С чего начинать архив на предприятии. Определение порядка работы архива

«Архивное дело» Сборник федеральных норм

Настоящая книга представляет собой сборник нормативных актов, регулирующих формирование, организацию хранения, учет документов, использование архивов и архивных фондов и управление ими в целях обеспечения сохранности архивных документов и их всестороннего использования.

Е.В.Алексеева «Архивоведение»

Учебник. Предназначен для изучения архивного дела, правил хранеия документов, выделения документов к уничтожению.

Е.В.Булюлина «Архивоведение: Учебно-методическое пособие»

В пособии рассматриваются вопросы классификации документов Архивного фонда РФ, экспертизы ценности документов, комплектования архивов, научно-справочного аппарата, использования архивных документов и организации работы архивных учреждений.

Б.В.Альбрехт «Архивы коммерческих организаций»

В представленном издании рассмотрены правовые основы функционирования архивов, практические шаги по их созданию и организации деятельности, отражена специфика работы с архивными документами по личному составу, электронными документами и документами ограниченного доступа. Издание рассчитано на широкий круг специалистов делопроизводственных и архивных служб, работающих в коммерческих организациях.

«Делопроизводство и работа архива. Типовая инструкция в таможенных органах»

В настоящем издании публикуется Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах, утвержденная Государственным таможенным комитетом Российской Федерации.

М.Ю.Рогожин «Делопроизводство. Организация архива предприятия»

Эта книга поможет правильно и быстро организовать делопроизводство и работу архива предприятия в свете положений Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации".

Е.А.Новиков «Делопроизводство в службе персонала»

Как избежать ошибок в работе службы персонала, связанной с документооборотом? В практическом пособии подробно описаны правила составления трудового договора, оформления принятия на работу и увольнения сотрудника, определения стажа для оплаты листа нетрудоспособности. Рассматриваются другие важные вопросы деятельности службы.

А. В. Непогода, П. А. Семченко «Делопроизводство организации. Подготовка, оформление и ведение документации»

Разъясняются требования государственных стандартов по оформлению документов, технология подготовки и оформления обычных и конфиденциальных документов, важнейшие детали документационного обеспечения управления в организации, методические особенности работы с документами по личному составу и с обращениями граждан.

Л. В. Павлюк, Т. И. Киселева, М. Ф. Воронина, Н. И. Воробьев «Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере»

В справочнике рассмотрены основные виды документов, принципы работы по их исполнению и подготовке для передачи на архивное хранение.Основы работы на компьютере дают представление о возможностях использования современных ПК в делопроизводстве.

Л.П.Сулимова, Д.В.Осипов «Как создать архив с нуля на современном предприятии»

Архив должен быть и на каждом предприятии, независимо от его формы собственности, размера и возраста. Сам факт наличия архива говорит о стабильности и устойчивости предприятия. Верно и обратное - создание архива помогает предприятию вырасти и стать стабильным.

Хранение документов - одна из функций любого юридического лица, будь оно государственным предприятием или коммерческой фирмой. Казалось бы, чего проще - выделить помещение, ввести штатную единицу для работы с архивом и передать туда все документы! Но на деле возникает масса вопросов: начиная с того, как правильно оборудовать помещение для документов, и заканчивая тем, где их следует хранить, если организовать собственный архив затруднительно. Создание архива, его функционирование, использование архивных документов - все это подразумевает комплекс организационных мероприятий, некоторые финансовые затраты и, само собой разумеется, наличие квалифицированных кадров. Сегодня мы поговорим о том, как оборудовать собственный архив, а также о том, как обеспечить сохранность архивных документов (в т. ч. документов по личному составу) в случае невозможности создания собственного архива.

Из этой статьи вы узнаете:

• какими нормативными актами можно руководствоваться при организации хранения документов
• как организовать хранение документов, если нет возможности создать архив
• что необходимо для создания архива организации
• какие требования предъявляются к архивным помещениям

Сегодня темой нашего разговора будет организация собственного архива в компании. Итак, каковы задачи и функции архива, и в каких условиях должны храниться документы?

НОРМАТИВНОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АРХИВА

Словарь кадровика
Архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон об архивном деле) в ст. 17 устанавливает: государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в т. ч. документов по личному составу в течение сроков их хранения. Как видим, документы по личному составу особо выделены в комплексе документов, образующихся в деятельности организации.

Обратите внимание!
Каждый работодатель должен обеспечить сохранность и возможность последующего использования документов как в своей текущей деятельности, так и для удовлетворения социально-правовых запросов граждан

Согласно п. 1 распоряжения Правительства РФ от 21.03.1994 № 358 - учредителям вновь образующихся юридических лиц, являющихся коммерческими и некоммерческими организациями, рекомендовано включать в свои учредительные документы положения, касающиеся обеспечения учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передачи их на государственное хранение в установленном порядке при реорганизации или ликвидации юридического лица.

Данные положения законодательства направлены на обеспечение сохранности документов по личному составу работников, высвобождаемых в результате реорганизации и ликвидации юридических лиц, а также социальной защищенности граждан, выполняющих работу по трудовому договору.

Положения, предусматривающие обязанность организации хранить документы, имеются и в ряде других законодательных актов и в иных нормативных правовых актах, регламентирующих деятельность организаций определенного типа.

Совет
Основные правила разрабатывались для архивов организаций – источников комплектования государственных или муниципальных архивов и по своему характеру являются рекомендательным документом, однако и любые другие организации вполне могут их использовать

Например, положения о сохранности документов содержатся в ст. 50 , и многих других.

В ходе комплектования архива документами, учета архивных документов, обеспечения их сохранности и использования архивы организаций руководствуются Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее – Основные правила).

Я работаю в отделе кадров негосударственного предприятия. Недавно мне поручили работу с документами, подлежащими хранению в архиве. Однако архива у нас нет. Как быть в такой ситуации? Как обеспечить сохранность этих документов? Нужно ли в таком случае создать архив, или это обязанность только государственных учреждений?

Процесс оформляется заказами (требованиями) на выдачу дел сотрудникам организации, актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям, в т. ч. органам суда и прокуратуры.

Форма заказа (требования) на выдачу документов сотрудникам организации

Форма акта о выдаче дел во временное пользование

Срок выдачи документов во временное пользование не может превышать одного месяца для использования работниками организации и трех месяцев – для временного пользования другими организациями (п. 4.5.2 Основных правил).

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВЕ: СТАТУС, СОСТАВ, ЗАДАЧИ

Как любое структурное подразделение организации, архив, как правило, действует на основании положения о структурном подразделении - положения об архиве, утверждаемого руководителем организации, а сотрудники архива - на основании должностных инструкций.

Положение об архиве организации

При разработке комплекса этих документов рекомендуем основываться на . Примерное положение распространяется на архивы организаций, создающих в процессе своей деятельности документы Архивного фонда РФ. Если организация (как государственная, так и негосударственная) не является источником комплектования государственного или муниципального архива и не передает свои документы в установленном порядке в соответствующий архив, она должна исключить из положения об архиве все, что относится к документам Архивного фонда РФ.

Положение об архиве организации определяет статус архива, его задачи, функции, права и ответственность, состав документов.

Так, основными задачами архива организации являются:

• комплектование архива документами (состав документов, поступающих на хранение в архив, должен быть предусмотрен в отдельном разделе положения об архиве);
• учет и обеспечение сохранности документов;
• создание научно-справочного аппарата к документам архива;
• использование хранящихся в архиве документов.

Если в процессе деятельности организации создаются документы, относящиеся к Архивному фонду РФ, то одной из важнейших задач архива является подготовка и передача этой части документации на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными законодательными и иными нормативными правовыми актами в области архивного дела, принятыми Российской Федерацией и субъектами РФ.

Из задач архива вытекают выполняемые им функции, к основным из которых относятся:

1) ведение списков организаций и (или) структурных подразделений организации - источников комплектования архива;

2) прием упорядоченных документов от структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива;

3) учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов;

4) создание и поддержание в актуальном состоянии научно-справочного аппарата к документам архива;

5) информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации;

6) организация использования документов по запросам организаций и частных лиц, учет и анализ использования архивных документов организации;

7) подготовка ответов на социально-правовые запросы граждан;

8) проведение экспертизы ценности документов, организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив (если организация является источником комплектования соответствующего архива);

9) проверка правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях - источниках комплектования;

10) организация работы по составлению номенклатуры дел организации;

11) оказание методической и практической помощи структурным подразделениям в работе с документами;

12) участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;

13) участие в мероприятиях по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в т. ч. в организациях - источниках комплектования архива.

ТРЕБОВАНИЯ К АРХИВНЫМ ПОМЕЩЕНИЯМ

Требования к зданиям и помещениям архива установлены п. 4.2 Основных правил. В первую очередь стоит учесть, что размещение архива не допускается в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением. Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы.

В настоящее время в нашей организации создается архив. Что нужно учесть при выборе и подготовке помещения архива, в котором в будущем будут храниться наши документы?

Выбирая здание (помещение), подходящее для хранения архивных документов, учитывайте, что для полноценной работы архива необходимы следующие обособленные помещения:

1) архивохранилище;

2) помещение для приема, временного хранения документов, акклиматизации документов;

3) помещение для использования документов;

4) рабочие комнаты (комната) сотрудников архива.

Если у вас нет возможности отвести под архив несколько комнат, а весь архив должен располагаться в одном помещении, необходимо разделить его перегородками, отделив, как минимум, хранилище документов от рабочей зоны.

Архив организации следует расположить в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании или отдельном помещении. Это помещение должно быть удалено от опасных с точки зрения пожарной безопасности объектов. К таковым, например, можно отнести бензоколонки, стоянки автомашин, гаражи. Вблизи здания (помещения) архива не должно быть и объектов, загрязняющих воздух.

Идеальным случаем является размещение архива в специально построенном здании, но чаще всего для хранения архивных документов организации приспосабливают уже имеющееся у них здание или помещение.

Какие основные требования предъявляются к помещению архива?

Основными требованиями к помещениям архива являются:

• расположение хранилища в административном здании (нельзя размещать хранилище документов в зданиях, занятых службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими агрессивные и пожароопасные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии);
• помещение не должно быть старым (ветхим), сырым, неотапливаемым, не отвечающим санитарно-гигиеническим требованиям;
• помещение должно быть безопасным в пожарном отношении, гарантированным от затопления, должно иметь запасной выход, в помещении не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов.

Обратите внимание!
Не рекомендуется размещать хранилище документов в подвальных помещениях и на верхних этажах здания или переоборудовать под архив чердачные помещения

Конечно, исключения из правил могут быть: например, если подвал сухой и отапливаемый и имеется искусственная вентиляция, обеспечивающая двух- или трехкратный воздухообмен в час, а на верхних этажах может быть создан нормальный температурно-влажностный режим.

Особые требования предъявляются к электропроводке: она должна быть скрытой, штепсельные розетки - герметичными, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров. Общие и поэтажные рубильники должны располагаться вне помещений хранилищ.

Отделку помещений хранилищ проводят с использованием неагрессивных, непылящихся материалов, а в системах и средствах пожаротушения применяют нейтральные, безопасные для документов вещества. В хранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов.

Я работаю менеджером по персоналу. Не так давно в нашей организации отвели помещение под архив. Оборудовали его по всем нормам соответствующим образом. В следующем месяце наш руководитель предполагает ввести помещение в эксплуатацию. Подготовку поручил мне, а как правильно это сделать - я понятия не имею. Какова процедура ввода в эксплуатацию помещения, предназначенного для работы архива?

Окончательное решение о пригодности того или иного здания (помещения) для архива организации принимается с учетом заключений Государственного пожарного надзора и санэпидемстанции. Только после соответствующей экспертизы архив размещают в приспособленных зданиях или помещениях организации.

Такая экспертиза требуется для определения огнестойкости зданий или помещений, долговечности основных конструкций, а также прочности межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, наличия и состояния отопительных и вентиляционных систем. Она проводится силами представителей самой организации (как правило, сотрудников архива), пожарных, охранных, строительных, санитарно-эпидемиологических и других специальных служб. По итогам экспертизы составляется соответствующий акт.

РЕЖИМЫ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Одна из важнейших задач архива - обеспечение сохранности документов. С этой целью следует создать оптимальные условия их содержания. Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих их утрату. Соответственно в архиве должны соблюдаться определенный световой, температурно-влажностный и санитарно-гигиенический режимы.

Световой режим

Архивные документы на бумажном носителе следует хранить в темноте, поэтому естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах светорассеивателей, защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол. Для защиты документов от действия света их размещают в шкафах или на стеллажах в картонных коробках, папках или других контейнерах, изготовленных из безвредных для документов материалов.

Все виды работ с архивными документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп.

Температурно-влажностный режим

Основные правила устанавливают параметры температурно-влажностного режима в помещении архива.

Требования к температурно-влажностному режиму хранения документов

Вид документации	Температура, °С	Относительная влажность воздуха, %
Бумажные документы	17-19	50-55
Чёрно-белые плёночные материалы	15	40-55
Цветные плёночные материалы	2-5	40-55
Документы на магнитных дисках и дисковых накопителях	8-18	45-65
Документы на магнитных лентах	8-18	15-50
Документы на оптических дисках	10-23	20-50

Для контроля уровня температуры и влажности в хранилище устанавливают приборы (термометры - для измерения температуры воздуха; психрометры - для измерения одновременно температуры воздуха и влажности; гигрометры - для измерения влажности воздуха). Контрольно-измерительные приборы устанавливаются в главном проходе хранилища, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в журналах учета: в кондиционируемых помещениях - один раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым режимом - два раза в неделю, при нарушении режима хранения - ежедневно.

Обратите внимание!
При наличии рекомендаций фирм-производителей, устанавливающих специальные режимы хранения носителей, следует придерживаться рекомендаций производителя

В архивохранилище недопустимы резкие колебания температуры и влажности. При длительном повышении относительной влажности воздуха до 80-90% необходимо принимать меры по нормализации условий хранения документов (интенсивное проветривание, осушение хранилищ, устранение причин роста влажности).

Санитарно-гигиенический режим

Во избежание появления в архиве плесени, грызунов, насекомых, пыли помещения архива должны содержаться в чистоте. В хранилище должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.

В архивохранилище необходимо:

• не реже одного раза в год проводить обеспыливание коробок с документами, шкафов, стеллажей и помещений;
• не реже одного раза в месяц проводить влажную уборку помещений с применением антисептиков.

Рекомендуется два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) обследовать помещения хранилища и документов для своевременного обнаружения насекомых и плесени. При обнаружении биологических вредителей принимают срочные меры по дезинфекции и дезинсекции документов и помещений.

ОБОРУДОВАНИЕ АРХИВОХРАНИЛИЩА СРЕДСТВАМИ ХРАНЕНИЯ

Для размещения документов в архиве организации используют металлические стеллажи или металлические шкафы.

Стеллажи устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещении без окон - с учетом особенностей помещения и оборудования. Нельзя размещать стеллажи (шкафы) вплотную к наружным стенам здания из-за возможности их промерзания или вплотную к источникам тепла из-за возможности перегрева.

Нормы расстановки средств хранения также установлены Основными правилами.

Нормы расстановки средств хранения

Сейчас наша организация оборудует архив. Мне поручили определить, какая площадь для этого потребуется. Подскажите, как рассчитать площадь для размещения архива?

Существует разработанная специалистами методика расчета площадей под размещение архива. При определении площади исходят из следующих данных:

• стеллаж длиной 1 м вмещает 30 папок типа «Корона» или 50 папок-скоросшивателей;
• обычный архивный стеллаж высотой 2 м 30 см имеет 12 полок.

Таким образом, на одном стеллаже размещается: максимум - 600 дел, минимум - 350-400 дел.

При подсчете нужно также учитывать: расстояние между стеллажами - не менее 0,8 м, ширина стандартного стеллажа - 65 см, длина -чуть более 1 м, учитывая толщину боковых стоек.

Как правильно разместить документы в архивохранилище?

Обратите внимание!
Для расчета площадей необходимо знать количество дел, подлежащих хранению, а также учитывать, сколько дел поступит на хранение как минимум в ближайшие три-пять лет

Порядок расположения документов в хранилище определяется планом (схемой) их размещения. Для закрепления места расположения документов в архивохранилище все помещения архива, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются сверху вниз, слева направо, от входной двери по часовой стрелке. Кроме того, составляются постеллажные, а если в архиве организации хранятся документы нескольких фондов (например, в архиве организации хранятся документы организации до ее акционирования или документы головной организации и ее филиалов - в этих случаях архивы организации до акционирования и после будут являться отдельными фондами, так же как и архив головной организации и архивы филиалов), то и пофондовые указатели, где обозначается место размещения документов.

Форма карточки пофондового топографического указателя

Примерная форма карточки постеллажного топографического указателя

Обратите внимание!
Если в организации нет лица, отвечающего за хранение документов, ответственность за их сохранность несет руководитель организации

Карточки постеллажного топографического указателя составляются на каждый стеллаж и прикрепляются на его торцевой стороне. Карточки пофондового топографического указателя составляются на каждый фонд и располагаются в картотеке в порядке номеров фондов.

Конечно, сотрудники архива структурного подразделения, например кадровой службы, могут помнить, в каком порядке размещены документы, и без указателей (как правило, в этом случае документы размещаются по годам от наиболее ранних к более поздним).

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЕ ПРАВИЛ ХРАНЕНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Ответственность за нарушение правил хранения архивных документов организации установлена . Она возлагается на руководителя архива организации или сотрудника, отвечающего за ведение архива. В случае отсутствия лица, ответственного за хранение документов, отвечать за их сохранность будет руководитель организации.

Сегодня архив стал необходимостью для каждой компании. Но перед тем как проводить в жизнь выработанную политику архивирования, каждая организация должна оценить свои архивные потребности и задать ряд важных вопросов.

Архивирование - это упорядоченный способ хранения информации с целью ее повторного использования. Сегодня архив стал необходимостью для каждой компании. Но перед тем как проводить в жизнь выработанную политику архивирования, каждая организация должна оценить свои архивные потребности и задать ряд важных вопросов.

Понимание важности архивирования едва ли не важнее самой информации, которая хранится в архиве. Те руководители, которые уже осознали ценность архива для корпоративного блага перешли к структурированию данных как в бумажном, так и в электронном виде.

Зачем архивировать? Три основные потребности

Архив отвечает трем потребностям пользователей.

Первая и наиболее важная – это необходимость для предприятия доказать, что она сделала или чего не сделала. Речь идет о случаях, когда необходимо подтвердить те или иные действия перед надзорными органами или во время судебных споров. В обоих ситуациях компания должна предоставить контрольным органам все необходимые документы для защиты своих прав и интересов.

Вторая потребность относится к повторной утилизации данных в отношении таких документов, которые представляют собой результаты исследований. Они могут оказаться полезными для нового проекта. Кроме того, неоднократное использование информации может быть обусловлено желанием сэкономить, поскольку проведение некоторых операций обходится компании слишком дорого или требует больших временных затрат.

Третья потребность – сохранить корпоративную память . Это необходимо, чтобы утвердить корпоративную культуру, позволяющую эффективнее выстраивать отношения с клиентами, партнерами, сотрудниками, а также создавать имидж компании в обществе.

Каковы преимущества архива для компании?

Преимущества архивирования главным образом касаются следующих потенциальных рисков:

Юридические. В работе практически каждой организации наступает момент, когда необходимо доказать факт проведенной операции или отстоять свою позицию в суде. Это влечет за собой создание архива документов, которые потенциально способны спасти честь компании в случае возникающих споров.

Логистические. Документы были грамотно архивированы с технической точки зрения, но практически доступ к ним невозможен. Это возможно в случае неправильной логистической политики. Проблемы в работе с архивными документами появляются, когда они не были классифицированы для последующего поиска и имеющаяся система действует неслаженно. Представьте себе огромный логистический центр, который компания использует для хранения тонн документов. Если в такой системе не будет порядка, то поиск простой бухгалтерской ведомости может стать невыполнимой миссией.

Финансовые. Финансовые риски состоят из двух частей. Во-первых, это размер штрафа и обложение налогом либо правовое наказание в результате финансовых махинаций. Во-вторых, существует косвенный эффект: время, потерянное на поиски документов, могло быть использовано для выполнения профильных задач, от выполнения которых зависит успех компании в целом.

Технические. Данная группа рисков имеет отношение к обеспечению сохранности информации и доступа к ней. В случае если по каким-то техническим причинам (сбой в системе, если речь идет об электронном документообороте) привычный доступ к делам был перекрыт, на помощь может прийти бумажный архив документов. Сегодня многие компании отдают предпочтение электронному архиву, подкрепленному бумажным. Однако и здесь возможны свои риски, связанные с устареванием форматов и инструментами (программным обеспечением) для воспроизведения данных.

Риски, связанные с обеспечением безопасности. Конфиденциальные данные (стратегические и персональные) могут с легкостью утечь за пределы компании, в особенности если они находятся в общедоступном месте. Архивные помещения имеют дополнительный уровень защиты, что позволяет предотвратить риски несанкционированного доступа.

Как создать архив: важные вопросы

Главная задача компании, связанная с архивированием документов, касается оптимизации своих собственных потребностей. Отсюда первый вопрос: что мы будем архивировать? Вслед за ним следует озадачиться другими проблемами: почему или зачем? как долго? Это наиболее общие вопросы, ответить на которые можно благодаря набору вспомогательных.

Какие документы нужно хранить?

В первую очередь при создании архива нужно помнить о критерии важности документа для бизнес-процессов компании. Важным считается тот документ, который помогает ей развиваться или по крайней мере не препятствует этому.

Зачастую сотрудники архивных отделов или лица, исполняющие их обязанности (бухгалтеры, офис-менеджеры и др.), не уделяют должного внимания созданию единой картотеки архивных данных, которая бы позволила оперативно находить нужный документ.

Другая проблема – непонимание того, что является важным для организации. Понятие важности документа порой становится слишком субъективным. Что может быть признано важным и первоочередным для архивирования?

• текущие архивы компании – текущие документы – иные документы, созданные ранее, которые могут потребоваться компании в момент наступления случая страховой ответственности;
• юридические документы, которые должны храниться согласно установленным законом требованиям;
• вспомогательные документы;
• документы, которые могут быть использованы в будущем;
• документы как носители исторической памяти.

Как отбирать документы для архивного хранения?

Каждый тип документов имеет свои особенности. Однако существует два общих параметра, позволяющих систематизировать архив документов:

• уязвимость информации (конфиденциальность, уникальность и трудность в реставрации, либо, наоборот, потоковая информация, легкая по содержанию и воспроизведению);
• частота использования того или иного типа документа, от которой зависит уровень его доступности.

Как нужно хранить документы?

Система архивирования должна гарантировать сохранение данных до конца их жизненного цикла в качестве документа. Срок хранения документов определяется в соответствии со следующими критериями:

• важность документа для уставной деятельности компании;
• в случае необходимости рассмотрения дел для судебных разбирательств;
• документы частого и длительного пользования требует увеличенного срока жизни.

Каковы требования к безопасности информации?

Если данные должны быть восстановлены в правовой или в аудиторской среде, необходимо, чтобы они были внесены и чтобы их применение можно было проследить до даты их архивации, начинающейся с момента их создания. Это должно соответствовать нескольким основным требованиям:

• разборчивость информации;
• регистрация с момента создания документа;
• идентификация автора или авторов документа;
• постоянство данных.

Как оценить объемность документа?

Разные типы документов (счета, электронные письма, протоколы правления и т.д.) имеют разный объем данных в зависимости от их роли на предприятии. В архиве целесообразно ввести картотеку, которая бы это учитывала. Она также поможет:

• определить приоритеты в управлении документами (самые объемные документы, как правило, наиболее важные);
• оценить необходимость в складировании (критерий отбора по длительности хранения) и степень издержек.

Какой доступ к документам нужно обеспечить?

При ответе на этот вопрос необходимо учесть два существенных момента. Во-первых, это право доступа, устанавливаемого с целью обеспечить неприкосновенность, например, персональных данных. Только строго очерченный круг лиц получает доступ к важным документам. Во-вторых, кроме типа самой информации, хранимой на носителях, нужно подумать о том, как часто информация будет запрашиваться. Следовательно, при частом обращении необходимо предоставить возможность оперативного поиска документов, что возможно только благодаря упорядочиванию документов в архиве.

В данной статье мы поговорим, какой минимальный набор учетных документов необходимо иметь в ведомственном архиве предприятия. Вся информация по учету документации в архиве будет

приведена на примере конкретной организации, которая представляет собой источник комплектования государственного архива с полной формой приема. Таким образом, мы рассмотрим процесс учета документов в архиве такого предприятия, к которому применяются максимальные требования.

Документы в архиве предприятия учитывают для того, чтобы четко зафиксировать их количество и состав, а также отразить их поступление и выбытие. Учет проводится также и для того, чтобы добиться сохранности и обеспечить быстрый поиск документов. Учет в основном ведется по так называемым единицам хранения, которые могут представлять собой как отдельные документы, так и их совокупности, помещаемые в общую обложку.

На практике для обеспечения учета документации в архиве организации нужно завести следующие виды документов:

• , которая необходима для того, чтобы осуществлять поединичный и суммарный учет дел. Как правило, этот документ составляют лишь те организации, которые отправляют документацию в государственный или муниципальный архив, то есть на государственное хранение. Другие компании имеют право на замену срока хранения документов согласно типовому перечню с постоянного на 10 лет или более длительный срок. Часто этот срок устанавливается как «до ликвидации организации».
• Опись дел по личному составу.
• Опись дел временного хранения (для документов со сроком хранения более 10 лет), если таковые имеются в компании;
• Опись дел временного хранения (для документов со сроком хранения менее 10 лет) может и не составляться, и в таком случае учет будет проводиться с использованием номенклатур дел за разные годы. Нередко дела из данной категории вообще не подлежат передаче в архив предприятия, в таком случае их оставляют в своих структурных подразделениях, где они находятся вплоть до истечения сроков хранения.
• представляют собой сдаточные описи, согласно которым происходит передача дел в архив компании. Данные описи - это учетные документы, которые используются до того, как составляется годовой раздел соответствующей сводной описи с делами организации.
• Дело фонда представляет собой совокупность документов, в которых содержится история предприятия и его фонда, в том числе ( , а также акты о проведении проверок по наличию и состоянию дел, акты передачи дел для формирования государственных архивов, историческая справка и т.д. Документы размещают в деле в хронологическом порядке, то есть по мере поступления. Чтобы поддерживать такой порядок, необходимо вести , а листы в деле должны быть пронумерованы.
• Предприятиям, которые являются источником для комплектации государственного или муниципального архива, необходимо вести .

Для того чтобы осуществлять количественный учет листов в составе дел постоянного и временного хранения (более 10 лет), необходим . Лист-заверитель дел, касающихся личного состава, как правило, составляют в процессе научно-технической обработки документов, то есть во время их подшивки в твердую обложку.

Вам также необходимо знать о требованиях такого документа как «Основные правила работы архивов организаций», который был одобрен решением коллегии Росархива в 06.02.2002 г. Согласно данным правилам основные учетные формы обязательно должны вестись в архивах всех предприятий. Помимо тех документов, которые уже были перечислены в нашей статье, данные правила обязывают к ведению еще нескольких. О них поговорим чуть ниже.

Для получения представления о том количестве документов, которые поступили или выбыли из архива организации за определенный период времени, как правило, это год, используется книга учета поступления и выбытия документов. По нашему мнению, данный документ маловажен с практической точки зрения, так как не имеет большого значения, сколько документов поступает, гораздо важнее знать, какое количество числится согласно описям дел.

Кроме того, не очень ясно, как именно заполняется данная форма, а четкая инструкция по ее заполнению отсутствует. Пояснений не может дать даже куратор из государственного архивного учреждения. С первого взгляда на форму данного книги учета все кажется достаточно ясным, однако в процессе заполнения все очень сильно запутывается, цифры становятся бессмысленны в связи с переформированием дел, которое неизбежно происходит в процессе обработки документации.

В любом случае, в результате получаются очень приблизительные цифры, которые не отражают реальную картину, из-за чего теряется весь смысл заведения подобного учета. Кроме того, ведение данной книги требует слишком много времени.

Но если возникнет необходимость в ведении такой книги, то здесь вы найдете и пример ее заполнения.

Список фондов ведут только в тех случаях, когда на предприятии хранятся документы двух или более фондов. Поэтому данный документ не актуален для большинства архивов.

На протяжении всего периода своей деятельности нам еще не встречались документы страхового фонда или другие особо ценные дела в составе ведомственных архивов организаций. Подобные дела весьма редко встречаются в обычных организациях, а потому мы здесь не будем уделять внимание их учету.

Таким образом, главная задача, касающаяся учета документов в архиве предприятия, состоит в том, что правильно составлять архивные описи дел и формировать дела фонда. Кроме того, требуется своевременно представлять (в случае, если осуществляется их передача на государственное или муниципальное хранение) паспорт архива организации по состоянию на 1 декабря в соответствующее архивное учреждение. Другие учетные документы организации представляют крайне малый интерес для государственного архива.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

1. Становление архивного дела (XIV в. - 1917 г.)

1.1 Становление архивного дела в Киевской Руси

1.2 Становление архивного дела в Московской Руси

1.3 Архивы в Российской империи (XVIII в. - 1917 г.)

2. Создание архива организации

2.1 Расчет площади архивохранилища

2.2 Оборудование архивохранилища

Заключение

Список литературы

Приложение

ВВЕДЕНИЕ

Необходимость в использовании значительной части информации содержащейся в документах на протяжении длительного времени привела к созданию специальных хранилищ - архивов. Архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учёт и использование архивных документов. Лишь не большая часть документов опубликована. Поэтому основы источниковой базы трудов историков составляет главным образом документация, отложившаяся в архивах. Документация - это совокупность данных и документов.

Данная тема актуальна, так как изучение истории архивного дела позволяет проследить процесс накопления исторических источников (документов) по истории народов и государств; понять причины перемещений и утрат материалов, т.е. формирование «архивного наследия», его состав, размещение, организацию.

Цель курсовой работы рассмотрение основных этапов работы архивов XI - начало XX веков.

В процессе исследование необходимо решить следующие задачи:

1. Изучение становления архивного дела в Киевской Руси.

2. Выявление основных тенденций архивов в Российской империи.

Объект курсового исследования является архивное дело в дореволюционной России.

Предмет исследования - создание архива организации.

Данная курсовая работа состоит из двух глав.

В первой главе рассматривается история создания архивов в дореволюционной России.

Во второй главе описывается создание архива организации.

Курсовая работа написана при использовании литературы по истории архивного дела. Библиографический список представлен в конце курсовой работы.

1. СТАНОВЛЕНИЕ АРХИВНОГО ДЕЛА (XIV в. - 1917г.)

1.1 Становление архивного дела в Киевской Руси

Зарождению архивного дела на Руси способствовало появление на Руси письменности. Миссионерская деятельность просветителей Кирилла и Мефодия в IX веке, становление Киевской Руси, принятие в 988г. Христианства способствовали формированию первых документных сводов, которые легли в основу создания первых архивов Киевской Руси.

Первыми архивами Киевской Руси были:

1. Казна Княжьего двора - центральный общегосударственный архив.

2. Местные архивы (хранили посадники).

3. Архивы храмов и монастырей (хранились особо важные документы).

Наиболее известными центрами хранения документов, кроме Казны Княжьего двора являлись:

1. Софийский собор и Десятинная церковь в Киеве.

2. Софийский собор в Новгороде.

3. Соборы и монастыри в городах Киевской Руси.

Архивные документы использовались в юридической, хозяйственной, идеологической жизни, во внешних отношениях Киевской Руси с соседними странами, прежде всего с Византией. Документы являлись основой летописей, благодаря чему многие из них дошли до нас в списках.

В связи с политической раздробленностью в XI-XII вв. возникло много княжеских архивов: в Новгороде, Пскове, Смоленске и др. городах. В них хранились рукописи князей Ярослава Мудрого, Святослава и Всеволода Ярославичей, новгородского епископа Луки Жидяты и др. Вобравшие в себя часть ранних материалов, хранившихся в соборах, появились архивы при монастырях: Кирилло-Белозерском, Троице - Сергиевом, Соловецком. Документы того времени создавались на деревянных досках, пергаменте, бересте, с середины XIV в. - на бумаге. Большая часть этих архивов погибла от пожаров во времена татаро-монгольских нашествий Вовкотруб О.В., Фионова Л.Р. Архивоведение: Учебное пособие. -, 2009. - С. 115. .

1.2 Становление архивного дела в Московской Руси

Возвышение в XIV в. Москвы, формирование Московской Руси, и включение в нее отдельных земель способствовали превращению Москвы в центр архивного дела, вели к концентрации в Москве удельных архивов, формированию единого архива Московской Руси. Учитывая значение архивных документов, их частое уничтожение в связи с пожарами и военными действиями, шло к созданию их копий. Так появились копийные книги - страховой фонд архивов Московской Руси.

Центральным архивом Московской Руси стала Государева казна, располагавшаяся на Казенном дворе. В ней хранились московские и удельные архивы. На их основе входившие в Боярскую Думу хранители-казначеи разрабатывали внутренние и внешнеполитические документы. Государева казна сочетала функции казны, архива и канцелярии. С конца 90-х годов XV в. начинается отделение документов от казны и формирование Государева (Царский) архива, а в XVI в. - формирование первоначальной сети архивов Московской Руси.

Во главе архивов находился Государев (Царский) архив - главный государственный архив России. В основе архива были документы Московского великокняжеского архива XIV - XV вв. Во главе его находился Царь - Иван IV Грозный. В нем служили думные дьяки. Архив пополнялся за счет личной канцелярии царя, делопроизводства Боярской Думы и приказов. Государев архив был одновременно и историческим, и ведомственным. Он функционировал как самостоятельное учреждение вне Казенного двора и приказов. Все документы были пронумерованы и описаны или подокументно или по обобщающим признакам. Дела располагались по тематике и виду. В зависимости то значимости они помещались в специальные мешочки, а затем уже в ящики, лари, коробкиВовкотруб О.В., Фионова Л.Р. Архивоведение: Учебное пособие. - Пенза, 2009. - С. 115. .

В конце XVI в., после Ивана Грозного, большинство дел Государева архива было передано в Посольский приказ. В дальнейшем произошло его распыление. Сохранившиеся более половины его дел сначала в составе архива Посольского приказа вошли в состав Московского архива Министерства иностранных дел, много позже в составе МАМИД в российский государственный архив древних актов, где находится и сегодня.

Создание в XVI в. системы приказов - учреждений, ведавших отраслями государственного управления или отдельными регионами России, привело к формированию сети центральных, приказных архивов.

В XVI - XVII в. Крупные комплексы документов отлагались в приказах, ведавших определенными отраслями управления. Наиболее значительные архивы сложились в Поместном (разделение земель среди служилых людей), Разрядном (сведения о служебной деятельности бояр, дворян, судей) и Посольском приказах. Много древних рукописей было собрано в Патриаршей библиотеке. В архиве Поместного приказа отложились документы, характеризующие развитие феодальной собственности на землю, сведения о продаже и обмене земель, регистрации крепостных актов на землю и крестьян. В архиве Разрядного приказа находились именные войсковые списки, распоряжения правительства о назначении на военную и гражданскую службу, отчеты об обороноспособности городов, о количестве в них служилых людей. Эти сведения представляют интерес для военной истории. В архив Посольского приказа поступали документы о взаимоотношении с другими странами.

В результате деятельности органов местного управления создавались архивы местных учреждений. Царским Судебником 1550г. Судебник Ивамна IV, Судебник 1550 года -- сборник законов периода сословной монархии в России, памятник русского права XVI века, первый в русской истории нормативно-правовой акт, провозглашенный единственным источником права. Принят на первом на Руси Земском Соборе 1549 года при участии Боярской думы. В 1551 году Судебник был утвержден Стоглавым собором, созванным по инициативе царя Ивана IV Грозного. Содержит сто статей. - http://ru.wikipedia. обязывало "бережно хранить" все дела государственных, учреждений, составлять "разметные книги" (имущественное положение и повинность посадские людей) - один экземпляр направлялся в центр, другой хранился на месте. Создаются земские избы (судебные дела), приказные избы (административные, военные, финансовые дела) состав документов был разнообразен и сохранился лучше.

В этот период архивные материалы еще являлись составной частью текущего делопроизводства. Однако с течением времени наиболее старые и в значительной степени потерявшие практическое значение документы стали складываться в специальные помещения "казенки"(мебельное изделие преимущественно с дверками, с ящиками или без них для хранения предметов различного функционального назначения). Верховная власть осуществляла контроль за хранением архивных документов. Центральные учреждения обязаны были представлять на рассмотрение высшей власти описи своих архивов.

Определенное воздействие оказывали архивные материалы на выработку внешнеполитического курса России. В этой связи заслуживает внимание решение Земского собора 1653 г. вынесшего решение о присоединении Украины к России. Все факты о враждебных действиях польского правительства, об оскорбительных искажениях царского титула были взяты из исторических источников. Для поддержания дипломатических контактов широко использовались архивные документы при разработке летописей.

Таким образом, архивы тверских, рязанских, ярославских и др. княжеств в период объединения русских земель вокруг Москвы вошли в "Царский архив в Москве". К концу XVI в. они составляли не менее 240 ящиков, но в начале XVII века - во время польско-шведской интервенции - большая часть этого архива была вывезена в Польшу. В XVI-XVII вв. крупные архивы образовались при органах управления ("приказах"): Посольском, который ведал сношениями со странами Запада и Востока, Разрядном, который содержал боярские книги и списки, Поместном, в котором хранились писцовые, межевые и др. В XVI-XVII вв. много русских архивов погибло из-за неприятельских нашествий, пожаров и других стихийных бедствий, особенно при пожаре в Москве 1626 года Кремль и Китай-город были уничтожены огнем в пожар 1626 года: «маия в 10 день на Москве в Китае городе горело: церкви Божии, и царский двор, и все палаты и дворы, и казны царския згорело безчисленно много» -- огонь не пощадил и Государев двор. Пожар Москвы 1626 года явился рубежом в развитии архивного дела в России: было утрачено множество документов, собранных до 1626 года и по Соборному Уложению 1649 года документы стали делиться на допожарные и послепожарные. - http://ru.wikipedia. .

В конце XVI-XVII вв. имелись архивы у царей - Ивана Грозного и Алексея Михайловича, у патриарха Никона. Появились архивы при наместниках и при приказных избах воевод, увеличилось число личных собраний документов и рукописей в частновладельческих архивах именитых людей, государственных деятелей (промышленников Строгоновых, Безобразовых, Морозовых), среди лиц из царского окружения: у князей (А.М. Курбского, В.В. Голицына, окольничьего Ф.М. Ртищева, стольника В.Н. Собакина), у бояр (А.Л. Ордина-Нащекина, А.С. Матвеева); был архив у писателя Максима Грека.

В Русском государстве в XVI-XVII вв. создается широкая сеть архивов, в которых откладывались документы о развитии феодализма, формировании русской нации, о положении и быте народов многонациональной России и соседних государств. Возникает система описания документов, первые принципы обеспечения сохранности. Архивные материалы начинают широко использоваться во внутриполитических и внешнеполитических целях.

архив делопроизводство документооборот

1.3 Архивы в Российской империи (XVIII в. - 1917г.)

С первой четверти XVIII в. начинается новый этап в развитии архивного дела. Это явилось следствием коренных реформ, проводимых правительством Петра I. Преобразования в системе государственного аппарата привели к существенным изменениям в области архивного дела, которые прослеживались по двум направлениям: создание архивов при новых высших, центральных и местных учреждениях и устройство фондов упраздненных учреждений, а также документации действующих учреждений, потерявших справочное значение. В поисках лучших организационных форм архивные фонды смешиваются, разъединяются, перевозятся в другие города, старые фонды сливаются с новыми и т.д.

В результате этих преобразований архивы отделились от канцелярии и превратились в самостоятельные структурные части, учреждений, что было закреплено юридически в Генеральном регламенте 1720 г Генеральный регламент - устав государственной гражданской службы в России XVIII--XIX веков, изданный 28 февраля 1720 года. Составлен при участии Петра I.- http://ru.wikipedia. . мероприятия, проводимые Петром I оказались сильное воздействие на дальнейшее развитие архивного дела.

Одновременно устанавливался порядок передачи дел в архивы и вводились специальные должности - архивариусы. Была сделана попытка провести концентрацию материалов: дела, "которые касаются приходу - расходу должны быть под надзором Ревизион - коллегии, все другие документы - "под надзиранием Иностранных дел Коллегии". Видимо это было заимствовано из опыта Швеции, в которой существовало два главных архива: политический и финансовый. Однако, для России с ее огромным государственным аппаратом - это было неприемлемо.

Концентрация документов в двух архивах не была осуществлена. Однако укрупнение ведомственных архивов произошло.

По Генеральному регламенту должность архивариуса в штате была единственная. Оклады архивистов зависели от степени важности хранившихся документов. В привилегированных архивах они были выше. Но в целом жалование было невысоким, к тому же его порой не получали на протяжении нескольких лет. На служащих архива лежали обязанности "надзирать и охранять" документы и осуществлять справочную работу. Продолжительность рабочего дня архивариусов составляла сначала 6 часов, позднее стала

14-16 часов. Но к концу XVIII в. опять сохранилась до 8 часов, т.к. условия в архивах были очень тяжелые. Средства на нужды архивов отпускались явно недостаточные. Вместо приказов созданы 12 коллегий, что способствовало более компактному отложению делУльянина Е.А., Якименко А.С. Архивоведение: конспект лекций. - М.: Высшее образование, 2009. - С. 148. .

Под влиянием развития книгопечатания в целях улучшения сохранности документов в делопроизводство стало внедряться ведение дел на листах книг и тетрадей. В 1700-1726 гг. столбцовое делопроизводство было отменено, что сильно сказалось на развитии архивного дела. В инструкции 1720 года архивариусу Коллегии иностранных дел, требовалось материалы разбирать по годам, месяцам и по числам, а затем переплетать в книги по годно. Инструкция предписывала бережно относиться к делам, заботиться об их сохранности. Важные источники отлагаются в архивах высших органов власти.

В 1704 году был образован Кабинет Петра I - канцелярия и архив при ней, куда вошли личные документы Петра I, проекты указов, известия о важнейших событиях в стране, военная и финансовая документации, челобитные, доносы, жалобы, материалы о постройке дворцов, записные книжки Петра I. Сюда же по указанию Петра I передали свои документа Б. Шереметьев, П. Апраксин, М. Голицын.

В 1718 году начали формироваться коллегии вместо приказов. При коллегиях создаются собственные архивы, важнейшими из которых были:

1. Финансовый - при Ревизион - коллегии.

2. Судебный - при Юстиц-коллегии.

3. Хозяйственный - при Вотчинной коллегии и Эконом - коллегии.

В начале XVIII века на местах стали создаваться архивы при вновь созданных губернских учреждениях, которые комплектовались документами этих учреждений. В это же время возникает сеть архивов судебных органов и органов местного самоуправления. Эти документы являются ценным источником по истории и экономическом развитии различных регионов.

В результате реформы государственного аппарата в 1775-1785 годах количество местных учреждений и архивов при них еще более возросло. Установленный в начале XVIII века порядок передачи документов из канцелярий в архивы соблюдался плохо. Документы хранились в учреждениях долгие годы.

Московский архив Коллегии иностранных дел - стал первым историческим архивом России. Его основу составили материалы Посольского приказа. В них освещалась внешняя политика Русского государства XV - XVII вв., важнейшие события внутренний жизни страны, а так же история царской семьи. В 1724 году он получил собственную печать. Подчинялся архив непосредственно Коллегии иностранных дел. 29 ноября 1759 года архив был передан в ведение Московской конторы коллегии иностранных дел. Штат архива постоянно увеличивался, т.к. здесь хранились документы на многих языках и нужны были квалифицированные сотрудники. Для сотрудников устраивались экзамены в знании иностранных языков и науках. Уровень знаний учитывался при продвижении по службе. В конце XVIII века в архиве насчитывалось 80 штатных сотрудника, из них 24 - переводчики.

Во второй половине XVIII века произошли существенные изменения в составе и организации архивов. В 1763 году в связи с реформой Сената ликвидировалась его Московская контора, а ее документы слились с фондом Разрядного приказа и составили самостоятельный Разрядно-Сенатский архив. Архив находился в ведении департаментов герольдии Сената. Штат архива состоял из 6 человек.

С присоединением Московской сенатской конторы в архив поступили документы: административно-судебных дел, документов о различных сборах, документы о строительстве в Москве и других городах, материалы ликвидируемых учреждений. Архив стал крупным хранилищем документов по внутренней истории России XVI - XVIII вв., сосредоточившим около 500 тыс. дел.

Реорганизация Сената и местных учреждений в 60-70 годы XVIII века привела к ликвидации коллегий. Большое количество их документов передавались в Петербургский и Московский государственные архивы старых дел, учрежденные в 1780 и 1782 гг. архивы получили свои штаты и самостоятельное вневедомственное положение.

Бедственное положение документов о помещичьем землевладении явилось основной причиной создания Поместно-Вотчинного архива Учрежден в 1786 на базе одного из департаментов Вотчинной коллегии, оставленного после ее упразднения для окончания нерешенных дел и хранения архива. Подчинялся Сенату. Являлся центральным справочным учреждением по делам землевладения. Упразднен в 1852. - http://libinfo. , который возник в 1786 году по именному указу. Его основу составили комплексы документов центральных поместно-вотчинных учреждений XVI - XVIII вв. Он имел коллегиальное управление - присутствие. Его штаты значительно превосходили штаты других архивных учреждений. Архив комплектовался делами канцелярии Вотчинных дел, Вотчинной коллегии, Вотчинного департамента. Это указы Сената, протоколы и журналы заседаний, материалы о купле - продажи имений и крестьян. Большое место занимали дела по межеванию первой половины XVIII века.

Указ 1736 г, предписывал строить для архивов каменные здания с железными затворами и решетками на окнах, от деревянного строения не в близости. Предписывалось дела из архива не выносить и архивы держать за печатями.

В 1763 г. Сенат вновь категорически запрещает выносить дела из архивов, т.к. хищение документов приобрели значительные размеры.

Сенатский Указ 1781 г, предписывал учреждениям сдавать документы в архив в упорядоченном состоянии в сопровождении реестров.

По количеству изданных об архивах указах это время можно считать "золотым веком" для архивов.

Однако указы не воплотились в жизнь, т.е. работа в архиве не считалась престижной (там работали бесперспективные чиновники) и изменилось отношение верховной власти к архивам, если при Петре I встречалась такая формулировка "Положить в архив к вечному известию", то во второй половине XVII в. другое указание "Положить в архив к вечному забвению".

В это же время начинает возникать порядок классификации документов по тематическому, хронологическому и др. принципам.

Работа по выполнению запросов продолжает быть основной для архивов. Низкий уровень учетно-справочного аппарата, хаотическое состояние большинства документов приводит к тому, что архивы часто не могли выдать справки или сами документы. В это время публикуется "Слово о Полку Игореве", 12 томов "Деяния Петра Великого".

В ХVII веке произошли существенные изменения в архивном деле:

1. Архивы отделились от канцелярии. Предпринимались попытки концентрации материалов.

2. Появились исторические архивы, материалы которых широко использовались в научных целях, что обогатило источниковую базу исторической науки.

В 1811 году был утвержден основной закон деятельности создаваемых министерств "Общее учреждение о Министерствах" Манифест об «Общем учреждении министерств» 25 июня 1811 г.Манифест явился завершением министерской реформы, начатой введением министерств в 1802 г. «Общее учреждение министерств было разработано М.М. Сперанским. Выверено по изданию: Российское законодательство X-XX вв.: редакция О.И. Чистяков, Юридическая литература, 1988. - http://www.hist.msu.ru . Была создана более дробная система архивов, т.к. они учреждались при каждом департаменте. Это сильно затрудняло обеспечение сохранности, использование архивных документов и было отрицательной чертой архивного дела.

В 1828 году создан "Общий контрольный архив", для которого выстроили специальное здание. Все дела архива были разделены на три разряда. Первый разряд включал дела до 1811 г., т.е. до учреждения Государственного контроля как отдельного министерства. Эти дела хранились в Петропавловской крепости. Материалы второго разряда за 1811-1825 гг. помещались в новом помещении, а дела третьего разряда (за последующие годы) хранились в организациях государственного контроля в течении трех лет, а затем передавались в архив.

Сеть и функции местных учреждений изменилась мало. Однако положение их архивов ухудшилось. Архивы создаются при каждом "присутственном месте", что приводит к созданию множественной дробной сети, что усугубило положение с кадрами. Плохо обстояло дело и с помещениями. Документы часто складывались в заброшенных пустующих помещениях, не пригодных для хранения исторических источников, чаще всего находящихся в разных местах. Все это привело к хаотическому раздроблению архивных фондов и утрате многих документов.

Сильно пострадали архивы во время войны 1812 года. В 1852 году был создан Московский архив министерства юстиции. Это было достигнуто за счет объединения трех архивов: Московского государственного архива старых дел, Разрядно-Сенатского и Поместно-Вотчинного. Они вошли в новый архив на правах отделов. У Московского архива Министерства юстиции были значительные штаты - 37 человек, создавалась канцелярия, насчитывающая 47 сотрудников. В первое десятилетие архив интенсивно комплектовался. В последствии стал научно-методическим центром, оказывающим помощь другим архивным учреждениямТельчаров А.Д. Архивоведение. Конспект лекций. - М.: Приор-издат, 2010.С. 160 . В 1852 году были созданы еще три исторических архива: Киевский, Виленский и Витебский архивы древних актов.

В начале XIX в. появились новые виды архивных справочников - обзоры. Определенный вклад в развитие научно-справочного аппарата внес созданный в 1835 г. комитет для описания документов московских сенатских архивов сильно пострадавших в 1812 г. Основная заслуга его состоит в том, что было разработано описание дел трех степеней:

1. Описание первой степени: название фондообразователя, указание номеров дел и их хронологических рамок, рода дел, количество листов, замечания о физическом состоянии дел (ветхость) и т.д. Это и была инвентарная опись в современном понимании.

2. Описание второй степени: состояло из обзора истории фондообразователя и характеристики отдельных групп документов, т.е. представляло собой тип путеводителя. Такие справочники создаются впервые, и значение их постоянно возрастает.

3. Описание третьей степени: извлечение исторических сведений из разных архивов - напоминает тематический обзор - т.к. обзор документов по различным темам.

В этот же период начинают закладываться основы классификации документов внутри архива и внутри фонда.

В результате буржуазных реформ в середине XIX в. (в 1861г. отмена крепостного права) опять происходит изменение в системе государственных учреждений. В этих условиях наблюдается оживление архивной работы в связи с массовой сдачей в архивы документации упраздненных и преобразованных учреждений: создаются новые исторические архивы, реорганизуются существующие. В большинстве министерств были созданы единые архивы, которые находились в ведении департаментов общих дел или канцелярий министерств. Сеть архивов высших и центральных учреждений изменилась незначительно. Документы местных учреждений хранились в плохих условиях, что приводило к их гибели. Поэтому во многих документальных комплексах имеются пробелы.

В этот период сильно возросло значение исторических архивов. Их материалы активно использовались историками.

В конце XIX в - начале ХX вв. наблюдается спад работы в области архивного дела. В этот период не было создано ни одного нового исторического архива, правда продолжались упорядочения дел и разработка справочников, но эта деятельность протекала медленными темпами. Пагубно сказалась на сохранности материалов первая мировая война.

1899 году Д. Я. Самоквасов Дмитрий Яковлевич Самоквасов (27 (15) мая 1843 - 16 (3) августа 1911) - видный археолог, историк русского права, управляющий Московским архивом Министерства юстиции. -http://ru.wikipedia.org/wiki внес на рассмотрение XI Археологического съезда проект архивной реформы. Для управления архивами создается Центральный архив. Делопроизводство высших и центральных учреждений до 1800 г. концентрируется в архиве Министерства юстиции. В центральных городах учебных округов создаются областные архивы, которые хранят документы местных учреждений до 1800 г. Делопроизводство с 1800 г. образует единый архив - регистратуру. Губернские ученые комиссии вливаются в областные архивы. По своей четкости и последовательности проект Д.Я. Самоквасова превосходил все предыдущие проекты.

Таким образом, в XVIII в. в связи с реорганизацией государственного аппарата Петром I - архивы возникли при новых учреждениях - Сенате и коллегиях. Они были отделены от канцелярий, впервые в истории России был установлен порядок и сроки сдачи дел в архивы, введены должности архивариусов (хранителей), появились указы о создании архивов при губернских и уездных учреждениях.

В 1724 из документов бывшего Посольского приказа при коллегии иностранных дел был создан первый русский исторический архив - Генеральный архив старых государственных дел.

В связи с проведением новой реформы государственного аппарата в России во второй половине XVIII в. возникли Межевой, Поместно-вотчинный архивы; в 1775, по губернской реформе - местные архивы административных, судебных и финансовых учреждений. Для хранения документов учреждений были созданы еще два исторических архива - Государственные архивы старых дел в Санкт-Петербурге (1780) и в Москве (1782).

В XVIII в. крупные собрания древних рукописей отложились у императоров - Петра I и Екатерины II, а также у выдающихся государственных деятелей, ученых. деятелей культуры, среди которых были в основном княжеские и графские фамилии (у А. Д. Меньшикова, Г. А. Потемкина, А. А. Безбородко, Я. В. Брюса, Н. И. Новикова, В. Н. Татищева, М. М. Щербатова, Н. П. Румянцева и многих других). Представители этих и многих других известных фамилий любовно собирали свои архивы и в последующее время. В собрании А. И. Мусина-Пушкина оказался единственный список древнерусского памятника Слово о полку Игореве (основная часть архива сгорела при пожаре 1812). В XVIII в. появились новые поместно-вотчинные, а также фабрично-заводские документохранилища (в домах князей Демидовых, Шереметевых. Голицыных, Юсуповых, Воронцовых, Куракиных и др.).

В связи с развитием культуры, литературы, искусства в XVIII в. появились и получили развитие новые хранилища документов и материалов: Архив Академии наук с фондами ученых, Рукописный отдел библиотеки Академии наук со сосредоточием древнейших источников и летописей, Рукописный отдел библиотеки Эрмитажа с памятниками по русской истории, Архив Академии художеств, Рукописный отдел библиотеки Московского университета и др. Во второй половине XVIII в. получает развитие издание архивных источников: были опубликованы списки Радзивилловской и Никоновской летописи, Русская правда и др Тельчаров А.Д. Архивоведение. Конспект лекций. - М.: Приор-издат, 2010. С. 160 . .

В XIX в. выросли новые архивы в связи с реорганизацией государственных структур (образование министерств и др.). Многие государственные архивы, возникшие в Москве и Петербурге в XIX в., легли в основу ныне существующих. В начале XIX в. в Москве появилось Московское отделение общего Архива императорского департамента Главного штаба, хранившее документы военных учреждений с XVIII в. Московский Архив Коллегии иностранных дел был преобразован в Главный московский архив Министерства иностранных дел. В Петербурге в 1834 в свою очередь при Министерстве иностранных дел был создан Государственный архив Российской империи, куда вошли материалы Государственного Санкт-Петербургского архива старых дел, в него вошли материалы домам Романовых. В 1852 был основан исторический Московский архив Министерства юстиции, куда вошли Сенатский, Поместно-вотчинный и петербургский Государственный архив старых дел. В 1872 был создан Московский дворцовый архив. В 1867 в Петербурге был учрежден Военно-ученый архив Главного штаба. Помимо создания ведомственных архивов, шел стихийный процесс их возникновения на основе поступления рукописей в библиотеки (Петербургскую публичную с 1814 и др.) и музеи (Румянцевский (с 1862) А. А. Бахрушина в Москве и др.).

В XIX в. было опубликовано значительное количество архивных источников Археографической комиссией (создана в 1834) и Русским историческим обществом (учреждено в 1866 и до 1917 издало 148 томов исторических источников XV - XIX вв.).

Рост количества ведомственных архивов сопровождался и переполнением их документами. Это вызвало стихийное массовое уничтожение их чиновниками канцелярий, не вникавшими в их научное значение, что в свою очередь поставило на повестку дня проведение архивной реформы. Ее проекты принадлежали директорам Московского архива Министерства юстиции Н. В. Калачеву (1869) и Д. Н. Самоквасову (1899). Они предлагали свое устройство государственных архивов для концентрации в них документов текущих учреждений, создание центральных органов управления архивами, начать подготовку архивных кадров. В правительстве эти проекты были отвергнуты, но для борьбы с массовым уничтожением документов в 1884 были созданы губернские ученые архивные комиссии, сыгравшие положительную роль в сохранении исторических источников.

Со второй половины XIX века в России начали издаваться "путеводители" по архивам. Но доступ исследователей в те архивы, где находились важные политические документы (Государственный архив Министерства иностранных дел, Военно-Ученый, Архив Третьего отделения Его Императорского величества Канцелярии, объединенный с Департаментом полиции Министерства Внутренних дел), постепенно ограничивался.

2. СОЗДАНИЕ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ

2.1 Расчет площади архивохранилища

Общество с ограниченной ответственностью « Гранит 21» создано в 2001 г. в Санкт-Петербурге с целью реализации проектов в сфере промышленного и гражданского строительства на территории России.

Основная специализация компании -- выполнение комплекса строительно-монтажных работ, начиная от проектирования, устройства несущих конструкций зданий и сооружений, выполнения инженерных сетей и заканчивая монтажом различного оборудования, сантехническими, электромонтажными и отделочными работами (в том числе дизайном помещений). Так же организация выполняет работы по вертикальной планировке, прокладке наружных сетей, асфальтированию и благоустройству территорий, инженерной защите.

Таблица 1. Исходные данные для подсчета площади архивохранилища

Исходные данные
Наименование организации	ООО «Гранит 21»
Документооборот организации	115 000 документов в год
Штатная численность	155 человек
Текучесть кадров
Средний объем документооборота
Количество дел временного срока хранения (до 5 лет)
Ширина полки
Длина полки
Количество листов в деле
Высота архивного помещения

Для подсчета необходимо выполнить следующие операции:

1. Выяснить количество дел, создаваемых за год. Выяснить, сколько из них дел по личному составу, сколько постоянного хранения.

3. Выяснить, сколько полок поместиться в 1-ом стеллаже при высоте потолка равной 2,50 м.

6. Разместить стеллажи и другое оборудование вместе с рабочим местом архивариуса на чертеже.

Для выполнения данных операций, необходимо провести следующие расчеты:

1. Необходимо узнать количество дел, составляемых ежегодно.

Следовательно,

где N док/год - количество документов в год;

V док. - объем документооборота;

N л.д. - количество листов в деле;

N дел. - количество дел.

Значит, общее количество дел будет равно:

115000 х 67/180=42 805

2. Необходимо найти количество дел по личному составу.

Следовательно,

(N с . Т .к .) + N дел.с. = N дел- лс ., (2)

где N с - количество сотрудников организации;

Т к - текучесть кадров;

N дел.с - количество дел сотрудников;

N дел- лс - количество дел по личному составу.

Значит, количество дел по личному составу будет равно:

115 х 3,5 +115 =517

3. Необходимо найти количество дел постоянного хранения. При этом необходимо учесть количество дел временного хранения.

Следовательно,

(N дел + N дел-лс ) (1 - 0,38)= N дел пост.хр , (3)

где N дел.с - количество дел, создаваемых ежегодно

N дел- лс - количество дел по личному составу

N дел пост.хр - количество дел постоянного хранения

Значит количество дел постоянного хранения будет равно:

(42805 + 517)(1 - 0,38) = 26 859

4. Дела до передачи на постоянное хранение в государственный архив хранятся в архиве организации 15 лет. Необходимо сосчитать количество дел образуемых в ООО «Гранит 21» за 15 лет.

Следовательно,

N пост.хр . 15 л. = N дел (4)

Значит, количество дел за 15 лет будет равно:

26859 15 = 402885

Следовательно,

N дел . b д = S п.м. , (5)

где N дел - количество дел постоянного хранения;

b д - ширина 1-го дела;

S п.м. - количество погонных метров.

Толщина одного дела равна 4 см, что составляет 0,04 м Значит, количество погонных метров равно:

402885 0,04м = 16 115 м

6. Необходимо определить количество стеллажей, необходимых для размещения общего количества дел постоянного срока хранения. Для этого нужно учесть, что один стеллаж состоит из 6 полок, так как высота потолка архива равна 2,5 м.

Следовательно,

где S п.м. - количество погонных метров;

b п - ширина полки;

N п - количество полок.

Ширина полки равна 0.3 м в соответствии с исходными данными. Значит, количество полок, необходимые ля размещения всех дел, будет равно:

16115/0,3=53 716

Значит необходимо 8953 стеллажа для хранения всех дел.

7. Необходимо найти количество стеллажей, необходимых для размещения дел по личному составу. Для начала необходимо найти количество погонных метром для размещения этих дел.

Следовательно,

N дел - лс . b д = L п. м., (7)

Значит, количество погонных метров будет равно:

517 15 х 0,04 м = 310

Рассчитываем количество полок по тому же принципу. Значит, для хранения дел по личному составу, понадобится следующее количество полок

Значит, необходимо 18 стеллажей для хранения дел по личному составу.

8. Необходимо найти площадь, которую будут занимать 8 953 стеллажа. Для этого необходимо знать площадь 1-го стеллажа, а также параметры стеллажа.

Следовательно,

N с x l с b с = S с, (8)

где N с - количество стеллажей;

l - длина стеллажа;

b - глубина стеллажа;

S с - площадь, занимаемая стеллажами.

длина стеллажа равна 0,74 м, глубина стеллажа равна 0,3 м. Значит, площадь, занимаемая 8 953 стеллажами, будет равна:

0,74 м 0,3 м 8 953 = 1,987 м 2

9. Необходимо найти площадь помещения. Для этого необходимо найти его длину и ширину с учетом требований к размещению стеллажей в архивных помещений. Для расчета необходимо составить схему архивохранилища (Приложение 1).

Следовательно,

L а b а = S а, (9)

где L a - длина архивохранилища,

b a - ширина архивохранилища,

S a - площадь архивохранилища.

Значит, площадь одного помещения архивохранилища равна:

(0,45м 2 + 3 1,48м + 2 1,2) (83 0,3м + 2 0,45м + 39 0,75м) = = 426,087 м 2

Всего ООО «Гранит 21»Выделил 18 помещений для хранения документов.

Следовательно,

18х426,087=7,669.566

2.1 Оборудование архивохранилища

Для обустройства архивохранилища потребуются следующие устройства:

1. Стеллажи

Размещены по всей длине помещения. Ширина 1-го стеллажа составляет 0.74 м, а глубина 0,30 м. В стеллаже размещаются по 6 полок. Его высота составляет 2,20 м. Имеет металлический цвет, не передвижной (рис.1).

Детали стеллажа:

1. Стойка.

3. Стяжка.

4. Крепеж.

Рис.1 Стеллаж

Классическиеархивные шкафыпредназначены для хранения дел по личному составу. Двериархивных шкафовоснащены импортными замками с ригельной системой запирания. Архивные металлические шкафы не только надежны, но и удобны при пользовании (рис.2).

Рис.2 Архивный шкаф

2.Архивные папки

Архивные папкислужат для хранения документов. Они позволяют систематизировать большое количество документов как необходимых на каждый день, так и временно не используемых и сданных в архив. Обычно архивные папки изготавливаются из белого 3-хслойного гофрокартона или бурого микрогофрокартона. Архивные папки имеют стандартный размер, позволяющий свободно помещать документы. На лицевой стороне можно указать всю необходимую информацию о хранящихся в архивной папке документах (рис.3)

Рис.3 Архивная папка

3. Противопожарное оборудование

Противопожарной сигнализации - эффективная система обнаружения и ликвидации возгорания позволяет минимизировать ущерб от пожара (рис.4)

Рис.4 Противопожарная сигнализация

Так же необходимо разместить углекислотные огнетушители (на каждые 25 м 2 требуется 1 огнетушитель). Такие огнетушители выпускают не пену, а газ для тушения, что позволяет нанести наименьший ущерб документам при тушении пожара (рис.5).

Рис. 5 Углекислотный огнетушитель

4. Гигрометр психрометрический ВИТ-1, ВИТ-2

Приборы для измерения относительной влажности воздуха и температуры в помещениях архивохранилища (рис.6).

Рис.6 Гигрометр психрометрический

5. Освещение архивохранилища

В ООО " Гарант 21" искусственное освещения в архивохранилище. Применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком (рис.7)

Рис.7 Светодиодная лампа

6. Рабочее место архивариуса

ООО «Гранит 21» с уважением относится к своим сотрудникам и предоставляет все необходимые условия для их эффективной работы (рис.8)

Рис.8 Стол и стул архивиста

Так же на рабочем месте архивариуса имеется персональный компьютер, многофункциональное устройство и стационарный телефон для работы.

Таблица 2. Современные технологии

Заключение

Архивы являются одним из важнейших резервуаров памяти человечества.

В процессе анализа было выявлено, что в сохранении богатого культурного наследия прошлого архивам принадлежит, важное место. Зарождение архивов повсеместно было связано с появлением письменности. В нашей стране наиболее важные для практического и научного использования документы целенаправленно сохранялись в течении более чем 1000 лет. Войны, пожары, человеческое небрежение внесли коррективы в их состав. Общий объем документов, находящихся в настоящее время в отечественных хранилищах, огромен: он составляет более полумиллиона единиц архивного хранения

Итак, становление архивного дела в Киевской Руси повлекло за собой создание отдельной науки - архивоведения. В архивном деле в Московской Руси произошла частичная концентрация материалов, имеющих особое значение для самодержавия. Предпринимались попытки произвести концентрацию документов на местах. В XVIII в. архивном деле произошли существенные изменения. Архивы отделились от канцелярий, возникли новые архивы при высших, центральных и местных учреждениях. Большим шагом вперед явилось создание исторических архивов, хранивших важную документацию. Материалы этих архивов значительно шире, чем других архивных учреждений, привлекались исследователями и публиковались в научных целях, что обогатило источниковую базу исторической науки. Прогресс в области архивного дела в значительной степени был обусловлен развитием отечественной культуры и исторической науки. В XIX в. произошла концентрация в системе ведения архивного дела. Впервые появились архивные справочники, что повлияло на развитие научно - справочного аппарата.

В ходе проделанной работы по созданию архивохранилища было рассчитана необходимая площадь, подобраны стеллажи для размещения всех документов организации. Также для эффективной работы архивиста было подобрано все необходимое оборудования. Изображенная схема архивохранилища показывает расположение стеллажей.

Список литературы

1. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение: учеб-ник. - 5-е изд., дополнительное. - М., 2011.

2. Кабашов С.Ю., Асфандиярова И.Г. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях: учебное пособие [Текст]: Учебник / С.Ю. Кабашов., И.Г. Асфандиярова. - М. Учебник. - 1-е издание., перераб. и доп. - М. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях: учебное пособие:, 2010.

3. Тельчаров А.Д. Архивоведение [Текст]: Учебник / А.Д. Тельчаров. - М. Учебник. - 4-е издание., перераб. И доп. - М.: Архивоведение, 2010. - 38с.

4. Вовкотруб О.В., Фионова Л.Р. Архивоведение: Учебное пособие. - Пенза, 2009. - С. 115.

5. Самошенко В.Н. История архивного дела в дореволюционной Рос-сии. М., 2009. - С. 214.

Размещено на Allbest.ru

Приложение

Схема архивохранилища

...

Подобные документы

Теоретические основы и сущность организации делопроизводства, понятие документооборота. Схема движения и технология обработки документов в хозяйстве, основные правила организации документооборота. Контроль исполнения документов, составление номенклатуры.

дипломная работа , добавлен 10.11.2010


Формы организации делопроизводства. Унифицированная система организационно-распорядительной документации: цель, порядок применения и ведения. Форма гражданских договорных отношений. Сроки выдачи копий документов. Общественное значение делопроизводства.

контрольная работа , добавлен 27.08.2012


Основные возможности компьютерных технологий в делопроизводстве. Принципы внедрения электронного документооборота в организации. Автоматизированный контроль исполнения документов. Анализ системы автоматизации делопроизводства и документооборота "Дело".

реферат , добавлен 23.09.2010


История создания организации, основные виды ее деятельности. Функции устава, штатного расписания, коллективного договора, должностной инструкции. Процесс создания документов, их обязательные реквизиты. Порядок ведения конфиденциального делопроизводства.

отчет по практике , добавлен 21.02.2012


Организация и ведение делопроизводства, сущность, структура и современные методы исследования документооборота в организации. Методы управления документооборотом. Анализ документооборота в организации, мероприятия по его совершенствованию в организации.

дипломная работа , добавлен 07.07.2011


Изучение сущности и специфики реорганизации делопроизводства в учреждениях России в конце XIX-начале XX в. Особенности движения документов и дел, организации документооборота, унификации форм документов и законодательной регламентации делопроизводства.

курсовая работа , добавлен 06.05.2010


Общие понятия об архивах и Архивном фонде. Состав и структура Архивного фонда РФ. Классификация, порядок комплектования, хранения, учёта и использования документов архива. Понятие архива электронных документов и проблемы обеспечения их сохранности.

курсовая работа , добавлен 01.09.2008


Документооборот как важное звено в организации делопроизводства в организации, его структура и особенности. Способы совершенствования документооборота. Внедрение системы электронного документооборота, как способ совершенствования документооборота.

контрольная работа , добавлен 16.11.2010


Понятие документооборота, общая структура документационного обеспечения управления. Классификация документов и нормативная база делопроизводства, его автоматизация. Особенности организации и содержание документооборота в бухгалтерском учете предприятия.

реферат , добавлен 13.01.2011


История становления и условия развития архивного дела в Киевской Руси. Архивы в Российской империи. Развитие архивного дела в годы советской власти, в довоенный и военный периоды. Государственный архив Российской Федерации и основные цели его работы.

 

Возможно, будет полезно почитать:

• Аббатство - это католический монастырь ;
• Самые распространенные расклады ;
• Быт и обычаи Обычаи и нравы 19 века ;
• К чему снятся жабы и лягушки: мужчине, девушке, женщине, беременной – толкования разных сонников ;
• Основные характеристики марса ;
• Должностная инструкция транспортного экспедитора ;
• Татаро-монгольское иго или история о том, как ложь стала правдой ;
• Журавль толкование сонника ;