Произвольный акт. Образцы актов

Законодательство полностью регламентирует порядок действия руководства, если на предприятии произошел несчастный случай на производстве, в результате которого сотрудникам была причинена производственная травма. Администрация хозяйствующего субъекта должна правильно оформить необходимые документы, в том числе акт о несчастном случае.

Как правильно заполнить акт формы Н-1

Для того чтобы зафиксировать все обстоятельства произошедшего несчастного случая, существует специальный бланк акт формы Н-1. В нем последовательно заполняются все пункты, раскрывая обстоятельства происшествия.

Бланк начинается с блока утверждения документа руководителем. Он там должен поставить свою подпись, дату и при наличии - печать.

Затем в документе записывается порядковый номер. Его наличие важно для правильной регистрации акта в учетных журналах организации.

В пункте 1 проставляются дата и время произошедшего случая. Обязательно указывается сколько полных часов прошло с момента, как пострадавший начал выполнять работу.

В пункте 2 указываются реквизиты фирмы, в которой работал сотрудник. В случае, если он находился в командировке, и несчастный случай произошел в ним там - здесь записывается принимающая сторона.

Пункт 3 заполняется в случае командировки - здесь указывается фактический работодатель пострадавшего.

В пункте 4 нужно перечислить людей, которые образовали комиссию по расследованию несчастного случая. Все они указываются в порядке Фамилия И.О., должность, место работы (при отличии от места происшествия).

Пункт 5 должен содержать полные сведения о пострадавшем - его Ф.И.О., должность, квалификация, общий стаж работы и на текущем предприятии, и другие сведения.

Заполнение пункта 6 является очень важным для проведения расследования, поскольку сюда заносятся даты и характеристики инструктажей, стажировок, обучения по правилам техники безопасности на производстве.

В пункте 7 подробно расписывается место происшествия - место нахождения, его размеры, материал покрытия пола, стен и потолка, расположение и состояние оборудования. Здесь же нужно указать, если ли в помещении какие-либо вредные факторы.

Пункт 8 должен содержать подробное описание несчастного случая, какие обстоятельства его вызвали, где находился пострадавший и свидетели, в каком режиме работало оборудование и т. д.

Кроме этого, он имеет подпункты:

8.1. – вид происшествия;
8.2. – какие пострадавшим были получены травмы согласно медицинскому заключению;
8.3. – был ли сотрудник под действием алкоголя или наркотиков;
8.4. – данные об очевидцах происшествия - их Ф.И.О., должности, контактные данные.

В пункте 9 указываются основная и сопутствующие причины, из-за которых произошло происшествие. Это могут быть нарушения техники безопасности, инструкции по эксплуатации оборудования, положений по охране труда и т. д.

В пункте 10 перечисляются должностные лица, которые в результате проведенного расследования признаны виновными в возникновении данного события.

В пункт 11 нужно внести перечень мероприятий, которые нужно провести на фирме для устранения последствий несчастного случая и предотвращения новых.

Составленный документ подписывают лица, включенные в комиссию по расследованию.

Акт выполненных работ относится к первичной документации бухгалтерского учета, которая заполняется по завершении (выполнении) работ.

Оформление акта проводится на основании ранее подписанного договора, если акт отсутствует – затраты не учитываются при расчете налога на прибыль.

Акт выполненных работ – это документ, в котором зафиксировано то, что назначенные работы завершены частично или в полном объеме. Даты, которые указаны в акте свидетельствуют о том, что работы были проведены в сроки, установленные договором.

По этим датам можно судить о том, нарушены ли сроки выполнения соглашения и, если нарушения присутствуют, предприятие может принять соответствующие меры согласно положениям договора. Перечень проведенных работ в акте подтверждает то, что условия соглашения выполнены в рамках договоренности или имеются нарушения со стороны исполнителя.

Акт выполненных работ называют еще актом приемки-передачи, этот документ оформляется одновременно с договором, так как подписание акта без подписания соглашения считается грубой ошибкой ведения бухгалтерской документации. Акт выполненных работ необходим также в тех случаях, когда работы предприятие осуществляет собственными силами.

В каких ситуациях требуется заполнение акта

Акт выполненных работ заполняется, когда между заказчиком и исполнителем существует соглашение в письменном виде на выполнение работ или предоставление услуг (исключение – финансовые услуги), так как документ считается основанием для оплаты клиентом оказанных услуг. Акт оформляется даже в тех случаях, когда в условиях договора о нем ничего не сказано или текст соглашения составлен некорректно.

Документ необходимо заполнить по специальной форме, а также поставить в обязательном порядке подписи заказчика и исполнителя. При неправильном ведении первичной бухгалтерской документации сотрудники налоговой инспекции накладывают административные взыскания, в том числе доначисление налогов в полном объеме.

В некоторых случаях акт выполненных работ при оказании исполнителем услуг не нужен, например, договор аренды. Для осуществления оплаты по арендным отношениям достаточно составить акт приема-передачи имущества. Согласно письму Министерства финансов Российской Федерации от 9 ноября 2006 года, необходимо оформить также счета и платежные поручения.

Составление акта не требуется и при оказании услуг в сфере мобильной связи. Ведение бухгалтерской документации на данный вид услуг детально регламентируется положениями «Правил оказания услуг подвижной связи», утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 25 мая 2005 года.

Если организация предоставляет услуги на официальном сайте с использованием договора публичной оферты, то в договоре должно быть зафиксировано положение о предоставлении актов выполненных работ на портале в личном кабинете, где заказчик (клиент) сможет распечатать отсканированную копию, поэтому отправлять по почте данный документ не обязательно. Акт должен быть выслан в подобной ситуации только по запросу заказчика, когда ему необходим оригинал документа с печатями.

В договоре желательно прописать условие: если заказчик на протяжении регламентированного промежутка времени не запросил оригинал документа, то он согласен с объемом и качеством проведенных работ, и никаких претензий не имеет.

При таком порядке ведения первичной документации нарушений со стороны бухгалтерии не будет.

Для оформления документации по оказанию строительных услуг используют формы КС-3 и КС-2, на основании которых составляются в произвольном порядке акты на виды услуг, которые не относятся к сфере строительства (отдельная форма на эти виды услуг законодательством не предусмотрена):

Форма КС-2 используется при осуществлении строительно-монтажных работ.
Форма КС-3 используется в качестве справки при подсчете стоимости услуг и затрат по строительным услугам.

Акт выполненных работ в обязательном порядке должен включать следующие пункты:

Дата составления акта и порядковый номер.
Номер договора, к которому относится акт.
Номер счета, соответствующий выполненному объему работ и предоставленный заказчику.
Сроки осуществления работ.
Единицы измерения услуг (работ).
Стоимость проведенных работ с учетом НДС.
Объем выполненной работы (оформляется в виде перечня или таблицы).
Названия организаций заказчика и исполнителя.
Печати компаний и подписи представителей сторон.

При заполнении формы акта следует руководствоваться такими правилами:

В графе «Исполнитель» необходимо указать данные той стороны, которая предоставляет услуги: наименование (сокращенное или полное) согласно учредительным документам, юридический адрес исполнителя (город, почтовый индекс, улица, дом).
В строке «Заказчик» должны быть указаны данные стороны, потребляющей услуги (аналогично графе «Исполнитель»).
Таблица в бланке акта выполненных работ заполняется аналогично накладной, только вместо товаров указывается перечень проведенных услуг.
В строку «№» следует внести порядковые номера оказанных услуг.
В графу «Наименование работы (услуги)» вносятся наименования всех услуг и работ, которые соответствуют порядковым номерам.
В графу «Ед. изм.» вписывается номенклатура (шт., час).
В строку «Количество» заносится объем проведенных работ или предоставленных услуг в соответствующих единицах измерения.
В графу «Цена» вписывается цена в рублях за единицу осуществленной работы или оказанной услуги.
В графу «Сумма» вписывается стоимость осуществленной работы или предоставленной услуги (то есть результат перемножения соответствующих ячеек строк «Количество» и «Цена»). При этом сумма чисел во всех ячейках графы «Сумма» вписывается в «Итого», после этого указывается НДС от общей стоимости всех услуг или работ и сумма всех услуг или работ с учетом НДС. Но если исполнитель работает без НДС, то в графу «В том числе НДС» вписывается: «Без НДС».
В строке «Всего предоставлено услуг на сумму» пишется сумма из графы «Всего», прописью. Если эта сумма – целое числе (то есть без копеек), то там, где копейки вписывается «ноль».
В строку «В т.ч. НДС» прописью вписывается сумма из графы «Без налога (НДС)».

Акт выполненных работ следует составить в двух экземплярах. Один экземпляр передается клиенту, второй – исполнителю.

Заказчик может оспорить информацию в акте и отказаться от его подписания. Все замечания по качеству услуг и срокам исполнения должны быть зафиксированы в акте. В таком случае исполнитель должен устранить все имеющиеся недостатки в регламентированный срок, после чего составляется новый акт.

Если же одна из сторон повторно отказывается подписывать акт или же замечания не найдены (незаконны), то в акте фиксируется факт отказа и документ подписывает только вторая сторона. После чего в судебном порядке принимается решение о необоснованности или правомерности отказа и оплата работ осуществляется на основании судебного решения.

Однако до того момента, пока клиент не подаст на исполнителя исковое заявление в суд, односторонний акт считается действительным и воспринимается как полноценная приемка и сдача работ. После подписания одностороннего документа исполнитель должен оплатить НДС независимо от того, будет ли он требовать уплату долга клиентом или нет.

Формы КС-2 и КС-3 заполняют на основе информации, внесенной в «Журнал учета выполненных работ» (составляется по форме КС-6 а). Если при строительстве использовались материалы заказчика, то исполнитель по окончании работ должен отчитаться перед заказчиком об использовании материалов в поставленном объеме и по назначению, согласно нормам расхода, а остатки должны быть сданы. В подобном случае повышение стоимости услуг нельзя оформить за счет использования материалов. В стоимость монтажно-строительных услуг включают расценки, которые предусмотрены сметой и договором, и затраты, не входящие в ставки тарифа (единичные расценки). К таким затратам относят:

Расходы на эксплуатацию техники.
Тарифы.
Расходы на заработную плату.
Сезонное удорожание.
Надбавки за сложные условия работы.

Удорожание материалов включают в затраты только при использовании комплектующих, которые были куплены за счет исполнителя. Если исполнитель проводит работы по ремонту и реконструкции, то следует оформлять также отдельный акт (по форме ОС-3), который заполняет специальная комиссия, ответственная за сдачу и прием таких объектов.

При этом расходы на модернизацию и ремонт конструкций относят к первоначальной стоимости здания, а документ подписывается в двустороннем порядке. Также в документе ОС-3 содержатся все затраты, которые связаны с выполнением работ. Если после оформления акта ОС-3 и сдачи объекта были замечены скрытые дефекты, то исполнитель должен устранить их в установленный заказчиком срок.

За нарушение исполнителем сроков сдачи объекта клиент вправе потребовать уплату пени, если подобная санкция прописана в условиях договора.

В нашей статье пойдёт речь об актах. Читатели ознакомятся ближе с этими документами, с их назначением. Они узнают, как правильно Их вниманию предлагаются также образцы заполнения основных деловых бумаг.

Исторические факты

Термин "акт" произошёл от латинского словосочетания actum est, которое переводится, как "совершенно". Оно использовалось в документах Древнего Рима и средневековой Европы.

В русском языке термин появился в XVIII веке. В это время актами считались документы (деловые, законодательные), которые отличались от повествовательных источников. Понятие акта, как договорного документа, образовалось в начале XX века.

Назначение

В каждой организации может возникнуть потребность в фиксации определённых событий, фактов, которые устанавливают реальное положение дел. Эту цель преследуют при оформлении актов, которые имеют определённое значение в работе любого учреждения.

Другими словами, акты предназначены документировать различные ситуации для придания им официальности. Они содержат информацию о выполнении разных мероприятий, заданий, поручений. Акты относятся к справочно-аналитическим деловым бумагам.

Существует большое разнообразие материалов: Акты выполненных работ (оказанных услуг), Акты осмотра, Акты приёма-передачи документов, Акты проверки, Акты технической документации (образцы документов рассматриваются ниже).

Составляются эти деловые бумаги несколькими должностными лицами или комиссией. Формы некоторых актов установлены законодательством, для иных существуют строгие правила заполнения, которые требуется соблюдать при составлении всех материалов. Часть актов оформляется в произвольной форме, но для большинства существуют определённые бланки. Как правильно составлять акт?

Общие правила оформления

Для того чтобы оформить документ, рекомендуем пользоваться образцами. Акты отличаются назначением документа. Однако единые требования заполнения всё же существуют. Их требуется придерживаться при оформлении любого материала. Общие правила заполнения актов:

В оформлении деловых бумаг часто участвует несколько уполномоченных лиц, составляются комиссии из определённого количества человек. Это очень удобно при проведении мероприятий инвентаризации,
Акты оформляются на определённых бланках с обязательным перечнем реквизитов (образец для удобства приводится ниже).
Следует указать название документа.
Требуется указать дату, регистрационный номер, место составления.
В каждом документе даётся основание для заключения документа.
В каждой деловой бумаге перечисляются члены комиссии, её председатель, указываются все необходимые персональные данные.
Материал в документе должен быть разбит на пункты или абзацы. Должны приводиться таблицы. Текст должен завершаться выводами и предложениями.
Документ заключается в нескольких экземплярах, согласно числу заинтересованных сторон.
Деловая бумага подписывается всеми присутствующими лицами в определённой последовательности.
С документом должны ознакомиться все лица, организации, чью деятельность документ затрагивает.
Некоторые деловые бумаги должны быть утверждены руководителем организации, что закреплено нормативным законодательством РФ.

Акт выполненных работ (оказанных услуг)

Деловая бумага заключается между юридическими и физическими лицами на основании проведения работ или оказания услуг. Она подтверждает их приём заказчиком и служит основанием для оплаты.

Материал должен быть оформлен на определённом бланке и соответствовать требованиям ст. №402 ФЗ РФ, которых немного. Оформить деловую бумагу несложно. Как правильно составлять услуг)"? В материалах должны присутствовать реквизиты:

название организации;
точное наименование документов;
реквизиты заказчиков и исполнителей;
точное описание работ, услуг с указанием их стоимости;
перечисление всех присутствующих лиц с указанием необходимых реквизитов;
печати, подписи всех вышеуказанных лиц, указание персональных данных, что требуется для идентификации личности.

Акт осмотра

Целью этого документа является оценка состояния недвижимости, описание всех повреждений и дефектов. Заключается он в таких случаях: при продаже недвижимости, при сдаче в аренду, при подсчёте нанесённого ущерба и т. д. Оформляется материал на определённом бланке (образец рассматривается ниже). Как правильно составлять "Акт осмотра"? Документы должны включать реквизиты:

название организаций;
наименование документов;
дата, номер, место составления;
тип недвижимости;
причина проведения осмотра;
точные адреса;
общие данные о недвижимости;
общая характеристика недвижимости, дефекты, повреждения;
стороны договора, члены комиссии, свидетели;
подписи всех присутствующих лиц, печати.

Акт приёма-передачи документов

Деловая бумага подтверждает факт передачи в организации определённых документов от одного юридического лица другому. Заключается он при увольнении, в случае перевода и т. д. Оформляется материал на определённых бланках в нескольких экземплярах. Как правильно составлять "Акт приёма-передачи документов"? В деловые бумаги входят реквизиты:

название организаций;
наименование документов;
дата, номер, место составления;
количество экземпляров, тип;
реквизиты юридических лиц;
подписи, печати.

Акт проверки

Итоговым документом проверочных мероприятий считается "Акт проверки". Он имеет строго установленную форму, порядок заполнения. Формы актов проверок рассматриваются в Ст. № 294 ФЗ РФ. Оспаривается документ посредством административного иска. Как правильно составлять "Акт проверки"?

Заключается документ специальной комиссией. Может потребоваться гриф утверждения руководителя организации. Основанием для проведения проверки служат распорядительные акты. Основные реквизиты при составлении деловых бумаг следующие:

название организации;
наименование документов;
дата, номер, место составления;
члены комиссии, их персональные данные;
документы, которые послужили основанием для проверки;
выводы и предложения комиссии;
подписи и печати.

Акт приёма-передачи

Деловые бумаги заключаются между физическими и юридическими лицами. Это документы, которые оформляются для решения количественных, ценовых, качественных задач. Составляются документы в произвольной форме в нескольких экземплярах. Однако при заполнении деловых документов имеются некоторые требования. Как правильно составлять "Акт приёма-передачи документов"? Существуют реквизиты, обязательные для заполнения материалов:

название организаций;
наименование документов;
дата, номер, место составления;
персональные сведения о представителях организаций;
основания, связанные с подписанием документа.

Акт технической комиссии

Результаты выполнения некоторых мероприятий, обследований, осмотров завершаются составлением итоговых документов. Одним из них считается "Акт технической комиссии". Он заполняется с целью урегулирования всех спорных вопросов.

Составляется материал на определённом бланке в нескольких экземплярах. Как правильно составлять "Акт технической комиссии"? Деловые бумаги должны включать реквизиты:

название организаций;
наименование документов;
реквизиты заказчиков;
дата, номер, место составления;
перечень работ или услуг;
список членов комиссии по приёмке работ, их персональные данные или реквизиты;
основания, согласно которым работы или услуги выполнялись;
этапы работ;
затраченные средства;
заключения комиссии, в которых выполняется оценка выполненных работ, приводятся замечания, подводятся итоги мероприятия;
выводы и предложения;
подписи членов комиссии, печати.

Акт сверки взаиморасчетов является одним из первичных бухгалтерских документов. Он предназначен для того, чтобы отмечать статус взаиморасчетов между партнерами на определенную дату. Чтобы избежать ошибок и недоразумений, нужно знать, как сделать акт сверки взаимных расчетов правильным и актуальным.

Когда требуется составление акта?

Периодическое заполнение акта сверки, имеет место между постоянно сотрудничающими субъектами. В качестве партнеров могут выступать поставщик и получатель товара, налогоплательщик и государственный фонд, два подразделения крупной корпорации и пр.

Основаниями для этого, помимо длительного взаимодействия, служат:

возможность рассчитываться за товары и услуги в будущем;
необходимость ориентироваться в большом количестве наименований;
работа с дорогостоящими изделиями;
проведение инвентаризации по части расчетов;
необходимость предъявления состояния расчетов начальству или государственным органам.

Каковы оптимальные сроки?

Акт сверки взаиморасчетов, по согласованию сторон, может быть разработанным на месяц, полугодие, год и даже более длительный период. Четкие сроки не регламентируются. Однако, при любом раскладе, в акт должны быть включены все операции, которые имели место за выбранный период. Большинство компаний оформляют акты ежемесячно.

В некоторых случаях требуется составление двух отдельных документов между одними и теми же партнерами. Такое возможно и даже желательно, когда сотрудничество имеет неоднородный характер: например, фирма А является поставщиком для фирмы Б по одним товарам, и покупателем – по другим. В таком случае периодичность оформления актов по разным направлениям может различаться.

Для соблюдения актуальности актов, их необходимо начинать заполнять с начала совместной деятельности, а в дальнейшем – сразу после подписания очередного акта.

Как заполнять акт сверки?

Единых требований относительно того, как формируется правильный акт сверки, не существует. Тем не менее, есть несколько принципов, как заполнять акт сверки:

Документ должен иметь название и дату оформления, а также наименования обоих сторон.
В документе должны быть указаны должностные лица, чьи подписи ставятся внизу акта сверки.
Все данные должны быть строго распределены по договорам.

Кроме того, желательным является соблюдение бухгалтером основных требований, применимых к первичным документам в целом. Обычно акт составляют в форме упорядоченного в хронологическом порядке перечня документов. Вместо этого можно указывать характер действия (приобретение товара, перечисление денег, продажа имущества).

Образец правильного акта сверки приведен на рисунке:

Как правильно проводить сверки?

Расчеты с постоянными деловыми партнерами осуществляются по одному артикулу – контракту, наименованию товара или услуги, отдельной поставке и т. д. Во избежание двойной работы сверку можно организовать в период инвентаризации, которая проводится раз в год.

Если в кредиторской либо дебиторской задолженности были замечены какие-либо расхождения, необходимо сразу оформить акт и направить его своему контрагенту с соответствующим уведомлением. Случается, что давняя задолженность не может быть погашена контрагентом ввиду того, что он стал банкротом, и тогда сумма долга учитывается в статье расходов. Чтобы избежать подобных неприятностей, сверки нужно проводить как можно чаще.

Что делать после того, как акт составлен?

Даже с учетом того, что составлением документа занимаются бухгалтеры, форма акта сверки предполагает наличие в ней подписи управляющего. Поэтому, прежде всего, необходимо предъявить документ директору на подпись.

Затем представитель фирмы, составившей акт, отправляет два экземпляра фирме-партнеру лично или посредством почтовых служб. Контрагент, в свою очередь, знакомится с документом, подписывает оба экземпляра, а после отправляет один из них обратно.

Имеет ли акт юридическую силу?

Действительным с точки зрения закона является оригинал правильного акта сверки, на котором стоят подписи и печати директоров обоих компаний.

За партнером остается право отказаться от подписи акта, и тогда юридической силы документ не будет иметь. Отказ от подтверждения акта партнером в большинстве случаев означает нежелание признавать наличие собственной задолженности.

Чтобы избежать таких ситуаций, порядок проведения сверки взаиморасчетов и подписания актов должен быть закреплен в договоре. На случай его нарушения нужно предусмотреть санкции. Иных легальных методов заставить контрагента оставить подпись не существует.

По мнению судей, акт не является достаточным доказательством задолженности, однако выступает хорошим дополнительным артефактом при наличии первичных документов, непосредственно касающихся долга. Кроме того, при помощи акта срок исковой давности может быть увеличен, т.к. он начинает отсчитываться не со дня заключения спорной сделки, а со дня подписания последнего из актов сверки.

Таким образом, акт сверки – это не просто формальный документ, это реальный инструмент правового воздействия на деловых партнеров.

Возможно, будет полезно почитать: