Тонкости заполнения титульного листа трудовой книжки. Внесение записи о времени службы в составе Вооруженных сил России

Ответ: При проставлении подписи лица, ответственного в организации за ведение трудовых книжек, в трудовой книжке увольняемого работника рекомендуем руководствоваться нормами ГОСТ Р 6.30-2003 "Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (утв. Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст) (далее — ГОСТ Р 6.30-2003) и внести в трудовую книжку наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилию).

Обоснование: Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила).

В соответствии с п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. А ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

В п. 35 Правил установлено, что при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в п. 36 Правил).

Действующие нормативно-правовые акты не устанавливают особенности заверения записей в трудовой книжке; в частности, в них не уточнено, правомерно ли проставление подписи и только фамилии без инициалов, а также следует ли указывать должность работника, ответственного за ведение трудовых книжек.

Согласно п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 в состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

На наш взгляд, несмотря на то что положения ГОСТ Р 6.30-2003 распространяются на организационно-распорядительные документы, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299), к которым трудовая книжка не относится, и требования данного ГОСТ являются рекомендуемыми (разд. 1), в рассматриваемом случае целесообразно руководствоваться данными положениями как общепринятыми.

Как правильно поставить подпись лица, ответственного в организации за ведение трудовых книжек, в трудовой книжке работника при увольнении? Является ли нарушением проставление подписи и только фамилии без инициалов? Нужно ли указывать должность работника, ответственного за ведение трудовых книжек?

  • ← Предприниматель (страхователь) застраховал в страховой компании риски гибели или повреждения урожая сельскохозяйственной культуры вследствие наступления неблагоприятных природных явлений (засухи, заморозков, вымерзания и др.). В период действия договора в результате засухи был поврежден урожай. Однако страховщик отказался выплатить страховое возмещение на том основании, что засуха имела место еще на момент заключения договора, то есть это событие не являлось предполагаемым, а потому в соответствии с п. 1 ст. 9 Закона РФ от 27.11.1992 N 4015-1 «Об организации страхового дела в Российской Федерации» не может быть рассмотрено в качестве страхового риска. Правомерна ли позиция страховщика?
  • Организация заключила трудовой договор с работником, который является временно пребывающим на территории Российской Федерации иностранным гражданином из «безвизовой» страны, нерезидентом для целей налогообложения налогом на доходы физических лиц. В его разрешении на работу есть особая отметка — высококвалифицированный специалист. По какой ставке необходимо удержать налог на доходы физических лиц с суммы отпускных, выплачиваемых данному работнику за период отпуска? →

На сегодняшний момент работа с трудовыми книжками регламентирована тремя нормативными актами:
1. Трудовой кодекс РФ.
2. Постановление Правительства РФ №225 от 16.04.2003 «О трудовых книжках»
3. Постановление Минтруда РФ №69 от 10.10.2003 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» .
В приведенных актах достаточно много противоречий по оформлению дубликатов трудовой книжки, внесения записей в трудовые книжки и др. Работодатель при применении данных нормативных актах должен применять акт выше по силе в случае противоречия между ними. Согласно ст. 5 Трудового Кодекса РФ (приведена ниже) «в случае противоречий применяется Трудовой кодекс».

Вложение: образцы заполнения страниц.

Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих в организации свыше пяти дней, в случае если работа в данной организации является для работника основной (в т.ч. на сезонных и временных работников, а также на внештатных работников при условии, что они подлежат государственному социальному страхованию). На лиц, работающих по совместительству, трудовые книжки ведутся только по месту основной работы (и по их желанию).
При приеме на работу работник кадровой службы должен проверить подлинность трудовой книжки и при нарушениях или ее отсутствии завести новую, то есть:
1. Если один из разделов трудовой книжки закончился, то оформляется вкладыш в трудовую книжку . Вносить сведения о работе в раздел «Сведения о награждениях» нельзя. В случае если работник при приеме на работу предоставил трудовую книжку в которой последние записи о работе внесены в раздел «сведения о награждении» работодатель обязан вшить ему в трудовую книжку вкладыш и свои записи внести именно во вкладыш не продолжая нарушения предыдущего работодателя.
2. Если в трудовой книжке последняя запись о приеме на работу в предшествующую организацию не закрыта записью об увольнении, то запись в данную трудовую книжку работника о приеме делаться не может, так как юридически не зафиксирован факт его увольнения с предыдущего места работы.
3. В обязательном порядке работодатель при приеме трудовой книжки проводит проверку подлинности бланка (по сравнительным характеристикам) и сведения в титульном листе трудовой книжки сверяются со сведениями в паспорте. Эти данные в двух документах должны совпасть побуквенно. В противном случае формально работодатель должен сделать заключение о том, что данная трудовая книжка не принадлежит данному человеку и не принимать ее. В данном случае для приема на работу данного человека по его заявлению ему оформляется новая трудовая книжка.
4. Работодатель в обязательном порядке должен проверить наличие печати организации и подписи ответственного лица на титульном листе трудовой книжки . Без данных реквизитов трудовая книжка является недействительной.

Типичные ошибки работодателей при оформлении титульного листа трудовой книжки

1. Указывается неправильное наименование ФИО, что делает трудовую книжку недействительной. В данном случае принимать данную трудовую книжку работодатель не может и по просьбе работника (письменной) ему может быть оформлена новая трудовая книжка .
2. Дата рождения человека должна быть указана полностью цифрами с 11.11.2003, до этого периода месяц рождения должен быть указан прописью в соответствии с данными паспорта.
3. Не указывается образование сотрудника. Иногда внизу подчеркивается одной чертой наличие образования, а графа остается незаполненной. Необходимо словами записать вид образования сотрудника. Если человек имел сначала одно образование, а потом получил другое, то рядом записывается новое образование, без перечеркивания предыдущей записи об образовании. Изменения в данную графу делаются на основании документа об образовании. Ссылка на документ, на основании которого вносилась запись об образовании на развороте обложки трудовой книжки не делается (см. п.2.4.в Постановлении 69).
4. Сведения об образовании необходимо делать полностью, то есть указывать например, «среднее общее», «высшее профессиональное», а не «среднее», «высшее».
5. Профессия, специальность – часто не указываются. При заполнении данного раздела необходимо также опираться на документ об образовании. Профессия должна быть указана в именительном падеже: экономист, механик, бухгалтер. Очень часто работодатели в этом разделе указывают не профессию, специальность данного человека, а его должность как работника, что является нарушением.
6. Дата заполнения - обязательна для указания, проставляется сотрудником отдела кадров заполняющего трудовую книжку и должны быть не позднее недельного срока с момента приема сотрудника на работу. В случае если дата заполнения трудовой книжки будет указана ранее, чем был выпущен сам бланк трудовой книжки, то такая трудовая книжка также будет признана недействительной. Работодатели очень часто совершают такую ошибку, если трудовая книжка заполняется гораздо позднее того срока.
7. Подпись владельца трудовой книжки – обязательна. Несмотря на это во многих трудовых книжках не проставляется подпись владельца трудовой книжки. Здесь необходимо помнить, что эта подпись проставляется для того, чтобы сотрудник лично проверил все внесенные сведения в титульный лист и заверил их соответствие реальному положению. Если подпись владельца трудовой книжки есть, то сотрудник отдела кадров и владелец трудовой книжки несут совместную ответственность при обнаружении несоответствии в указанных сведениях титульной страницы. В противном случае сотрудник кадровой службы несет персональную ответственность за допущенные нарушения.
8. Подпись лица, ответственного за выдачу трудовой книжки (разборчиво). Многие работники кадровой службы указывают в данной графе фамилию ответственного лица. Эта графа подразумевает указание именно личной подписи ответственного лица, так как только проставляя подпись должностное лицо берет на себя ответственность за внесенные записи. К сожалению, оформлен этот реквизит таким образом, что очень многих кадровиков ставит в тупик, так как расписаться разборчиво зачастую бывает невозможно. Поэтому на практике сложилась такая ситуация, что ответственные лица указывают в данном месте и свою фамилию (разборчиво).
9. М.П. – Обязательно проставление печати организации, в которой заполняется титульный лист на работника впервые. Без печати трудовая книжка недействительна.

Типичные ошибки работодателей при оформлении раздела «Сведения о работе»


1. Сведения о работе начинаются с указания заголовка в виде полного точного (и сокращенного, при его наличии) наименования организации. Заменой ручного написания может быть штамп организации, который также проставляется перед начальной записью о приеме на работу и также должен содержать и полное и сокращенное наименование организации..
2. Обязательно указывается порядковый номер записи в трудовой книжке. Но он проставляется именно при внесении записи о приеме на работу, а не под заголовков в виде названия организации.
3. Указывается число, месяц и год –арабскими цифрами, когда вносятся сведения о работе. При этом, необходимо обратить внимание на то, какого образца трудовая книжка заполняется, то есть в трудовых книжках установленного образца 1938 года записывалась дата следующим образом: «2002.05.01», а в трудовых книжках образца 1975 и 2004 года: «05.01.2002»
4. Здесь же необходимо помнить, что сведения в трудовую книжку о приеме на работу вносятся по истечении 5 дней работы сотрудника в данной организации, не ранее. В противном случае работник будет иметь право обратиться в суд на работодателя за нарушение трудового законодательства (ст. 66 Трудового кодекса). Этот срок – 5 дней дается работнику, для того, чтобы он окончательно утвердился в желании работать в данной организации. Если сотрудник подаст заявление на увольнение до достижения пятидневного барьера, записи в трудовой книжке у него быть не должно.
5. В третьем разделе «Сведений о работе» вносятся сведения о приеме на работу на четко определенную должность в определенный отдел, в соответствии с точной формулировкой приказа о приеме на работу. Кроме этого никаких дополнительных сведений в этот раздел вносить не надо. Часто работодатели внося запись о приеме на работу указывают, что работник был принят по срочному договору, далее если договор становится бессрочный возникают вопросы с лишними сведениями в трудовой книжке.
6. В четвертом разделе – указывается, на основании чего вносится запись о приеме на работу, с указанием точного наименования документа, его даты и регистрационного номера. В подавляющем большинстве случаев это приказы по личному составу, но также это могут быть: решения общего собрания акционеров, протокол учредителей и др.
Типичной ошибкой при заполнении этого раздела является указание документа, на основании которого делается запись, потом его номера и даты (а не наоборот).
Кроме этого с момента выхода Постановления Правительства РФ №225 документ в виде основания указывается без сокращений, то есть полностью пишется: «приказ», «распоряжение», «протокол» и др.
7. В течение работы сотрудника в трудовую книжку в раздел «Сведения о работе» по такому же принципу вносятся следующие сведения:
· о переводах,
· переименовании должностей, отделов, и организации в целом,
· присвоение разрядов
· переименовании организации (должности)
· расторжении трудового договора.
8. При расторжении трудового договора указывается точная ссылка на статью Трудового Кодекса или другого законодательного акта, часть статьи и пункт статьи и точная расшифровка данной статьи (пункта, подпункта) – ст. 84\1 Трудового кодекса РФ. .
При внесении сведений о расторжении трудового договора сокращения также не используются, то есть, запись может иметь следующий вид:
«Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, статья 77 часть первая пункт 3 Трудового кодекса Российской Федерации»
9. После внесения сведений об увольнении записывается должность, расшифровка подписи и подпись ответственного должностного лица за ведение трудовых книжек. Данное лицо обязательно назначается приказом по основной деятельности.
10. Проставляется печать организации (юридического лица). Проставлять печать отдела кадров после последних изменений внесенных в Постановление Правительства 225 п.35 нельзя.
11. Согласно Постановления 225 от 16 апреля 2003 г. также под последней записью расписывается работник, подтверждая тем самым, что он ознакомлен и согласен со всеми записями, внесенными в его трудовую книжку в данной организации.

Типичные ошибки работодателей при внесении записей о награждениях.


1. В раздел «Сведения о награждениях» вносятся сведения о поощрении за особые трудовые заслуги.
2. Взыскания в трудовую книжку не вносятся. Исключением является случай, когда в качестве дисциплинарного взыскания выступает увольнение работника.

В разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается.
При необходимости, например, изменения записи сведений о работе после указания соответствующего порядкового номера, даты внесения записи в графе 3 пишется: «Запись за № __ недействительна, принят на должность _____________ в отдел ___________». И в графе 4 проставляется соответствующее основание для внесения этой записи.

Уничтожение бланков трудовой книжки (вкладышей).

Если при заполнении трудовой книжки бланк был испорчен, либо бланки устарели организация имеет право уничтожить такие бланки создав при этом соответствующий акт:

АКТ УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
«___»_____________200___г №_______ _________________________
(подпись)
Москва __________________________
Об уничтожении бланков трудовых книжек (расшифровка подписи)
«__»_________200___г.
М.П.

Составлен комиссией:
Председатель: главный бухгалтер О.П. Иванова
Члены комиссии:
бухгалтер К.И.Тихонов
секретарь В.Е.Павлова
специалист отдела кадров Г.И.Пахомова

Составили настоящий Акт в том, что за период с 01.01.2006 по 31.12.2006 в Открытом акционерном обществе «Севертрест», учреждения или организации) испорчено по причине
________________________________________________________________________________
(указать подробную причину порчи)

В.И. АНДРЕЕВА,

канд. ист. наук, профессор кафедры трудового права

Российской академии правосудия

Заполнение титульного листа

Внесение изменений в титульный лист

Предъявление трудовой книжки при поступлении на работу в соот­ветствии со ст. 65 ТК РФ является обязательным, за исключением jbx случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства. При заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работода­телем, который обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной (ст. 66 ТК РФ). Исключение из этого правила сделано только для работодателей - физических лиц, которые не имеют права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые (ст. 309 ТК РФ).

Таким образом, в ТК РФ при оформлении приема на работу преду­смотрены две различные ситуации:

У работника есть трудовая книжка, которую нужно проверить, за­регистрировать и дополнить записью о приеме на новое место работы;

У работника отсутствует трудовая книжка и ее необходимо офор­мить.

Следует отметить, что на практике нередко встречается и другая ситуа­ция, не предусмотренная ТК РФ, когда поступающий на работу имел трудо­вую книжку, но не может предъявить ее из-за утраты. Такая книжка подле­жит восстановлению посредством оформления ее дубликата, и работодатели должны при этом оказать работнику содействие, особенно в случае ликви­дации организации, которая являлась предыдущим местом его работы.

При проверке предъявленной трудовой книжки могут быть выявлены такие типичные ошибки, как: неверно указанные в титульном листе ан­кетные данные работника (фамилия, имя, отчество, дата рождения), от­сутствие на титульном листе оттиска печати, зачеркивания и исправле­ния в сведениях о работе и т. п. Необходимо обратить внимание работника на наличие в его трудовой книжке ошибок, которые могут повлиять на решение вопросов о подтверждении трудового стажа. Особого внима­ния требует титульный лист: для исправления допущенных здесь ошибок работнику, как правило, приходится обращаться в ту организацию, где была сделана ошибочная запись, а при ее ликвидации и отсутствии до­кументов в архиве вопрос о принадлежности трудовой книжки данному владельцу нередко может быть решен только в судебном порядке.

Оформление трудовой книжки впервые

Согласно п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготов­ления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225 "О трудовых книжках" (далее - Правила) оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присут­ствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Бланк трудовой книжки должен быть получен работником кадровой служ­бы из бухгалтерии организации в установленном порядке (п. 42 Правил).

До настоящего времени, несмотря на утверждение приказом Мин­фина России от 22.12.03 № 117н Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, встречают­ся случаи, когда работник сам приносит в кадровую службу бланк трудовой книжки и просит его оформить. Необходимо подчеркнуть, что в названном документе говорится об обеспечении бланками трудовых книжек работодателей (юридических лиц), а не физических лиц (граждан). Доставка работодателям бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку должна осуществляться службами до­ставки защищенной полиграфической продукции, либо работодателем со склада изготовителя или распространителя, либо иным способом по соглашению сторон в соответствии с законодательством РФ.

Из этого следует, что приобретение бланка трудовой книжки самим работником утвержденным Порядком не предусмотрено и является прямым нарушением этого Порядка. Думается, что от­ветственность за такого рода нарушения должны нести прежде всего лица, занимающиеся продажей бланков трудовых книжек и вкладышей в них незаконными способами. Совершенно очевидно, что работники кадровых служб не должны принимать к оформлению бланки тру­довых книжек, приобретенные гражданами незаконным путем.

Исправления, подчистки, зачеркивания в содержательной части трудовой книжки являются непредусмотренными способами исправления допущенных при заполнении трудовой книжки ошибок и требуют документального подтверждения в виде копий приказов по личному составу или архивных справок со ссылками на эти приказы.

В отличие от ранее действовавшей Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях (1974 г.). когда при отсутствии у гражданина трудовой книжки требова­лось ""предъявить администрации справку о последнем занятии, выдан­ную по месту жительства соответствующей жилищно-коммунальной организацией...", в настоящее время никаких справок о периоде, пред­шествовавшем поступлению на работу, не требуется.

В то же время следует учитывать, что отсутствие у гражданина тру­довой книжки еще не говорит об отсутствии у него стажа работы, т. к. и работа по трудовому договору у работодателей - физических лиц, и работа по гражданско-правовым договорам (подряда, поручения) включается в страховой стаж (при условии отчисления страховых взно­сов) при условии ее подтверждения соответствующими договорами, ак­тами о выполнении работ, расчетными книжками, лицевыми счетами, ведомостями на выдачу заработной платы, а также справками об упла­те страховых взносов в Пенсионный фонд РФ, выданными соответству­ющими отделениями Пенсионного фонда.

Заполнение титульного листа

В титульном листе трудовой книжки в соответствии с п. 9 Правил отражаются основные сведения о работнике: фамилия, имя, отчество: дата рождения; образование; профессия, специальность.

Фамилия, имя, отчество и дата рождения указываются на основании паспорта - основного документа, удостоверяющего личность граждани­на РФ. Паспорт является обязательным документом для всех граждан РФ с 14-летнего возраста. При отсутствии у гражданина по каким-либо причинам паспорта может быть предъявлен иной документ, удостоверя­ющий личность, например: военный билет, заграничный паспорт, води­тельские права и др. (п. 2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69).

После внесения в титульный лист фамилии, имени и отчества работни­ка (без сокращений и замены имени и отчества инициалами) необходимо проверить сделанные записи для выявления возможных ошибок. При их обнаружении не предусмотрено вносить исправления в титульный лист. Бланк трудовой книжки признается испорченным и подлежит уничтоже­нию по соответствующему акту. Как уже было отмечено, наличие ошибок в титульном листе может иметь серьезные негативные последствия для работника в дальнейшем, поэтому, проставляя свою подпись в титульном листе трудовой книжки, работник должен предварительно внимательно прочитать внесенные в него записи.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть зарегистрированы лишь те, которые перед этим были внесены в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее в бухгалтерии организации, что легко может проверено при сравнении серий и номеров бланков, значащихся в обеих названных книгах.

Дата рождения записывается полностью: число, месяц, год. Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся восемью арабски­ми цифрами (по две цифры для обозначения числа и месяца и четыре цифры - для года), например: дата рождения - 09.04.1962.

Запись об уровне образования вносится только при наличии у работника документов, подтверждающих факт прохождения государствен­ной (итоговой) аттестации:

    Аттестата об основном общем образовании для выпускников IX класса или о среднем (полном) общем образовании для выпуск­ников XI (XII) классов;

    Диплома о начальном, среднем, высшем и послевузовском профес­сиональном образовании (в т. ч. диплома бакалавра, специалиста с высшим профессиональным образованием, магистра, а также дип­лома о неполном высшем профессиональном образовании).

Поступающий на работу может иметь незаконченное образование соответствующего уровня, что должно быть подтверждено справкой образовательного учреждения или другим документом (например, за­четной книжкой или студенческим билетом).

На основании документов об образовании заполняется и следующая строка титульного листа - "Профессия, специальность". При заполне­нии этой строки нужно учитывать следующее:

диплом бакалавра свидетельствует о присуждении выпускнику вуза "степени бакалавра" по определенному "направлению" его профессио­нальной подготовки, а не о "присвоении квалификации" по определен­ной "специальности", как это указано в дипломе специалиста;

гражданину, еще не имеющему никакой профессии или специально­сти (например, выпускнику школы), нередко вписывают в трудовую книж­ку наименование занимаемой им должности (рабочего места) или вы­полняемого вида работ (например, курьер), вместо того, чтобы оставить данную строку незаполненной до времени получения работником про­фессионального образования с присвоением квалификации по соот­ветствующей специальности;

многие практики не учитывают различие в терминах "специальность" и "квалификация", воспринимая их как одно и то же, отсюда - типич­ная ошибка, часто встречающаяся в трудовых книжках: вместо наиме­нования специальности в титульный лист вносят присвоенную выпуск­нику образовательного учреждения квалификацию (например, вместо специальности "экономика и управление на предприятии (по отраслям)" записывают квалификацию "экономист"). Отметим, что описанная ошиб­ка происходит не столько от отсутствия знаний у специалистов кадро­вых служб, сколько от невозможности буквально выполнить все требо­вания Инструкции по заполнению трудовых книжек, т. к. записи должны производиться "без каких-либо сокращений" (п. 1.1), а наименование специальности требует для записи много места, которого явно недо­статочно в самом титульном листе. Думается, что государственным инс­пекторам труда при проверке правильности ведения трудовых книжек не­обходимо учитывать эту "нестыковку" между Инструкцией, размерами бланка трудовой книжки и наименованиями, содержащимися в Общерос­сийском классификаторе специальностей по образованию ОК 009-2003, утв. постановлением Госстандарта России от 30.09.03 № 276-ст (ОКСО).

Дата заполнения трудовой книжки может не совпадать с датой нача­ла работы в организации (работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней). Следует отметить, что, несмотря на указание п. 1.1 Инструкции о записи дат во всех разделах трудовых книжек цифрами, для "даты заполнения" оставлена строка ("____"____________20___г.), явно требующая

смешанного, буквенно-цифрового обозначения даты.

В титульном листе предусмотрены две подписи: владельца книжки и лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Однако последняя подпись должна быть проставлена "разборчиво", что не вполне соот­ветствует самому определению термина "подпись" как "собственноруч­ной росписи" (по ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.98 № 28). В реальных трудовых книжках можно увидеть, как по-разному понимают практики указание: "подпись - разборчиво" (ста­вят неразборчивую личную подпись; ставят личную подпись и ее рас­шифровку; не ставят подпись, а пишут фамилию). В связи с этим мож­но порекомендовать специалистам кадровых служб, заполняющим трудовые книжки, при подписании титульного листа (п. 2.2 Инструкции) ставить не свою личную подпись, а писать свою фамилию разборчиво.

И Титульный лист заверяется печатью организации, в которой впер­вые заполнялась трудовая книжка, или печатью кадровой служ­бы этой организации. Трудовая книжка без печати на титульном листе является недействительной.

Внесение изменений в титульный лист

При необходимости замены фамилии, имени, отчества и даты рожде­ния одной чертой зачеркивается прежняя информация и записывается ® новая (выше или рядом, на той же строке). Недопустимо при заме­не личных данных зачеркивать (исправлять) отдельные буквы или цифры, сопровождая это действие пометкой "Исправленному верить", как это иногда делают неопытные работники кадровых служб.

Внесенные в титульный лист изменения обязательно должны быть подтверждены ссылками на соответствующие документы: паспорт, сви­детельство о рождении, свидетельство о заключении брака, свидетель­ство о расторжении брака и другие с указанием их серии, номера и даты. Ссылки на эти документы даются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации или печатью кадро­вой службы.

В ныне действующей Инструкции по заполнению трудовых книжек иначе, чем раньше, решается вопрос об указании на измене­ние уровня образования. Если ранее здесь также зачеркивалась предыдущая информация, то теперь вносится дополнение без зачер­кивания уже внесенных записей (п. 2.4).

По-другому решается теперь и вопрос об отражении в титульном листе трудовой книжки информации о приобретении работ­ником новых профессий или специальностей. В трудовые книжки ста­рого образца эта информация вносилась только в момент первичного заполнения книжки. В настоящее время сведения о новой профессии или специальности должны дополнять ранее внесенные записи.

Заполнение титульного листа трудовой книжки очень ответственный этап. Некорректное заполнение этого раздела трудовых книжек может привести к большим проблемам у работника в будущем. Существуют определенные стандарты заполнения. Они прописаны в соответствующих инструкциях и правилах. О них мы сегодня и поговорим, применительно к заполнению титульного листа книжек.

Трудовой кодекс РФ называет трудовую книжку основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ч. 1 ). Без трудовой книжки довольно трудно было бы решать проблему отбора претендентов на должность. Не случайно в ч. 1 она указана вторым документом после паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, предъявляемым при заключении трудового договора.

Именно поэтому так важно, чтобы первая страница была заполнена аккуратно и без ошибок.

Нормативная база по вопросу заполнения титульного листа трудовой книжки

Где раздобыть информацию о правильном внесении информации на титульный лист? Работа с трудовыми книжками регламентируется нормами ТК РФ, а также подзаконными актами, принятыми Правительством РФ и федеральными органами исполнительной власти. Например:

  • фамилия, имя, отчество;
  • день рождения;
  • образование;
  • профессия, специальность.

Фамилия, имя, отчество и дата рождения на первой странице указываются на основании паспорта - основного документа, удостоверяющего личность. Эти сведения указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами.

Дата рождения записывается полностью: число, месяц, год. Отметим, что Инструкция требует записывать даты во всех разделах трудовых книжек, включая первую страницу, арабскими цифрами (по две цифры для обозначения числа и месяца и четыре цифры - для года).

Например: дата рождения - 09.04.1983.

Данные об образовании на титульном листе трудовой книжке

Запись об уровне образования вносится на основании имеющихся у работника документов, подтверждающих факт прохождения государственной (итоговой) аттестации:

  • аттестата об основном общем образовании или о среднем общем образовании для выпускников школы;
  • диплома о начальном, среднем, высшем и послевузовском профессиональном образовании (в т. ч. диплома бакалавра, специалиста с высшим профессиональным образованием, магистра, а также диплома о неполном высшем профессиональном образовании).

Основанием для внесение данных на листе трудовой книжке в разделе трудовой книжки «Профессия, специальность» служат документы об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки). При внесении информации в эту строку необходимо учитывать некоторые ее особенности, не отраженные в Инструкции.

К нам на работу устроились два студента. Один имеет диплом бакалавра. Второй учится на втором курсе и никакой профессии или специальности не имеет. Как следует заполнить строку «Профессия, специальность» в оформляемых для них титульных листах трудовых книжек, и нужно ли вообще это делать?

Обратите внимание: диплом бакалавра свидетельствует о присуждении выпускнику вуза «степени бакалавра» по определенному «направлению» его профессиональной подготовки. А не о «присвоении квалификации» по определенной «специальности» как это указано в дипломе специалиста. Строго говоря, такой диплом не свидетельствует о наличии у работника специальности.

Работнику, не имеющему никакой профессии или специальности (например, выпускнику школы или студенту), нередко ошибочно вписывают на первый лист информацию о выполняемой им работе (например, курьер).

В перечисленных случаях строка «Профессия, специальность» должна оставаться незаполненной до времени получения работником профессии или специальности.

Многие практики не учитывают различие в терминах «специальность» и «квалификация». И воспринимают их как одно и то же, отсюда - типичная, часто встречающаяся ошибка: вместо наименования специальности вносят присвоенную выпускнику образовательного учреждения квалификацию.

Например, вместо специальности «бухгалтерский учет, анализ и аудит» на первой странице записывают квалификацию «экономист».

Вместе с тем хотелось бы подчеркнуть. Что описанная ошибка происходит не столько от отсутствия знаний у специалистов кадровых служб, сколько от невозможности буквально выполнить все требования Инструкции . Так как записи должны производиться «без каких-либо сокращений», а наименование специальности требует для записи много места.

В титульном листе трудовой книжки этого места явно недостаточно, поэтому сделать правильную (точную) запись не всегда возможно. Так что в некоторых ситуациях указание квалификации вместо специальности в соответствующей строке титульного листа объясняется «нестыковкой» между:

Дата выдачи трудовой книжки и подпись лица ее выдавшего

Время записи на первой странице обычно не совпадает с числом начала работы (работодатель обязан оформить трудовую книжку на каждого работника, проработавшего свыше пяти дней). Здесь следует обратить внимание на еще одну «нестыковку» между требованиями Инструкции и бланком трудовой книжки. Несмотря на норму в п. 1.1. Инструкции о записи дат во всех разделах трудовых книжек цифрами, для «даты заполнения» оставлена строка: «___ » ____________________ 20__ г., явно требующая смешанного, буквенно-цифрового обозначения даты.

Что следует понимать под «заверением» титульного листа подписью работника?

Внесенные в титульный лист сведения о работнике заверяются его личной подписью. Важно подчеркнуть, что работник, прежде чем расписаться в титульном листе трудовой книжки, должен проверить правильность внесенных сведений . Всегда обращайте внимание работника на этот момент, так как исправление ошибок в этой части трудовой книжки не допускается. Если работник обнаружит какую-либо неточность, испорченный бланк нужно будет уничтожить и оформить трудовую книжку заново.

В связи с чем полагаем возможным заверять данные печатью работодателя, содержащей информацию о его наименовании и месте его нахождения. Это фактически позволяет подтвердить факт работы сотрудника у данного работодателя.

Однако если печати в компании нет (сведения о ее наличии не внесены в Устав и она не применяется при оформлении документов, будь то трудовые книжки или гражданские договоры), это не должно повлечь негативных последствий. В том числе признания недействительными всех документов, оформленных без печати. Организация действует в рамках, предусмотренных федеральным законодательством, и это не может быть признано незаконным.

Аналогичной позиции придерживается и Роструд (письмо Роструда от 20.01.2014 № ПГ/13282-6-1).

Итак, первая страница трудовой оформлена. Теперь вам необходимо поставить свою подпись. По поводу внесения данного реквизита у практиков неизбежно возникают следующие вопросы.

Во-первых, в бланке трудовой 2003 г. реквизит называется «Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек», а в п. 2.2. Инструкции - «Подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек». Очевидно, что реквизит должен был именоваться одинаково.

Во-вторых, в титульном листе трудовой книжки указано, что названная подпись должна быть проставлена «разборчиво». Однако по определению ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» подпись - это «собственноручная роспись», т. е. она, естественно, не может быть разборчивой.

Cовет!
При оформлении реквизита «Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек», ставьте не личную подпись, а разборчиво пишите свою фамилию

В трудовых книжках можно увидеть, как по-разному понимают практики указание «подпись разборчиво»:

  • ставят неразборчивую личную подпись;
  • ставят личную подпись и ее расшифровку;
  • не ставят подпись, а пишут фамилию.

Рассмотрев все реквизиты титульного листа трудовой книжки, приведем примеры его оформления.

Изменения в титульном листе трудовой книжке

Внесенные на первую страницу сведения о работнике со временем могут изменяться.

Как правильно внести изменения в титульный лист трудовой книжки?

Ссылка на документ, на основании которого внесены изменения

Ссылки на внесенные изменения и документы-основания к ним даются на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Внесение таких данных на ее титульном листе не допускается. Они заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью работодателя.

В Инструкции не сказано, как конкретно делается ссылка на внесенное изменение. Полагаем, возможны два варианта. Например, у женщины изменилась фамилия после вступления в брак. Ссылку на внесенное изменение можно показать так:

Вариант 1. Ф а милия изменена на фамилию «Егорова» на основании...

Вариант 2. Фамилия «Иванова» изменена на фамилию «Егорова» на основании...

Первый вариант записи об изменении в титульном листе трудовой книжки предпочтителен, когда фамилия изменяется впервые. Второй - когда фамилия изменяется не первый раз или когда после расторжения брака женщина вновь меняет фамилию на ту, которая была у нее до вступления в брак.

Обратите внимание: изменение фамилии в бланке образца 1973 г. делается несколько иначе. Там в титульном листе трудовой книжки для внесения фамилии работника было отведено три строки. Новая фамилия вносится в свободную строку, при этом прежняя фамилия тоже должна зачеркиваться, чего не делают иногда неопытные работники кадровых служб.

Пример неправильного изменения фамилии работника в титульном листе трудовой книжки образца 1973 г.

Пример правильного изменения фамилии работника в титульном листе трудовой книжки образца 1973 г.

Довольно часто у работников изменяется уровень образования, работники осваивают новые профессии и специальности. Эти данные также должны быть отображены на титульном листе тудовой книжки?

Как правильно дополнить записи об образовании, профессии и специальности?

Дополнение записей об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы (п. 26 Правил). Новые сведения отражаются в титульном листе трудовой книжки без зачеркивания ранее внесенной информации. Первоначально внесенные данные об образовании и профессии, специальности дополняются новыми через запятую (п. 2.4. Инструкции).

Исправления на титульном листе трудовой книжки

Обратите внимание!

По фамилии, имени, отчеству и дате рождения, указанным на титульном листе книжки, при сравнении их с паспортными данными, определяется принадлежность трудовой книжки данному гражданину.

При оформлении впервые очень важно правильно внести фамилию, имя, отчество и дату рождения лица, поступающего на работу. Эти сведения имеют особое значение для трудовой книжки как для документа, в котором не предусмотрено наличие фотографии работника.

Поскольку бланк заполняется вручную, трудно избежать ошибок в записях. Естественно, возникает вопрос о порядке исправления неправильных записей в титульном листе книжки. Официального ответа на этот вопрос нет ни в Правилах, ни в Инструкции.

Можно ли исправлять неправильные записи в титульном листе трудовой книжки?

В пункте 27 Правил говорится об исправлении неправильных записей на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку (а не на основании паспорта - личного документа гражданина). Т. е. здесь идет речь об исправлении записей в содержательной части трудовой книжки, в сведениях о работе и о награждениях (поощрениях).

Аналогично в Инструкции (п. 1.2.) сказано о признании недействительными и исправлении только записей в разделах книжки «Сведения о работе» и «Сведения о награждении».

Обратите внимание!

Ошибки в титульном листе трудовой исправить невозможно, бланк трудовой книжки в 2019 признается испорченным и подлежит замене на новый.

Это позволяет сделать вывод о том, что неверные записи в титульном листе трудовой книжки не подлежат исправлению. А значит , ошибка в титульном листе влечет за собой признание бланка трудовой книжки испорченным и подлежащим замене на новый бланк. Этот вывод подтверждается и п. 48 Правил , где говорится об оплате работодателем испорченного бланка трудовой книжки или вкладыша в нее «в случае неправильного первичного заполнения». Необходимо также отметить, что и в п. 26 Правил , и в п. 2.3. Инструкции говорится об изменении записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения на основании соответствующих личных документов работника, а не об их исправлении как ошибочных.

Уничтожение испорченного бланка трудовой книжки

При оформлении трудовой книжки работнице, впервые поступающей на работу, я допустила ошибку: написала имя «Наталья», в то время как в паспорте работницы указано имя «Наталия». Как следует поступить в такой ситуации?

Допустив ошибку в титульном листе трудовой книжки или вкладыша, работник, ответственный за ведение, должен не исправлять запись, а уничтожать испорченный бланк. Пункт 42 Правил содержит прямое указание об уничтожении испорченных в результате заполнения трудовой книжки и вкладышей в нее с составлением соответствующего акта.

В ранее действовавшей инструкции по работе с трудовыми книжками приводилась форма акта об уничтожении испорченных бланков трудовых и вкладышей в них. В настоящее время форма такого акта официально не предусмотрена и определяется работодателем.

Акты об уничтожении испорченных бланков подшиваются в отдельное дело и хранятся у работника, ответственного за ведение. И все же в жизни нередки случаи предъявления работником давно оформленной трудовой с незамеченной своевременно ошибкой на первой странице книжки.

При оформлении на работу принятого сотрудника обнаружили несоответствие сведений о дате рождения, указанных в титульном листе его трудовой книжки и в паспортных данных. Впервые на работу он устраивался уже очень давно. Организации, в которой была оформлена книжка, больше не существует. Как нам следует поступить?

В связи с отсутствием установленного порядка исправления ошибки на титульном листе трудовой книжки, можно посоветовать поступить так же, как и тогда, когда требуется внести изменение в запись фамилии, имени, отчества и даты рождения работника. Одной чертой зачеркнуть прежнюю запись и записать новые данные.

Ссылки на соответствующий документ работника (паспорт) с указанием его серии, номера и даты выдачи должны быть внесены на внутреннюю сторону обложки трудовой книжки, заверены подписью лица, ответственного за их ведение, и печатью.

Недопустимо при замене личных данных в титульном листе зачеркивать (исправлять) отдельные буквы или цифры, сопровождая это действие пометкой «Исправленному верить». Хотя так иногда делают неопытные работники кадровых служб.

Но еще раз отметим, что такой порядок исправления не предусмотрен нормативными актами, и действовать кадровику придется «на свой страх и риск». Возможен и еще один вариант. Вы можете ничего не исправлять в титульном листе трудовой книжки, а в будущем, если у работника возникнут проблемы с оформлением пенсии, он сможет подтвердить принадлежность ему данного бланка в судебном порядке.

Следует сказать еще об одной проблеме, с которой могут столкнуться работники кадровых служб. Как известно, с 1 января 2004 г. работникам, впервые поступающим на работу, должны были оформляться трудовые книжки нового образца. Приказ Минфина России об утверждении образцов новых бланков был издан только 22 декабря 2003 г. Многие работодатели не смогли своевременно приобрести новые бланки трудовых. И продолжали в начале 2004 г. оформлять трудовые книжки старого образца (1973 г.).

Конечно, организации остались в начале 2004 г. без новых бланков трудовых книжек не по вине работников кадровых служб. Но вместе с тем следует отметить, что работать со старыми бланками, ставшими недействительными, было уже нельзя.

При возникновении у работника каких-либо сложностей и недоразумений из-за старого бланка, оформленного в период, когда он уже не действовал, можно обратиться в организацию, выдавшую такую книжку. И получить соответствующую справку об отсутствии бланков нового образца в указанный период. А лучше оформить дубликат трудовой книжки на бланке образца 2003 г., собрав архивные справки о стаже работы.



 

Возможно, будет полезно почитать: