Не хватало также технических средств оформления документов, бумаги, чернил.

В 1922 году Народным комиссариатом рабоче-крестьянской инспекции (НК РКИ) был образован отдел нормализации с секцией делопроизводства, которая занималась совершенствованием структуры делопроизводственных служб в государственном аппарате. В середине 20-х годов были образованы две важные научно-исследовательские организации - Государственное бюро организации строительства "Оргстрой" и Государственный институт техники управления (ИТУ), оказавшие заметное влияние на решение проблем управления и делопроизводства в учреждениях страны.

При всем разнообразии видов и форм документов, реально циркулирующих в советских учреждениях, продолжали оставаться неупорядоченными по форме и содержанию потоки документации. В этой связи к концу 20-х годов остро встала проблема их унификации и стандартизации. В ИТУ организовали специальное структурное подразде- ление, занимавшееся этими вопросами на общесоюзном уровне -- Кабинет стандартизации. Им были разработаны стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и др. Стандартизиро- вались материалы, применяемые в делопроизводстве (бумага, чернила, ленты для пишущих машинок и т.п.); средства и предметы конторского труда, включая офисную мебель. Успешной была деятельность Кабинета по стандартизации форматов бумаги.

Тяжелое состояние разрушенной войной экономики и проблемы восстановления народного хозяйства после окончания войны оттеснили на второй план вопросы документационного обеспечения управления. Повышение интереса к разработке проблем рационализации технологии и техники управления можно отнести к началу 60-х годов.

На долгом и тернистом пути подготовки Государственной системы документационного обеспечения управления, действующей в настоящее время, первым юридически важным этапом стало принятие 25 июля 1963 г. постановления Совета Министров СССР "О мерах по улучшению архивного дела в СССР". Главному архивному управлению и ряду государственных комитетов и институтов поручалась разработка ЕГСД. В 1966 г. в рамках Архивной службы учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому поручалось завершить разработку данного документа. В 1970 г. создан проект основных положений ЕГСД, в подготовке которого приняли участие НИИтруда, ВНИИоргтехники, Институт государства и права Академии наук СССР, ВНИИстандартизации. После обсуждения и доработки в сентябре 1973 г. "Основные положения ЕГСД" одобрил Госкомитет СМ СССР по науке и технике и рекомендовал их министерствам, ведомствам и организациям для использования, но только как положения, не имеющие официального статуса. Однако элементы новых информационных технологий, частично реализовывавшиеся в практике работы ведущих зарубежных фирм, в ЕГСД представлены не были из-за полного отсутствия литературы по этим вопросам и финансирования на их практическое изучение. Этот пробел отчасти восполнен позже созданием новой редакции Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденной-начальником Главного архивного управления в 1988 г.

Заметным явлением в истории делопроизводства 70-80-х гг. стало издание ГОСТов на управленческие документы. В середине 80-х годов ЕГСД была переработана в Единую государственную систему документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). С этого времени понятие "делопроизводство" именуют также термином "документационное обеспечение управления" (ДОУ). Значение некоторых ГОСТов проявилось в полной мере позднее в 90-х гг. Внедрение указанных материалов в практику управления значительно улучшило оформление документации, рационализировало процедуры поиска, учета и хранения разнообразной информации, подготовило почву для автоматизации управленческих функций.

В целом развитие делопроизводства советского периода, в особенности 70-80-х годов XX в., оценивается учеными-документоведами весьма положительно. Начав в 20-х годах с отдельных административных мер по упорядочению документирования, оно пришло к созданию общегосударственной системы делопроизводства, отвечающего на начало 90-х годов соответствующим требованиям научно-технического прогресса конца XX в., став основой формирования современного делопроизводства в Российской Федерации.

4 .3 Делопроизводство в современной России

Нормативно-правовую базу делопроизводства в современной России составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения управленческой документации, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.

Исходным правовым актом, определяющим государственную политику в сфере информационно-документационного обмена, является Конституция Российской Федерации. В Конституции записано: "Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом…".

Это положение развито в новейшем правовом акте - Федеральном законе "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27.07.2006г. №149-ФЗ. Федеральный закон содержит ряд важных положений, связанных с документационным обеспечением управления. Закон регулирует отношения, связанные с осуществлением права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; применение информационных технологий; обеспечение защиты информации; дает определение таких понятий как документированная информация, электронное сообщение, конфиденциальность информации и др.

Приведу ниже лишь некоторые нормативные акты, которые в настоящее время имеют первостепенное значение для организации делопроизводственного обеспечения управления:

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ).

Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти. Типовая инструкция по делопроизводству.

Утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005г. № 536.

Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 №125-ФЗ.

Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в РФ в интересах граждан, общества и государства.

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Национальный государственный стандарт России ГОСТ Р 6.30-2003 является важнейшим нормативным документом по оформлению служебной документации. Стандарт принят постановлением Госстандарта России (теперь - Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии) от 3 марта 2003г. № 65-ст.

В стандарте отражены проверенные временем требования к оформлению управленческих документов, оговоренные в ранее действовавших, а затем отмененных стандартах ГОСТ Р 6.30-97 и его предшественников ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72.

Требования ГОСТ Р 6.30-2003 распространяются на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) - постановления, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы, включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД, класс 0200000). Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного Герба Российской Федерации.

Кроме уже названных нормативно-методических документов в стране действуют нормы и правила работы с рядом специфических документных образований, которые регламентируются специальными нормативно-правовыми актами. Речь идет о бухгалтерской, кадровой, торговой и других видах документации.

Названные нормативно-правовые и методические документы служат базовыми источниками для разработки собственных положений (инструкций) по делопроизводственному обеспечению управления конкретной организации, фирмы.

Требования, устанавливаемые названными нормативными документами, должны основываться на современных достижениях науки, техники и информационных технологий, на международных стандартах, а также учитывать опыт документирования и документооборота в Российской Федерации.

Вопрос 2. Организация работы инспектора отдела кадров

Отдел кадров - визитная карточка предприятия. Первый шаг человека на предприятии - это отдел кадров. А человеку свойственно запоминать начало и конец разных событий. Для каждого человека нужно просто найти свое место. На одном месте сотрудник неэффективен, а на другом - гениален. В каждом можно найти способности, которые позволят человеку работать на определенном участке с максимальной отдачей.

Инспектор отдела кадров - это специалист службы работы с персоналом в различных компаниях и организациях. Диапазон решаемых им задач на предприятиях очень широк, но в основном эти специалисты занимаются ведением кадрового учёта и делопроизводством.

В настоящее время профессия инспектора по кадрам стала очень актуальной, в связи с появлением в России множества западных фирм, с которыми пришло понятие "корпоративной этики" и "корпоративной культуры". Кроме того, изменение законодательства в области труда также потребовало от учреждений самого разного уровня и масштаба наличия грамотного специалиста в области кадрового делопроизводства. Сама отрасль работы с персоналом сильно эволюционировала - появилось разделение на отделы кадров, отделы по работе с персоналом, отделы по найму персонала (рекрутинг), отделы по компенсациям и поощрениям, отделы развития персонала и прочие.

Инспектора по кадрам занимаются в основном кадровым делопроизводством, вопросами зачисления и увольнения из штата, отпусками. Уровень учреждения, а также его принадлежность к государственному или частному сектору определяют доходы кадровика.

Инспектор отдела кадров руководствуется в своей деятельности:

Законодательными актами РФ;

Положением об отделе кадров, Уставом организации, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;

Приказами и распоряжениями руководства;

Должностной инструкцией инспектора отдела кадров (должностной инструкцией инспектора по кадрам).

Специалист по кадрам должен знать основы делопроизводства и управления, быть компетентным в юриспруденции, владеть современными методами работы с персоналом.

Преимущества профессии : размеренность труда, определенность основных обязанностей.

Ограничения профессии : повышенная ответственность, монотонность труда.

1 . Тип и класс профессии

Профессия инспектора отдела кадров относится к типу "Человек - Знак", она связана с работой со знаковой информацией: текстами, цифрами, таблицами. В ней требуются логические способности, умение сосредотачиваться, интерес к работе с информацией, развитое внимание и усидчивость.

Также она относится к типу "Человек - Человек", так как предполагает общение и контакты с людьми.

Профессия инспектора по кадрам относится к классу "исполнительских", так как связана с исполнением решений, работой по заданному образцу, соблюдением имеющихся правил и нормативов, следованием инструкциям. Она требует организованности, исполнительности.

2 . Содержание деятельности

Основная деятельность инспектора по кадрам - работа по сопровождению персонала в организации, а также ведение делопроизводства.

Инспектор по кадрам обеспечивает прием, размещение и оформление принятых сотрудников, совместно с руководителями подразделений организует проведение их трудоустройства и работы по адаптации к производственной деятельности.

Инспектор по кадрам организует проведение аттестации работников предприятия, ее методическое и информационное обеспечение, принимает участие в анализе результатов аттестации, разработке мероприятий по реализации решений аттестационных комиссий, определяет круг специалистов, подлежащих повторной аттестации.

Инспектор по кадрам организует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия. Ведет учет личного состава, выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, хранение и заполнение трудовых книжек, ведение установленной документации по кадрам. Также занимается подготовкой материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям.

Инспектор по кадрам может заниматься подготовкой документов по пенсионному страхованию, а также документов, необходимых для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, представление этих документов в органы социального обеспечения.

Инспектор по кадрам следит за обеспечением социальных гарантий трудящимся в области занятости, соблюдением порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им установленных льгот и компенсаций. Проводит систематический анализ кадровой работы на предприятии, разрабатывает предложения по ее улучшению.

Инспектор по кадрам организует табельный учет, составление и выполнение графиков отпусков, контроль над состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка, анализ причин текучести кадров, разрабатывает мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров.

3 . Требования к знаниям и умениям специалиста

Для успешного освоения профессии инспектора отдела кадров необходимы базовые знания по обществознанию, юридическим наукам.

Квалифицированный инспектор отдела кадров должен знать :

Кадровое делопроизводство;

Трудовое законодательство;

Правила и внутренние нормативы кадровой деятельности в организации;

Основы документооборота и архивного дела, и т.п.;

Квалифицированный инспектор отдела кадров должен уметь:

Работать с документами, нормативными актами;

Взаимодействовать с людьми;

Осуществлять процесс трудоустройства, увольнения, рассчитывать отпуска и т.п.

4 . Требования к индивидуальным особенностям специалиста

Для успешной деятельности в качестве инспектора отдела кадров необходимо наличие следующих профессионально-важных качеств:

Способность к концентрации внимания;

Склонность к работе с информацией;

Склонность к работе в сфере общения;

Эмоциональная устойчивость.

5 . Условия труда

Инспектор отдела кадров может работать как самостоятельно, так и в коллективе, который может состоять из нескольких специалистов. Чаще всего представители данной профессии работают в помещениях. Это могут быть офисы компаний и организаций, либо даже домашние условия. Работа происходит преимущественно сидя, с использованием компьютера. Как правило, это спокойная деятельность, хотя и в работе инспектора отдела кадров могут периодически случаться командировки, разъезды или деловые встречи.

Инспектор отдела кадров имеет много ограничений в рамках своей деятельности. С одной стороны, он может принимать собственные решения при выполнении поставленных задач. С другой стороны, он часто ограничен требованиями и нормами своей профессии.

6 . Пути получения профессии

Базовым образованием для инспектора отдела кадров может служить юридическое, экономическое, педагогическое или психологическое профессиональное образование. Владея им, достаточно окончить специальные курсы по кадровому делопроизводству. Кроме того, во многих учебных заведениях существует специальность "специалиста по управлению персоналом". Для дальнейшего повышения квалификации специалистов существуют семинары и тренинги.

7 . Области применения профессии

Инспектора отдела кадров могут работать в таких организациях и сферах, как:

Предприятия и организации;

Государственный и коммерческий сектор;

Компании по аутсорсингу или аудиту кадровых услуг и т.п.;

8 . Перспективы карьерного роста

Инспектора отдела кадров могут специализироваться в конкретных сферах производства, бизнеса и прочей деятельности. Зачастую профессиональных рост инспектор отдела кадров связан с освоением новых приемов и способов кадрового делопроизводства, постоянным изучением новых норм, правил и основ трудового законодательства.

Также человек с профессией инспектора отдела кадров может осваивать смежные специализации, такие как: бухгалтер, юрист, менеджер по персоналу и т.п.

При этом профессия инспектора отдела кадров может предполагать и управленческий путь развития. В данном случае человек может начать руководить отделом кадров и выйти на уровень директора по персоналу.

В случае данного направления карьерного роста рекомендуется развивать управленческие умения, осваивать такие профессии, как: менеджер.

Список использованной литературы

1. Конституция Российской Федерации, 12.12.1993 г.

2. Басаков М.И. Современное делопроизводство. Учебное пособие.

Ростов-на-Дону, 2008. - 473 с.

3. Голикова Н. Б. Кисляева Л. Г. Система государственного управления XVIII века. // Очерки русской культуры XVII века. - М.: Изд. МГУ, 2000 - Ч.2 - С.44 - 109.

4. Ерошкин Н. П. История государственных учреждений дореволюционной России. - М.:Высшая Школа,2003.

5. Кудряев В.А. и др. История развития Российского делопроизводства. М., 2008.

6.Ларьков Н.С. Документоведение. Учебное пособие. М., 2006. - 427 с.

7. Павленко Н. И. Пётр Великий. - М.: Мысль, 2003 - С.536 - 637.

8. Трудовой Кодекс РФ от 30.12.01 №197- ФЗ в ред. от 01.12.07.

9. Гражданский Кодекс РФ, Часть I от 30.11.94 в ред. от 01.02.08.

10. Авдеев. В.В. Управление персоналом: оптимизация командной работы. Реинжиниринговая технология: учебное пособие.- М.: Финансы и статистика, 2008

11. Берд П. Продай себя. Тактика совершенствования вашего имиджа.-Минск. Амалфея, 2006.

12. Воробьев Л.А. Основы управления производством: Учебное пособие. Л.А. Воробьев. - Мн.: НПЖ "Финансы. Учет. Аудит", 1997.

13. Комисарова Г.А. Управление человеческими ресурсами: Учебное пособие. - М.: Дело, 2003.

14. Маслов Е.В. Управление персоналом предприятия.- М.: ИНФРА-М, Новосибирск: НГАУЭиУ, 2008.

15. Музыченко В. Управление персоналом. - М.: издательский центр "Академия", 2006. делопроизводство коллежский министерский инспектор

16. Управление организацией: Учебник / Под ред. А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой, Н.А. Саломатина, 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002.

17. Федорова Н.В. Управление персоналом организации: Учебное пособие. - 2-е изд., перераб. / Н.В. Федорова, О.Ю. Минченкова. - М.: КНОРУС, 2005.

18. Шапиро С.А. Управление человеческими ресурсами.- М.: ГроссМедиа, 2007.

Размещено на сайт

Подобные документы

Понятие и значение делопроизводства. Возникновение делопроизводства в России. Приказное делопроизводство, система коллежского делопроизводства. Система министерского делопроизводства XIX-начала XX вв., рационализация управления и делопроизводства.

курсовая работа , добавлен 29.04.2014


Создание специальных органов для реализации властных полномочий. Особенности приказного делопроизводства. Основные виды документов коллежского делопроизводства. Принципы исполнительного делопроизводства. Главная особенность делопроизводства приказов.

курсовая работа , добавлен 30.03.2016


Особенности системы делопроизводства и унификация документов. Система приказного, колежского и министерского письмоводства в различные исторические периоды. Русские письмовники XVIII-XX века. Концепция образцовых текстов. Эпоха советской канцелярии.

дипломная работа , добавлен 09.02.2011


Анализ нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства. Оценка службы документационного обеспечения управления на предприятии. Разработка предложений по автоматизации делопроизводства отдела кадров в среде "КАДРЫ SB" ООО "АДСК".

дипломная работа , добавлен 12.12.2011


Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению, порядок обращения с конфиденциальными документами. Способы сохранения конфиденциального делопроизводства. Секретные архивы. Обеспечение безопасность конфиденциального делопроизводства.

курсовая работа , добавлен 15.01.2017


Законодательное регулирование делопроизводства и архивного дела. Нормативно-методическое регулирование делопроизводства. Правовые основы стандартизации в Российской Федерации. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.

реферат , добавлен 08.10.2014


Сущность, понятие и основные характеристики делопроизводства. Столбцовое (приказное) делопроизводство, коллежское делопроизводство и исполнительное делопроизводство. История создания и развития делопроизводства. Характеристика профессии деловодов.

курсовая работа , добавлен 18.02.2009


Теоретические аспекты организации документационного обеспечения управления в учреждении здравоохранения. Отличия делопроизводства от документооборота. Западные системы автоматизации делопроизводства в России. Анализ документационного оборота больницы.

дипломная работа , добавлен 06.01.2013


Автоматизация делопроизводства в отделе кадров. Цели эффективности создания вычислительной системы. Разработка общего алгоритма функционирования системы и алгоритмов решения отдельных функциональных задач. Требования к рабочим местам пользователей ВС.

дипломная работа , добавлен 07.08.2012


Общая характеристика видов деятельности ООО "Безопасный город", знакомство с проблемами и методами организации делопроизводства. Знакомство со структурой нормативно-правовой базы делопроизводства. Анализ функций документационного обеспечения управления.

Работа добавлена на сайт сайт: 2016-06-20

;text-decoration:underline" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Практическое занятие № 2 ;text-decoration:underline" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Тема: " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Основные этапы развития истории делопроизводства в России.

Цель: Изучить основные этапы развития истории делопроизводства в России.

;font-family:"Times New Roman CYR";color:#000000" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Практическое задание:

1. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Составьте таблицу развития системы делопроизводства в дореволюционной России

Вид учреждения, нормативные акты, регламентирующие правила ведения делопроизводства	Общая характеристика документов, порядок их составления, основные виды документов	Организация документооборота, Регистрация документов и контроль за их исполнением	Текущее хранение документов, организация архивного хранения документов	Наличие специалистов по работе с документами
СИСТЕМА ПРИКАЗНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
СИСТЕМА КОЛЛЕГИАЛЬНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
СИСТЕМА МИНИСТЕРСКОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

1. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Составьте таблицу развития делопроизводства в Советских учреждениях

1. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Приказное делопроизводство (XVI—XVII вв.)

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Государственное делопроизводство как система начинает складываться с момента образования централизованного Русского государства в конце XV в. и начала процесса создания аппарата государственного управления, необходимого для регулирования хозяйственной и политической жизни государства. Система государственных учреждений этого периода включала: высший законодательный орган — Боярскую думу, центральные исполнительные органы - приказы, на местах - приказные избы (губная, съезжая, земская и др.).

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Период с " xml:lang="en-US" lang="en-US">XVI " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">- " xml:lang="en-US" lang="en-US">XVII " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> вв. получил название «приказного делопроизводства» по названию первых государственных учреждений — приказов.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Как центральные отраслевые органы государственного управления приказы, являвшиеся исполнительными органами решений Великого князя и Боярской думы, сформировались не сразу. Из личных поручений (приказов) Великого князя князьям и боярам возникли «избы» или «дворы». В середине XVI в. они преобразуются в постоянно действующие центральные учреждения - приказы с определенным кругом управленческих задач, самостоятельными структурными подразделениями, специальным штатом служилых людей (дьяками, подьячими) и определенной системой делопроизводства.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Возглавлял приказ приказной судья, в его подчинении находились дьяк (их могло быть несколько) и подьячие, подразделявшиеся на «старых» (старших), «средней руки» (средних) и «молодших» (младших). Структурными подразделениями приказов были столы или повытья. Принцип принятия решений в приказах — коллегиальный или единоначальный — до сих пор вызывает споры в научной среде, которые начались еще в XIX в.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Процесс организации работы с документами в период приказного делопроизводства осуществлялся следующим образом. Ответственность за всю работу с документами, т.е. за делопроизводство, возлагалась на дьяка. При поступлении на документе делали отметку о дате получения (обычно на оборотной стороне документа). Дьяк проставлял на документе помету (резолюцию), после чего документ поступал в соответствующий стол, где осуществлялся процесс подготовки проекта ответного документа: средний подьячий подбирал справочный материал, делались запросы в другие учреждения, затем старый подьячий составлял проект ответного документа, который передавался дьяку. При необходимости дьяк вносил поправки, «чернил» проект и передавал его на доработку или молодым подьячим для переписки текста набело.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Затем беловой экземпляр сверялся с черновиком и удостоверялся подписью («справой») подьячего, которая означала ответственность подьячего за точное соответствие беловика черновику, но не придавала документу юридическую силу. Документ обретал ее после «приписи» дьяка. После чего документ отправляли по назначению. Черновик оставался в приказе в качестве отпуска (копии ответа).

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Удостоверение документа в XVI—XVII вв. было весьма своеобразным. Ни царь, ни бояре свои подписи на них не ставили. Исключение составляли договорные грамоты с другими государствами. «А на всех делах закрепляют и помечают думные дьяки, ... для того устроены они, думные дьяки». Дьяк проставлял свою подпись, называемую «припись», по слогам на оборотной стороне документа, по всем местам склейки листов, так, чтобы буквы захватывали оба конца склеенных листов. Такой способ подписания обеспечивал охрану документа и затруднял их фальсификацию. Он был узаконен Судебником 1550 г. Право «приписи» мог иметь и старший подьячий.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Текст писался на узких полосках бумаги (шириной 15—17 см) на одной стороне; оборотная сторона использовалась для проставления помет, резолюций, адреса. (Бумага вместо пергамента применялась в России с XV в., ее привозили из Западной Европы. Отечественное производство бумаги началось во второй половине XVII в.) Если текст занимал несколько листов, их склеивали по узкому краю в ленту, иногда очень большой длины (например, Соборное уложение 1649 г. имело длину около 309 м), которая скатывалась в свиток, получивший название «столбец». Место склеивания листов называли «сстав».

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Столбцы использовались и для формирования документов в дела. В этом случае в начале столбца помещали инициативный документ (челобитную, память и др.), за которым подклеивали другие документы, возникавшие в ходе рассмотрения данного дела (расспросные речи, сказки, выписки и др.). В то же время сохранились столбцы, представляющие собой конгломераты документов, подклеенных без какой-либо системы по мере их накопления, т.е. для учреждений XVI—XVII вв. характерна «столбцовая техника делопроизводства».

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Наряду со столбцами в приказах применялись книги и тетради. Например, в приказах велись боярские книги (списки бояр), писцовые книги. Ветхие столбцы переписывались в тетради. Но книги и тетради не были характерны для делопроизводства XVI—XVII вв. Основная масса всех разрешаемых дел оформлялась столбцовым способом, который, несмотря на многие неудобства, сохранялся вплоть до петровских реформ.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Документирование управленческой деятельности государственных учреждений XVI—XVII вв. осуществлялось в конкретных видах и разновидностях документов.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">От верховной власти в лице царя и Боярской думы подчиненным направлялись " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">грамоты, указы и приговоры " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> Боярской думы. Между собой приказы сообщались " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">памятями " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> и направляли их подчиненным. Из местных учреждений в приказы посылали " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">отписки. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> Формой письменного обращения частных лиц в государственные учреждения были " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">челобитные.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Существовали также системы документации, в которых фиксировались отдельные функции управления: военная, дипломатическая, бухгалтерского и хозяйственного учета и т.д. Например, дипломатические отношения с иноземными государствами оформлялись " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">договорами, грамотами главам государств, грамотами на проезд по территории государства " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> и др.; учетные данные заносили в книги: " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">писцовые, дозорные, переписные " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> и др.; хозяйственный учет требовал ведения специальных книг по учету, " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">сметных списков; " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> судебная деятельность нашла отражение в " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">правовых и судебных грамотах, судебных приговорах, судных списках, сказках, сыскных, расспросных, пыточных речах.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Документ этого периода представлял собой сплошной текст, реквизиты в нем почти не выделялись. Однако в отдельных видах документов можно проследить определенную последовательность в их расположении. Поэтому определить вид официального документа XVI—XVII вв. можно только после прочтения текста и выявления расположения реквизитов, а также наличия устойчивых словесных формулировок.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Например, многие грамоты начинались с обозначения автора — царского титула, затем указывался адресат — конкретное лицо или группа лиц, дата проставлялась после текста — «Писана на Москве в 7168 году». Приговоры, как правило, начинались с даты составления — «Лета 7261 года», далее следовал царский титул. В приговоре присутствовала словесная формула — «Царь-государь указал, а бояре приговорили».

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Наличие определенных правил составления и оформления документов, придававших им устойчивую форму, привело к появлению «образцовых» книг, включавших образцы некоторых видов документов.(Шмидт С.О., Князьков С.Е. Документы делопроизводства правительства России XVI-XVII вв. -М.: МГИАИ, 1985. - С. 27.)

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">В делопроизводстве приказов зарождаются традиции хранения документов. Появляется описание и учет документов. Начинают составляться описи документов. Значительный интерес представляет «Опись царского архива». Из нее мы узнаем о видах документов, о развитии изобразительного документирования — чертежах, картах. К описям документов уже в XVII в. составлялись для наведения справок о документах указатели, в частности, личных имен («азбуки»).

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Помимо приказных дьяков и подьячих составлением документов занимались так называемые «площадные подьячие», которые за определенную плату составляли челобитные и другие документы от частных лиц в государственные учреждения. Деятельность «площадных подьячих» регулировалась Соборным уложением 1649 г.

Основная особенность приказного делопроизводства заключалась в том, что его организация основывалась главным образом на. нормах обычного права, т.е. на традициях, обычаях, передаваемых из поколения в поколение в устной форме приказными служилыми людьми. В 1550 г. был издан Судебник, представлявший собой акт кодификации правовых отношений; в 1649 г. Земским собором утверждается Соборное уложение. Эти законодательные акты, устанавливая организацию деятельности судебных органов, регламентировали состав документов, правила оформления некоторых из них, порядок рассмотрения, а также ответственность должностных лиц за недобросовестную работу с документами и меру ответственности за допущенные нарушения.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">2. Делопроизводство в учреждениях России XVIII в. (коллежское делопроизводство)

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">В результате активной преобразовательной деятельности Петра I в начале XVIII в. в России были осуществлены административные реформы. Высшим светским учреждением стал Сенат, церковным — Синод. Центральные учреждения — приказы заменены коллегиями, преобразованы местные учреждения и созданы бурмистерские избы, городовые магистраты, ратуши, губернские и провинциальные канцелярии.

Система делопроизводства, сложившаяся в учреждениях XVIII в., получила название коллежской. Главное отличие коллежского делопроизводства от приказного заключалось в том, что его организация регламентировалась законодательством. Основным законодательным актом стал «Генеральный регламент» (Генеральный регламент или устав, по которому государственные коллегии, також и все оных принадлежащих к ним канцелярий и контор служителей, не только во внешних и внутренних учреждений, но и во отправлении своего чина подданейшее поступать имеют.), утвержденный 28 февраля 1720 г. Петром I. Он определил структуру коллегий, штатный состав, должностные обязанности чиновников, правила внутреннего распорядка и поведение чиновников, убранство «камор» - присутственных мест, организацию работы с документами: правила регистрации, контроль за исполнением документов, порядок их составления, удостоверения, хранения.

Существенное влияние на организацию делопроизводства в учреждениях XVIII в. оказал коллегиальный принцип принятия решений, узаконенный Генеральным регламентом. Организация делопроизводства коллегий возлагалась на канцелярию. Здесь готовились дела для слушания на заседании присутствия, оформлялись в соответствии с правилами принятые решения, регистрировались входящие и исходящие документы, осуществлялся контроль за их исполнением, хранились документы, по которым были приняты решения, и копии отосланных документов, а также печать коллегии.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Главным в канцелярии был секретарь. Он руководил действиями всех чиновников, входивших в ее штат: канцеляристов, регистраторов, копиистов, актариуса, переводчика, толмачей, вахмистра (сторожа коллегии). В его обязанности входила подготовка дел к слушанию в присутствии, причем важные дела он готовил сам, иные распределял между канцеляристами и следил за их подготовкой, лично докладывал подготовленные дела на заседании присутствия. Ход заседания присутствия фиксировал нотариус в протоколе. По принятым и записанным в протоколе решениям коллегии секретарь готовил проекты документов или поручал их исполнение канцеляристам.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Генеральный регламент узаконил необходимость регистрации документов и регламентировал технологию ее ведения. Основная цель регистрации была определена как охрана документов. Одновременно регистрационные журналы служили для справочной работы и для контроля за исполнением документов. Журналов было несколько: повседневная записка, росписи «вершенных и невершенных дел», регистратура, состоящая из четырех книг — А, В, С, " xml:lang="en-US" lang="en-US">D " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Генеральный регламент установил сроки исполнения документов. Указы следовало исполнять в течение одной недели, «ежели скорее нельзя». Если требовались какие-либо справочные материалы из губернии, на их доставку отводился месяц и время, необходимое на дорогу. При необходимости каких-либо уточнений разрешалось увеличить срок еще на две недели. Коллегия после получения необходимых сведений должна была принять решение и оформить его в течение недели, иначе существовала угроза «наказанием смертным или ссылкою на галеры и лишению всего имения по силе дела или вины».

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Генеральный регламент ввел понятие «архив». Все оконченные дела на протяжении трех лет находились в канцелярии или конторе, а затем под расписку сдавались в архив коллегии архивариусу. Помимо этого предписывалось создать архивы при Коллегии иностранных дел и при Ревизион-коллегии. В первом хранились «особые уставы, регламенты и все документы», необходимые для всех коллегий, во втором — финансовые документы коллегий.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Помимо присутствия и канцелярии в коллегиях для ведения «счетных дел» были созданы конторы под руководством камерира, в подчинении у которого находились каморшрейберы. Здесь велось делопроизводство по финансовой деятельности коллегий.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">После проведения губернской реформы в 1775 г., когда были ликвидированы коллегии (за исключением Военной, Морской и Иностранных дел), а их функции переданы местным учреждениям (губернским правлениям, казенным и судебным палатам, нижним земским судам, уездным казначействам), сохранился коллегиальный принцип принятия управленческих решений. Поэтому во вновь созданных учреждениях в основном сохранились структура коллегий, состав чиновников, их должностные обязанности, организация работы с документами. Все решения принимались в общем присутствии, а технологический процесс обработки документов осуществлялся в канцелярии.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Реформаторская деятельность в административной сфере оказала большое влияние на состав официальных документов и их формуляр. Возникло много новых видов документов. Их определения даны в Генеральном регламенте. Для наименований документов этого периода характерна западноевропейская терминология.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Виды документов, служившие для обмена информацией между учреждениями, определялись их соподчиненностью.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Особенно четко порядок «для сообщения властей и мест» установил закон 1775 г. От вышестоящих учреждений подчиненным направлялись " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">указы, " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> подчиненные учреждения направляли в вышестоящие инстанции " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">рапорты " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> и " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">доношения, " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> равные инстанции посылали друг другу " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">предложения " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> и " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">сообщения.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">В XVIII в. появляется новый вид документа — " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">протокол. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> Его назначение, правила составления и оформления подробно изложены в специальной статье Генерального регламента.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Частные лица продолжали обращаться в государственные учреждения в форме " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">челобитных, " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> которые стали называть " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">прошения челобитчиковы. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> В последней четверти XVIII в. за этим видом документа прочно закрепилось наименование " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">прошение.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">В XVIII в. активно развиваются другие системы документации. Для «сношений» между военными характерны " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">рескрипты, реляции, рапорты, донесения, приказы, ордера, предписания; " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> для учета численного состава армии составлялись " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">штаты, табеля, списки, ведомости; " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> ход военных действий отражался в " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">дислокациях, диспозициях, предположениях " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> и др. Договорные отношения с иностранными государствами фиксировались в " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">трактатах, договорах, конвенциях, протоколах; " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> для «сношений» с иностранными государствами пользовались " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">нотами, меморандумами, письмами; " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> дипломаты отправляли на родину " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">реляции, письма, депеши. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Судебная документация включила " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">допросы, клятвенные обещания, показания; " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> результат судебного разбирательства излагался в " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">приговорах, определениях, выписках из журналов. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> Бухгалтерский учет отражался в " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">балансе — " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> особой таблице, показывающей состояние хозяйственной деятельности на определенную дату; " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">главной книге " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> для систематизации всех хозяйственных операций. В этот период в России начинают применять термины «баланс», «дебет», «кредит», «бухгалтер». Статистический учет вели в по- ;vertical-align:super" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">\ " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> душных переписях, названных ревизиями. Результат ревизий фиксировался в " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">«ревизских сказках», " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> на основании которых составлялись " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">губернские сводки. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> В XVIII в. активно складывается система документации по личному составу: введены " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">формулярные (послужные) списки " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> чиновников — документ, дающий полное представление о чиновнике, находившемся на государственной службе (его семейное положение, занимаемые должности до выхода в отставку или на пенсию).

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Формуляр документа в XVIII в. также претерпел значительные изменения.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Трудности использования столбцов в справочных целях, сложности, возникавшие при их хранении, привели к отмене столбцов. Указ Петра I 1700 г. предписал заменить их тетрадями: «Всякие нашего великого государя и челобитчиковы дела писать в лист и в тетради дестевые, а не в столбцы.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Введение листовой формы документа изменило его формуляр. Реквизиты выделились из текста и заняли определенные места на листе бумаги. Появились новые реквизиты — регистрационные номера: входящий и исходящий. Иногда стали обозначать наименование вида документа: рапорт, доношение, сообщение и т.д. Из текста выделились реквизиты: адресат, автор, вид документа, подпись, дата составления (подписания), получения документа, скрепы, регистрационные номера (исходящий и входящий).

Документ начинали с обозначения адресата, который начинался с предлога «в» и писался вдоль верхнего поля листа: «В Правительствующий Сенат», «В Государственную Берг-коллегию». Автор указывался под адресатом и в большинстве случаев начинался предлогом «из»: «Из Тульского уездного суда». Далее, писали наименование вида документа и, иногда, его краткое содержание: «рапорт о получении указа».

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Подпись включала наименование должности, имя и фамилию, иногда титул и следовала сразу за текстом документа. Скрепы проставлялись в правом нижнем углу листа и включали, так же как и подпись, наименование должности или чина, имя и фамилию. Обязательной стала скрепа секретаря.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">В левом нижнем углу проставляли дату подписания: «Генваря 21 дня 1753 года».

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Исходящий регистрационный номер писали вдоль поля документа.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">При получении документа в левом верхнем углу проставляли входящий регистрационный номер и дату получения: «Получено июля 15 дня 1745 года».

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Документы в ряде случаев скреплялись печатью. В гл. 13 Генерального регламента определен порядок пользования печатями.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">На документах XVIII в. наблюдается большое число отметок. Прежде всего это резолюция, ее писали на лицевой стороне первого листа. Можно встретить отметки о рассмотрении дела, о том, с кем передали документ, и т.д.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">3. Делопроизводство в учреждениях России XIX — начала XX вв. (министерское делопроизводство)

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">В начале XIX в. в результате административных реформ Александра I система государственных учреждений России была подвергнута серьезной корректировке. В состав высших государственных учреждений наряду с Правительствующим Сенатом вошли вновь созданные Комитет министров. Государственный совет.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Коллегии были заменены новыми центральными учреждениями — министерствами. Местные учреждения почти не претерпели изменений.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Высшие государственные учреждения — Сенат, Комитет Министров, Государственный совет — сохранили принцип коллегиальности при рассмотрении и решении вопросов управления. Делопроизводство в них велось в соответствии с законами, названными «учреждения»: «Учреждение Правительствующего Сената», «Учреждение Комитета министров», «Учреждение Государственного совета». Местные учреждения осуществляли работу с документами в соответствии с требованиями «Общего губернского учреждения» 1775 г.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Начало нового этапа развития делопроизводства в России связано с созданием министерств. Основой организации их деятельности стал принцип единоначалия, изменивший систему управления и соответственно делопроизводства. Поэтому делопроизводство XIX— начала XX вв. называют " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">министерским.

Принцип единоначалия означал, что управленческие решения принимались единолично конкретным должностным лицом в рамках его компетенции. Второй важный принцип — принцип иерархии — предопределял строгое распределение функций управления между структурными подразделениями, а также обязанности чиновников всех рангов. Нарушение обязанностей влекло за собой конкретную меру ответственности, определенную законом. Внедрение принципа иерархии означало последовательность подготовки решения и обязательное участие в этом процессе всех структурных подразделений и должностных лиц — от нижестоящих к вышестоящим.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Внедрение новой системы управления началось изданием манифеста от 8 сентября 1802 г., провозгласившего создание первых восьми министерств, а завершилось изданием 25 июня 1811г. «Общего учреждения министерств». «Общее учреждение министерств» регламентировало единообразие в организации делопроизводства новых центральных учреждений. Был установлен порядок рассмотрения документов, подготовки их проектов, оформления, подписания, скрепления, регистрации, контроля за исполнением и архивного хранения. Порядок работы с документами назван в этом законе «образ производства дел». Он включал пять составных частей:

;font-family:"Symbol"" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> порядок вступления дел;

;font-family:"Symbol"" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> движение их, или собственно так называемое производство;

;font-family:"Symbol"" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> отправление дел;

;font-family:"Symbol"" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> ревизию;

;font-family:"Symbol"" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> отчеты.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Первые три части устанавливали путь прохождения документов от момента их получения или создания до завершения исполнения и отправки. Ревизия означала контроль за исполнением. Завершалось «производство дел» по «Общему учреждению» составлением отчетов.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Новые принципы, основанные на иерархическом построении аппарата, привели к необходимости строгого соблюдения последовательности прохождения документа в процессе его обработки во всех структурных подразделениях. Аппарат министерства возглавлялся министром (в подчинении которого был товарищ министра и канцелярия) и включал департаменты во главе с директором (у которого могла быть канцелярия), отделения, которые возглавляли начальники отделения, столы — во главе со столоначальниками. (В министерствах были созданы два коллегиальных органа: при министре — Совет министра, при департаментах - Общее присутствие департамента. Они являлись совещательными органами, помогавшими министру или директору департамента принять обоснованное, квалифицированное решение.)

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Все поступающие и отправляемые документы составляли «переписку министерства» и делились на два потока:

;font-family:"Symbol"" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> переписка министра;

;font-family:"Symbol"" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> переписка департамента.

А так как закон определил компетенцию министра и директоров департаментов в рассмотрении управленческих ситуаций, распределение всех входящих и исходящих документов между ними не вызывало особых затруднений. Структура документопотоков, как входящих, так и исходящих, ставилась в зависимость от заключенной в них информации.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Подготовка проекта документа начиналась в одном из столов, затем он последовательно передавался в отделение, департамент, министру, подвергаясь на каждом этапе корректировке. В этом состоит одно из основных отличий министерского делопроизводства от коллежского. В XVIII в. вся подготовительная работа для принятия решения и оформления его в соответствующей форме велась в канцелярии коллегии, а в XIX в. чиновники всех структурных подразделений министерства принимали участие в подготовке проекта решения, которое оформлялось в канцелярии министра или канцелярии департамента в зависимости от того, кто подписывал документ — министр или директор департамента.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Все входящие и исходящие документы регистрировали в журналах. Журналы подразделялись на общий и частный. Общие журналы велись в канцелярии министра и департаментах, частные — в отделениях.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Ежемесячно в структурных подразделениях проводилась «ревизия дел», т.е. был внедрен систематический контроль за исполнением документов. По его результатам составлялись «ведомости» о количестве исполненных и неисполненных документов. В конце года составлялась общая ведомость по министерству.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Ежегодная деятельность министерств заканчивалась отчетами. Отчетов было три: отчет в суммах, отчет в делах, отчет в видах и предположениях к усовершенствованию каждой части. Для каждого отчета существовал особый порядок составления и представления.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Со всех исходящих документов снимались копии («отпуски»), которые со всеми входящими документами сдавались в архив министерства, где на них составлялись описи.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Организацию работы с документами в XIX в. следует рассматривать как четкую систему, обеспечивавшую движение, учет, контроль и хранение управленческих документов, в основе которой лежали «универсальные» возможности человека.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">«Общим учреждением министерств» установлены единые принципы ведения делопроизводства во всех центральных учреждениях России. Специфика каждого из них нашла отражение в «частных учреждениях.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Компетенция должностных лиц в вопросах управления определила состав управленческих документов министерств.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">От императора министр получал " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">указы " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> и " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">повеления, " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> направлял ему " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">доклады " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> (или " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">записки) " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> и " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">представления, " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> от Государственного совета — " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">высочайше утвержденные мнения, " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> направлял " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">представления; " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> от Сената получал " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">сенатские указы, " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> направлял " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">представления, рапорты, доношения; " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> от Комитета министров — " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">выписки из журналов заседаний, " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> направлял " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">записки " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> и " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">представления. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> Для получения денег из Государственного казначейства министр посылал " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">отношение.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Между собой министерства обменивались " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">отношениями, сообщениями, официальными письмами. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> Подчиненным направлялись " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">предписания. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> Подчиненные посылали в вышестоящие инстанции " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">рапорты, доношения, представления.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Директор департамента мог направлять министру " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">записки (докладные записки), представления; " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> в департаменты других министерств — " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">отношения, " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> подчиненным — " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">предписания.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Начальник отделения посылал в другие отделения своего министерства " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">записки, " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> в отделения других министерств — " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">отношения.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Ход заседания совещательных органов (Совета министра, Общего присутствия департамента) фиксировался в " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">журналах.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">В XIX в. существенные изменения произошли в формуляре документа. Это связано с внедрением в процесс документирования бланков. К «Общему учреждению» приложены четыре формы «переписки», служившие эталоном для составления и оформления официальных документов. Они составлены на бланках с угловым расположением реквизитов. Бланк включал: наименование учреждения-автора, наименования структурных подразделений, дату подписания документа, исходящий регистрационный индекс, краткий заголовок к тексту. Позже появляется ссылка на номер инициативного документа. В правом углу листа указывали адресат. Первоначально бланки писали от руки, но с 20-х годов прошлого столетия стали изготовлять типографским способом.

При анализе «сношений» следует иметь в виду, что на одних документах наименование вида обозначалось, а в других — «беззаглавных» — отсутствовало. Его можно определить, зная соподчиненность автора и адресата. Высшие, обращаясь к нижестоящим, писали адресат в дательном падеже: «Калужскому губернскому правлению». Равные и нижестоящие, обращаясь в вышестоящие учреждения, использовали предлог «в»: «В Калужское губернское правление». Если документ адресовался конкретному лицу и нижестоящий чиновник обращался к вышестоящему, указывался титул последнего: «Его превосходительству», «Его благородию». При общении равных должностных лиц и вышестоящих с нижестоящими титул не писали.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Документы в XIX в. обязательно подписывались и скреплялись. Подпись и скрепа включали наименование должности чиновника, его инициалы, фамилию.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">В 1262 «Общего учреждения министерств» впервые регламентирована зависимость юридической силы документа от правил его оформления: «Предписания Министров только тогда признаются действительными, когда они имеют установленную форму».

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">В формуляре документа XIX в. ясно прослеживается стремление к формализации, определению четких правил расположения и оформления реквизитов.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">На всем протяжении XIX в. активно развиваются другие системы документации. Характерно, что некоторые из них приобретают четко регламентированную форму — в виде Уставов, в которых установлен состав документов системы, правила их составления и оформления, а также приложены образцы форм документов. Например, документирование прохождения государственной службы закреплено в «Уставе о службе гражданской» 1832 г.,* вопросы бухгалтерского учета — в «Общем счетном уставе» в 1848 г.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Характерным явлением для XIX в. стало стремление к сокращению объема документооборота. Оно закреплено в специальных законодательных актах, изданных в 1831, 1852, 1860 гг.*, называвшихся «сокращение документооборота» или «сокращение переписки». Достигалась данная цель путем делегирования части полномочий в принятии управленческих решений нижестоящим учреждениям и должностным лицам. Например, передавались полномочия в решении кадровых вопросов, расходовании денежных сумм и т.д.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">В последней трети XIX в. большое влияние на делопроизводство оказало развитие техники. Изобретение пишущих машинок, гектографов и другой множительной техники вывело на новый уровень культуру документирования, ускорило изготовление документов, позволило экономить время и затраты, сократив рукописное изготовление документов. Появление телеграфа, телефона привело к появлению новых видов документов: " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">телеграмм, телефонограмм.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Общегосударственные нормы в делопроизводственной сфере, заложенные в «Общем учреждении министерств», в конце XIX в. стали нуждаться в корректировке и развитии. Отдельные ведомства пытались самостоятельно упростить делопроизводственный процесс. Например, в канцелярии попечителя Московского учебного округа внедряются элементы механизированной обработки документов: пометки на них (о получении, регистрации, направлении на исполнение, об исполнении и др.) наносились с помощью механических нумераторов или штампов.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Наиболее четко направления рационализации делопроизводства сформулированы в «Положении о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве», изданном в 1911 г.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">На протяжении XIX в. издавались сборники образцов документов, называемые «письмовниками», с целью помочь чиновникам и частным лицам составить документ в соответствии с существующими правилами.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">В XIX в. начинается процесс формирования теории делопроизводства. Он связан с именами М.М. Сперанского, Ф. Русанова, Н.В. Варадинова, К. Зосимского, В. Вельбрехта

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">4. Государственное делопроизводство в советскую эпоху

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">События октября 1917 г. в корне изменили систему государственных учреждений в России.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Организация деятельности советской администрации потребовала установления новых правил документирования. Был издан ряд законов, регламентировавших порядок внесения законопроектов, их утверждения, подписания, опубликования и вступления в силу; использования печатей с государственным гербом. Большое значение для оформления официальных документов имело постановление Совета Народных комиссаров от 2 марта 1918 г. «О форме бланков государственных учреждений», в котором перечислялись обязательные реквизиты бланка.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Несмотря на трудности гражданской войны, становление советского государственного аппарата сопровождалось поисками новых, соответствующих времени форм делопроизводства. Об этом свидетельствует постановление Совета Рабочей и Крестьянской Обороны от 8 декабря 1918 г. «О борьбе с областничеством и канцелярской волокитой», который предписывал заменить переписку переговорами по телефону, деловые бумаги — телефонограммами и установить контроль за всеми распорядительными документами. Всем советским учреждениям вменялось в обязанность исполнять постановления и распоряжения центральной власти точно и беспрекословно. Свидетельствует об этом также проект декрета «Об упрощении делопроизводства и переписки в советских учреждениях», подготовленный в декабре 1918 г. Совещанием по вопросу упрощения делопроизводства в советских учреждениях при Юрисконсульском отделе Наркомата Госконтроля. Для его доработки в январе 1919 г. было создано Междуведомственное совещание, куда входили представители пяти наркоматов. Они подготовили проект «Положения о письмоводстве и делопроизводстве», который, однако, не был утвержден.

Для первых лет советской власти характерна законодательная регламентация работы с обращениями граждан. Узаконено право гражданина на обжалование, подачу письменных и устных жалоб и сроки их рассмотрения.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">В 20-е годы развернулось массовое движение за научную организацию труда (НОТ) и научную организацию управленческого труда (НОУТ), оказавшее значительное влияние на формирование и развитие советского делопроизводства. Теоретические и практические разработки в этой сфере связаны с именами А.К. Гастева, П.М. Керженцева, Е.Ф. Розмирович, Л.А. Бызова, З.К. Дрезена и др.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">С начала 1920-х годов государство патронировало это движение, о чем свидетельствуют факты проведения конференций по НОТ: Первой Всероссийской конференции в январе 1921 г. и Второй Всероссийской конференции в марте 1924 г., а также создание Таганрогского института научной организации производства в 1920 г. и Казанского института научной организации труда в 1921 г., научно-практические разработки которых в области управления и делопроизводства способствовали оптимизации работы советских учреждений.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Развитие научной организации управленческого труда связано с деятельностью Народного комиссариата рабоче-крестьянской инспекции (НК РКИ).

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Координация работы по НОТ в стране была возложена на Совет научной организации труда, производства и управления (СовНОТ), созданный при коллегии НК РКИ в 1923 г., а роль методического центра по руководству рационализацией делопроизводства выполнял Отдел административной техники (АТО). Большое значение для развития советского делопроизводства имело создание при НК РКИ в 1925 г. Государственного бюро организационного строительства (Оргстрой) и в 1926 г. Института техники управления (ИТУ). Эти организации тесно сотрудничали. ИТУ занимался теоретическими разработками; Оргстрой реализовывал их на практике, внедряя в деятельность конкретных учреждений на основе хоздоговорных отношений.

При ИТУ был создан Кабинет стандартизации, который разрабатывал общесоюзные стандарты на документы, средства и предметы конторского труда, носители информации. Здесь были разработаны стандарты писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов и др., форматов бумаги, а также стандартизировались материалы, используемые при работе с документами: чернила, ленты для пишущих машинок; разрабатывались образцы конторской мебели.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Для установления связей ИТУ и Оргстроя с госаппаратом в 1928 г. при ИТУ создано Консультационное бюро.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">В 1928 г. ИТУ совместно с Центрархивом РСФСР подготовил «Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР». Правила имели большое значение для организации текущего хранения документов и определяли порядок их уничтожения. Подготовленный в 1931 г. ИТУ проект «Общих правил документации и документооборота» предполагал введение единых правил делопроизводства в общегосударственном масштабе. Но вследствие ликвидации ИТУ в апреле 1932 г. эти правила не были доработаны и утверждены.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">После ликвидации ИТУ в СССР не стало единого центра научной разработки вопросов делопроизводства. (Подробнее о деятельности ИТУ и причинах его ликвидации см.: " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">История " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> делопроизводства в СССР: Учеб. пособие. — М., 1974. - С. 105—113.) В истории делопроизводства начался длительный период ведомственного регулирования работы с официальными документами, так как каждое ведомство решало их по-своему.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">В 20-е и в начале 30-х годов вопросами совершенствования управления занимались общественные организации: Клуб работников административного дела, Объединение работников учета, Ассоциация работников управленческого дела. Издавались журналы, на страницах которых рассматривались проблемы работы с документами: «Техника управления», «Вопросы организации и управления», «Система и организация», «Время», «Организация труда».

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">В этот период издается много литературы по вопросам делопроизводства: и фундаментальные теоретические исследования, и пособия по делопроизводству для учащихся и практиков.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Значительное влияние на процессы документирования оказала Конституция 1936 г., впервые за годы советской власти законодательно закрепившая иерархию управленческих документов, четко определив, какие виды распорядительных документов должен издавать конкретный орган власти и управления.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Высший законодательный орган — Верховный Совет СССР издавал " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">законы, " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> его Президиум — " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">указы " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> и " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">постановления, " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> народные комиссары — " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">приказы " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> и " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">инструкции. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> Местные Советы депутатов трудящихся и их исполкомы принимали " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">решения " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> и " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">распоряжения, " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> начальники управлений и отделов исполкомов — " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">приказы " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> и " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">инструкции. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> Руководители организаций, учреждений и предприятий, действующих на основе единоначалия, — " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">приказы.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Отсутствие организационно-методического центра по руководству постановкой делопроизводства в стране, общегосударственных норм в области документирования, системы подготовки квалифицированных кадров в области делопроизводства, ведомственная разобщенность отрицательно сказывались на организации делопроизводства. В июне 1941 г. недостатки в этой сфере были сформулированы на I Межотраслевом совещании по оргтехнике, созванном Всесоюзным научным инженерно-техническим обществом машиностроителей. Для устранения недостатков на совещании была разработана программа мероприятий по улучшению делопроизводства, которая предусматривала:

 создание организационно-методического центра для руководства постановкой делопроизводства;

;font-family:"Symbol"" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> разработку положения (статуса) о делопроизводстве для всех учреждений в качестве общеобязательных норм;

;font-family:"Symbol"" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> разработку положения о кадрах канцелярских работников;

;font-family:"Symbol"" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> механизацию труда канцелярских работников;

;font-family:"Symbol"" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> унификацию и трафаретизацию служебной документации;

;font-family:"Symbol"" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> создание единого учебного центра для подготовки и переподготовки кадров;

;font-family:"Symbol"" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> изучение в школах правил составления служебных документов;

;font-family:"Symbol"" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> подготовку и переподготовку преподавателей, кадров по служебной документации;

;font-family:"Symbol"" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> создание Всесоюзного института по вопросам делопроизводства.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Таким образом, был намечен ряд мер, способствующих выработке общегосударственных норм в области делопроизводства на научной основе. Реализовать эту программу помешала война.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">В 40-е годы методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в советских учреждениях стало осуществлять Главное архивное управление, предпринявшее попытку создать единые нормы в работе с официальными документами. В 1943 г. был подготовлен проект «Инструкции по постановке документальной части и охране документальных материалов в текущем делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий СССР». К сожалению, проект не был утвержден. В этом документе подчеркивалось единство и связь между делопроизводством и архивом. Однако проект сыграл положительную роль, так как на его основе был создан ряд ведомственных инструкций по делопроизводству, в том числе типовых. В этом же году Главархив разработал «Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности учреждений, организаций и предприятий СССР». Для каждой категории документов были установлены сроки хранения (новое издание этого перечня было осуществлено в 1957 г.).

В послевоенные годы задача развития государственного делопроизводства в связи с восстановлением разрушенного хозяйства отошла на второй план. Наиболее значимым событием для развития советского делопроизводства в 50-е годы было постановление правительства СССР от 10 октября 1959 г. № 1375, в котором ряду ведомств поручалось разработать единую систему делопроизводства для учреждений и предприятий страны на основе широкого использования современной техники, т.е. ставилась задача разработки единых общегосударственных норм в делопроизводстве. В плане его реализации в июне 1960 г. в Москве было созвано Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата. Наряду с определением недостатков, негативно сказывающихся на работе аппарата управления, и предложениями по совершенствованию работы с документами (они совпадали с недостатками и предложениями, сформулированными на совещании 1941 г.), необходимости внедрения средств механизации в сферу управления, в решениях совещания поддерживалась необходимость создания единой системы делопроизводства в стране.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Важным этапом для развития советского делопроизводства явилось постановление Совета Министров РСФСР от 30 сентября 1961 г. «О мерах по улучшению делопроизводства в учреждениях и организациях РСФСР»*, утвердившее «Примерную инструкцию о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР». Она послужила основой для разработки учреждениями РСФСР своих инструкций по делопроизводству. Большое значение имело утверждение Главным архивным управлением при Совете Министров СССР в 1963 г. «Основных правил постановки документальной части делопроизводства и архивов учреждений, организаций, предприятий СССР», повлиявших на единообразие в организации делопроизводства и архива в учреждениях страны.

Особое место в истории советского делопроизводства занимает постановление Совета Министров СССР от 25 июля 1963 г. «О мерах по улучшению архивного дела в СССР», поставившее задачу разработки Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).* Разработка ЕГСД поручалась ряду государственных ведомств, в числе которых было Главное архивное управление, в рамках которого в 1966 г. был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт до-кументоведения и архивного дела (ВНИИДАД), главной целью которого стала разработка ЕГСД.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">8 мая 1964 г. Совет Министров РСФСР принял постановление «Об увеличении выпуска средств механизации делопроизводства и улучшении подготовки кадров по делопроизводству»,* ;vertical-align:super" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">на основании которого в Московском государственном историко-архивном институте (МГИАИ) был открыт первый в СССР факультет государственного делопроизводства (ФГД), готовящий специалистов по документационному обеспечению управления.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> Создание ФГД и ВНИИДАД позволило совершить качественный скачок в области делопроизводства. ВНИИДАД разрабатывал его нормативно-методическую базу, ФГД готовил специалистов для работы с документами. Тесное сотрудничество МГИАИ и ВНИИДАД дало значительный эффект для развития отечественного делопроизводства в 70-е — 80-е годы. Начались систематические, целенаправленные исследования теоретических и методических проблем документоведения, находившие воплощение в конкретных прикладных разработках общегосударственного характера.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Важнейшей из них стала Единая государственная система делопроизводства, одобренная Комитетом по науке и технике СССР в сентябре 1973 г. Основные положения ЕГСД — это научно упорядоченный комплекс правил, нормативов, рекомендаций, определивших и регламентировавших организацию делопроизводственных процессов в учреждениях, организациях, предприятиях СССР. Ее главная цель — усовершенствовать на единой основе организацию делопроизводства путем внедрения единых форм и методов работы с документами. ЕГСД устанавливала правила документирования управленческой деятельности (которые распространялись только на организационно-распорядительные документы), содержала рекомендации по организации работы с документами, определяла основы организации труда делопроизводственного персонала и механизации делопроизводственных процессов. Впервые была создана комплексная система делопроизводства, носившая общегосударственный характер, но, к сожалению, она не получила официального статуса.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Внедрение в аппарат управления средств вычислительной техники привело к переработке ЕГСД. В 1988 г. руководство Главархива СССР утвердило ее вторую редакцию, названную Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ)(С этого времени понятие «делопроизводство» обозначается и термином «документационное обеспечение управления (ДОУ). В 1991 г. ЕГСДОУ была преобразована в государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ).). Положения ЕГСДОУ распространялись на всю управленческую документацию.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> Заметную роль в повышении качества подготовки управленческих документов и общей культуры управления сыграли государственные стандарты (ГОСТы).

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Первые ГОСТы на организационно-распорядительную документацию (ОРД) были введены в действие в 1972 г.: ГОСТ 6.38—72 «Система организационно-распорядительной документации. Основные положения» и ГОСТ 6.39—72 «Система организационно-распорядительной документации. Формуляр — образец» (переутверждены в 1978 г.). В 1990 г. они были переработаны и объединены в ГОСТ 6.38—90 «Унифицированная система документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Стандарты на ОРД установили состав реквизитов, правила их оформления и расположения, требования к бланкам, к текстам документов и документам, изготавливаемым с помощью печатающих устройств.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">В 70-е годы установлена единая терминология, применяемая в делопроизводстве и архивном деле. Толкование терминов стало однозначным вследствие требований ГОСТ 16487—70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Он был переработан в 1983 г.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Внедрение в управление средств вычислительной техники привело к необходимости придать юридическую силу документам на машинописном носителе, поэтому был разработан и внедрен ГОСТ 6.10.4—84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники».

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Уделялось внимание нормированию труда работников делопроизводства. Разрабатывались нормативы времени на делопроизводственные операции, труд машинисток. Имея формулы трудозатрат, можно было рассчитать количественный состав работников делопроизводственной службы. Основанием для этого служили разработанные в 1988 г. Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию и Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы, разработанные Центральным бюро нормативов по труду Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Большую роль для систематизации документов в текущем делопроизводстве, экспертизы их научной и практической ценности, подготовки и передачи документов в ведомственный архив сыграли «Основные правила работы ведомственных архивов», изданные в 1986 г. и «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств, учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения», утвержденный в 1989 г. и установивший сроки хранения документов (В настоящее время они перерабатываются).

В советскую эпоху развиваются системы документации: плановая, статистическая, бухгалтерского учета, материально-технического снабжения и др.

С 70-х годов в управлении стали внедрять средства вычислительной техники и в связи с этим возникли планы создания Автоматизированных средств управления (АСУ) и Общегосударственной системы сбора и обработки информации для учета планирования и управления народным хозяйством (ОГАС).* Воплощение этих идей потребовало разработки унифицированных систем документации, представляющих собой комплексы взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. В основу их разработки был положен единый методологический подход, содержавшийся в ГОСТ 6.10.1 - 75 «Унифицированные системы документации. Основные положения» (переработан в 1988 г.). Значительную роль в установлении единой терминологии в области унификации сыграл ГОСТ 6.10.2 — 83 «Унифицированные системы документации. Термины и определения».

Полный перечень унифицированных систем документации (УСД) дан в Общесоюзном классификаторе управленческой документации (ОКУД).* Каждая УСД, включенная в ОКУД, содержала наименования унифицированных форм документов, кодовое обозначение каждой формы. Наличие кодов обеспечивало автоматизированную обработку данных, содержащихся в формах конкретных УСД. Наряду с ОКУД действовал еще ряд классификаторов, необходимых как средство информационного обеспечения в области экономики, финансов, внешнеэкономической деятельности и др. Например, Общесоюзный классификатор предприятий и организаций (ОКПО), Общесоюзный классификатор специальностей по образованию (ОКСО), Общесоюзный классификатор продукции (ОКП) и др.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Развитие советского делопроизводства в 1970—80-е годы заложило основу для дальнейшего формирования современного делопроизводства в Российской Федерации. Многие нормативно-методические документы, созданные в этот период, действуют и в настоящее время.

Документы появились с возникновением письменности. Документы, сохранившиеся на территории нашего государства с древнейших времен, свидетельствуют о документировании различных сторон жизнедеятельности отдельных людей и государства.

Летопись , повествуя об отношениях Древнерусского государства (IX-XII вв.) и Византии, сообщает содержание договоров, заключенных между ними. Это свидетельствует о наличии дипломатической документации. Дипломатические отношения фиксировались также в грамотах. Грамота удостоверяла личность посла, его полномочия для подписания договора.

Складывание система правовой документации

В XI в. были созданы выдающиеся письменные памятники русского права : Русская Правда, Правда Ярослава, Правда Ярославичей. К началу XII в. они были объединены в Краткую правду .

Важно знать, что большое значение, придававшееся охране частной собственности, вызвало необходимость фиксировать факт владения ею в различных грамотах. В грамотах фиксировались также привилегии купцов, доходы церкви, различные соглашения, завещания.

В период феодальной раздробленности (XIII-XV вв.) развитие феодальных отношений фиксировалось в частноправовых актах (вкладные, купчие грамоты на землю и иное имущество, кабалы закладные, заемные, служилые, на заем денег, движимого и недвижимого имущества, полные грамоты на продажу в рабство, отпускные грамоты при отпуске на ϲʙᴏбоду и др.) Отношения между княжествами закреплялись в договорах великих и удельных князей. Создаются письменные памятники права — судные грамоты . Властные указания подчиненным верховная власть фиксировала в указных грамотах . Судебная деятельность сопровождалась составлением судных списков» правовых грамот, бессудных грамот» мировых.

Побудут дьяки — лица, владеющие приемами работы с документами.

Документы повествовали на дорогостоящем материале — пергаменте . Стоит заметить, что он изготовлялся из козлиной или телячьей кожи, а лучшие сорта доставляли из ганзейских городов и Греции. Стоит сказать, для экономии текст, утративший ценность и значение, счищали, а лист пергамента использовали заново.

Это время накопления опыта в области составления документов, когда формировались традиции в оформлении документов, устанавливались приемы их удостоверения — подписи, скрепы, печати, возникали стадии написания документа — черновик и беловик. При этом говорить о делопроизводстве как о системе определенных правил в период существования Древнерусского государства и во время феодальной раздробленности нельзя. Это период накопления традиций и обычаев в работе с официальными документами .

в России складывается из нескольких периодов:

• дореволюционного делопроизводства (XVI — начало XX в.);
• советского делопроизводства (октябрь 1917-1991 г.);
• постсоветского периода (1991 — по настоящее время)

Делопроизводство дореволюционной России

Делопроизводство дореволюционной России включает три этапа:

• первый этап — приказное делопроизводство (XVI — XVII в.);
• второй этап — коллежское делопроизводство (XIII в.);
• третий этап — исполнительное делопроизводство (XIX — начало XX в.)

События [[Октябрь 1917|октября 1917 г]]. в корне изменили систему государственных учреждений в России. Высшим органом государственной власти стал Всероссийский съезд Советов. Исполнительным органом между съездами был Всероссийский Центральный Исполнительный Комитет (ВЦИК) Высший орган управления был назван Совет народных комиссаров (Совнарком) Отраслевыми органами управления являлись народные комиссариаты (наркоматы) Органами государственной власти на местах были губернские и уездные Советы, а органами государственного управления — их исполнительные комитеты (исполкомы)

Первые годы советской власти ознаменованы поисками правил организации делопроизводства, отвечавших задачам, кᴏᴛᴏᴩые ставила новая власть.

Были изданы декреты , регламентировавшие порядок законотворческой деятельности (декрет СНК от 30 октября 1917 г. «О порядке утверждения и опубликования законов», декрет СНК от 18 ноября 1918 г. «О времени вступления в силу узаконений и распоряжений правительства») Порядок оформления официальных советских документов был установлен постановлением СНК от 2 марта 1918 г. «О форме бланков государственных учреждений»; порядок использования печатей декретами ВЦИК и СНК от б июля 1922 т. «О порядке пользования печатями с государственным гербом». Постановление Совета Рабочей и Крестьянской Обороны от 8 декабря 1918 г. «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты» было направлено на сокращение потока документов и предписывало заменить переписку переговорами по телефону, деловые бумаги — телефонограммами и установить контроль за всеми распорядительными документами. Всем советским учреждениям вменялось в обязанность исполнять постановления и распоряжения центральной власти точно и беспрекословно. Ту же цель преследовал декрет «Об упрощении делопроизводства и переписки в советских учреждениях», подготовленный в декабре 1918 г. Совещанием по вопросу упрощения делопроизводства в советских учреждениях при Юрисконсультом отделе Наркомата госконтроля.

1920-1930-е годы особый период в развитии советского делопроизводства, так как ϶ᴛᴏ время массового движения, названного научной организацией труда (НОТ) и научной организацией управленческого труда (НОУТ) Движение за НОУТ оказало значительное влияние на формирование и развитие делопроизводства.

В рамках ϶ᴛᴏго движения были открыты научно-исследовательские институты: Таганрогский и Казанский институты научной организации труда. Координация работы по НОТ была возложена на Совет по научной организации труда (Совнот), созданный при коллегии Наркомата Рабоче-Крестьянской инспекции (НКРКИ) в 1923 г.

В ϶ᴛᴏт период были созданы общественные организации, занимавшиеся вопросами управления: Клуб работников административного дела, Объединение работников учета, Ассоциация работников управленческого дела.

Исключая выше сказанное, в рамках движения за НОУТ в каждом крупном учреждении и на предприятии создаются ячейки (бюро, сектора и др.) НОУТ.

Издавались журналы, на страницах кᴏᴛᴏᴩых рассматривались проблемы управления и работы с документами: «Отметим, что техника управления», «Вопросы организации и управления», «Система и организация», «Время», «Организация труда». Издается много литературы по вопросам делопроизводства. Среди них были и фундаментальные теоретические исследования и пособия по делопроизводству для учащихся и практиков.

В 1920-х годах издаются правовые акты, в кᴏᴛᴏᴩых нашли отражение наряду с прочим и вопросы документирования: Конституция СССР 1924 г. уточнила виды документов, издаваемых органами государственной власти и управления, порядок их издания. Декреты ВЦИК СССР установили право национальных республик и областей вести делопроизводство в государственных органах на национальных языках. Документы, направляемые за пределы республики, должны были писаться на двух языках: русском и национальном или только на русском языке.

Важно знать, что большое значение для развития советского делопроизводства имело создание при НКРКИ в 1925 г. акционерного общества — Государственного бюро организационного строительства (Оргстрой)

Главным направлением деятельности Оргстроя была рационализация делопроизводства .

Для внедрения результатов разработок, кᴏᴛᴏᴩыми занимался Оргстрой, требовалось их теоретическое обоснование, основанное на серьезной научной базе.

Таким учреждением стал созданный в 1926 г. при НКРКИ Институт техники управления (ИТУ)

ИТУ теснейшим образом сотрудничал с Оргстроем. Методики и обследования, научно обоснованные методы совершенствования делопроизводства, разработанные ИТУ, Оргстрой применял на практике, внедрял их в деятельность учреждений: метод непосредственных наблюдений, опроса (интервьюирования), актирования, фотографии, самофотографии рабочего дня, хронометража. Все данные методы и в настоящее время применяются при изучении системы делопроизводства, его анализе и разработке предложений по рационализации.

В 1928 г. ИТУ совместно с Центрархивом РСФСР подготовил «Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР». Правила имели большое значение для организации текущего хранения документов в делопроизводстве, а также устанавливали порядок их уничтожения.

В 1931 г. ИТУ разработал проект «Общих правил документации и документооборота», предполагающий введение единых правил делопроизводства в общесоюзном масштабе. Это была первая попытка создания единой системы делопроизводства, так как «Общие правила...» должны были стать нормативной основой разработки инструкций по делопроизводству для каждого советского учреждения и предприятия. Но вследствие ликвидации ИТУ в апреле 1932 г. правила не были доработаны и утверждены. После ликвидации ИТУ в СССР не стало единого центра научной разработки постановки делопроизводства.

В истории делопроизводства начался длительный период ведомственного регулирования работы с официальными документами, в ϶ᴛᴏ время каждое ведомство решало вопросы организации делопроизводства по-ϲʙᴏему.

Значительное влияние на процессы документирования оказала Конституция 1936 г., впервые за годы советской власти законодательно закрепившая иерархию управленческих документов, четко определив, какие виды распорядительных документов должен издавать конкретный орган власти и управления, а также учреждения, организации и предприятия.

В 1943 г. Главное архивное управление СССР предприняло еще одну попытку создать единые нормы в работе с официальными документами . Был подготовлен проект «Инструкции по постановке документальной части и охране документальных материалов в текущем делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий СССР». При этом и в ϶ᴛᴏт раз документ не был утвержден.

В том же году издан первый перечень типовых управленческих документов , установивший сроки их хранения. Перечень стал основой экспертизы ценности документов и в делопроизводстве, и в архиве.

Не стоит забывать, что важной вехой для развития советского делопроизводства явилось решение Правительства СССР 1959 г. о разработке единой государственной системы делопроизводства для учреждений и предприятий страны на базе широкого использования технических средств. Постановлением Совета Министров СССР от 25 июля 1963 г. «О мерах по улучшению архивного дела в СССР» головной организацией по разработке Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) назначается Главное архивное управление при Правительстве СССР (ГАУ СССР) При ГАУ СССР в 1966 г. был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), основной целью кᴏᴛᴏᴩого была разработка ЕГСД.

Важно заметить, что одновременно начинается решение вопроса о подготовке кадров: в ряде средних школ с 1962/63 уч. г. начата подготовка учащихся по специальности «Делопроизводство». В 1964 г. в Московском государственном историко-архивном институте (МГИАИ) был открыт первый в СССР факультет государственного делопроизводства (ФГД), готовящий специалистов с высшим образованием для работы по до- кументационному обеспечению управления.

С ϶ᴛᴏго времени ВНИИДАД разрабатывал нормативно-методическую базу делопроизводства, ФГД (в настоящее время — факультет документоведения РГГУ) готовил специалистов для работы с документами.

Отметим, что тесное сотрудничество МГИАИ и ВНИИДАД дало значительный эффект для развития отечественного делопроизводства уже в 1970 — 1980-е годы. Начались систематические, целенаправленные исследования теоретических и методических проблем документове- дения, находившие воплощение в конкретных прикладных разработках общегосударственного характера.

Не стоит забывать, что важнейшей из них стала Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД), одобренная Комитетом по науке и технике СССР в сентябре 1973 г.
Стоит отметить, что основные положения ЕГСД — ϶ᴛᴏ научно упорядоченный комплекс правил, нормативов, рекомендаций, определивших и регламентировавших организацию делопроизводственных процессов в учреждениях, организациях, предприятиях СССР. Ее главная цель — усовершенствовать на единой основе организацию делопроизводства путем внедрения единых форм и методов работы с документами.
Стоит отметить, что основные положения ЕГСД установили правила документирования управленческой деятельности (кᴏᴛᴏᴩые распространялись только на организационно-распорядительные документы), содержали рекомендации по организации работы с документами, определяли основы организации труда делопроизводственного персонала и механизации делопроизводственных процессов. Впервые за прошедшие десятилетия была создана комплексная система делопроизводства, носившая общегосударственный характер, но, к сожалению, не получившая официального статуса.

В 1988 г. руководство Главархива СССР утвердило ее вторую редакцию, названную Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ) Стоит сказать - положения ЕГСДОУ распространялись на все системы документации, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники и микрографии.

Вторым значительным направлением совершенствования делопроизводства стала унификация и стандартизация состава и правил оформления управленческой документации, активно развивающаяся с 1970-х годов.

Первые ГОСТы на организационно-распорядительную документацию (ОРД) были введены в действие в 1972 г. — ГОСТ 6.38-72 «Система организационно-распорядительной документации.
Стоит отметить, что основные положения» и ГОСТ 6.39-72 «Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец».

В связи с разработкой Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД) данные ГОСТы были в 1978 г. утверждены в новой редакции и в 1990 г. переработаны и объединены в ГОСТ 6.38-90 «Унифицированная система документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарты на ОРД установили состав реквизитов, правила их оформления и расположения, требования к бланкам, к текстам документов и документам, изготавливаемым с помощью печатающих устройств.

Отдельным направлением совершенствования работы с документами стала унификация терминологии, применяемой в делопроизводстве и архивном деле. Толкование терминов стало однозначным вследствие введения ГОСТ 16487-70 «Делопроизводство и архивное дело. Отметим, что термины и определения» (переработан в 1983 и 1998 гг.) Единая терминология позволяет однозначно воспринимать как нормативно-методические документы, так и специальную литературу. Официальные термины используют и при разработке локальных нормативных документов в любой организации.

С 1970-х годов в управление стали внедрять средства вычислительной техники и в ϶ᴛᴏй связи начинается разработка автоматизированных средств управления (АСУ) для решения управленческих и производственных задач. Внедрение АСУ потребовало унификации документов. В середине 1970-х годов были утверждены первые унифицированные системы документации (УСД) УСД представляют собой комплексы взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Материал опубликован на http://сайт

Стоит сказать - полный перечень УСД дан в Общесоюзном классификаторе управленческой документации (ОКУД), изданном в 1983 г.

В состав УСД вошла Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) Стоит заметить, что она включала ГОСТ 6.15.1-75 «Основные положения», установивший назначение и состав УСОРД, требования к формам и текстам документов, правила их утверждения и регистрации; ГОСТ 6.38-75, ГОСТ 6.39-75 , а также Альбом унифицированных форм документов и Методические указания по их применению.

Особое значение ϶ᴛᴏй системы заключается в ее практически повсеместном применении в учреждениях, организациях и на предприятиях.

В 1980-е годы переработана нормативно-методическая база хранения документов в делопроизводстве и архиве. В 1986 г. изданы «Основные правила работы ведомственных архивов», кᴏᴛᴏᴩые содержали правила хранения документов, формирования документов в дела, их экспертизы, учета и комплектования архива. В 1989 г. издан «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств, учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения», кᴏᴛᴏᴩый также явился практическим пособием каждой делопроизводственной службы при организации хранения документов.

В 1980-е годы разрабатывались нормативы времени на делопроизводственные операции. На основе установленных формул трудозатрат можно было рассчитать количественный состав работников делопроизводственной службы.
Стоит отметить, что основанием для ϶ᴛᴏго служили вышедшие в 1988 г. Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию и Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы, разработанные Центральным бюро нормативов по труду Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам.

Делопроизводство в современной России

Развитие делопроизводства в 1970-80-е годы явилось основой для постановки делопроизводства в Российской Федерации.

Этот третий этап истории делопроизводства характеризуется, прежде всего, существенными изменениями в социальной и экономической сферах. С 1990-х годов в России началось активное создание негосударственных организаций (акционерные общества, общества с ограниченной ответственностью, унитарные предприятия и др.) В большей части данных организаций делопроизводство создавалось заново. С начала 1990-х годов в Российской Федерации стала развиваться законодательная и нормативная правовая база , кᴏᴛᴏᴩая установила требования как к документам, так и к работе с ними.

АННОТАЦИЯ

Цель работы:

Выявить основные этапы развития делопроизводства в России.

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………...3

1. ВОЗНИКНОВЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В РОССИИ.................6

2. ПРИКАЗНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО……………………………….8

3. СИСТЕМА КОЛЛЕЖСКОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА……………10

4. СИСТЕМА МИНИСТЕРСКОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА………...11

5.УПРАВЛЕНИЕ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В 1945 – 1990 ГГ……...21

ЗАКЛЮЧЕНИЕ …………………………………………………………..26

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК…………………………………...28

ВВЕДЕНИЕ

Необходимость создания документов возникла одновременно с появлением письменности. Более того, считают, что именно потребность в создании различных документов (соглашений, договоров и т.п.) и повлекла за собой появление письменности как способа изложения информации не только личного, но и государственного значения. Уже в V в. до нашей эры древнеримский плебс требовал введения четких «писанных» законов. Создание зафиксированных на бумаге законов и правил было также главным требованием средневековых восстаний. Когда же появились законы от делопроизводителя требовалось абсолютная точность формулировок и безукоризненное знание формы изложения, иначе документ терял силу.

С развитием письменности документы стали способом общения и передачи информации.

«Создание министерств привело к возникновению огромного бумажного делопроизводства. Отчеты, доклады, циркуляры и распоряжения стали теперь одним из главных средств управления. В результате этого выросли штаты чиновников. Возникла незримая, но достаточно могущественная власть канцелярии и бюрократии, свойственная истории XIX века».

Актуальность этих слов из монографии «Русская история. От Екатерины Великой до Александра II» (авторы И. Заичкин и И. Почкаев) очевидна и свойственна истории делопроизводства XIXи XXвеков.

Новые формы, организация и задачи центральных органов государственного управления были закреплены манифестом 8 сентября 1802 года, которым коллегии были преобразованы в министерства.

В.Ключевский писал в «Курсе русской истории»: «Прежние коллегии подчинены министерствам как их департаменты; главным отличием новых органов центрального управления была их единоличная власть: каждое ведомство управлялось министром вместо прежнего коллегиального присутствия».

XIX в. характеризуется обилием новых видов государственных документов. Многие из старых документов получили новые названия.

Так, законодательные и распорядительные акты органов государственной власти стали оформляться указами, инструкциями, регламентами, протоколами и др.

Возросло количество форм «переписки»: письма, доношения, известия, требования, рапорты, прошения и др. Большое внимание уделялось унификации документов, т. е. были подготовлены инструктивные указания с изложением по пунктам о составлении документов по определенной форме. Для ряда документов, таких, как дипломы, патенты и пр., были созданы генеральные формуляры-образцы, по которым они должны были составляться.

В конце XIX века из-за границы в Россию стали поступать, как мы сейчас их называем, «технические средства»: пишущие машины, множительные аппараты (гектографы, стеклографы, шапирографы), получила развитие стенография.

1. ВОЗНИКНОВЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В РОССИИ

Название «делопроизводство» сохранилось от дореволюционной России. История государственных учреждений в царской России свидетельствует, как шаг за шагом рос государственный аппарат, множилось чиновничество, бюрократия, игравшая важную роль в жизни государства.

В работе чиновников дореволюционной России писание документов, как тогда говорили, и бумаг, работе с ними занимали главное место. Обладая огромной властью, чиновники использовали «бумаги» в качестве орудия укрепления государства помещиков и капиталистов. Царская бюрократия была одной из опор самодержавия, являясь основной государственной машиной управления. Делопроизводство в учреждениях царской России отличалось крайне бюрократическим характером. В учреждениях царила канцелярщина и волокита. Среди чиновников процветало взяточничество. Часто дела рассматривались годами.

Понятие и слово «делопроизводство» возникли в центральных учреждениях Московского государства – приказах – несколько столетий назад (ХV – ХVI в.в.). Тогда под делопроизводством понимали письменное оформление, рассмотрение и решение вопрсов («дел») в приказе. Каждое дело начиналось подачей в приказ челобитной (в ХVIII – ХIХ и начале ХХ в.- прошение). К ней присоединялись различные справки, следственные документы, решение приказа и другие материалы. Все составляли «дело» по данному «производству», иначе – его «делопроизводство». Совокупность дел также называли делопроизводством.

В ХVIII в. правила ведения делопроизводства нашли подробное отражение в законодательстве. Особенно подробно эти правила были сформулированы в Генеральном регламенте (1720г.) Указание Генерального регламента царской бюрократии почитались за непреложный закон. В значительной мере он сохранил свою силу до падения царизма.

Но и Генеральный регламент и последующее законодательство ХIХ и начала ХХ в. под делопроизводством понимали главным образом порядок письменного оформления производства дел, а также переписку. Делопроизводство же, как система документирования самых разнообразных сторон деятельности государственных учреждений, развивалось в нескольких направлениях и было представлено несколькими системами документирования. Так, уже в приказах отчетливо обособляется система документирования административной деятельности, или административное делопроизводство. Управленческая, административная деятельность имеет место в каждом учреждении – большом малом, центральном и местном. Без администрации, которая руководит работой учреждения, оно действовать не может. В силу этого административное производство было самым распространенным. Почти параллельно с административным делопроизводством как самостоятельная развивалась система документирования учета, вначале бухгалтерского, а затем и статистического.

Отдельные системы документирования возникли в области военной, судебной и дипломатической деятельности. Все эти системы документирования носят название специальных. Развитие специальных систем документирования в дальнейшем еще более усилилось. Так, большое значение в царской России приобрела коммерческая («деловая») корреспонденция. Она широко распространена в торговых, промышленных предприятиях и частично проникла в государственные учреждения.

2. ПРИКАЗНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

В конце ХV в. появляются первые приказы – центральные органы государственной власти, ведающие отдельными отраслями княжеского управления, и приказные избы – органы государственного управления на местах. Оформление приказов позволило централизовать управление страной. В деятельности этих органов и зародилась работа с документами, получившая название приказное делопроизводство. Приказы ведали управлением, сбором налогов и судом. С усложнением задач государственного аппарата число приказов росло. Ко времени преобразований, проведенных Петром I, их было более 50.

Представляет интерес и структура самого органа государственной власти – приказа:

СУДЬЯ

ДЬЯКИ

ПОДЪЯЧИЕ

СТАРЫЕ

СРЕДНИЕ РУКИ

МОЛОДШИЕ

Порядок составления документа в приказе был следующий: по указанию дьяка проект документа – «черное письмо» – составлял подьячий «средней руки», дьяк «черным» его, т.е. исправлял, а молодший подьячий «белил», т.е. писал начисто. Беловик сверяли с черновиком, «старый» подьячий «справлял» переписанный документ, удостоверял своей подписью соответствие его исправному черновику. «Справленные» документы подписывали дьяки. Подпись растягивали во всю ширину документа с целью охраны от подлогов. Приказы по праву можно было назвать колыбелью бюрократизма: зачастую документы проходили множество инстанций, подолгу задерживаясь без необходимости у отдельных исполнителей, прежде чем попадали по назначению.

В наследство от приказного делопроизводства получили мы и слово «волокита». Подклеенные в столбцы длинной в среднем 50 – 80 м документы наматывали на палочки в свитки. Ленты при чтении волочились, отсюда родилось и понятие. В аппарате приказного делопроизводства процветали взяточничество, чинопочитание. Не были развиты также делопроизводственные операции, такие как регистрация документов, хранение, контроль за исполнением. И все же именно на этом историческом этапе складывается первая система работы с документами, закладываются основные приемы и методы создания, оформления и обработки их.

Таким образом, в этот период управление не составляло стройной системы и строилось на системе «поручений» - какой-либо круг дел передавался в ведение определенного лица по степени близости и доверия к нему великого князя.

3. СИСТЕМА КОЛЛЕЖСКОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Взамен устаревшей системы приказов в 1717 – 1718 г.г. было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью или сферой управления и подчинялась Сенату. Окончательно структуру коллегий определил Генеральный регламент государственных коллегий, подписанный Петром I 27 февраля 1720 г. В этом документе подробно и обстоятельно раскрываются функции каждого подразделения коллегии. В том числе имеется глава о структуре и функциях канцелярии, а также глава о секретарском чине. К секретарю предъявлялись высокие и строгие требования. Таким образом, Генеральным регламентом государственных коллегий была фактически создана канцелярия и утверждена должность секретаря. 27 февраля 1720 г. можно считать датой рождения секретарской должности на Руси. Кроме секретаря в состав канцелярии входили: регистраторы, актуариусы, архивариусы, конеисты, писцы, фискомы. В Генеральном регламенте четко определены права, обязанности, пределы компетенции и даже режим работы конторских служителей. В период коллежского делопроизводства были заложены основы организации учета и хранения документов, тогда же впервые появилось название «архив». В Генеральном регламенте предписано было иметь два архива – общий для всех коллегий в специальном ведении коллегии иностранных дел и финансовый. Развивая отдельные делопроизводственные операции по работе с документами, коллежское делопроизводство оставило без изменений его бюрократическую сущность.

Таким образом, XVIII в. в развитии делопроизводства характеризовался усилением законодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формированием и закреплением общих административных начал деятельности учреждений, и прежде всего, бюрократического начала.

4. СИСТЕМА МИНИСТЕРСКОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Начало XIX в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства, которая затронула главным образом верхний уровень управления - высшие и центральные учреждения, и вместе с реформами Екатерины II в последней четверти XVIII в. завершила формирование системы центральных и местных учреждений.

Новая система управления - министерская, основанная на принципе единоначалия, зародилась в недрах старой коллежской системы: в коллегиях конца XVIII в. президенты имели более широкие права, чем ранее. Создание министерств с единолично управляющими министрами было необходимо для более гибкой и оперативной системы управления. Коллегиальный принцип принятия решений не был исключен вовсе из новой системы: сначала коллегии ввели в состав вновь созданных министерств; позже при министрах создали советы, имевшие статус коллегиального совещательного органа. Тем не менее, отношение к министрам как к единоличным исполнителям воли царя и определило делопроизводство министерств как исполнительное.

Первыми министерствами, созданными манифестом от 8 сентября 1802 г., были: военно-морских сил, иностранных дел, внутренних дел, коммерции, финансов, народного просвещения, юстиции и на правах министерства - Государственное казначейство. Каждому министру предписывалось создать канцелярию и иметь товарища (помощника). Одновременно с министерствами в 1802 г. учрежден Комитет министров - высшее административное учреждение, действовавшее на коллегиальных началах и рассматривавшее дела, выходящие за рамки компетенции отдельного министра и требующие совместного согласованного решения. Несколько позже - 1 января 1810 г. создан Государственный совет - высшее законосовещательное учреждение. Одновременно с этим проведена реформа Сената, который становится высшей судебной инстанцией, выполняя также функцию надзора за правительственным аппаратом.

Окончательно единоличное министерское начало победило лишь с изданием 28 января 1811 г. «Общего учреждения министерств» - законодательного акта, определившего всю систему министерского устройства, включая их делопроизводство и систему взаимоотношений с другими учреждениями и лицами. В соответствии с этим актом увеличилось число министерств и произошли некоторые изменения в перераспределении дел между ними. Министры назначались самим императором и были ответственны только перед ним. Принцип единоначалия положен в основу всей организации министерств: директора, возглавлявшие департаменты, подчинялись непосредственно министру, начальники отделений - директорам департаментов, столоначальники - начальникам отделений. Совет министра состоял из руководителей основных подразделений и имел значение органа «для рассмотрения дел, требующих по важности их общего соображения». В департаментах роль советов выполняли общие присутствия департаментов. Канцелярия министра по своей структуре была аналогична и действовала на правах департамента; канцелярии департаментов имели более простое внутреннее устройство: они возглавлялись правителем канцелярии и имели штат чиновников - журналиста, экзекутора, казначея, писцов и др., их должностной и количественный состав зависел от объема и содержания дел. Например, если в ведении департаментов находились финансовые средства, в состав канцелярии включались счетные отделения или столы с соответствующим штатом служащих. «Общим учреждением министерств» вводилось единообразие в систему делопроизводства министерств: от создания документов и до их архивного хранения. Особое место уделено порядку «сношений» (переписке) министерств с другими учреждениями.

Содержание «Общего учреждения министерств» свидетельствует о том, что его авторы достаточно четко различали два аспекта делопроизводственной деятельности: формы документов, по которым совершается делопроизводство (для обозначения этой деятельности в XIX в. широко употреблялся самостоятельный термин - письмоводство), и движение документов и дел («порядок течения дел»), понимая вместе с тем, что в практической деятельности канцелярии они тесно взаимодействуют. Основой этого взаимодействия является не что иное, как принятый в учреждении порядок рассмотрения и решения дел, или «производства дел» (используя современную терминологию, - процесс принятия управленческих решений). Дела, направленные в министерство, могли попасть в канцелярию министра или непосредственно в департаменты. В канцелярию министра поступали указы и повеления верховной власти, переписка министра с другими министрами и главноуправляющими, губернаторами и вообще лицами равного звания. Представления от подчиненных органов направлялись министру в случае крайней важности или срочности. На его имя поступали отзывы на его предписания и жалобы на решения департаментов, а также секретные дела. Непосредственно в департаменты поступала переписка с другими учреждениями и лицами, равного положения и подчиненными, представления от подчиненных учреждений, предписания министра и дела из его канцелярии с резолюцией министра. Все поступающие в министерство дела делились на три категории: текущие дела (дела, поступавшие на общих основаниях в соответствии с установленным порядком) - донесения, ведомости, представления, переписка и др.; чрезвычайные дела - для их решения требовалось принятие новых постановлений, или дела по обнаруженным злоупотреблениям; дела, «не терпящие времени», или срочные. Дела чрезвычайные и срочные рассматривались в первую очередь. О поступивших делах министру докладывал директор его канцелярии, директору департамента - правитель дел канцелярии департамента. Эта стадия являлась, по сути, предварительным рассмотрением дела и не влекла за собой никаких решений, но определяла дальнейший ход бумаги в министерстве. Общий порядок движения дел в министерствах строго регламентировался, и редкое дело могло избежать участи пройти весь путь его подготовки и рассмотрения - от отдельного стола в составе того или иного отделения, через директора департамента, а нередко и общего присутствия департамента или объединенного присутствия нескольких департаментов (в случае крайней сложности дела) до министра, а иногда и совета министра, смотря по сложности дела. Это касалось и дел, поступавших на имя министра и решавшихся его властью. Кроме того, первоначально в министерском делопроизводстве преобладал «коллежский» порядок составления документов, при котором рассмотрение каждого вопроса требовало повторения «слово в слово» всех предыдущих документов. Дела при этом достигали огромных размеров. С течением времени (примерно к середине XIX в.) сложился новый порядок изложения дела в форме краткой записки - изложения только самого существа вопроса. Все это превращало документооборот учреждений в сложный иерархически организованный процесс, длительный по времени, учитывая, что основными инструментами канцелярии были перо и бумага, а единственной системой регистрации - журнальная. Автор известного «Руководства к наглядному изучению административного течения бумаг в России» (1856 г.) М.Н. Катков называет 54 делопроизводственных операции при рассмотрении дела в Губернском правлении, 34 - в департаменте министерства, 36 - в Комитете министров.

Документы, создававшиеся в процессе «производства дела» можно разделить на две группы:

Документы, составлявшие внутреннее делопроизводство учреждения (записки, справки, выписки, журналы заседаний, регистрационные журналы, настольные реестры и др.);

Документы, поступавшие в учреждение из других учреждений и отправлявшиеся в другие учреждения, в том числе - «исполнительные бумаги».

Поскольку еще в последней четверти XVIII в. сложилась «иерархия властей и мест», определившая систему «сношений» учреждений различных типов, то министерскому делопроизводству ничего не оставалось, как «вписаться» в эту систему, что и произошло. От вышестоящих учреждений министерства получали: от императора - указы, повеления; от Государственного совета - высочайше утвержденные мнения; от Сената - сенатские указы; от Комитета министров - выписки из журналов заседаний. Министры в вышестоящие инстанции направляли высочайшие доклады (императору), мнения, предложения, представления. С равными учреждениями министерства обменивались посредством отношений, сообщений, официальных писем. Подведомственным местам и лицам направляли предписания министров, от них получали рапорты, донесения, представления. Таким образом, система министерского делопроизводства дополнила сложившуюся еще в конце XVIII в. систему документирования местных учреждений.

Самостоятельную стадию «производства дела» составляла «отправка дел», включавшая регистрацию отправляемых документов в журналах и непосредственно отправку (запечатывание в пакет, надписание адреса и др.). До середины XIX в., когда в России появились почтовые конверты и марки, законом предусматривалось, что все исходящие бумаги должны отправляться в виде пакетов - документ складывался в виде конверта и запечатывался сургучной печатью. Для регистрации документов, направляемых в вышестоящие учреждения и подчиненным местам и лицам, существовали отдельные журналы. Особенность последних состояла в том, что они предусматривали запись сведений (об исполнении отправленной бумаги), которые обязано было сообщать каждое присутственное место особыми рапортами. По существу эти сведения использовались для контроля исполнения документов, поскольку дело не считалось завершенным, пока не было получено рапорта об исполнении или о невозможности исполнить решение по каким-либо причинам. Ревизия дел - проверка ведения дел - по «Общему учреждению министерств» составляла самостоятельный участок делопроизводства. Ревизия дел являлась функцией начальников отделений, директоров департаментов; в губерниях - начальников присутственных мест и самого губернатора. Начальники отделений проверяли исполнение документов по столам и сообщали сведения директору департамента, которому предписывалось каждый месяц проводить проверку исполненных и неисполненных документов по регистрационным журналам и настольным реестрам и представлять об этом ведомости министру. На основе этих ведомостей в конце каждого года в канцелярии составлялась общая ведомость по всем департаментам и канцелярии министерства. Ревизия дел предусматривала проверку порядка хранения документов и дел, правильности составления заголовков дел, сроков рассмотрения дел, причин задержки в рассмотрении дел. Последняя стадия «производства дел» по «Общему учреждению министерств» - отчеты. Законом устанавливалось три вида отчетов:

Отчеты в суммах;

Отчеты в делах;

Отчеты в «видах и предположениях».

Отчеты в суммах являлись финансовыми отчетами, отчеты в делах - отчетами о деятельности, последние отчеты представляли; собой планы работы на следующий год. Отчеты готовились отделениями, каждым по своему направлению, затем обобщались в департаментах. На основе отчетов департаментов директор канцелярии coставлял сводные отчеты по министерству. Серьезные изменения в системе управления, соответствующая перестройка системы документирования деятельности новых учреждений привели к изменениям формы документа. В делопроизводстве министерств появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Бланки печатались типографским способом или писались от руки. В состав реквизитов бланка включается наименование учреждения, наименования структурных подразделений, отражающие место подразделения - автора в структуре учреждения (департамент, отделение, стол). Дата документа также включается в состав реквизитов бланка, как и регистрационный индекс документа. Занимает свое обособленное место заголовок к тексту документа, располагаясь непосредственно под реквизитами бланка (практически также, как и в современных документах). Появляется и ссылка на поступивший документ (прототип современного реквизита «Ссылка на дату и номер входящего документа»), которая не имеет пока унифицированного вида и может выглядеть по-разному: «Ответ на №...» или: «От такого-то» и т.п.

Приобретает устойчивый вид и реквизит «Адресат», появившийся еще в XVIII в. в коллежском делопроизводстве, - это указание должности лица в дательном падеже или наименование присутственного места. Получает определенную форму удостоверение документа: подписи и скрепы на документе включают наименование должности лица, подписавшего или скрепившего документ и его личную подпись.

На протяжении всего XIX и начала XX вв. осуществляется законодательная регламентация делопроизводства высших, центральных и местных учреждений. Благодаря принятой в то время системе кодификации законодательства в Сводах законов Российской империи достаточно легко получить подробные сведения о законодательной регламентации делопроизводства учреждений любого уровня. Своды законов начинают издаваться с 1832 г. Затем, пополняясь новыми узаконениями, переиздаются в 1842, 1857 и последующие годы. Первые два тома Сводов содержат узаконения, касающиеся верховной власти, деятельности высших, центральных и местных (губернских, уездных) учреждений, включая их делопроизводство. Особенностью организации делопроизводства в этот период являлась не только ее четкая законодательная регламентация, но и появление достаточно обширной делопроизводственной литературы, в том числе и работ теоретического характера. Большое значение в этот период имели письмовники - сборники образцов документов. Первые такие сборники появляются уже во второй половине XVIII в., а с конца XVIII - начала XIX вв. начинают издаваться регулярно. Известно более ста таких сборников, изданных до 1917 г.

Цель издания сборников образцов документов - дать полное руководство о порядке производства дел в присутственных местах с описанием «обряда делопроизводства» и приложением форм документов. Предназначались такие сборники самому широкому кругу чиновников и частных лиц, которым приходится обращаться в государственные учреждения. На фоне обширной делопроизводственной литературы этого периода совершенно самостоятельное значение имеют работы Н.В. Варадинова - «Делопроизводство, или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству, к составлению всех правительственных и частных деловых бумаг и к ведению самих дел» (СПб., 1857) и ее переиздания с несколько измененным названием 1873 и 1887 гг.

Делопроизводство Н.В. Варадинов разделял на теоретическое и практическое. В теоретическом значении - это «наука, излагающая правила составления деловых бумаг, актов и самих дел»; практическое делопроизводство - это «общий порядок производства дел в присутственных местах по данным законами формам и по установившимся образам деловых бумаг». К предмету теоретического делопроизводства он отнес: «наружные свойства» деловых бумаг и их «внутренние» свойства.

В разделе о наружных свойствах документов он дает: классификацию деловых бумаг с точки зрения внешней формы:

1)сношения (или отношения);

2)реестры, журналы, протоколы, ведомости, описи, отчеты, книги;

3)официальные письма;

4)записки;

5)выписки;

6) порядок написания текста документа в разного рода деловых бумагах;

7) части деловой бумаги (т.е. формуляр документа): заглавие, особенные пометки, расположение обстоятельств дела, подпись, скрепа, бланковые надписи, «кувертные» надписи;

8) титулы и формулы обращения к разным особам и другие вопросы.

К внутренним свойствам он относит стиль («слог») документов, особенности написания (орфография), принятые в деловых бумагах.

В практическом разделе работы Н.В. Варадинова чрезвычайно ценными являются: предложенная им классификация документов (канцелярские дела и бумаги, сношения присутственных мест и «просительские» дела и бумаги), детальное описание каждой разновидности документа и образцы конкретных документов по каждой разновидности, составляющие более половины его объемного труда.

Несмотря на существенные изменения, которые претерпела система министерского делопроизводства, особенно в начальный период своего становления, к концу XIX в. жизнь требовала более гибких форм делопроизводства и его ускорения. Для быстро меняющихся общественных отношений система министерского делопроизводства продолжала оставаться громоздкой и неповоротливой, несмотря на то, что в последней трети XIX в. сначала в делопроизводстве военного ведомства, а затем и в гражданских министерствах и учреждениях начинают использоваться пишущие машинки. Их появление стало поистине революционным шагом в документировании деятельности учреждений. Оно ускорило все письменные работы канцелярии, позволило одновременно изготавливать несколько копий документов, существенно сократив объем рукописных работ. Более того, машинописный текст приобрел более компактную форму, за счет чего сократился объем документов. Появление телеграфа вызвало к жизни новый вид переписки - телеграммы, которые очень быстро сделались массовыми документами; изобретение телефона привело к появлению телефонограмм - письменной записи переданного по телефону сообщения. В конце XIX - начале XX вв. все большее внимание обращается на систему регистрации, на необходимость ее упрощения за счет ее централизации. Эта идея в корне противоречила идее, заложенной в «Общем учреждении министерств», в соответствии с которым создавалось множество пунктов регистрации документов в учреждении. Большая работа по упрощению делопроизводства велась в отдельных ведомствах, в частности военном, где в 1911 г. «Положением о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве» введена система упрощенного делопроизводства. Положение упрощало технику переписки, сокращало количество служебных документов. Для письменных взаимоотношений чиновников военного ведомства устанавливалось три вида документов - рапорт, предписание, отношение. Регламентировались случаи обмена телеграфными сообщениями, установлены четкие значения надписей, ограничивавших доступ к документам: «секретно», «не подлежит оглашению», «спешно» и др. В положении устанавливался порядок применения пишущих машинок для изготовления документов, гектографов для копирования и других технических приспособлений, ускоряющих делопроизводственную обработку документов. Однако работа по совершенствованию делопроизводства в военном ведомстве из-за начавшейся вскоре Первой мировой войны не была заимствована другими министерствами и ведомствами царской России, а происшедший в 1917 г. социально-политический переворот - сначала Февральская буржуазно-демократическая, затем Октябрьская социалистическая революции привели к полному слому государственного аппарата и созданию нового, который, хотя и усвоил многие старые традиции, но зарождался на принципиально новых основах.

5. УПРАВЛЕНИЕ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В 1945 – 1990-х гг.

Тяжелое состояние разрушенной войной экономики и проблемы восстановления народного хозяйства после окончания войны оттеснили на второй план вопросы документационного обеспечения управления. Повышение интереса к разработке проблем рационализации технологии и техники управления можно отнести к началу 60-х гг.

Утверждение некоторых исследователей относительно качественного повышения уровня разработок в этой области по сравнению с периодом 20-х гг. представляется малодоказательным и справедливо лишь отчасти для исследований по проблемам управления и документационного обеспечения управления, проведенных в 70-х гг. Негативная оценка базируется, прежде всего, на сопоставлении достижений мировой науки и практики по управлению и развитию информационных технологий в этой области. Особенно остро и зримо отставание нашей страны выявилось в 80-90-е гг., когда теоретические разработки в области кибернетики, математических методов управления, информатики и технической элементной базы привели к широкой информатизации общественно-политической и экономической жизни промышленно развитых стран Запада, внедрению в реальную управленческую деятельность новых технологий, к разработке концепции «безбумажного офиса». Это отнюдь не умаляет достижений отечественной науки в области управления, НОТ, документоведения, в разработке комплекса теоретических и прикладных проблем - создание системы стандартов по документации, Единой государственной системы документации (ЕГСД), общесоюзных классификаторов, унифицированных систем документации, совершенствование специальных систем документации, рекомендации НИИ труда по нормированию и оптимизации деятельности управленческих работников.

В июне 1960 г. в Москве состоялось Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата. Принятые решения по своему содержанию во многом совпали с рекомендациями совещания 1941 г. - подтверждена актуальность создания специализированного института с возложением на него задачи разработки Единой системы делопроизводства, сформулировано понятие НОТ и обозначены основные направления исследований. Бесспорно, решения этого совещания активизировали работу ученых и практиков управления. Определенной вехой в развитии вопросов работы с документами стала утвержденная постановлением Совета Министров РСФСР «Примерная инструкция о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР», в которой основной акцент сделан на унификации делопроизводственных работ. В этот период усиливается влияние Главного архивного управления (ГАУ) при Совете Министров СССР. С 1958 г. ГАУ стало правомочно контролировать постановку документальной части делопроизводства учреждений, организаций и предприятий. В 1963 г. ГАУ изданы «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР», которые на протяжении многих лет служили руководством для служб документации и архивов и способствовали упорядочению их деятельности.

На долгом и тернистом пути подготовки Государственной системы документационного обеспечения управления первым юридически важным этапом стало принятие 25 июля 1963 г. постановления Совета Министров СССР «О мерах по улучшению архивного дела в СССР». Главному архивному управлению и ряду государственных комитетов и институтов поручалась разработка ЕГСД. Первым реальным результатом этой работы можно считать подготовку в 1965 г. «Материалов к Единой государственной системе делопроизводства». В 1966 г. в рамках Архивной службы учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому поручалось завершить разработку данного документа. В 1967 г. ВНИИДАД разработал только методическую программу исследований. В 1970 г. создан проект основных положений ЕГСД, в подготовке которого приняли участие НИИтруда, ВНИИоргтехники, Институт государства и права Академии наук СССР, ВНИИстандартизации. После обсуждения и доработки в сентябре 1973 г. «Основные положения ЕГСД» одобрил Госкомитет СМ СССР по науке и технике и рекомендовал их министерствам, ведомствам и организациям для использования, но только как положения, не имеющие официального статуса. Авторы ЕГСД обобщили передовой опыт своего времени и предложили оптимальную технологию выполнения управленческих операций и их документирования. ЕГСД носила комплексный характер, т.е. включала не только вопросы делопроизводства, но и рекомендации по научной организации труда служащих, структуре делопроизводственных служб и их техническому оснащению. Реализация ее положений повысила общую культуру управления и качество принимаемых решений, позволила оптимизировать структуру и штатную численность управленческого аппарата. Однако элементы новых информационных технологий, частично реализовывавшиеся в практике работы ведущих зарубежных фирм, в ЕГСД представлены не были из-за полного отсутствия литературы по этим вопросам и финансирования на их практическое изучение. Этот пробел отчасти восполнен позже созданием новой редакции Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденной начальником Главного архивного управления в 1988 г.

Заметным явлением в истории делопроизводства 70-80-х гг. стало издание ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 и др.), общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.) технико-экономической (а позднее и социальной) информации, унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на эти унифицированные системы. Значение некоторых ГОСТов проявилось в полной мере позднее в 90-х гг. Внедрение указанных материалов в практику управления значительно улучшило оформление документации, рационализировало процедуры поиска, учета и хранения разнообразной информации, подготовило почву для автоматизации управленческих функций. Последний вопрос широко обсуждался научной общественностью страны в связи с планами создания автоматизированных систем управления (АСУ) и проектом подготовки общегосударственной автоматизированной системы сбора и обработки информации для учета, планирования и управления народным хозяйством (ОГАС). Концепцию ОГАС лишь частично удалось реализовать в народном хозяйстве, а унифицированные системы документации не получили достаточной поддержки в средствах научной и массовой информации и остались невостребованными. В 90-е гг. та же печальная участь постигла и концепцию информатизации нашего общества. Но если идеи ОГАС были частично реализованы, то концепция информатизации до настоящего времени окончательно не сформулирована. Отсутствие стройной теории и четкой программы информатизации сдерживают решение прикладных вопросов. В 1993 г. издан Общероссийский классификатор управленческой документации, в который включены наименования форм документов унифицированных систем, адаптированных к современным условиям, и Основные положения по ведению системы классификаторов и УСД. Поскольку в новой редакции ГСДОУ была изменена концепция подхода к определению структуры и штатной численности сотрудников служб документационного обеспечения управления, Государственным комитетом, а позднее Министерством труда выпущены типовые и укрупненные нормативы времени и выработки по подготовке типовых и творческих документов по всем основным этапам их обработки: от сверки текстов и подбора экземпляров до завершения исполнения и оформления дел для архивного хранения.

К сожалению, с начала 1980-х гг. ни одна унифицированная система документации не была издана массовым тиражом, что значительно затрудняет их внедрение. Получившие весьма широкое распространение компьютерные программы подготовки документов имеют, как правило, в своем составе комплекты шаблонов документов, адаптированные на русский язык, и полностью игнорируют отечественные нормативы и традиции в области создания и оформления документов.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

С давних времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы имеем возможность узнать историю своей страны, ее героическое прошлое, особенности быта своего народа, правовые формы и этические нормы взаимоотношений между людьми.

Роль и значение документов велики. Они служат в различных областях человеческой деятельности, поэтому содержание понятия «документ» многозначительно и является предметом изучения многих научных дисциплин. Не нужно доказывать, что знание делопроизводства, умение документально оформить управленческое решение наряду с этикой делового общения для менеджера любого уровня, специалиста стало неотъемлемым признаком профессионализма.

В заключение сформулируем выводы по работе:

1. В России к началу XVII века первым сложилось приказное делопроизводство. Приказами в то время именовались органы государственной власти. Документы имели форму свитка, составлявшего иногда в длину десятки и даже сотни метров.

2. При Петре I было введено коллежское делопроизводство, более прогрессивное по сравнению с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения, ведавшие отдельными отраслями государственного управления. В коллегиях были созданы канцелярии, введена должность секретаря, сложилась журнальная форма регистрации документов.

3. В начале XIX века коллегии были заменены министерствами, коллегиальность в руководстве сменилась единоначалием. Сложилось исполнительное делопроизводство. Появились бланки служебных документов, началось внедрение механизации конторского труда.

4. В годы Советской власти было выработано делопроизводство, характерное для централизованного управления народным хозяйством. В практике делопроизводства был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме и структуре документов. Установлен типовой состав информационных элементов документов. Была предпринята попытка внедрения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). В целях применения средств вычислительной техники в ряде отраслей осуществлялось освоение унифицированных систем документации, позволяющих одновременно использовать их и при традиционных методах обработки документов.

5. В настоящее время сложившаяся система обработки документов развивается с учетом специфики рыночных отношений, механизации и компьютеризации делопроизводства.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1. 1. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция.- Ростов на/Дону: «Феникс», 2001.

2. Басаков М.И. Основы делопроизводства для менеджера.- Ростов на/ Дону: РГЭЛ, 1995.

3. Белов А.Н., Белов А.А. Делопроизводство и документооборот. – М.: ЭКСМО, 2006.

4. Бондырева Т.Н. Секретарское дело. – М.: 1999.

5. Стенюков М.В. Делопроизводство на малом предприятии. Документы по личному составу.- Москва: «Приор», 1999.

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе нее принимаются управленческие решения.

Делопроизводство в Древней Руси (11-15 века) было тесно связано с дипломатическими отношениями и необходимостью оформления правовых документов – договоров с государствами, переписки, купчих грамот и пр. Гос. учреждений не было, документооборота фактически не было, системы делопроизводства не было. В 13-14 веках с увеличением числа документов, начали формироваться традиции составления и хранения документов. Первые хранилища документов – в монастырях.

Впервые делопроизводство стало появляться в России с конца 15 века. Первым центральным органом были приказы (центральные органы гос. власти, ведающие отдельными отраслями княжеского управления) и приказные избы (органы государственного управления на местах). Впервые в этих органах и зародилась работа с документами и формировался свой штат чиновников. В их производстве находились входящая и исходящая документация, которая регистрировалась с проставлением порядкового номера, автора документа, даты. Документы собирались в хронологическом порядке (как и сейчас), склеивались и заверялись дьяком на оборотной стороне. Документы этого периода имели форму свитка, длина которого была значительной. В приказной избе хранилась государственная городская печать, денежные суммы и велось делопроизводство. В период Приказного делопроизводства Царь (=высший орган власти) издавал Указы, Акты, Жалованные Грамоты. Боярская дума издавала Приговоры. На всех документах указывался титул, звания и полномочия, издавших их. С этого периода в наше время перешло слово "волокита".

Глубокое преобразование в аппарате управления проводил Петр 1. В 1717-1718 г. г. им были отменены приказы и приказные избы и введены коллегии, сенат, канцелярии, появилось коллежное делопроизводство, появились впервые должности секретаря, обер-секретаря, а также кабинет секретаря. Петр 1 издал "Генеральный регламент государственных коллегий", регламентирующий деятельность секретарей по ведению делопроизводства. Впервые определен порядок учета и хранения документов. Появилось слово архив.

В 1802 году коллегии заменены министерствами, которыми строго была определена компетенция их руководящих работников (должностные инструкции) с правом подписания каждым работником определенных видов документов. Для переписки стали применять бланки.

1917-1945гг. Первый этап советского делопроизводства. Уменьшаются размеры бумаги и ее сорт для документов. 20-е гг. – разработаны стандарты составления различных видов документов, форматы бланков, а также стандартизировались материалы, применяемые в делопроизводстве (бумага, чернила, ленты для пишущих машинок, и т. д.). 30-е гг. — утверждается термин документ.

1945-1990гг. Второй этап советского делопроизводства. 1965 — создаются основные положения единой гос. системы делопроизводства (ЕГСД). 70-80-е гг. — создаются ГОСТы. Начало 90-х гг. – издание Общероссийского классификатора управленческой документации.

 

Возможно, будет полезно почитать:

• Аббатство - это католический монастырь ;
• Самые распространенные расклады ;
• Быт и обычаи Обычаи и нравы 19 века ;
• К чему снятся жабы и лягушки: мужчине, девушке, женщине, беременной – толкования разных сонников ;
• Основные характеристики марса ;
• Должностная инструкция транспортного экспедитора ;
• Татаро-монгольское иго или история о том, как ложь стала правдой ;
• Журавль толкование сонника ;