Путевой лист легкового автомобиля форма 3. Периодичность оформления путевых листов

Правила заполнения путевых листов в 2018 году изменились. В 2017 году в порядок оформления документа вносились изменения, в результате которых были добавлены новые реквизиты.

Таким образом, если организация применяет в своей деятельности унифицированные формы этих документов, то ей нужно будет внести соответствующие корректировки в бланк путевого листа 2019 года.

Все подробности о видах путевых листов, внесенных изменениях и о порядке заполнения документа, читайте в этой публикации. В нижней части страницы можно скачать бланк путевого листа легкового автомобиля 2019 года и образец заполнения.

Необходимость путевых листов

Индивидуальным предпринимателям и организациям путевые листы необходимы для следующих целей:

учета расходов топлива (бензина) и ГСМ;
учета общих затрат на транспортные средства;
начисления амортизации на транспортные средства;
организации (контроля) движения автотранспорта;
расчета зарплаты водителям.

Вне зависимости от того, находится ли транспортное средство в аренде или в собственности компании, на него необходимо оформить путевой лист, относящийся к первичной документации.

Виды путевых листов

Бланки путевого листа отличаются в зависимости от видов используемого для перевозок транспорта. Формы документа различны порядком заполнения и содержанием.

Предлагаем вам ознакомиться с унифицированными формами документа в виде таблицы, при помощи которой вы сможете определиться с наиболее подходящей формой документа для вашего предприятия:

Название формы	Дата утверждения		Назначение	Особенности
**Путевые листы легковых автомобилей в 2019 году**
ОКУД 0345001 Форма 3			Обоснование расходов на топливо и ГСМ
Форма ПЛ-1 «Путевой лист легкового автомобиля индивидуального предпринимателя»	Приказ Минтранса РФ от 30.06.2000 №68 (редакция22.09.2003)		Предназначена для ИП	Может применяться в добровольном порядке
ОКУД 6002208 Форма 16 «Путевой лист легкового автомобиля»			Обоснование расходов на топливо и ГСМ в первичном учете
ОКУД 6002209 Форма 16а	Приказ Министра обороны РФ от 28.03.2008 №139		Применяется с целью учета работы ТС	Применяется военными структурами
ОКУД 0345003 Форма 4 «Путевой лист легкового такси»	Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78		Используется как первичный документ организациями, имеющими таксопарк для начисления заработка водителям такси	Выдается диспетчером ежедневно под роспись водителя
**Путевые листы грузовых автомобилей 2019 года и специальных автомобилей**
ОКУД 0345002 Форма 3 спец «Путевой лист специального автомобиля»	Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78		Для работы специального автомобиля (например, автокраны, уборочные машины и т. д.), и правильного начисления зарплаты водителю ТС	Составляется на 1 день (смену) на выполнение задания у 1-2 заказчиков
Форма 4-М	Инструкция Минфина СССР №156 от 30.11.1983		Для перевозки разных грузов в междугороднем формате (в течение долгого периода времени)	В путевом листе есть отрывной талон для заказчика груза
ОКУД 0345004 Форма 4-С «Путевой лист грузового автомобиля»	Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78		Позволяет вести всесторонний учет перевозки грузов (товаров) таким видом транспорта и предназначается для сдельных перевозок	Составляется на 1 день и имеет отрывную часть (талон)
ОКУД 0345005 Форма 4-С «Путевой лист грузового автомобиля»	Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78		Используется при оплате работы грузового автомобиля по повременному тарифу	Нужно прикладывать товарно-транспортные накладные, если перевозятся материальные ценности
Форма ПГ-1 «Путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя»			Предназначена для ИП в качестве основания для начисления зарплаты водителю и перевозки груза, а также для расчетов с заказчиками за транспортируемые грузы и для списания затрат на топливо и ГСМ	Составляется на срок от 1 дня
Форма 412-АПК «Путевой лист трактора»	Приказ Минсельхоза РФ от 16.05.2003 №750		Применяется для учета работ, выполненных трактористами на транспортных работах	Не допускается выпуск трактора на транспортные работы из гаража без наличия путевого листа
*Путевые листы для автобусов*
ОКУД 0345006 Форма 6 «Путевой лист автобуса»	Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78	Первичный документ учета работы автобуса как на городских маршрутах, так и в пригороде. Документ является базой для начисления зарплаты водителю автобуса.			В документе указывают общие сведения об автобусе, расходе топлива и о задании, которое было получено водителем.
Форма ПА-1 «Путевой лист автобуса индивидуального предпринимателя»	Приказ Минтранса РФ от 30.06.2000 №68 (редакция от 22.09.2003)	Первичный документ учета работы автобуса ИП. Документ является базой для начисления зарплаты водителю автобуса.			ПА-1 уже не является обязательной к применению, допускается разработка собственных форм документа индивидуальным предпринимателем
ОКУД 0345007 Форма 6 спец «Путевой лист автобуса необщего пользования»	Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78	Применяется для автобусов необщего пользования (например, для доставки сотрудников на работу или в целях других нерегулярных перевозок)			В путевом листе есть отрывной талон для заказчика

Кроме путевых листов в документообороте организаций и ИП, использующих автотранспорт или оказывающих услуги грузоперевозок, должны присутствовать такие учетные документы как:

1. Журнал регистрации путевых листов ИП (форма документа утверждена Приказом Минтранса РФ от 30.06.2000 № 68 (в редакции от 22.09.2003)).
2. Товарно-транспортные накладные (по форме Т-1, которая утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78).
3. Журнал учета движения путевых листов (по форме 8, которая утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78).

Руководитель организации должен издать приказ о назначении ответственного за оформление путевых листов и ведение Журнала регистрации путевых листов. Журнал заполняется в хронологическом порядке.

Когда вы определились, какой именно бланк путевого листа следует использовать для нужд предприятия, не забудьте утвердить этот документ в учетной политике. Это необходимо сделать и в том случае если вы переходите на применение другой формы путевого листа.

Отметим, что организация или ИП имеют право применять собственно разработанные формы документа, но при этом важно, чтобы в нем присутствовали все обязательные реквизиты, установленные российским законодательством.

Бланк путевого листа 2019 года: обязательные реквизиты

Приказом №17 от 18.01.2017 и Приказом №476 от 07.11.2017 года Министерство транспорта внесло изменения в реквизиты путевого листа. Теперь документ должен содержать 14 обязательных реквизитов, а именно:

1. Название - ПУТЕВОЙ ЛИСТ.

2. Номер документа.

3. Период действия.

4. Сведения о владельце транспортного средства.

5. Тип и модель транспортного средства.

6. Государственный регистрационный знак автомобиля.

7. При выезде из гаража (заезде в гараж) указывают показания одометра.

8. Время часы, минуты и дата выезда и заезда в гараж.

9. Подпись, также фамилия, имя и отчество работника, который указывает дату, время и показания одометра в путевом листе.

10. Фамилия, имя и отчество водителя транспортного средства.

11. Время и дата медицинского осмотра водителя автомобиля перед и после рейса.

12. Фамилия, имя и отчество медицинского работника, который проводил медосмотр, его подпись и штамп.

13. Отметка об осмотре технического состояния транспортного средства с указанием времени и даты.

14. Фамилия, имя и отчество, а также подпись контролера технического состояния автомобиля.

Если вы применяете форму путевого листа, разработанную самостоятельно, то обязательно проверьте наличие всех реквизитов в документе, которые требуются в 2019 году.

Правила заполнения путевого листа в 2018 году с учетом изменений

Документ оформляется в единственном экземпляре. Путевой лист выдается на руки водителю (под роспись). Затем он должен быть возвращен должностному лицу под роспись, после чего документ считается закрытым. Далее путевка поступает в бухгалтерию.

Отметка механика проверке транспортного средства перед выездом

В связи с изменениями, внесенными в порядок оформления путевого листа, в 2019 году организации должны включать в документ отчет механика о проверке транспортного средства перед выездом. Норма касается не только легковых, но и грузовых автомобилей.

В путевом листе должна стоять пометка механика или мастера о проверке автомобиля. Осмотр транспортного средства перед рейсом должен осуществляться специалистом, имеющим аттестацию в транспортной инспекции.

Отметка механика может быть следующего содержания:

«Автомобиль технически исправен. Выезд разрешен».
Или «Прошел предрейсовый контроль технического состояния».

Какой вид будет иметь отметка в путевом листе - компания должна решить самостоятельно. Допускается вариант пометки по аналогии с отметкой медика в виде штампа. Самое главное - чтобы она включала время и дату проведения проверки, а также ФИО специалиста, проводившего техосмотр и его подпись.

Отметки медика и механика в путевом листе действуют в течение времени рейса.

Если у организации нет механика, то техосмотр транспортного средства можно пройти в сертифицированном техническом центре и получить необходимую отметку от специалиста.

Печать теперь ставить необязательно

В соответствии с изменениями в отношении оформления путевого листа в 2019 году, печать на документе не является обязательным реквизитом. Об этом говорится в пункте 1 приказа Министерства транспорта №17 от 18 января 2017 года.

Таким образом, если не поставить печать на документе, то это не будет считаться ошибкой. К тому же многие организации вправе работать без печати. В любом случае даже при отсутствии печати, документ будет считаться действительным при включении в путевой лист всех необходимых по законодательству реквизитов (№ 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06 декабря 2011 года, статья 9).

Указание точной даты и времени в путевом листе

Начиная с 15 декабря 2017 года, в соответствии с приказом Минтранса № 476 от 07 ноября 2017 года, в путевой лист в состав данных об автомобиле нужно включить:

дату предрейсового контроля транспортного средства - число, месяц и год;
точное время - часы и минуты.

Контроль обязаны проходить организации, которые занимаются транспортировкой грузов или пассажиров.

Дополнительные данные об организациях и индивидуальных предпринимателях

В 2019 году организации и ИП должны будут указывать в путевом листе некоторые дополнительные сведения о себе, а именно:

для организаций - ОГРН;
для ИП - ОГРИП.

До этого такие данные не включались в документ.

Путевку можно выписать на такие периоды:

на один рабочий день;
на один месяц;
на один рейс.

Путевой лист оформляют диспетчеры или работники, которые ответственны за выпуск в рейс автомобилей.

Хранение и ответственность

Закрытые путевые листы следует не менее пяти лет (на основании Приказа Минтранса РФ №152 от 18.09. 2008 года). Ответственность за хранение документа несет:

руководитель фирмы;
должностные лица (отвечающие за эксплуатацию автомобиля).

Проверкой путевых листов могут заняться:

ГИБДД;

При отсутствии путевого листа может быть наложен штраф по статье 12.13 КоАП: по 200 рублей за каждый неоформленный путевой лист.

очень часто становятся объектами проверки не только со стороны налоговых органов, но и внутренних ревизоров и аудиторов. Ведь на их основании бухгалтер производит списание затрат на поездки сотрудников компании, на топливо, ремонт и запасные части, а также начисляет заработную плату водителя и компенсационные выплаты, если сотрудник использует свой автомобиль в процессе работы.

При оформлении данных документов нужно помнить, что для легковых и грузовых автомобилей предусмотрены разные формы путевых листов . Они были утверждены Минтрансом России в соответствующем Приказе. В 2017 году приказ претерпел очередные изменения, результатом которых стало внесение новых реквизитов в рассматриваемый бланк.

Стоит отметить, что компании могут, но не обязаны использовать утвержденные формы документов. Об этом должно быть сказано в утвержденной организации. Компаниям законодательство позволяет самостоятельно разрабатывать бланки.

Единственным условием при этом является наличие обязательной информации , а именно:

название документа;
порядковый номер;
информация о периоде, на который выписан путевой лист;
информация о владельце автомобиля;
данные автомобиля, т.е. его тип и модель, государственный номер;
информация о километраже на начало и конец рабочего дня;
дата и время, в которое автомобиль покинул стоянку и в которое вернулся;
личная подпись и ее расшифровка сотрудника, контролирующего километраж автомобиля и время его работы;
сведения о водителе;
отметка медика об осмотре водителя;
отметка о том, что автомобиль перед началом работы прошел технический контроль, с указанием даты и времени проведения такой проверки;
личная подпись и ее расшифровка сотрудника, выпускающего автомобиль на выезд.

Новые обязательные реквизиты

О том, что механик должен контролировать техническое состояние автомобиля перед каждым рейсом, было указано Минтрансом России еще в 2014 году. Однако необходимого реквизита в путевом листе не было, что позволяло организациям безнаказанно игнорировать данное требование . Теперь же данный реквизит стал одним из обязательных.

С 2018 года нужно указывать точную информацию о владельце ТС. Юридические лица теперь указывают ОГРН, ИП — ОГРИП. Печать и штамп в заголовочной части — больше не обязательные реквизиты.

Унифицированные бланки уже разработаны и утверждены. Компании же, которые их не используют, должны доработать свои документы на предмет соответствия новым требованиям.

Постоянные споры ведутся по поводу того, какие же компании должны соблюдать требования Минтранса – транспортные или же все организации, у которых есть автомобили. Мнение министерства однозначно. Его требования распространяются абсолютно на все юридические лица и индивидуальных предпринимателей, даже если автомобиль используется руководством только для управленческих нужд.

Если компания не соблюдает данное требование, то ей грозит административный штраф в сумме 30 000 руб. , а также расходы на топливо могут быть исключены из налогооблагаемой базы при расчете налога на прибыль.

Сотрудник, которому поручено проведение контроля над техническим состоянием автомобиля перед началом его работы, должен иметь соответствующую аттестацию. Как правило, он является механиком или водителем. Если в компании нет такой должности, то поставить нужную отметку можно в сервисном центре, с которым придется заключить договор на обслуживание имеющегося автопарка.

Специальную подготовку может пройти, например, и сам индивидуальный предприниматель, если его деятельность связана с перевозками.

Если при проведении предрейсового контроля была обнаружена поломка, то отметку в путевом листе ставить не нужно, а автомобиль к выезду не допускается.

Согласно действующим правилам, путевой лист должен выписываться на каждое выезжающее транспортное средство, даже если это автопогрузчик и работает он в пределах склада. Название бланка должно содержать тип автомобиля. Имеется в виду легковой автомобиль или грузовой.

Кроме формы используемого путевого листа в учетной политике должно быть указано, каким образом производится присвоение номеров бланкам . Связано это с тем, что законодательство требует вести учет выдачи путевок в специализированном , где в течение года должна соблюдаться сквозная нумерация. Однако, при наличии в компании нескольких типов транспортных средств допускается нумерация листов для легковых автомобилей обособленно от грузовых.

Период, на который выдается рассматриваемый бланк, зависит от деятельности компании . Если это транспортная компания, то она выдает его сроком на один рабочий день . Исключение составляют командировки. В этом случае путевой лист действует на весь период служебной поездки .

Для всех остальных фирм жестких ограничений нет. Они также могут оформлять документ каждый день, а могут оформить его на месяц. Причем календарный месяц – это максимальный срок, на который он выдается.

Механик или водитель, имеющий соответствующие полномочия, должен заверять дату и время выезда и возвращения, километраж на начало и конец рабочего дня своей подписью. Подпись обязательно должна иметь письменную расшифровку или штамп с данной информацией.

Если на одной машине могут выезжать несколько сотрудников, то путевой лист выдается каждому водителю. В такой ситуации дата, время выезда и показания прибора, учитывающего пробег, вносятся в путевой лист водителя, который выезжает из гаража первым, а дата и время прибытия и километраж в конце рабочего дня – в путевой лист водителя, который вернул автомобиль на место постоянной стоянки.

Сотрудники, которым выдаются путевые листы, должны быть осмотрены медиком до начала работы и после нее. Он должен проставить соответствующий штамп в документ и заверить его своей подписью.

Данное требование на практике довольно часто нарушается, т.к. далеко не каждая компания может позволить себе иметь должность медицинского работника в штатном расписании. Однако отсутствие указанной отметки является серьезным нарушением. Чтобы избежать его, руководителю необходимо заключить договор на медицинское обслуживание со специализированной организацией.

Табличная часть путевого листа предназначена для внесения информации о маршруте сотрудника. Сюда вносятся данные о месте назначения, времени прибытия и выезда оттуда. Причем целесообразным представляется требование о том, чтобы заверяли эти данные ответственные лица .

Например, автомобиль торговой компании был направлен с партией груза для доставки ее в розничные магазины. В этом случае директора магазинов должны подписывать путевой лист при прибытии к ним машины. Эта мера является дополнительной функцией контроля, позволяющей проверять пробег, время работы, также она подтверждает производственный характер затрат, учитываемых по данному документу.

В путевом листе также указывается информация о движении топлива . На его основании производится . Данный участок бухгалтерского учета всегда являлся объектом пристального внимания со стороны различных проверяющих. И довольно часто налоговые органы изымали путевые листы, а точнее затраты на топливо, из расчета налога на прибыль в связи с их некорректностью, что вело к штрафным санкциям и начислению пеней.

Как было указано выше, регистрация выданных путевых листов должна вестись в специализированном журнале . Обычно этот журнал составляется за календарный год, т.к. с нового года нумерация начинается заново. Храниться он должен, как и вся документация, в том числе путевые листы, в течение 5 лет.

В текущем году действующими остаются Положения федерального законодательства, позволяющие юридическим лицам с организационно-правовой формой ООО и АО вообще не пользоваться печатью . Если руководство таких компаний принимает соответствующее решение, то оно должно быть зафиксировано в их уставе.

Таким образом, если в уставе организации указано, что компания не использует печать , то она не ставится ни на одном документе такой организации. Если же компания принимает решение об использовании печати , то ее необходимо ставить только на тех документах, на которых законодательство предусматривает данную обязанность.

Следовательно, Минтранс России, приняв в начале года изменения в Приказ №152 , просто устранил существовавшие разногласия между его положениями и вышеприведенными нормами. В частности, корректировки коснулись п. 12 Приказа, из которого было исключено упоминание о штампе и печати организации, являющейся собственником автомобиля. Считается, что данных, которые указываются в бланке путевого листа о компании, вполне достаточно для идентификации владельца.

Законами регулируется только минимальное количество информации, которая должна быть приведена в рассматриваемом бланке. Поэтому компания может принять решение о том, что она ставит свою печать на путевом листе. Ошибкой это не будет. Только данное решение нужно зафиксировать в своей учетной политике. И нужно помнить, налоговые инспекторы не вправе исключать расходы по таким путевым листам из налогооблагаемой базы.

Новый бланк 2018 года

Корректировки, которые были внесены в Приказ Минтранса России, потребовали изменения утвержденной формы путевого листа . Компании и индивидуальные предприниматели должны доработать бланки, чтобы они содержали все обязательные данные.

Так, необходимо предусмотреть место для заполнения сведений о техническом состоянии автомобиля перед работой и после нее, владельце ТС, ОГРН и ОГРИП. При этом отметка ставится с указанием даты и времени, а также с подписью ответственного сотрудника и ее расшифровкой.

Логичным с точки зрения наглядности и проверки корректности представляется внесение данных о техническом состоянии автомобиля в табличной форме. Пример такой таблицы представлен ниже.

Путевые листы должностные лица компании могут оформлять с помощью компьютера, а могут заполнять и от руки. Законодательство допускает оба варианта оформления. Основное требование – это наличие всех данных, которые перечислены в Порядке оформления путевых листов. В 2018 году путевые листы оформляют на день или срок, не больше одного месяца.

Если сотрудники фирмы используют свои автомобили в служебных целях, то компаниям рекомендуется оформлять путевые листы, иначе налоговые инспекторы при очередной проверке могут посчитать, что она не начислила на компенсации за использование личного транспортного средства сотрудника взносы на пенсионное обеспечение и социальное страхование.

В результате ей грозит не только доначисление указанных выплат, но и пеней, и . В такой ситуации позиция проверяющих однозначна : отсутствие путевого листа говорит о том, что автомобиль не был использован для осуществления основной деятельности фирмы, а сотрудник получил заработную плату, которая, в свою очередь, должна облагаться взносами во внебюджетные фонды. В такой ситуации компании остается только обратиться в суд .

Анализ арбитражной практики показывает, что корректность путевого листа – это гарантия для фирмы отстоять свою позицию . А вот небрежность в оформлении с большой долей вероятности приведет к удовлетворению требований налоговой инспекции или проверяющих со стороны внебюджетных фондов, ведь некорректно оформленный путевой лист считается неполноценным, а значит он не может подтвердить производственный характер поездки.

Такой документ изымается из учета, а затраты по нему восстанавливаются из налогооблагаемой базы, что в конечном итоге приводит к доначислению налога на прибыль, а в некоторых случаях – к отказу в вычете по налогу на добавленную стоимость.

Неполноценным может быть признан путевой лист, даже если в нем были указаны все необходимые реквизиты, но, например, не был указан маршрут движения. В такой ситуации позиции судей всех инстанций сходятся в том, что по такому путевому листу нельзя подтвердить корректность списания топлива, поэтому такие затраты не могут быть включены в расчет по налогу на прибыль.

Инструкция по заполнению путевого листа в 1С Бухгалтерия представлена ниже.

Где указывать ОГРН в путевых листах? Этот вопрос остается на усмотрение компании или ИП. По нашему мнению, ОГРН можно фиксировать в графе, предназначенном для информации об организации или ИП:

Дата и время предрейсового контроля

В порядке заполнения путевых листов с 15 декабря 2017 года дата и время предрейсового контроля технического состояния транспорта - это обязательный реквизит путевого листа. Установлено, что дата включает в себя число, месяц и год, а время – часы и минуты.

С 15 декабря 2017 года сведения о транспортном средстве должны включать дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законом).

Изменения в правила обеспечения безопасности перевозок

С 15 декабря 2017 года внесены изменения в правила обеспечения безопасности перевозок. Если ранее предписывалось проводить ежедневный контроль технического состояния ТС перед выездом на линию с места стоянки и по возвращению к месту стоянки, теперь правилами установлено только проведение предрейсового контроля технического состояния до выезда транспортного средства с места постоянной стоянки.

Новые бланки путевых листов с 15 декабря с дополнительными реквизитами

Итак, с 15 декабря 2017 года, если вы применяете собственно разработанные бланки, то в них должны быть такие реквизиты:

Название – путевой лист.
Номер.
Срок действия.
Сведения о собственнике транспортного средства:
– для организаций: наименование, организационно-правовая форма, местонахождение, номер телефона, ОГРН;
– для предпринимателей: Ф. И. О., почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.
Тип и модель машины.
Государственный регистрационный знак машины.
Показания одометра при выезде из гаража и при заезде в гараж.
Дата и время выезда из гаража и заезда в гараж.
Подпись и Ф. И. О. работника, который ставит в листе показания одометра, дату и время.
Ф. И. О. водителя.
Дата и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя.
Штамп, подпись и Ф. И. О. медицинского работника, который проводит медосмотр.
Отметка о предрейсовом осмотре технического состояния машины с датой и временем.
Подпись и Ф. И. О. контролера технического состояния машины.

Изменения с 24 декабря 2017 года

С 24 декабря 2017 года вступает в силу Порядок предрейсового контроля технического состояния транспортных средств утвержденный приказом Минтранса России от 6 апреля 2017 № 141. Поясним, что это за документ.

Чтобы исключить риск использования технически неисправного транспорта, организации и предприниматели, осуществляющие автомобильные перевозки, должны проводить предрейсовый контроль технического состояния транспортных средств (п. 4 ст. 29 Федерального законом от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»).

Как мы уже сказали, с 26.02.2017 дату и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства должны обязательно указывать в путевом листе организации и предприниматели, эксплуатирующие: легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы, трамваи. Эту информацию вносит контролер технического состояния автотранспортных средств.

Нарушение требований о проведении предрейсового контроля грозит штрафом (ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ):

должностному лицу – в размере 5 000 рублей;
организации или предпринимателю – в размере 30 000 рублей.

Кроме того, организациям необходимо соблюдать требования по заполнению путевых листов для подтверждения расходов в целях налогообложения прибыли (Письмо Минфина России от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354).

В связи с этим важно обратить внимание на комментируемый Приказ, которым утвержден Порядок организации и проведения предрейсового контроля технического состояния транспортных средств (далее – Порядок).

В частности, установлено, что предрейсовый контроль проводится до выезда транспортного средства с места его постоянной стоянки. Если неисправности не выявлены, то контролер ставит в путевом листе отметку «прошел предрейсовый контроль технического состояния» и заверяет ее своей подписью с указанием фамилии, инициалов, даты и времени проведения предрейсового контроля. Эксплуатация транспортного средства без отметки о прохождении предрейсового контроля и подписи контролера не допускается (п. п. 3, 8, 10 Порядка).

Кроме того, организации или ИП нужно фиксировать результаты предрейсового контроля в специальном журнале, обязательные реквизиты которого перечислены в п. 11 Порядка. Дополнительные реквизиты можно включить в журнал для отражения особенностей конкретных видов перевозок.

Журнал регистрации результатов предрейсового контроля

Журнал регистрации результатов предрейсового контроля должен содержать следующие реквизиты:
1) наименование марки, модели транспортного средства;
2) государственный регистрационный знак транспортного средства;
3) фамилия, имя, отчество (при наличии) водителя транспортного средства;
4) фамилия, имя, отчество (при наличии) контролера, проводившего предрейсовый контроль;
5) дата, время проведения предрейсового контроля;
6) показания одометра (полные км пробега) при проведении предрейсового контроля;
7) отметка о прохождении предрейсового контроля;
8) подпись водителя транспортного средства;
9) подпись контролера, проводившего предрейсовый контроль.

Приказ министерства транспорта в этом году принял ряд изменений, и теперь все предприниматели должны использовать обновленный путевой лист легкового автомобиля в 2017 году .

Необходимость штамповки документа, а так же наличия печати отпала, зато больше внимания придется уделять непосредственно техническому состоянию машин. Специальный работник, который контролирует состояние автомобилей, должен регулярно не только проверять машины перед рейсом, но и указывать, в какой день, и даже в котором часу, был проведен осмотр. Все сведения, которые он проставит в листке, должны быть заверены личной росписью и данными о контролирующем лице. По такому же принципу на работу выезжает и городской наземный транспорт.

Обновленный путевой лист автомобиля в 2017 году.

Часто у бухгалтеров возникает вопрос касательно оформления путевых документов на месячный период, а именно: разрешено ли составлять такие бумаги? Ответ положительный: месячные листы вполне допустимы, но расход горючих и смазочных материалов должен проставляться, согласно ежедневному использованию. Для того чтобы привести наглядный пример, можно обратиться к образцу, представленному ниже.

Именно так должен выглядеть путевой документ. Вот новая форма путевого листа , которая содержит значительно больше полей для указания реквизитов и необходимой информации. Здесь есть ряд требований к информации, без которой бумага будет считаться недействительной. Перечислим обязательные данные, которые должен содержать в себе документ:

Сведения о наименовании и порядковом номере документа;
Срок действия путевого листка;
Информация о том, кто владеет данным транспортом;
Данны водителя;
Подробная информация о самой машине.

Срок действия – это полная дата, когда путевой лист может быть использоваться, если он оформляется ежедневно. Для оформления листка на несколько дней, необходимо проставить дату его вступления в силу, и дату, когда он станет недействительным. Если автомобилем владеет юридическое лицо, то в документе необходимо наличие сведений о наименовании, организационной правовой форме, расположении, и контактных номерах его телефонов. Предприниматель указывает только свои данные, адрес своего почтового отделения, и телефонные контакты. Итак, должен дополняться специальной формой, которая представлена далее на рисунке.

Бланк путевого листа легкового автомобиля на 2017 год (лицевая сторона):

Бланк путевого листа легкового автомобиля на 2017 год (оборотная сторона):

В поле для сведений об автомобиле следует указать следующие данные:

Информация о типе машины. Это может быть легковая, грузовая машина, а так же городские и пригородные виды городского транспорта. Если у грузовых машин предусмотрен прицеп или полуприцеп, то необходимо указать, какой он модели;
Данные о государственном регистрационном номерном знаке машины, не зависимо от ее типа, а так же номер прицепа;
Сведения о точных показаниях одометра, то есть полных километрах, которые прошла машина до выезда в рейс, а так же после возвращения из рейса;
Даты, когда транспорт покинул место стоянки, и дату, с учетом времени, когда он вернулся на прежнее место.

обязывает указывать данные водителей. Это касается фамилии, имени, отчества, а так же временные характеристики медицинского осмотра, который в обязательном порядке должен проходить рабочий. Кроме этого непременно следует внести дополнительные реквизиты, которые учитывают направление перевозок, осуществляемых водителем. Это могут быть пассажирские, грузовые доставки, багажные перевозки, или городские наземные транспортировки граждан.

Порядок заполнения путевого листа в 2017 году.

Для начала, дадим определения, что представляет собой путевой лист легкового автомобиля , да и в принципе, аналогичный документ, для любых транспортных средств. Путевой документ – это бумага, которая должна оформляться на каждую машину, используемую юридическими лицами или предпринимателями, с целью транспортировки граждан, груза, багажных перевозок, или же для городского, пригородного и междугороднего транспорта. Минимальный срок действия путевого документа не превышает одного дня, а максимальный – одного месяца.

Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля

Путевой лист легкового автомобиля должен быть выдан каждому водителю, который работает на смене, так что если это несколько разных людей, то и листков будет несколько. Наименование документа должно содержать сведения о типе машины, на которую он оформлен, если это путевой лист легкового автомобиля , то так и следует указать вид авто: легковой транспорт. Номера путевых листков проставляются по хронологическому порядку, согласно той системе номерования, которая принята собственником, расположение номер – заглавная часть бумаги. Ранее здесь необходимо было так же ставить печати, но новая форма путевого листа исключила это требование из ряда обязательных.

Уполномоченный рабочий должен внести в путевую бумагу информацию, снятую с одометра дважды – когда машина покидает предприятие, и когда она возвращается на его территорию, а так же указать дату и время этих событий. Работник, который отвечает за эти сведения, выбирается руководством. Далее оформляется специальный приказ о его назначении, в котором проставляются данные работника и росписи сторон, а сама бумага заверяется печатью компании. Но в некоторых случаях ответственным за транспортные расходы является сам бизнесмен, тогда такую бумагу на самого себя ему составлять не придется.

В любом случае ответственное лицо должно проставить все необходимые сведения, внести свои данные и расписаться в путевом листке. Заполнение путевого листа в 2017 году водителями, которые на одном авто ездят поочереди за один день, ничем не отличается от стандартного, кроме того, что экземпляров должно быть столько же, сколько и участников в эксплуатации транспортного средства. Первый водитель укажет время, когда он выехал с предприятия, а второй – когда вернулся.

Путевой лист легкового автомобиля непременно должен заполнять еще и медицинский работник, который проверяет, как чувствует себя водитель до начала поездки, и после ее окончания. Он вносит дату и время осмотров в путевой лист, заверяет информацию собственной росписью, и указывает свои данные. Поверх этих сведений стаиться печать. Заполнение путевого листа в 2017 году должен выполнять только уполномоченный врач с необходимой квалификацией, в противном случае могут быть начислены штрафные санкции предприятию. Каждый путевой листок владелец машины должен зарегистрировать в специальных журналах для учета путевых документов, а срок хранения этих бумаг составляет пять лет.

Каролина Емельянова

Не так давно министерством по транспорту были внесены некоторые корректировки касательно основных правил заполнения бланков путевых листов. Официальная публикация документа с поправками к ранее принятому регламенту была осуществлена в феврале этого года. Согласно последним актуальным данным, имеется установление, что временной параметр проведения рейсового контроля технической составляющей авто, проставляется контролером, компетентным в данной сфере. Получается, что любой механик или водитель не может делать подобные отметки и записи, в противном случае это будет признано нарушением действующего порядка и грозит санкциями.

Заверение осуществляется посредством его личной подписи и указанием идентифицирующих его фамилии и инициалов. Также произошла отмена положения, в рамках которого в заголовке документа высвечивалась печать юр. лица, ИП, владеющих ТС. На основании действующего законодательства, путевой лист грузового автомобиля должен быть предоставлен лицами, ведущими предпринимательскую деятельность с использованием грузового или легкового транспорта – таковы действующие правила оформления транспортных перевозок.

Нормативное обязательство, предполагающее детальное оформление документа, определяется и закрепляется в рамках федерального закона, принятого 8 ноября 2007 г. Действующие нормы накладывают свои правила по оформлению листов для осуществления контроля и грамотного учета движения денег. Помимо этого, ведение бумаг, связанных с использованием автомобильного транспорта, необходимо для налогообложения, поэтому путевой лист непременно выступает в качестве основного первичного документа, являющегося основанием для детализации и последующего контроля пробега конкретной машины, списания ГСМ для ее обслуживания, оплаты труда водителя автотранспорта и проведения расчетных операций с бюджетом по налогам.

Согласно законодательному постановлению Государственного комитета статистики, для оформления документации предполагается использование особых форм. Для автомобилей легкового типа это №3 и №3 специальная форма, для грузовых машин это №4 и 4П, для автобусов предусмотрено использование документа №6 и 6 специальная. Общие правила предполагают выписку этих документов на одну смену или день, но если необходимо оформить служебную командировку, потребуется указание даты выезда и возвращения в гараж. Длительность действия листа не превышает 1 месяц по календарю, во избежание возможных придирок со стороны органов контроля регистрация документов осуществляется в журнале.

Есть перечень лиц, которые в обязательном порядке должны приобрести такой документ, как путевой лист легкового автомобиля и грузового транспортного средства.

Водители маршруток, осуществляющие перевозки пассажиров в пределах города или района;
водительские специалисты, занятые в области грузоперевозок, транспортирование багажа, предметов и товаров;
шоферы, которые работают в крупных транспортных компаниях, осуществляющих рейсы междугороднего сообщения;
лица, в управлении которых находятся другие виды наземного транспорта – трамваи, троллейбусы.

Грамотный подход к соблюдению этих тонкостей позволит достичь хорошего результата и избежать проблем с документами.

Любое юридическое лицо, в чьей работе предполагается использование определенных видов транспорта, должно заниматься принятием путевых листов от своих сотрудников, это необходимо для решения широкого спектра задач.

Получение сведений о месте нахождения авто в определенное время, работе, выполняемой водителем.
Проведение соответствующих расчетов перед представителями налоговых органов и прочих государственных структур.
Осуществление расчетных действий со средствами, которые затрачивались на бензин и ГСМ, подлежащими обложению налогами.
Уменьшение сумм налоговых выплат.
Ведение нормативной и правовой базы в области бухгалтерии.

Новая форма путевого листа с 2017 года позволяет решать спектр этих задач достаточно просто.

В каких случаях нет необходимости в оформлении документа

Есть ситуации, в которых проведение оформления этих документов не является обязательным.

Для физических лиц, применяющих собственное транспортное средство в личных целях;
для граждан, которые занимаются предоставлением своего автомобиля другому лицу в рамках доверенности;
для компаний, в собственности которых имеется автомобиль, применяемый в персональных целях.

Изменения в путевых листах в 2017 году предполагают несколько моментов, требующих особого внимания.

Выписка документа и ее особенности

Бухгалтерский сотрудник любой компании должен владеть информацией о том, что путевые листы (бланки скачать можно на сайте) выписываются непосредственно на одну поездку. Например, сотрудник должен отправиться в поездку в другой город на служебном автомобиле. Перед выездом на руки ему выдается документ. Если пребывание затягивается на неопределенный срок, имеется необходимость выписки второго такого же листа. Данный факт описывается в рамках Приказа министерства транспорта от 18 сентября. Срок, на который выдаются новые путевые листы 2017, составляет до месяца.

Особенности заполнения документа

Известно, что путевые листы с 1 марта 2017 года подверглись определенным изменениям. Для грамотного оформления бланка есть требование следования ряду определенных правил.

Необходимо сразу же заниматься проставлением даты и кода, в рамках которых начисляется компенсация бухгалтерии;
указывается марка, которую имеет служебный автомобиль, а также отмечается прицеп, номер, личные данные некоторых сотрудников;
определяется общее количество рейсов и общая протяженность маршрута;
назначается требуемое количество расходных материалов и топливных ресурсов;
бланк путевого листа грузового автомобиля предполагает, что делается общая отметка о том, в каком состоянии здоровья пребывает водитель;
вносятся данные о времени, в которое водитель выехал на автомобиле;
описываются общие базовые характеристики объекта, подлежащего перевозке;
в документе отмечается время, в которое водитель прибывает на место отгрузки.

Форма путевого листа легкового автомобиля и грузового транспорта предполагает обязательное внесение представленных сведений, это позволит отразить максимальное количество информации, требуемой для проведения базовых расчетов.

Правила разработки формы документов

Путевой лист 2017 предполагает определенные изменения, и у предприятий нередко возникают вопросы касательно разработки бланков. Не каждый работодатель имеет желание связываться с оформлением листов, поэтому на заполнение бумаги порой уходит немало времени. Есть возможность упрощения данного документа, особенно это касается организаций, в которых не используются услуги штатных водителей и транспорта, предназначенного для осуществления перевозок непосредственно в целях компании. Согласно действующему законодательству, бланк путевого листа должен содержать в себе комплекс необходимых данных.

Скачать

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

Возможно, будет полезно почитать: