Документы к проверке проводимой государственной инспекцией труда. Какие документы нужны для предъявления проверяющим из трудовой инспекции: общая информация

Проверка трудовой инспекции, особенно проводимая на предприятии впервые, может вызвать много вопросов и опасений. Какие документы готовить, что вправе делать инспектора? Об этом расскажем в статье.

Какими бывают трудовые проверки? Основания для проверок ГИТ

Проверочные мероприятия ГИТ бывают плановые и внеплановые. Первые из них носят профилактический характер и не зависят от действий работодателя и третьих лиц.

Ранее предприятия проверялись инспекцией не чаще чем 1 раз в 3 года — по общей норме ч. 2 ст. 9 закона «О защите прав…» от 26.12.2008 № 294-ФЗ (далее — Закон 294-ФЗ). Ныне частота планового контроля ГИТ зависит от категории риска, присвоенной работодателю. Так, проверки работодателей с высокой категорией проводятся не чаще 1 раза в 2 года, а с низкой — не проводятся вообще (см. пп. 17-24 Положения о надзоре по труду, утв. постановлением Правительства РФ от 01.09.2012 № 875).

Истечение указанных сроков с окончания последнего планового контроля или регистрации предприятия само по себе уже является основанием для новой проверки.

Для внепланового контроля установлены специальные основания (ч. 7 ст. 360 ТК РФ):

1. Истечение срока устранения нарушений, установленного в ранее выданном работодателю предписании.

2. Поступление в инспекцию:

информации о нарушениях на предприятии, которые повлекли угрозу жизни и здоровью людей, невыплату зарплаты или выплату ее ниже МРОТ;
информации о не оформленных надлежащим образом трудовых отношениях;
жалобы на нарушение трудовых прав или заявления о проверке условий охраны труда от сотрудника.

3. Приказ руководителя инспекции, изданный в соответствии с поручением Президента, Правительства или требования прокуратуры.

Плановая проверка ГИТ - что проверяют инспекторы?

Цель плановых проверок любого из контролирующих органов — выяснить, соблюдают ли хозяйствующие субъекты обязательные требования закона в той или иной сфере. Соответственно, предмет планового контроля ГИТ — соблюдение работодателями законодательства о труде и об охране труда.

Также в рамках планового контроля проверяют соответствие обязательным требованиям сведений, указанных в уведомлениях о начале определенных видов деятельности.

Напомним, что о начале деятельности в некоторых сферах должны обязательно уведомляться надзорные органы. Так, Роструд уведомляется о таких видах деятельности, как уход с обеспечением проживания и соцуслуги без обеспечения проживания (п. 5.1 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.07.2009 № 584).

Методические рекомендации (утв. приказом Роструда от 28.10.2010 №455) выделяют проверки комплексные и тематические (подп. 2.6 п. 2). Первые направлены на проверку соблюдения трудового законодательства в общем (по главным институтам трудового права).

Тематические проверки трудовой инспекции касаются отдельных институтов трудового права, например:

надлежащее оформление трудовых отношений;
обучение по охране труда
своевременность и полнота оплаты труда;
предоставление компенсаций и гарантий и т. д.

На практике в планах ГИТ в графе «Предмет проверки» указывается стандартная фраза о проверке соблюдения законодательства о труде. Поэтому узнать, что проверит при проверке трудовая инспекция, заранее нельзя.

План проверок Роструда в 2018 году — где взять?

Информация о запланированных проверках Роструда находится в открытом доступе. Так, инспекции в регионах обязаны публиковать план на своих официальных порталах в интернете до 1 декабря года, предшествующего году проверки.

Кроме того, сведения о проверках трудовой инспекции включаются в единый сводный план проверок предпринимателей, формируемый Генеральной прокуратурой РФ. С помощью соответствующего сервиса на сайте органа можно узнать, какие плановые проверки ждут предприятие в текущем году.

ВАЖНО! Если организацию не включили в план, хотя срок очередной проверки подошел, в течение года этого сделать уже не могут. Исчерпывающий перечень оснований для изменения плана закреплен в п. 41 Административного регламента, утв. приказом Минтруда от 30.10.2012 № 354н (далее — Регламент).

План поможет определить предполагаемый месяц проверки, но не ее конкретную дату. О начале плановой проверки инспектора ГИТ обязаны уведомить работодателя минимум за 3 рабочих дня до контрольного мероприятия путем вручения ему распоряжения на проверку (ч. 12 ст. 9 Закона 294-ФЗ).

Виды документов, интересующие инспекторов при плановом контроле

Как правило, ГИТ требует при плановых проверках следующий перечень документов:

1. Документы, подтверждающие трудовые отношения:

трудовые книжки и вкладыши;
трудовые договоры и дополнительные соглашения.

2. Книга учета движения трудовых книжек.

3. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек.

4. Приказ о возложении обязанности по ведению трудовых книжек.

5. Обязательные локальные нормативные акты:

правила трудового распорядка;
положение о защите персональных данных;
положение, устанавливающее оплату труда, доплаты, надбавки и премии.

6. Коллективный договор (при наличии).

7. Обязательные кадровые документы:

штатное расписание;
табель учета рабочего времени;
личные карточки;
должностные инструкции;
график отпусков;
график сменности.

8. Форма расчетного листка.

9. Медицинские книжки.

10. Кадровые распорядительные документы и основания к ним (служебные записки, заявления и т. д.)

11. Журналы регистрации и учета (больничных, трудовых договоров, приказов, несчастных случаев на производстве и т. д.).

12. Инструкции и иные документы по охране труда (состав зависит от направления деятельности предприятия).

13. Документы, относящиеся к оплате труда (зарплатные ведомости, записки-расчеты и т. д.).

14. Журнал учета мероприятий по контролю.

Отметим, что большая часть нарушений связана с отсутствием каких-либо документов по охране труда.

Границы внепланового контроля Роструда

В Законе 294-ФЗ сделана оговорка, что проверка по основанию истечения срока ранее выданного предписания ограничивается только подтверждением его выполнения (ч. 21 ст. 10). Однако по общей норме этого же закона контролирующим органам вообще запрещено выходить за пределы предмета проверки (п. 3 ст. 15).

Поэтому границы внеплановой проверки трудовой инспекции напрямую зависят от основания ее проведения. Так, по жалобе на невыплату зарплаты инспекция должна проверить доводы работника и запросить лишь документы, которые помогут это сделать.

Перечень требуемых в рамках внеплановой проверки документов может отличаться от указанного выше. Так, если она проводится по факту несчастного случая на производстве, ГИТ может запросить:

сведения о проводимых на территории предприятия работах, гражданско-правовые договоры, на основании которых такие работы проводятся, реквизиты подрядчиков;
данные о состоянии травматизма на предприятии;
акты о расследовании несчастных случаев и т. д.

ВАЖНО! На те или иные неправомерные действия инспектора ГИТ (в том числе при запросе «лишних» документов) можно пожаловаться в порядке, установленном разделом V Регламента.

В законе нет перечня документов, которые вправе требовать Роструд (для обоих видов проверок). Главное — чтобы не был нарушен запрет на затребование документов (а равно иной информации, проб, образцов и т. д.), не относящихся к предмету проверки. А решение об относимости тех или иных объектов к ее предмету субъективно и принимается государственным инспектором труда.

Формы проверок. Полномочия ГИТ в рамках документарных проверок

Любая проверка ГИТ (как плановая, так и внеплановая) может проводиться в документарной или выездной форме. Форма контроля указывается в плане и распоряжении на ее проведение (по внеплановым проверкам — только в распоряжении).

ВАЖНО! Фактические действия инспекторов должны соответствовать форме проверки. Они не вправе явиться на предприятие, если проверка определена в распоряжении как документарная.

Осуществляемая Рострудом проверка по документам состоит из нескольких этапов:

Инспекция направляет в адрес предприятия письменный запрос с указанием перечня требуемых документов.
В течение 10 рабочих дней работодатель исполняет запрос.
При выявлении в документах ошибок, неточностей, противоречий ГИТ предлагает работодателю предоставить пояснения и дополнительные документы.
Если выявленные ошибки, неточности и противоречия не устранены, проверка трансформируется в выездную.

Как ответить на запрос трудовой инспекции?

Все документы работодатель предоставляет в виде простых копий, удостоверенных подписью руководителя организации или предпринимателя (либо иного уполномоченного на такие действия доверенностью лица), а также печатью (при наличии).

Трудовая инспекция не вправе требовать:

оригиналы документов и их нотариально заверенные копии;
документы, которые она может получить в порядке межведомственного взаимодействия.

В законе нет ограничения в отношении периода, за который ГИТ может потребовать документы. Не указывается проверяемый период деятельности и в распоряжении на проверку. Поэтому запрос может поступить в отношении любых документов, в том числе касающихся уже уволенных работников.

Объективно представить документы не всегда возможно из-за того, что срок их хранения истек и они были уничтожены. В такой ситуации работодателю следует в ответе на запрос пояснить причину отсутствия документов. Напомним, что при уничтожении относящихся к трудовым отношениям документов нужно руководствоваться перечнем, утв. приказом Минкульта от 25.08.2010 № 558.

Непредставление документов в срок или представление их в неполном объеме без уважительной причины может повлечь для работодателя ответственность по ст. 19.7 КоАП РФ.

Права инспекторов ГИТ при выездной проверке

Выездные проверки трудовая инспекция проводит по месту нахождения предприятия. Согласно п. 2 ч. 3 ст. 12 Закона 294-ФЗ ее проводят, если по документам оценить соответствие деятельности работодателя закону не представляется возможным.

Мнение о том, что ГИТ всегда обязана начинать только с документарной проверки, ошибочно. Однако если инспектора могли оценить отсутствие или наличие нарушений по документам, выездную проверку можно признать неправомерной через суд. В основном это касается внеплановых проверок по жалобам работников, то есть проверок, имеющих узкий предмет. В ежегодных планах обычно все проверки определены как выездные, оспорить их на этом основании невозможно.

При выездной проверке инспектора вправе (ст. 357 ТК РФ, ст. 12 Конвенция МОТ от 11.07.1947 №81 «Об инспекции труда…»):

при наличии распоряжения на проверку и служебных удостоверений в любое время беспрепятственно проходить на территорию предприятия и проверять состояние используемых зданий, сооружений, оборудования, транспорта и т. д.;
запрашивать для ознакомления документы (причем инспектора вправе просить изготовить для них копии на безвозмездной основе), иную информацию;
беседовать с сотрудниками предприятия;
на месте выдавать предписания;
запрещать использование средств индивидуальной защиты, не соответствующих нормативам;
расследовать несчастные случаи на производстве и т. д.

Препятствование проверке будет расценено как административное правонарушение, предусмотренное ст. 19.4.1 КоАП РФ.

Проверка трудовой инспекции - к чему готовиться и как?

Подготовка к любой проверке ГИТ заключается:

в ознакомлении с нормативными актами, регламентирующими проведение проверок, уяснении прав и обязанностей — как своих, так и контролеров;
определении соответствия деятельности предприятия трудовому законодательству (в том числе в изучении документов на предмет согласованности между собой, наличия ошибок, соответствия их содержания закону);
оперативном устранении нарушений.

С 2018 года при плановом контроле ГИТ применяет проверочные листы (ч. 11.1-11.5 ст. 9 Закона 294-ФЗ). Причем проверка должна ограничиваться вопросами чек-листов. Правда, до 01.07.2018 листы применяют только в отношении работодателей с умеренной категорией риска, а после указанной даты — в отношении любых работодателей.

Ответы на проверочные листы могут существенно помочь работодателю при подготовке к проверке, так как:

листы разработаны по большинству аспектов трудовых отношений;
контрольные вопросы сформированы исходя из наиболее типичных нарушений;
ответы на вопросы однозначно позволяют установить, есть ли нарушения.

Любой работодатель может скачать листы на официальном портале Роструда. Но мы рекомендуем воспользоваться расположенным там же сервисом «Электронный инспектор». Ответить на контрольные вопросы из всех разработанных чек-листов можно онлайн, а по завершении сервис дает рекомендации по устранению нарушений. Сервис бесплатный, доступен в любое время, а факт выявления нарушений никаких последствий для работодателя не повлечет.

Итоги

Конечно, возможность подготовиться к проверке трудовой инспекции есть не всегда. Ведь о некоторых проверках (например, по жалобам работника) инспектора даже не обязаны предварительно уведомлять работодателя. Рекомендуется держать кадровые документы в порядке и периодически проводить самопроверку с помощью чек-листов.

14.08.2015 00:17

Документы для проверки трудовой инспекции

Сразу отметим, что нигде не определен список документов, запрашиваемых при проверке трудовой инспекции. В ходе проверки трудовой инспектор может запросить любой документ, подтверждающий (или не подтверждающий) соблюдения работодателем трудового законодательства.

Поэтому можно сказать, что все обязательные трудовые документы должны иметься у работодателя, и эти документы должны быть оформлены надлежащим образом.

Договоры

В организации должны иметься следующие договоры:

1. Трудовые договоры . Все трудовые договоры должны содержать обязательные условия, установленные статьей 57 Трудового кодекса.

2. Договоры о полной индивидуальной материальной ответственности и договоры о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности.

Перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры, утверждены постановлением Минтруда РФ от 31 декабря 2002 г. № 85.

3. Ученические договоры . Эти договоры должны быть в организации, при оформлении ученичества.

Обязательные локальные акты организации

В каждой организации в обязательном порядке должны быть:

1 . правила внутреннего трудового распорядка ;

2 . положение об оплате труда и премировании . Это положение обязательно только в том случае, если система оплаты труда не отражена в коллективном договоре или в другом локальном акте организации, например, в правилах внутреннего распорядка (ст. 135 ТК РФ).

3. положение о персональных данных работников (ст. 88 ТК РФ);

При наличии определенных условий, в организации должны быть следующие локальные акты:

1 . локальный нормативный акт, в котором указываются должности работников с ненормированным рабочим днем .

Этот документ обязателен в случае наличия в организации работников, которым установлен ненормированный рабочий день, при условии, что данные сведения не отражены в коллективном договоре или другом локальном акте, например, в правилах внутреннего распорядка (ст. 101 ТК РФ).

2. график сменности.

Наличие данного документа необходимо в случаях, когда работа в организации осуществляется посменно. График сменности может быть оформлен как приложение к трудовому договору (ст. 103 ТК РФ);

3. локальный нормативный акт, предусматривающий разделение рабочего дня на части .

Этот документ обязателен в тех организациях, где рабочий день может быть разделен на части (ст. 105 ТК РФ);

4. локальный нормативный акт, предусматривающий порядок и условия прохождения работниками профессиональной подготовки или переподготовки.

Документ должен быть в организации только в том случае, если работодатель принимает решение о необходимости направления работников на обучение, переобучение или повышение квалификации (ч. третья ст. 196 ТК РФ). Вместо утверждения ЛНА, условия об обучении могут быть включены в коллективный договор или, например, в правила внутреннего трудового распорядка.

5. локальный нормативный акт, устанавливающий порядок применения вахтового метода (ч. четвертая ст. 297 ТК РФ). Условие об установлении порядка применения вахтового метода не обязательно оформлять отдельным локальным актом, это условие может быть включено в коллективный договор или правила внутреннего трудового распорядка.

Документы по охране труда

На всех работодателей возлагаются обязанности по обеспечению безопасных условий и охраны труда (ст. 212 ТК РФ).

У работодателей должны иметься:

1. Инструкции по охране труда

Инструкции по охране труда относятся к обязательным локальным актам организации. Минтруда России издало Методические рекомендации по разработке инструкций по охране труда (утверждены 13 мая 2004 г.). Работники должны быть ознакомлены с инструкциями по охране труда под роспись. Для этого следует завести журнал ознакомления работников с инструкциями по охране труда.

2. Документы, подтверждающие прохождение инструктажа и обучения по охране труда.

Все работники, в том числе руководители организаций, обязаны проходить обучение по охране труда и проверку знания требований охраны труда (ст.225 ТК РФ). Порядок обучения и проверки знаний установлен Постановлением Минтруда России и Минобразования России от 13 января 2003 г. № 1/29 (далее - Порядок).

Для всех принимаемых на работу лиц, а также для работников, переводимых на другую работу, работодатель (или уполномоченное им лицо) обязан проводить инструктаж по охране труда (п. 2.1.1 Порядка). Помимо первичного инструктажа, работодатель обязан проводить повторный и в установленных случаях внеплановый инструктаж.

Проведение всех видов инструктажей регистрируется в соответствующих журналах проведения инструктажей с указанием подписи инструктируемого и подписи инструктирующего, а также даты проведения инструктажа (п. 2.1.3 Порядка).

Отметим, что по общему правилу инструктаж должны проходить все работники. Однако, очевидно, что фактически в таком инструктаже нуждаются только сотрудники рабочих профессий. Поэтому работники, не связанные с эксплуатацией, обслуживанием, испытанием, наладкой и ремонтом оборудования, использованием электрифицированного или иного инструмента, хранением и применением сырья и материалов, могут освобождаться от прохождения первичного инструктажа на рабочем месте.

При этом перечень профессий и должностей сотрудников, освобожденных от прохождения первичного инструктажа на рабочем месте, утверждается работодателем (п. 2.1.4 Порядка). Эти же работники освобождаются и от прохождения повторного инструктажа. Поэтому у работодателя в обязательном порядке должны иметься журналы проведения инструктажей.

Итак, документы, подтверждающие проведение вводного инструктажа:

протокол заседания комиссии по проверке знаний по безопасности труда;
личная карточка прохождения обучения;
журнал вводного инструктажа;
журнал регистрации инструктажа на рабочем месте;
перечень профессий и должностей работников, освобожденных от прохождения первичного инструктажа на рабочем месте.

Формы, подтверждающие прохождение вводного инструктажа, содержит ГОСТ 12.0.004-90. «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения». Все эти формы являются рекомендованными.

Приказы (распоряжения) работодателя

Приказ - это распорядительный документ, издаваемый и подписываемый руководителем организации. Трудовое законодательство устанавливает обязательность издания приказов, при этом перечня возможных приказов не существует. Поэтому, организация обязана хранить все «трудовые» приказы.

Приказы по личному составу должны храниться в организации в течение 75 лет (ст. 19 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Документы, связанные с выплатой зарплаты

Работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника при выплате заработной платы (ч. первая ст. 136 ТК РФ). Трудовые инспекторы обязательно проверят, утверждена ли в организации форма расчетного листка. Поэтому в компании должен иметься приказ об утверждении расчетного листка.

Помимо этого трудовые инспекторы обращают внимание, указаны ли дни выплаты заработной платы:

в трудовом договоре с работником;
в правилах внутреннего трудового распорядка;
в коллективном договоре (при его наличии).

«Отпускные» документы

В организации должен быть утвержден график отпусков. График утверждается не позднее, чем за две недели до наступления календарного года (ч. первая ст.123 ТК РФ).

Помимо графика отпусков трудовые инспекторы проверят, извещаются ли работники о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала. Поэтому в организации должен иметься либо специальный журнал извещения работников о начале отпуска, либо копии извещений, на которых должны стоять подписи работников и даты.

Документы по личному составу

В организации должны быть следующие документы:

1. Трудовые книжки . Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, для которого эта работа является основной.

2. Личные карточки работников . Личные карточки можно вести по унифицированной форме № Т-2.

Документы по учету рабочего времени и штата

В организации должны иметься:

1. Табель учета рабочего времени . Обязанность работодателя по ведению учета рабочего времени закреплена статьей 91 Трудового кодекса РФ. Табель учета рабочего времени можно вести с использованием унифицированной формы № Т-12.

2. Штатное расписание. Из Трудового кодекса прямо не следует, что штатное расписание - обязательный документ для всех работодателей. Поэтому если трудовая функция сотрудников определяется через конкретный вид поручаемой работы (например, «работник принимается для уборки территории» и т. д.), формально можно не утверждать штатное расписание. Между тем, в большинстве случаев, обойтись без штатного расписания невозможно. Работодатель составляет штатное расписание, исходя из норм статей 15, 57 Трудового кодекса.

Извещения и уведомления

Трудовое законодательство обязывает работодателя уведомлять работников о наступлении определенных событий, поэтому у работодателя должны иметься:

уведомления о начале отпуска;
уведомления о сокращении численности или штата работников;
уведомления о прекращении срочного трудового договора;
другие уведомления.

Заявления и справки, полученные от работников

В организации должны храниться заявления работников:

о предоставлении или переносе отпусков;
о предоставлении отпусков по беременности и родам и отпусков по уходу за ребенком;
о расторжении трудового договора по инициативе работника;
другие заявление.

Спра вки ., полученные от работников:

о подтверждении беременности;
о наличии (отсутствии) судимости;
другие справки.

Журналы и книги учета

Организации должны вести следующие журналы и книги:

1. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (форма утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

2. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (форма утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

3. Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (форма утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 № 739н).

4. Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (форма утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н).

5. Журнал регистрации несчастных случаев на производстве (форма утверждена постановлением Минтруда России от 24 октября 2002 № 73).

6. Журнал проведения вводного инструктажа (форма рекомендована ГОСТ 12.0.004-90. «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения»).

Помимо этого в организации должен иметься Журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Отметим, что факт ознакомления с локальными актами можно подтверждать иначе, например, сделать листки ознакомления к локальным нормативным актам.

Итак, здесь мы привели обширный, но не полный список документов, которые может потребовать трудовой инспектор в ходе проверки.

Если вы не уверены, что можете правильно оценить наличие и корректность оформления документов, предлагаем вам воспользоваться помощью наших специаистов и заказать услугу "кадровый аудит".

(по данным журнала "Кадровое дело")

В данной статье мы рассмотрим как действовать, когда на предприятие приходит трудовая инспекция, какие документы она может проверить и к чему нужно быть готовыми.

Законодательное регулирование вопроса

Законодательное регулирование вопроса осуществляется такими нормативными актами, как:

Федеральный закон с номером 294 от 26 декабря 2008 года , который указывает по каким основаниям может производиться проверка;
Трудовой кодекс, в частности Глава 57 , в которой описаны основные аспекты проведения проверок со стороны инспекции.

Какие бывают проверки

Внеплановая. Проводится, как правило, после поступившей жалобы на работодателя или в случае, если у ТИ есть какие либо основания для подозрения в нарушении российского законодательства в области трудового права
Плановая. Проводится, как правило, не чаще, чем один раз в три года.

Как узнать о плановой проверке

Чтобы узнать о проведении плановой проверки в адрес организации или индивидуального предпринимателя, необходимо выйти в Интернет на сайт Генеральной прокуратуры РФ. Каждый года данные о плановых проверках ТИ обновляются. После 31 декабря текущего года можно найти информацию на будущий год.

Что проверяет трудовая инспекция при плановой проверке

Проверка инспекторами производится согласно Проверочным листам. Для каждого отдельного вопроса есть свой лист, согласно которому инспектор и производит проверочные действия. Существует два направления проверок - кадровое и по условиям труда. Кадровое направление работы включает в себя проверку всей необходимой документации и правильности ее оформления, а также наличия всех документов, которые в обязательном порядке должны присутствовать на любом мероприятии. Здесь можно выделить целый перечень документов, которые могут быть проверены выборочно или сплошной проверкой, но в целом проверяются оформление следующих операций:

Прием на работу и увольнение сотрудников (трудовой договор, заявления на прием и увольнение, приказы на прием и увольнение);
Режим рабочего времени, времени отдыха и работы (табель учета рабочего времени, трудовой договор, правила внутреннего трудового распорядка, приказы на отпуск, заявления на отпуск, расчет отпускных);
Оплата труда (расчетные и платежные ведомости, штатное расписание, трудовые договора);
Охрана труда (журнал учета инструктажей по охране труда, трудовой договор, приказ руководителя).

Для того, чтобы знать права и обязанности работодателя и работника, можно воспользоваться специальными методическими материалами, выпущенными трудовой инспекцией. Методические материалы для работодателей можно скачать здесь:

Сервис «Электронный инспектор»

На сайте ТИ есть очень информативный сервис, который позволяет проверить себя как работодателям, так и работникам. Этот сервис называется «Электронный инспектор». Для работодателей сервис будет полезен тем, что можно проверить, все ли правильно делает кадровый работник и все ли необходимые документы кадрового учета оформлены в соответствии с законодательством РФ. Для работника сервис позволяет узнать, не нарушаются ли его права с точки зрения трудового законодательства. В сервисе «Электронный инспектор» можно выделить такие направления законодательства по труду для проведения проверки:

Рабочее время;
Охрана труда сотрудников;
Правила приема и увольнения работников;
Ответственность обеих сторон трудового договора;
Аттестация работников;
Защита персональных данных;
Время работы и отдыха;
Оплата труда;
Трудовой договор и его изменения и другие.

Если у Вас есть опасения по поводу оформления тех или иных кадровых документов, проверить себя в сервисе «Электронный инспектор» очень легко, это поможет Вам избежать штрафов при проверке ТИ.

Периодичность проведения проверок

Чтобы ТИ могла включить в план будущих проверок необходимо, чтобы было выполнено хотя бы из следующих условий:

После государственной регистрации компании или индивидуального предпринимателя должно пройти как минимум три года. Что это значит? Это значит, что если ИП или юридическое лицо зарегистрированы менее трех лет назад, то в план проверок его включить ТИ не сможет.
После предыдущей плановой проверки должно пройти более трех лет. Точно также, как и в предыдущем пункте, если не прошло еще трех лет с момента предыдущей проверки, то включить ее в список плановых инспекция не может.

Срок проверки

Проверка не должна проходить дольше срока, указанного в российском законодательстве. В Федеральным законе с номером 294 от 26 декабря 2008 года в статье номер тринадцать дано четкое указание на сроки проведения. Эти указания приведены в таблице.

В таблице указаны максимально возможные сроки проведения, но проверка может завершиться и ранее указанных сроков.

Выводы

Плановые проверки не могут производится чаще чем один раз в три года. Список предприятий, которые подвергнуться плановым проверкам в следующем году, инспекция обязана публиковать на сайте Генеральной прокуратуры после 31 декабря года, предшествующего проверке.

) трудовая инспекция может запрашивать и безвозмездно получать от работодателя любые документы, необходимые для контроля, в том числе документы за любые периоды (абз. 3 ч. 1 ст. 357 ТК РФ, ч. 1 ст. 11, ч. 1 ст. 12 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ). Требовать от организации документы и информацию, которые не являются объектами проверки и (или) не относятся к предмету проверки, проверяющие не могут (п. 3 ст. 15 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).

Единый перечень документов, которые инспекция может запросить у организации, законодательством не установлен. Список таких документов определяется индивидуально для каждого случая проверки в зависимости от целей ее проведения и отражается в распоряжении (приказе) о проведении проверки (п. 8 ч. 2 ст. 14 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).

В частности, трудовая инспекция может запросить:

учредительные документы организации, а также приказы, подтверждающие полномочия ее должностных лиц;

трудовые договоры с сотрудниками;

личные карточки сотрудников;

штатное расписание;

трудовые книжки сотрудников, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приказ о назначении лица, ответственного за учет, ведение и хранение трудовых книжек;

приказы по кадрам (прием, перевод, отпуск, увольнение и т. п.);

правила внутреннего трудового распорядка;

локальные нормативные акты об оплате труда (например, Положение об оплате труда, Положение о премировании);

сведения об отсутствии задолженности по зарплате;

ведомости, записки-расчеты, а также иные документы, касающиеся начисления и выплаты зарплаты;

табели учета рабочего времени и т. д.

Если проверка касается соблюдения требований охраны труда в организации, то инспекция может запросить, например, инструкции по охране труда, журналы регистрации инструктажей и т. п.

Порядок ознакомления проверяющих с документами организации зависит от формы проводимой проверки: выездная или .

Представление документов при документарной проверке

В ходе документарной проверки инспекторы в первую очередь знакомятся с уже имеющимися у них документами по организации (актами предыдущих проверок, материалами рассмотрения дел об административных нарушениях и т. п.). Если достоверность сведений в имеющихся у инспекции документах вызывает сомнения или эти сведения недостаточны для целей проведения проверки, инспекция направляет в адрес работодателя мотивированный запрос с требованием представить . К запросу инспекция прикладывает заверенную печатью копию распоряжения (приказа) о проведении документарной проверки . Об этом говорится в частях 3, 4 статьи 11 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ.

Документы по запросу организация должна представить по местонахождению инспекции в течение 10 рабочих дней (ч. 5 ст. 11 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).

Документы представляйте в виде копий, заверенных печатью и подписью руководителя организации или уполномоченного им лица (ч. 6 ст. 11 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ). Удостоверять копии документов у нотариуса не требуется, если только иное не предусмотрено в законодательстве (ч. 7 ст. 11 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).

Кроме того, указанные в запросе документы работодатель вправе представить в трудовую инспекцию в форме электронных документов, порядок передачи которых определяет Правительство РФ (ч. 6 ст. 11 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).

По итогам анализа полученных от организации документов сотрудники инспекции могут выявить ошибки или несоответствия с уже имеющейся у них информацией. В таком случае инспекторы известят работодателя о наличии обнаруженных ошибок и (или) расхождений и потребуют соответствующих пояснений.

На дачу пояснений организации отводится 10 рабочих дней. Представить их нужно в письменной форме по местонахождению инспекции. К пояснениям организация может приложить дополнительные документы, которые подтвердят достоверность ранее переданных в инспекцию документов и сведений.

Об этом говорится в частях 8, 9 статьи 11 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ.

Представление документов при выездной проверке

В ходе выездной проверки инспекторы знакомятся с (оригиналами и их копиями) по местонахождению организации или по месту фактического ведения ее деятельности. При этом инспекторы вправе запрашивать документы, а организации обязаны их представлять только если выездной проверке не предшествовала документарная. Такой порядок предусмотрен в части 5 статьи 12 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ.

Ответственность

За непредставление документов по требованию проверяющих из трудовой инспекции по их заявлению суд может вынести предупреждение или наложить штраф:

на граждан - в размере от 500 до 1000 руб.;

на должностных лиц организации (например, ее руководителя) - в размере от 2000 до 4000 руб.

Это следует из совокупности положений части 1 статьи 19.4, части 1 статьи 23.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Возможно, будет полезно почитать: