Кредиторская от излишнего удержания подотчетных сумм. Удержание подотчетных сумм из заработной платы – готовьтесь, должники. Издаем приказ об удержании

Практически каждый субъект хозяйствования при осуществлении своей деятельности практикует выдачу наличности в виде непосредственно денежных средств, корпоративных платежных карточек, дорожных, банковских или персональных чеков, других платежных документов под отчет для обеспечения своих нужд - командировочных расходов, закупки товарно-материальных ценностей и пр. То есть вопросы, касающиеся своевременного отчета об использованных суммах, а также порядок применения штрафных санкций за превышение установленных сроков использования выданной под отчет наличности, всегда являются актуальны.
Налоговые органы предъявляют к расчетам с подотчетными лицами и оформлению соответствующих документов немало претензий. Какие могут возникнуть последствия, если работник своевременно не вернул подотчетную сумму?
Лица, получившие наличные деньги на хозяйственно-операционные расходы под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним (п. 11 Порядка ведения кассовых операций).
Предельный срок представления авансового отчета установлен только в отношении командировочных расходов. В остальных случаях срок не определен.
По мнению налоговых органов, высказанному в письме ФНС России от 24.01.05 № 04-1-02/704, приказом по организации должен утверждаться перечень лиц, имеющих право на получение денежных средств под отчет. В нем должны быть установлены сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, их предельный размер и порядок представления авансовых отчетов. Если такого приказа нет, то можно считать, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен, а значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в течение одного рабочего дня.
Выданные под отчет денежные средства, по которым работником своевременно не представлен авансовый отчет, признаются задолженностью работника перед работодателем. Работодатель имеет право принять решение об удержании суммы из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания (ст. 137 ТК РФ, письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0). Размер удержания не может превышать 20% от заработной платы, причитающейся работнику. Решение об удержании работодатель принимает и оформляет, как правило, в форме приказа или распоряжения в произвольной форме, так как унифицированной формы такого приказа нормативно правовыми актами не установлено. Когда же отведенный срок взыскания истек, истребовать сумму можно только через суд или списать ее на убытки.
До решения вопроса о погашении долга по подотчетным суммам, он числится за работником по счету расчетов с подотчетными лицами (дебет счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами") и в доход работника не включается.
Только если долг "прощен", его следует отнести на счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" и включить в доход сотрудника, обложив НДФЛ и взносами на обязательное страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний. ЕСН и взносы на обязательное пенсионное страхование в данном случае начислять не нужно, так как суммы, о которых идет речь, не включаются в расходы в целях налогообложения прибыли.
При определении базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжения которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды.
При этом налоговые органы при проверках пытаются доначислить НДФЛ на основании того, что в нарушении Порядка ведения кассовых операций работник своевременно не представил в бухгалтерию авансовый отчет по расходованию выданных ему денежных средств, а работодатель, в свою очередь, не предпринял никаких действий по взысканию с работника образовавшегося долга вплоть до начала налоговой проверки, и, следовательно, неизрасходованные денежные суммы оставлены в распоряжении работника.
По смыслу ст. 209 и 236 НК РФ средства, выданные подотчетному лицу для приобретения товаров (работ, услуг), не являются доходом и включению в налоговую базу при исчислении указанных налогов не подлежат. Организацией должны приниматься все предусмотренные законодательством меры по их возвращению.
Включение в доход работника, облагаемый НДФЛ, выданных под отчет сумм возможно только в случае невозможности их возврата в связи, например, с истечение срока исковой давности (если работник уволился) или если организация приняла решение о прощении долга работнику. В этом случае датой получения работником организации дохода в виде невозвращенных сумм денежных средств, выданных под отчет, будет являться дата, с которой такое взыскание стало невозможно, или дата принятия соответствующего решения.
При невозможности удержать у налогоплательщика исчисленную сумму налога налоговый агент обязан в течении одного месяца с момента возникновения соответствующих обязательств письменно сообщить в налоговый орган по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме задолженности налогоплательщика. Пунктом 3 приказа ФНС России от 13.10.06 №САЭ-3-04/706@ налоговым агентам рекомендовано сообщать в налоговые органы по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме задолженности налогоплательщика по ф. №2-НДФЛ. Данная позиция подтверждается в письме Минфина России от 24.09.09 №03-03-06/1/610 и постановлениях ФАС Волго-Вятского округа от 12.11.08 по делу №А43-3598/20086-65 и Северо-кавказского округа от 14.09.09 по делу №А32-27520/2008-19/520.
Также по мнению Минфина России, сумма долга может быть учтена в составе внереализационных расходов как безнадежная дебиторская задолженность по подп. 2п. 2ст.265 НК РФ по истечении срока исковой давности (письмо от 24.09.09 №03-03-06/1/610).
Налоговые органы могут доначислить НДФЛ в случае, если документы, подтверждающие фактические расходы работников из выданных под отчет средств на цели, связанные с производственной деятельностью, отсутствуют (постановление ФАС Заподно-Сибирского округа от 04.06.07 №Ф04-3478/2007(34785-А46-43) по делу № Ф46-5176/2006).
Расходы, возмещаемые организацией, не могут быть признаны доходом работника и, соответственно, являться объектом налогообложения НДФЛ, только если работник в качестве отчета о приобретении товаров или услуг представляет в бухгалтерию организации документы об оплате, содержащие реквизиты поставщика, наименование и стоимость товара (услуги) (письмо Минфина России от 25.07.06 № 03=05-01-04/219).
УФНС России по г. Москве в письме от 27.03.06 № 2811-23487 указало, что в случае, если оправдательные документы на приобретение товара отсутствуют либо оформлены с нарушение требований Закона о бухгалтерском учете и п.13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации и при этом товар не оприходован, суммы, выданные подотчетному лицу на хозяйственные расходы, включаются в налоговую базу по НДФЛ.
Объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, исчисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, а также по договорам авторского заказа, договорам об учреждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства.
Выданные под отчет и своевременно не возвращенные работником (и не взысканные работодателем) денежные средства не являются ни разновидностью вознаграждений за труд, ни какой-либо иной выплатой (в том числе и социального характера), предусмотренной трудовым договором. Следовательно, доначисление страховых взносов на указанные суммы не правомерно.
Изучив статьи по выбранной теме можно сказать о том, что иногда, при проверках налоговики придираются к тому, что деньги, взятые под отчет, не были своевременно израсходованы. По их мнению, у работника в этом случае возникает материальная выгода, так как он все это время безвозмездно пользуется деньгами фирмы, а значит, на эти суммы следует начислить НДФЛ. Однако такие претензии со стороны налоговых органов совершенно беспочвенны, поскольку при невозврате в срок денег, полученных под отчет, к работнику не переходит право собственности на них. Следовательно, не возвращенные в срок денежные средства не являются доходом подотчетного лица. Против такого требования налоговых чиновников можно выдвинуть три контраргумента, как то:
- деньги, выданные под отчет, не переходят в собственность работника, даже если он не отчитался в положенный срок, а продолжают числиться в составе задолженности за этим работником, и у организации имеется возможность ее истребовать, например, путем удержания из заработной платы. Дебиторская задолженность должна числиться на балансе до ее погашения либо до истечения срока исковой давности (ст. 196 Гражданского кодекса РФ, п. 73 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 N 34н);
- даже если истраченные подотчетным лицом суммы денежных средств не оформлены должным образом, это еще не означает, что работник потратил их на собственные нужды, а обязанность доказать факт получения дохода работником лежит на налоговиках;
- утверждение о том, что подотчетные суммы являются заемными денежными средствами, представляет собой не что иное, как фактическую переквалификацию сделки, а, как известно, взыскать налог в результате переквалификации сделки можно только через суд (п. 1 ст. 45 Налогового кодекса РФ) и при этом налоговикам придется документально обосновать, почему именно они считают сделку займом. Это означает, что налоговики вправе требовать исчисление налога лишь после решения суда о признании подотчета займом. Причем и в этом случае требование должно быть обращено не к организации, а непосредственно к работнику (подп. 2 п. 2 ст. 212 Налогового кодекса РФ).
Анализ арбитражной практики показывает, что в большинстве случаев суды в такого рода спорах принимают сторону налогоплательщиков (постановления Федерального Арбитражного Суда Западно-Сибирского округа от 25.02.04 по делу N Ф04/953-206/А45-2004, Федерального Арбитражного Суда Московского округа от 12.07.04 по делу N КА-А40/5472-04).

Организация имеет право выдавать наличные деньги под отчет (в том числе и на командировочные расходы) согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40.

В течение трех рабочих дней после окончания срока, на который были выданы денежные средства (по возвращении из командировки), подотчетное лицо обязано представить в бухгалтерию организации авансовый отчет о произведенных расходах с приложением к нему оправдательных документов. Сумма подотчетных средств, не возвращенная работником в установленный срок, может удерживаться из его заработной платы. В этом случае сумма удержаний не может превышать 20% от заработной платы (ст. 138 Трудового кодекса РФ). Если долг работника будет списан за счет средств организации, то эту сумму следует включить в совокупный доход работника и удержать с нее налог на доходы физических лиц.

Заметьте: выдача наличных денег под отчет производится только при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. При этом запрещается передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому.

На выданные под отчет суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Пример. Организация выдает сотруднику денежные средства в сумме 15 000 руб. на приобретение запчастей для текущего ремонта оборудования, числящегося на балансе организации. Согласно приказу руководителя деньги выданы сроком на два дня. Сотрудник приобрел требующиеся запчасти у индивидуального предпринимателя за 11 800 руб., в том числе НДС - 1800 руб., и представил авансовый отчет. К отчету он приложил чек, корешок приходного кассового ордера и счет-фактуру, во всех документах НДС выделен отдельной строкой. Остаток подотчетной суммы в размере 3200 руб. по заявлению сотрудника был удержан из его заработной платы, выдача которой произведена через две недели.

В бухгалтерском учете организации делаются проводки:

Дебет 71 Кредит 50

15 000 руб. - выданы средства из кассы на приобретение запчастей;

Дебет 10, субсчет "Запасные части", Кредит 71

10 000 руб. - оприходованы запчасти, приобретенные подотчетным лицом;

Дебет 19 Кредит 71

1800 руб. - учтен НДС;

Возможно, будет полезно почитать:

• Аббатство - это католический монастырь ;
• Самые распространенные расклады ;
• Быт и обычаи Обычаи и нравы 19 века ;
• К чему снятся жабы и лягушки: мужчине, девушке, женщине, беременной – толкования разных сонников ;
• Основные характеристики марса ;
• Должностная инструкция транспортного экспедитора ;
• Татаро-монгольское иго или история о том, как ложь стала правдой ;
• Журавль толкование сонника ;