Основные функции системы. landocs: делопроизводство

LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ

Руководство администратора

Система автоматизации делопроизводства и ведения архива электронных документов

Ó ЗАО "ЛАНИТ" 1997–2013

Москва Доброслободская, 5/1

Тел. (4, факс (4

E-mail: *****@***ru, http://www. *****

Аннотация

Данный документ предназначен для администраторов подсистемы LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ.

В документе содержатся:

· Описание программного модуля LanDocs: АДМИНИСТРАТОР СЕРВЕРА ДОКУМЕНТОВ, назначение и выполняемые функции.

· Руководство администратора по установке и настройке программного модуля LanDocs: АДМИНИСТРАТОР СЕРВЕРА ДОКУМЕНТОВ.

· Описание интерфейса программного модуля LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ.

· Список используемых терминов.

Компания ЛАНИТ оставляет за собой право вносить изменения в данную документацию без предварительного уведомления.

ABBYY, BIT Software, FineReader – зарегистрированные торговые марки ABBYY.

1. Термины и определения. 5

2. Назначение и условия применения. 7

2.1. Состав подсистемы LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ.. 7

2.2. Назначение программного модуля LanDocs: АДМИНИСТРАТОР СЕРВЕРА ДОКУМЕНТОВ 8

3. Назначение программного модуля LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ.. 9

3.1. Требования к техническому и программному обеспечению.. 9

3.2. Уровень подготовки пользователей. 9

4. Подготовка к работе. 11

4.1. Комплект поставки подсистемы LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ.. 11

4.2. Регистрация сервиса Сервера документов. 12

4.3. Параметры функционирования серверной части. 12

4.4. Установка подсистемы LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ.. 16

4.5. Параметры функционирования программного модуля "Администратор Сервера документов" 17

5. Работа с Сервером документов. 18

5.1. Запуск подсистемы LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ.. 18

5.2. Работа с программным модулем LanDocs: АДМИНИСТРАТОР СЕРВЕРА ДОКУМЕНТОВ 20

5.2.1. Установка типа носителей информации. 20

5.2.2. Установка типа файлов. 21

5.2.3. Установка хранилища. 23

5.2.3.1. Создание нового, корректировка параметров существующего хранилища. 23

5.2.3.2. Режимы заполнения хранилищ и установки активного хранилища. 24

5.2.4. Клиентские системы.. 25

5.2.4.1. Создание новой клиентской системы.. 25

5.2.4.2. Настройка хранилищ клиентской системы.. 27

5.2.4.3. Настройка соответствия типов файлов клиентской системы типам файлов подсистемы LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ.. 28

5.2.4.4. Журнал событий. 29

5.2.4.6. Создание и обновление индексов с использованием утилиты запуска индексирования 30

5.3. Работа с программным модулем LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ.. 31

5.3.1. Управление запуском и остановкой Сервера документов. 32

5.3.2. Просмотр и редактирование файла настроек. 33

5.3.3. Просмотр файла, содержащего системный журнал. 33

6. Сообщения об ошибках. 34

1. Термины и определения

Соглашения о терминах . В настоящем руководстве, если это не оговорено специально, под термином система LanDocs (или просто система), как уже упоминалось выше, будет пониматься ПО LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО – система автоматизации делопроизводства и ведения архива электронных документов.

Под термином подсистема LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ понимается комплекс программных средств, служащий для хранения электронных документов и состоящий из следующих программных модулей: LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ и LanDocs: АДМИНИСТРАТОР СЕРВЕРА ДОКУМЕНТОВ.

Обозначения клавиш . Клавиши, такие как Enter, Esc и подобные, будут обозначаться, как показано выше – без кавычек. В ситуации, когда для выполнения какой-либо команды необходимо использовать комбинацию клавиш, в тексте это обозначается как Ctrl+F5. Такая запись означает, что для выполнения команды необходимо сначала нажать первую клавишу (Ctrl), затем, не отпуская ее, нажать вторую клавишу комбинации (F5).

Обозначения кнопок . Наименования кнопок в диалогах и формах ввода-редактирования данных будут выделяться жирным шрифтом, например: Выбрать, Отмена, Сохранить и так далее.

Пункты меню . Пункты меню будут обозначаться жирным шрифтом, прописными буквами (первая буква заглавная), без подчеркивания. Например: Файл.

Названия полей. Названия полей будут обозначаться жирным шрифтом с подчеркиванием. Например: Номер договора.

Примечание: Слово "кнопка" означает элемент управления на экране (изображение кнопки с надписью или рисунком). "Кнопка мыши" – это физическая кнопка, находящаяся на устройстве позиционирования курсора типа "мышь". Клавиши на клавиатуре называются просто "клавишами".

	Определение
LanDocs: АДМИНИСТРАТОР СЕРВЕРА ДОКУМЕНТОВ	Специализированное приложение (программный модуль) Windows 2000 / XP Pro / 2003 или Vista (с версии 2.4.9) и выше, предназначенное для настройки базы данных подсистемы LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ.
LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ	Серверная часть, реализованная в виде исполняемого программного модуля, функционирующего под управлением ОС Windows 2000 / 2003.
Архивирование	Перемещение документов из временного архива в одно из хранилищ постоянного архива.
Журнал событий	Журнал, в котором регистрируются события, выполняемые LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ.
Индексация	Создание индекса электронного документа, использующегося при полнотекстовом поиске.
Клиентская система	Информационный объект подсистемы LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ, содержащий всю необходимую информацию о настройках системы хранения документов. Фактически, клиентская система – это система, которая собирается работать с данными Сервера документов. Такой системой является сама система LanDocs.
Консистентность данных	Однородность, непротиворечивость данных, связанных каким-либо образом между собой.
Подсистема LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ	Комплекс программных средств, служащий для хранения электронных документов и состоящий из следующих программных модулей: ядро LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ и утилиты LanDocs: АДМИНИСТРАТОР СЕРВЕРА ДОКУМЕНТОВ.
Тип носителя	Физическое устройство, служащее для хранения информации, представленной в электронном виде.
Хранилище	Информационный объект системы LanDocs, обозначающий физическое место размещения документов. Существует следующие типы хранилищ: · Оперативное – предназначено для хранения документов в процессе работы с ними. · Временное – предназначено для временного хранения документов, не использующихся в повседневной работе, но еще не помещенных в постоянный архив. · Постоянное – предназначено для постоянного хранения документов. · Активное – хранилище, в которое в текущий момент производится сохранение документов.

2. Назначение и условия применения

Подсистема LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ, являющаяся частью системы LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, предназначена для управления системой централизованного хранения содержания электронных документов (файлов документов) и обеспечивает выполнение операций чтения, записи, удаления, архивации и полнотекстового поиска.

2.1. Состав подсистемы LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ

Подсистема LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ состоит из следующего набора программных компонентов:

· Ядро LanDocs : СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ – серверная часть, реализованная в виде исполняемого программного модуля или сервиса, функционирующего под управлением ОС Windows 2000 / 2003 в режиме серверного процесса. В состав сервера документов входит специализированный модуль (FileManager) обслуживания файловых хранилищ, который определяет используемые типы носителей информации. Опционально в состав сервера документов могут быть включены два специализированных модуля:

o Модуль LanDocs: ПОЛНОТЕКСТОВЫЙ ПОИСК (по текстам документов).

o Модуль криптозащиты, реализующий функции шифрования файлов документов.

· Утилита LanDocs : АДМИНИСТРАТОР СЕРВЕРА ДОКУМЕНТОВ – специализированное приложение Windows 2000 / 2003 и выше, предназначенное для настройки базы данных подсистемы LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ.

· Клиентская часть – реализована в виде dll, осуществляет трансляцию на Сервер документов запросов внешнего программного обеспечения.

2.2. Назначение программного модуля LanDocs: АДМИНИСТРАТОР СЕРВЕРА ДОКУМЕНТОВ

Программный модуль LanDocs: АДМИНИСТРАТОР СЕРВЕРА ДОКУМЕНТОВ предназначен для настройки базы данных подсистемы LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ.

С помощью программного модуля LanDocs: АДМИНИСТРАТОР СЕРВЕРА ДОКУМЕНТОВ можно создавать, удалять, изменять:

· клиентскую систему;

· хранилище;

· тип носителя;

· тип файла;

Для клиентской системы можно выполнять следующие задачи:

· добавлять и удалять хранилища трех видов:

o оперативного;

o временного архива;

o постоянного архива.

· переносить данные из временного архива в постоянный архив;

· настраивать соответствие типов файлов сервера документов типам файлов клиентской системы;

· просматривать и очищать журнал событий;

· достраивать и перестраивать индекс полнотекстового поиска.

Работать с модулем могут сотрудники, выполняющие функции администратора сервера документов и имеющие соответствующие права доступа (права доступа настраиваются с помощью средств администрирования Windows).

3. Назначение программного модуля LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ

Программный модуль LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ предназначен для управления работой базы данных системы LanDocs.

· запуск Сервера документов;

· остановка Сервера документов;

· просмотр системного журнала и статистики;

· просмотр файла настроек.

3.1. Требования к техническому и программному обеспечению

Требования к техническому и программному обеспечению подсистемы LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ описаны в документе "LanDocs: ИНСТАЛЛЯТОР Руководство по инсталляции компонентов".

Программный модуль LanDocs: АДМИНИСТРАТОР СЕРВЕРА ДОКУМЕНТОВ подключается к БД через DOA (Oracle) или ADO (MS SQL Server), и клиентского ПО СУБД.

3.2. Уровень подготовки пользователей

Администратор Сервера документов должен обладать следующими навыками:

· детально знать архитектуру системы LanDocs и прикладное программное обеспечение;

· знать основы администрирования ОС Windows 2000 / 2003, используемой СУБД;

· обладать навыками работы в графическом интерфейсе Windows, а также знать офисные приложения, использующиеся для работы с документами. Перечень необходимой документации.

Для выполнения функций администратора Сервера документов необходимо изучить данное руководство.

4. Подготовка к работе

Компоненты Сервера документов (серверная часть и администратор) поставляются в комплекте системы LanDocs, и включает закупленное программное обеспечение и документацию на него в электронном виде.

4.1. Комплект поставки подсистемы LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ

В комплект поставки подсистемы LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ входят следующие компоненты:

o DServer. exe – исполняемый модуль подсистемы LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ.

o DService. exe – исполняемый модуль подсистемы LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ для запуска в качестве сервиса Windows.

o DocServer. ini – файл настроек подсистемы LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ.

o DocServer_Landocs. ini – файл настроек подсистемы LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ при запуске как сервиса Windows.

o FMAPI. dll – менеджер обслуживания файловых хранилищ. В зависимости от поставки характеристики (поддержка различных типов хранилищ) данного модуля могут существенно различаться.

o SEAPI. dll – интерфейсный модуль для поисковой подсистемы. Опционально поставляется и сама поисковая подсистема.

o DSAdmin. exe – программный модуль LanDocs: АДМИНИСТРАТОР СЕРВЕРА ДОКУМЕНТОВ.

· Клиентская часть в виде DLL, позволяющая создавать (или адаптировать уже существующие) разработчикам программного обеспечения собственные клиентские приложения для LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ для ОС Windows 2000 / 2003:

· Документация.

Кроме того, вместе с Сервером документов может использоваться подсистема LanDocs: ПОЛНОТЕКСТОВЫЙ ПОИСК. Она не входит в комплект поставки подсистемы LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ, но может быть приобретена отдельно. После установки размещается в каталоге DS\SearchEngine.

Порядок установки и настройки с помощью мастера установки компонентов системы LanDocs полностью описан в документе "LanDocs: ИНСТАЛЛЯТОР Руководство по инсталляции компонентов".

4.2. Регистрация сервиса Сервера документов

Регистрация сервиса Сервера документов производится при установке системы с помощью программы мастера установки.

Если сервис не зарегистрирован, то регистрация может быть произведена по команде в командной строке: DService. exe –install LanDocs.

Исключение из списка зарегистрированных сервисов Windows производится по команде: DService. exe –uninstall LanDocs.

4.3. Параметры функционирования серверной части

Все параметры функционирования подсистемы LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ определяются с помощью файла настроек DocServer. ini (должен находиться в той же директории, что и DServer. exe) или файла DocServer_landocs. ini при запуске в качестве сервиса Windows. Ниже приведенная Таблица 1 содержит описание его формата.

Таблица 1 – Параметры файла DocServer_landocs. ini / DocServer. ini

Возмож-ные значения

Значе-ние по умол-чанию

Описание

Секция Log

NUL / имя файла

Указывает имя файла, куда пишется лог.

Если 1, то при каждом перезапуске log-файл будет полностью очищаться.

Секция Common

Номер порта TCP port для Listening (сервера документов).

DataReceiveTimeOutMSecs

Промежуток времени для приема данных (в 1/1000 сек).

DataSendTimeOutMSecs

Промежуток времени для передачи данных (в 1/1000 сек).

LookupClientHost

Признак необходимости выполнения Сервером документов вычисления имени компьютера по его IP-адресу для ведения протокола обращений к Серверу документов.

LookupClientAddress

Признак необходимости выполнения Сервером документов вычисления адреса компьютера по имени компьютера для ведения протокола обращений к Серверу документов.

LookupClientPort

Признак необходимости вычисления Сервером документов номера порта для ведения протокола обращений к Серверу документов.

ReindexCommitPeriod

Количество файлов, через которое нужно закрывать транзакцию при переиндексации документов (маленькие значения могут замедлить работу, желательно указывать от 100 до 1000).

Количество документов, индексируемых за один раз.

Оставшиеся документы будут индексироваться при поступлении последующих команд на индексацию.

Секция DataBase

Псевдоним (alias) подключения к БД.

Пользователь (User) для БД.

Пароль (Password) для БД.

Формат даты и времени для функции SysUtils. FormatDateTime (см. руководство по Delphi).

Тип используемой СУБД:
4 – DOA Oracle.
5 – ADO MS SQL.

Секция SearchEngine

Имя интерфейсного SearchEngine DLL-модуля.

IsSearchEnginePresent

Признак включения полнотекстового поиска.

Путь к каталогу для хранения индексной информации поисковой подсистемы.

MaxFullTextSearch

Ограничение на максимальное количество документов, которые могут быть найдены в процессе полнотекстового поиска.

ReBuildIndexAtStartUp

Принудительно обновлять индексную информацию при каждом запуске сервера.

SkipUpdateIndexerAtStartUp

Пропуск переиндексации при старте.

Если этот параметр установлен в 1, то при запуске сервера не будет выполняться обновление индекса полнотекстового поиска, запуск будет происходить быстрее, но потом переиндексацию нужно запускать отдельно.

Путь к каталогу для временных файлов.

Секция FileManager

Имя интерфейсного FileManager DLL-модуля.

StorageSelectAlgoritm

0 – полное заполнение рабочего хранилища, переопределяемого вручную.
1 – равномерное заполнение нескольких рабочих хранилищ по алгоритму случайного выбора.

2 – последовательное заполнение рабочих хранилищ с автоматическим переходом к новому хранилищу после заполнения очередного согласно следующему алгоритму:

При добавлении нового файла проверяется, есть ли активное оперативное хранилище, и есть ли в нем свободное место. Если с поступлением нового файла максимальный объем хранилища будет превышен, то система будет переключаться на следующее в списке доступных хранилищ, при этом производится присвоение статуса "активный" для нового хранилища и замена статуса "активный" на "открыто для чтения и записи" для заполненного хранилища.

Секция EmailSend

(параметры: Profile и ReceiverAddr, MailServer и MailBox используются совместно)

Имя MS Exhange profile, под которым будет производиться рассылка уведомления об автоматическом изменении активного хранилища.

(* реализовано, начиная с версии 2.01.2)

Рис. 14 – Окно с журналом событий

Каждое событие представлено набором следующих атрибутов:

· Код события – код события.

· Время события – дата и время, когда произошло событие.

· Команда – команда, вызвавшая событие.

· № док – номер документа, с которым произошло событие.

· № вер – номер версии документа, с которым произошло событие.

· Рез – код результата события.

· Пользователь – наименование пользователя, от имени которого инициировано событие.

· Фактич. польз. – наименование фактического пользователя, инициировавшего событие.

· Польз. машина – IP адрес машины, с которой инициировано событие.

· Сообщение об ошибке – сообщение об ошибке, если событие произошло без ошибок, поле не заполняется.

· Код клиентской системы – код клиентской системы.

При просмотре журнала событий используются следующие кнопки:

· Удалить все – очистить журнал событий.

· Удалить запись – удалить одну запись из журнала.

· Закрыть – закрыть окно просмотра журнала событий.

5.2.4.5. Индексация документов для полнотекстового поиска

Система LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ позволяет осуществлять полнотекстовый поиск среди хранимых документов. Для ведения полнотекстового поиска необходимо провести автоматическую индексацию документов.

Процесс индексации можно запускать как из администратора сервера документов, так и из командной строки, с помощью утилиты MassReindex.

Для запуска индексации в главном окне администратора нажмите кнопку Индексация. Откроется окно Индексация файлов с указанием количества файлов и суммарного размера всех файлов. Для индексации только новых файлов нажмите кнопку Индексировать. Для переиндексации всех файлов, установите флажок в поле Перестроить индекс полностью, и нажмите кнопку Индексировать.

5.2.4.6. Создание и обновление индексов с использованием утилиты запуска индексирования

Эта утилита выполняет полнотекстовую индексацию документов в двух режимах: индексация только новых документов (по умолчанию) или индексация всех документов с начала. Для того чтобы выполнить полную переиндексацию документов необходимо задать параметр командной строки FULL в таком виде:

MassReindex FULL

Если параметр не указан, то добавляются только новые документы к уже существующему поисковому индексу. Данная программа использует файл настроек DocServer. ini для определения типа подключения к базе и других параметров:

ReindexLog // имя лог файла индексации (по умолчанию c:\reindex. log)

MaxDocsToIndex // максимальное количество документов, индексируемых за один запуск утилиты, рекомендуется подбирать это значение таким, чтобы утилита завершала индексацию до начала рабочего дня, чтобы не создавать нагрузки на сервер.

Параметры подключения к СУБД такие же, как в сервере документов: Alias=<Алиас> User=<пользователь> Password=<пароль> SQLType=<тип СУБД>.

Файл настроек DocServer. ini заполняется автоматически теми значениями, которые указывались при установке Сервера документов. При необходимости, значения могут быть изменены в файле. Подробнее про параметры подключения к БД см. документ "LanDocs: ИНСТАЛЛЯТОР Руководство по установке компонент" глава "Задание параметров подключения к БД Сервера документов".

Для выполнения автоматической, ежедневной индексации документов рекомендуется утилиту MassReindex. exe добавить в мастере Назначенные задания из панели инструментов в список ежедневно запускаемых задач.

5.3. Работа с программным модулем LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ

Программный модуль LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ предназначен для управления работой серверной части подсистемы LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ.

С помощью программного модуля LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ можно выполнять следующие задачи:

· Управление запуском и остановкой программного модуля LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ.

· Просмотр файла настроек и файла, содержащего системный журнал.

Доступ к программному модулю LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ могут иметь сотрудники, выполняющие функции администратора Сервера документов и имеющие соответствующие права доступа.

Интерфейс (Рис. 15) программного модуля LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ состоит из следующих элементов:

· Главное меню – используется для доступа ко всем выполняемым функциям

· Панель инструментов – служит для вызова наиболее часто используемых функций. Включает следующие кнопки:

o – запустить сервер;

o – остановить сервер;

o – пауза/продолжение работы сервера;

o – выход из главного окна.

· Системного журнала – окно, в котором отображается протокол всех системных операций, выполненных программным модулем LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ в процессе работы.

· Строка состояния – используется для отображения информации о текущем состоянии программного модуля LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ.

Рис. 15 – Главное окно программного модуля LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ

5.3.1. Управление запуском и остановкой Сервера документов

Сервера документов может находиться в трех состояниях:

· Состояние работы – сервер запущен и выполняет свои функции. Для запуска сервера выберите в меню Управление команду Старт или соответствующую кнопку на панели инструментов.

· Состояние паузы – сервер приостановил свою работу и временно не взаимодействует с клиентскими приложениями. Для приостановки и последующего возобновления работы сервера выберите в меню Управление команду Пауза или соответствующую кнопку на панели инструментов.

· Состояние остановки – сервер остановлен и не обрабатывает запросы клиентских приложений. Для остановки сервера выберите в меню Управление команду Стоп или соответствующую кнопку на панели инструментов. При этом если во время остановки с сервером взаимодействует хотя бы одно клиентское приложение, на экран будет выведено диалоговое окно, содержащее информацию о количестве клиентских приложений, работающих с сервером, и запрос на подтверждение остановки сервера.

5.3.2. Просмотр и редактирование файла настроек

Для того чтобы просмотреть и отредактировать содержимое файла настроек DocServer. ini, выберите пункт ini-файл из раздела Управление главного меню. Откроется текстовый редактор (назначенный по умолчанию в операционной системе для текстовых файлов. ini) с файлом DocServer. ini, в котором можно производить редактирование параметров. После правки не забудьте сохранить произведенные изменения.

Примечание:

· Все изменения, внесенные в параметры в файле DocServer. ini, вступят в силу только после повторного запуска программы и запуска сервера документов.

5.3.3. Просмотр файла, содержащего системный журнал

Программный модуль LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ ведет протоколирование своей работы в файл, параметры которого задаются в файле настроек DocServer. ini:

LogFileName=dslog. log // указывается имя файла протокола;

TruncateLog=0 // параметры протоколирования (0 – дописывать в существующий файл; 1 – обновлять файл при каждом запуске).

Для того чтобы просмотреть содержимое файла, содержащего системный журнал используется пункт Log-файл раздела Управление главного меню. После выбора этого пункта откроется текстовый редактор (назначенный по умолчанию в операционной системе для текстовых файлов. ini) с соответствующим файлом.

6. Сообщения об ошибках

Таблица 4 – Коды ошибок, их значения и действия администратора

КОД ОШИБКИ	ОПИСАНИЕ	ДЕЙСТВИЯ АДМИНИСТРАТОРА
	Ошибка DCOM (Текст об ошибке возвращаемый Windows) на сервере документов	Проверить, запущен ли Сервер документов и даны ли права текущему пользователю на доступ к удаленному сервису DCOM (в программе dcomcnfg).
	DS_StorageOffline – обращение к закрытому хранилищу	Произведите настройку статуса активного хранилища Сервера документов как "Открыто для чтения и записи" или "Открыто только для чтения".
	DS_StorageReadOnly – попытка записи в хранилище, защищенное от записи	Произведите настройку статуса активного хранилища Сервера документов как "Открыто для чтения и записи".
	Запрос версии по несуществующему документу.	Обратитесь к разработчику.
	Запрос несуществующей версии – может возникать в случае, когда у документа нет электронной версии, а пользователь пытается вызвать ее на просмотр.	Обратитесь к разработчику.
	Все остальные ошибки.	Обратитесь к разработчику.

Сайт

LanDocs представлен на рынке решений для автоматизации работы с документами с 1997 года. Сертификат соответствия российским государственным стандартам ГОСТ Р № РОСС RU.МЕ20.Н01957. Функциональность отвечает потребностям крупных иерархических организационных структур в части задач автоматизации документационного обеспечения управления. Для предприятий малого бизнеса и для учебно-методической работы выпускается продукт LanDocs:SMB - упрощенная версия с включением множества преднастроек. LanDocs использует одну из двух промышленно выпускаемых СУБД (по выбору заказчика): Oracle или MS SQL Server.

Как специализированная для решения задач ECM/СЭД программная платформа, LanDocs позволяет строить полный спектр систем электронного документооборота - от самых простых до систем высокой сложности. Сочетание функциональности с открытостью, позволяет при внедрении настроить создаваемую систему в соответствии с нормативной базой и практикой работы с документами конкретного предприятия, ведомства или учреждения. Достигнут высокий уровень масштабируемости решений: в контур документооборота могут быть включены как пользователи вычислительной сети главного офиса, так и сотрудники удаленных подразделений. Платформа включает в себя ПО высокой степени готовности - автоматизация стандартных широко распространенных бизнес-процессов сводится к настройкам платформы и, как правило, не требует программирования. Наряду с этим, LanDocs предоставляет развитые инструментальные средства, с помощью которых могут быть автоматизированы бизнес-процессы специфичные для данного предприятия или предметной области.

Примеры бизнес-решений, реализуемых на программной платформе LanDocs

согласование документов в электронной форме;
организация оперативной обработки внешних обращений;
контроль исполнения документов и заданий;
подготовка наглядной отчетности по движению документов;
организация согласованного документооборота в системе территориально-распределенных офисов;
организация защищенного корпоративного архива электронных документов;
поддержка процессов управления качеством.

Особенности рыночной позиции

LanDocs зарекомендовал себя как платформа построения и развертывания сложных распределенных систем документооборота, обеспечивающая надежную работу в разнородных коммуникационных средах (в том числе, при наличии участков с низкой пропускной способностью). Предлагается несколько видов как полнофункциональных, так и ограничено-функциональных клиентов, обеспечивающих учет условий подключения к сети и специфики работы с документами конкретного ролевого рабочего места. Такой подход позволяет предложить рынку одновременно масштабные и экономичные распределенные СЭД.
В LanDocs наиболее последовательно проводится политика информационной безопасности. В частности, ЭЦП и шифрование поддерживаются для всех типов объектов (не только для контента) и для всех типов клиентов (включая, доступ посредством электронной почты и интернет).
LanDocs обеспечивает высокую производительность на серверном оборудовании среднего ценового класса при достаточно большом числе одновременно работающих пользователей.
По мере развития платформа обогащается средствами поддержки наиболее эффективных приемов работы с документами, найденными в опыте проектирования. Тиражирование релизов платформы для СЭД, установленных у корпоративных пользователей (входит в комплект услуг регулярной технической поддержки), предоставляет в распоряжение этих пользователей достижения лучших документных практик.

Результаты внедрения

Основным результатом использования решений на основе LanDocs является системное повышение прозрачности (прослеживаемости), управляемости (подконтрольности) и оперативности выполнения всех автоматизированных с её помощью деловых процессов и процедур. В частности:

достигается полный контроль состояния любого делового документом с момента его создания/получения до завершения исполнения/отправления;
снижается количество ошибок персонала, минимизируется возможный ущерб от таких ошибок;
обеспечивается возможность исключения бумажных документов из рутинного документооборота; деловые коммуникации при этом осуществляются в более высоком темпе, лучше защищены и допускают применение более развитых средств электронного контроля;
обеспечивается систематизированное и надежное хранение электронных документов;
появляются возможности быстрого поиска документов по реквизитам учета и содержащимся в тексте словам и выражениям;
обеспечивается защита информации от несанкционированного доступа, как при хранении, так и в процессах информационного обмена;
улучшается организация коллективной работы;
становится доступной аналитическая обработка данных о ходе офисных бизнес-процессов, которая дает возможность идентификации узких мест и планирования организационных изменений, повышающих индивидуальную и коллективную продуктивность.

Крупные проекты

К наиболее масштабным проектам построения СЭД на платформе LanDocs (c количеством подключений от 1000 до 7000 и более рабочих мест) относятся проекты в Федеральном казначействе России , Московской объединенной энергетической компании (МОЭК) , СО ЕЭС России , ОАО «Сургутнефтегаз» , Уральском оптико-механическом заводе (УОМЗ) , МДМ-Банке и УРСА Банке , Народном и Национальном банках Казахстана, РУП Белтелеком, Министерство связи РБ, Белагропромбанке и Белинвестбанке Республики Беларусь.

Базовая функциональность

Регистрация документов
Управление хранением документов, интеграция с офисными приложениями
Рассылки документов
Организация совместной работы с документами
Регламентация доступа к документам и функциям системы
Отслеживание делопроизводственных связей между документами, формирование сложноструктурированных папок
Навигация и поиск документов
Управление версиями
Обмен документами и сообщениями, направление заданий на исполнение
Контроль исполнения документов и заданий
Работа в режиме замещения исполнителя
Отчетность по документообороту
Менеджмент данных справочников системы, настройка типов документов и сообщений
Настройка на организационную структуру предприятия
Настройка на характерные для конкретной организации этапы документооборота
Территориально-распределенный документооборот
Сканирование бумажных документов. Работа с изображениями документов (Imaging)
Массовое сканирование и регистрация документов
Архивирование документов, поддержка функций корпоративного архива
Автоматизация деятельности ведомственного архива
Интеграция с внешними Windows-приложениями
Работа через Интернет
Интеграция с электронной почтой
Обеспечение информационной безопасности
Электронная подпись и шифрование документов и заданий

Возможности интеграции и настройки

Для доступа к функциям и объектам СЭД из внешних приложений LanDocs предоставляет сторонним разработчикам открытый документированный программный интерфейс (API). Основу интерфейса представляет OLE-интерфейс, в полной мере не поддерживающий функционал системы. Компонента LanDocs: СЕРВЕР КОНТЕНТА обеспечивает возможность доступа к LanDocs из web-приложений и позволяет интегрировать СЭД в корпоративную среду web-сервисов.

Широкий набор настраиваемых параметров дает возможность управлять работой различных модулей системы. Редактор форм регистрационных карточек поддерживает обработку событий на Visual Basic Script и предоставляет широкие возможности приспособления системы к логике обработки конкретного вида корпоративных документов. Поставляется встроенный редактор отчетов.

Архивное решение

На основе платформы LanDocs предлагается специализированное решение для архивных служб предприятий и организаций, включающее в себя поддержку операций комплектования архива, функций архивного учета, формирования статистической отчетности по работе архива в соответствии с требованиями Федерального архивного агентства. Архивное решение интегрировано с модулями LanDocs для автоматизации текущего делопроизводства и допускает интеграцию с другими СЭД.

Состав LanDocs

ПО LanDocs поставляется в виде готовых к использованию настраиваемых программных компонент (см. список ниже). В зависимости от задач проекта в СЭД могут использоваться все или только некоторые из них.

Компоненты LanDocs:

LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ
LanDocs: СКАНИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ
LanDocs: ПАКЕТНОЕ СКАНИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ
LanDocs: ПОЧТОВАЯ ПОДСИСТЕМА
LanDocs: ИНТЕРНЕТ ДОСТУП
LanDocs: ПОДСИСТЕМА БЕЗОПАСНОСТИ
LanDocs: АДМИНИСТРАТОР
LanDocs: ДИЗАЙНЕР ФОРМ
LanDocs: ПЛАНИРОВЩИК
LanDocs:

ПРОБЛЕМА
Статья 17 Федерального закона 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» обязывает организации хранить первичные документы не менее 5 лет. Поэтому компании, работающие с большим объемом документов, часто обращаются за услугами хранения оригиналов документов. Стоимость услуг хранения достигает 80% затрат на документооборот, так как структуру затрат нельзя назвать прозрачной - предоставление оригиналов и копий документов по запросу сотрудников и ведение реестра документов оплачиваются отдельно. При этом быстрый доступ к оригиналам невозможен и сохраняется риск потери и порчи документов.
Наличие большого количества процессов и хозяйственных операций и, как следствие, работа с большим потоком финансовых и иных документов приводят к следующей проблеме, когда хранить и искать многочисленные документы для принятия и контроля принятых решений, а также готовиться к налоговым проверкам становится крайне сложно.

ЗАДАЧА
Снижение затрат на хранение документов и повышение эффективности обработки бумажной документации возможно при создании электронного архива документов (архива бухгалтерской документации, архива технической документации, архива клиентских досье и пр.), что подразумевает создание центров сканирования и внедрение соответствующей автоматизированной системы, обеспечивающей захват, хранение, обработку и предоставление документов с учетом необходимой защиты персональных данных клиентов.

РЕШЕНИЕ
Обладая высокой квалификацией и огромным опытом, специалисты компания ЛАНИТ создали уникальный программно-аппаратный комплекс, объединив возможности платформы ABBYY и LanDocs, для решения таких задач как:
1. Формирование электронного архива сканированных копий документов, который обеспечивает надежное и долговременное хранение, а также использование большого объема разнообразных сведений;
2. Построение системы учета поступления и передачи бумажных документов;
3. Снижение количества ошибок в процессе работы с документами, а также риск их порчи и утери.
Компания ЛАНИТ предлагает использовать Электронный Архив, который имеет три функциональных составляющих:

1. Сканирование бумажных версий документов. Реализовано с использованием оборудования ведущих производителей сканирующей техники (Kodak, Panasonic, Fujitsu и др.).
2. Распознавание, верификация и преобразование в электронные версии документов. Реализованы на базе ABBYY Recognition Server.
3. Хранение и оперативный доступ к оригиналам документов и электронным копиям. Реализовано на базе LanDocs.
Компания ЛАНИТ разработала уникальное решение электронного архива, базирующийся на двух платформах LanDocs и ABBYY Recognition Server и имеющий следующую архитектуру:

В электронном архиве от ЛАНИТ имеются следующие функциональные модули:

1. Подсистема сканирования бумажных документов:
Обеспечивает работу с документами которые имеют штрих-код или QR-код, напечатанный на первом листе;
Позволяет разделять документы в пачке при сканировании при наличии штрих-кода на первой странице;
Отправляет созданные в результате сканирования на станции в ABBYY Recognition Server файлы на сервер;

2. Подсистема распознавания:
Предоставляет возможность автоматического распознавания данных из штрих-кодов и определение типов каждого документа (договор, паспорт и т.д.);
Обеспечивает экспорт каждого документа (договор, паспорт, свидетельство о браке, водительское удостоверение и т.д.) отдельным файлом с названием, соответствующим типу документа (договор, анкета, водительское удостоверение) в заранее определенный сетевой ресурс, а также формирует файлы изображений (например – в формате PDF или TIFF) и XML-файл, содержащие атрибутивную информацию из штрих-кода документа, созданного АБС, а именно ID клиента, ID договора, тип документа, ФИО клиента и информацию о регион, которая определится по тому, с какой точки сканирования (центра сканирования) поступил отсканированный документ. реализует гарантированную доставку файлов;

3. Подсистема хранения и извлечения документов:
Сканирует определенный сетевой ресурс с заданным интервалом времени на предмет новых документов от ABBYY RS;
Обрабатывает XML файлы с атрибутами документов;
Автоматически формирует карточку клиента с атрибутами, куда прикрепляется документ и его скан-образ;
Определяет наличие существующего клиента в картотеке клиентских досье и добавляет только новые документы и их скан-образы к существующей карте клиента;
Автоматически формирует регистрационную карту клиента и регистрационную карту договора и прикрепит скан документами со всеми атрибутами, если соответствующие карты отсутствуют в базе;
Позволяет организовать документы в произвольной иерархии личных и общих папок для классификации и быстрого доступа к документам. При этом используется механизм ссылок, когда ссылки на один документ могут находиться в нескольких папках одновременно;
Обеспечит поиск документов по атрибутам договора или клиента (ID договора, ID клиента, типу документа, типу договора, ФИО)
Дает возможность установки произвольных связей между различными документами (например: договор – скан паспорта);

Предоставляет информацию о местоположении бумажного экземпляра документа (в разрезе папка - короб), перемещении и изъятии бумажного экземпляра документа;
Учитывает все действия, выполняемые пользователями с документами (создание, изменение, просмотр, удаление и т.д.) с возможностью просмотра истории выполнения действий;
Обеспечивает разграничение доступа к документам для групп и пользователей системы по таким действиям как создание, редактирование, просмотр, удаление и управление правами, а также в соответствии с региональным делением;
Дает возможность добавления новых полей на регистрационных картах документов администраторами и создания новых карточек с использованием визуального дизайнера, программы, позволяющей быстро и удобно добавлять новые поля и порядок их следования;
Предоставляет статистику в различных разрезах по заданному периоду по пользователям системы, по клиентам и продуктам, а наличие встроенного дизайнера отчетов, позволяет создавать отчеты по данным, хранящимся в системе.

Холдинг ЛАНИТ на базе ПО собственной разработки LanDocs создал интегрированную распределенную систему документационного обеспечения управления в концерне «Росэнергоатом» и на Кольской АЭС. С помощью компоненты LanDocs: XML–ПОДСИСТЕМА ОБМЕНА между серверами концерна и станции обеспечен защищенный обмен документами и синхронизация справочников автоматизированной системы документооборота.

В центральном аппарате концерна «Росэнергоатом» система автоматизации делопроизводства и ведения архива электронных документов LanDocs эксплуатируется с 1999 года. В настоящий момент LanDocs работает более чем на 100 рабочих местах концерна. В марте 2001 года осуществлен переход на вторую версию системы.

В апреле 2003 года между холдингом ЛАНИТ и концерном «Росэнергоатом» был заключен договор о проведении проектных работ по внедрению LanDocs на Кольской АЭС (на 21 рабочем месте) и работ по интеграции на новой информационно-технологической основе делопроизводства АЭС и головной компании. Выполнение работ по договору проходит в соответствии с «Решением рабочего совещания руководителей ИТ-служб концерна и его филиалов (АЭС)» от 10 декабря 2002.

В ходе проекта (май – сентябрь 2003 г.) на Кольской АЭС и в концерне «Росэнергоатом» была создана распределенная автоматизированная система документационного обеспечения управления, в которой с помощью использования компоненты LanDocs: XML–ПОДСИСТЕМА ОБМЕНА обеспечены обмен документами, метаданными (делопроизводственными описаниями документов) и синхронизация справочников между серверами документооборота концерна и АЭС. Работы на станции выполнялись совместно силами специалистов ЛАНИТ и компании NetSL (г. Мурманск).

Автоматизированная система делопроизводства Кольской АЭС и подсистема обмена документами между АЭС и концерном «Росэнергоатом» приняты в промышленную эксплуатацию в ноябре 2003 года после проведения испытаний по утвержденной программе.

В распределенной системе регистрируется 25 видов документов. Ее внедрение позволило концерну решить следующие основные задачи:

организовать единую централизованную базу данных документной информации и корпоративный архив электронных документов (хранящий, наряду с организационно-распорядительной, некоторые виды технической документации);
автоматизировать делопроизводство (регистрацию входящих, внутренних и исходящих документов, их рассылку, контроль исполнения документов и поручений, информационно-справочную работу и т.п.);
организовать коллективную работу с электронными документами (многопользовательский доступ к документной информации и текстам документов в соответствии с правами пользователей, движение электронных документов по рабочим местам исполнителей, подготовку проектов выпускаемых документов в электронном виде);
автоматизировать выдачу заданий и поручений сотрудниками головной организации сотрудникам филиала и контроль их исполнения в режиме реального времени.

«В ходе проекта доказала свою эффективность выбранная нами логика построения системы межофисного обмена документами, - говорит директор департамента систем управления документами холдинга ЛАНИТ В.Б. Карабутов. - Нам представляется важным, что состоятельной оказалась не только архитектура системы, но и организационно-методическая модель внедрения, позволяющая разумным образом распространить дисциплину работы с документами, принятую в головной компании, на филиалы и всю организацию в целом".

В будущем развитие распределенной системы позволит концерну также организовать подготовку проектов выпускаемых документов в электронном виде и автоматизировать процесс согласования документов между головной организацией («Росэнергоатом») и ее филиалом (Кольская АЭС).

По словам заместителя Исполнительного директора концерна «Росэнергоатом» А.С.Чеботарева, «Обе цели проекта – автоматизация делопроизводства нашего филиала Кольской АЭС и развертывание XML-шлюзов для обмена документами между концерном и станцией – достигнуты».

О КОНЦЕРНЕ "РОСЭНЕРГОАТОМ"

Возможно, будет полезно почитать: